Už nejaký čas sa vytváranie grafov v Exceli^(Excel) stalo nielen jednoduchým, ale aj automatizovaným do tej miery, že môžete jednoducho prejsť z tabuľkového hárka na komplexný plošný, pruhový, čiarový alebo koláčový graf s niekoľkými dobre premyslenými kliknutia myšou. Keď potom upravujete údaje v tabuľke, Excel automaticky vykoná zodpovedajúce zmeny vo vašich tabuľkách a grafoch.

To však nie je koniec programovej mágie grafov. Môžete napríklad kedykoľvek zmeniť typ grafu alebo grafu, ako aj upraviť farebné schémy, perspektívu (2D, 3D atď.), zameniť os a oveľa, oveľa viac.

Ale, samozrejme, všetko začína tabuľkou.

Rozloženie vašich údajov^{(Laying Out
Your Data)}

Zatiaľ čo Excel vám umožňuje usporiadať tabuľky mnohými spôsobmi, pri vytváraní grafu údajov dosiahnete najlepšie výsledky tak, že každý riadok predstavuje záznam a každý stĺpec obsahuje prvky alebo prvky konkrétnych riadkov.

huh _ Vezmite si napríklad nasledujúcu tabuľku.

Úplne ľavý stĺpec obsahuje zoznam laserových tlačiarní. Okrem riadku 1^{(Row 1)} , ktorý obsahuje štítky stĺpcov alebo hlavičky, každý riadok predstavuje konkrétnu tlačiareň a každá nasledujúca bunka obsahuje údaje o tomto konkrétnom stroji.

V tomto prípade každá bunka obsahuje údaje o rýchlosti tlače: Stĺpec B, ako dlho trvalo vytlačenie prvej strany tlačovej úlohy; Stĺpec C^{(Column C)} , ako dlho trvalo vytlačenie všetkých strán vrátane prvej strany; Stĺpec D^{(Column D)} , ako dlho trvalo navrátenie celého dokumentu, bez prvej strany.

Aj keď ide o trochu základnú tabuľku, bez ohľadu na to, aké zložité sú vaše údaje, dodržiavanie tohto štandardného formátu pomáha zefektívniť proces. Ako uvidíte, môžete namapovať bunky v malej časti tabuľky alebo zmapovať celý dokument alebo pracovný hárok.

Typický graf programu Excel^(Excel) pozostáva z niekoľkých odlišných častí, ako je znázornené na obrázku nižšie.

Zmapovanie vašich údajov^{(Charting Your
Data)}

Ak ste to ešte neurobili, pravdepodobne vás prekvapí, ako jednoducho Excel zjednodušuje vytváranie grafov vo vašich tabuľkách. Ako už bolo spomenuté, môžete namapovať celý pracovný hárok alebo môžete do grafu vybrať skupinu stĺpcov a riadkov.

Povedzme^(Say) napríklad, že v pracovnom hárku, na ktorom sme pracovali v predchádzajúcej časti, ste chceli zmapovať iba prvé dva stĺpce údajov (stĺpce B a C) a vynechať stĺpec D. To znamená jednoduchý dvojkrokový postup:

Vyberte údaje, ktoré chcete zobraziť v grafe, vrátane označení v ľavom stĺpci a hlavičiek v stĺpcoch, ktoré chcete zahrnúť do grafu, ako je uvedené nižšie.

Stlačte ALT+F1 .

Ak chcete vytvoriť graf celej tabuľky, postupujte podľa týchto krokov.

Vyberte^(Select) všetky údaje v tabuľke, ako je znázornené na hornom obrázku nižšie. Nevyberajte^{(Do not )} celý hárok, ako je znázornené na druhom obrázku nižšie – vyberte len bunky obsahujúce údaje.

Stlačte ALT+F1 .

Excel odvádza skvelú prácu pri výbere vhodného typu grafu pre vaše údaje, ale ak uprednostňujete iný typ grafu, napríklad vodorovné pruhy alebo možno inú farebnú schému, možno dokonca 3D rozloženie s prechodovými výplňami a pozadím , program umožňuje dosiahnuť všetky tieto efekty a ešte viac.

Zmena typu grafu^{(Changing Chart
Type)}

Rovnako ako vo všetkom ostatnom v Exceli^(Excel) existuje niekoľko spôsobov, ako upraviť typ grafu. Najjednoduchšie je však.

Vyberte graf.
Na paneli s ponukami kliknite na položku Návrh grafu^{( Chart Design)} .
Na páse s nástrojmi Návrh grafu vyberte položku Zmeniť typ grafu^{( Change Chart Type)} .

Otvorí sa tu zobrazené dialógové okno Zmeniť typ grafu .^{(Change Chart Type)}

Ako vidíte, existuje množstvo typov grafov a kliknutím na jeden z nich sa v hornej časti dialógového okna zobrazí niekoľko variácií.

Okrem zmeny typov grafov na páse Návrh grafu^{(Chart Design)} môžete vykonať aj niekoľko ďalších úprav, ako sú farebné schémy, rozloženie alebo použitie jedného z mnohých vopred navrhnutých štýlov grafov v programe. Štýly grafu^(Chart) sú, samozrejme, podobné štýlom odsekov v programe Microsoft Word^{(Microsoft Word)} . Rovnako ako v programe MS Word môžete použiť jeden z mnohých štýlov tak, ako je, upraviť existujúce štýly alebo vytvoriť svoj vlastný.

Pridávanie a odstraňovanie prvkov grafu^{(Adding And Removing Chart Elements)}

Prvky grafu sú samozrejme rôzne komponenty, ako je názov, legenda, os X a Y atď., ktoré tvoria váš graf. Tieto prvky môžete pridať a odstrániť kliknutím na symbol plus, ktorý sa zobrazí na pravej strane grafu, keď ho vyberiete.

Pod rozletom Prvky grafu^{(Chart Elements)} je rozbalenie Štýly grafu^{(Chart Styles)} , ktoré sa zobrazí po kliknutí na ikonu štetca napravo od grafu.

Pod štýlmi grafu nájdete Filtre grafov^{( Chart Filters)} , ktoré vám umožňujú zapnúť a vypnúť (alebo filtrovať) rôzne súčasti grafu, ako je znázornené tu:

Ak tieto možnosti úpravy nestačia, v oblasti Formátovať graf^{(Format Chart Area)} napravo od pracovného hárka je množstvo ďalších, ktoré vám umožňujú zmeniť všetky aspekty vášho grafu, od výplní a pozadí cez mriežky, po 3D pruhy, výseky koláča, vržené tiene – môžem pokračovať ďalej a ďalej. Ale som si istý, že chápete, čo je k dispozícii.

Keď napríklad kliknete na Možnosti textu^{( Text Options)} , získate ďalšiu sériu efektov, ktoré môžete použiť na text vo svojich grafoch. Možnosti sú takmer neobmedzené, a to do takej miery, že bez určitých obmedzení by ste mohli skončiť s vytváraním krikľavo vyzerajúcich tabuliek a grafov – bez toho, aby ste sa o to pokúšali, čo ma privádza k dôležitému návrhu.

Len preto, že máte k dispozícii všetky tieto fantastické dizajnérske nástroje, neznamená to, že ich musíte používať... alebo, no, nie až tak veľa súčasne. Ide o to, aby bola vaša grafika dostatočne atraktívna, aby upútala pozornosť vášho publika, ale nebola taká zaneprázdnená, aby samotný dizajn odvádzal pozornosť od správy, ktorú sa snažíte odovzdať. Koniec koncov, je to dôležité posolstvo, nie vaše dizajnérske umenie alebo hrubá sila vášho grafického dizajnu.

Dobrým pravidlom je, že ak to vyzerá príliš rušne a rušivo, pravdepodobne to tak je; hlúpo to niektoré. Nepoužívajte príliš veľa dekoratívnych typov písma, ak nejaké existujú, pretože nie sú ľahko čitateľné. Pri používaní tabuliek a grafov orientovaných na podnikanie sa sústreďte na to, čo^(what) sa snažíte povedať, a nie príliš na to, ako^(how) to hovoríte.

Na druhej strane, tabuľkové údaje môžu byť oveľa jednoduchšie pochopiteľné a oveľa priateľskejšie ako stĺpec po stĺpci textu a čísel.

Charting Your Excel Data

For somе time now, charting data in Excel has become not only simple but also automated to the extent that you can easily go from a tabular spreadsheet to a comprehensive area, bar, line, or pie chart in no time with a few well-contemplated mouse clicks. Then as you edit the data in your spreadsheet, Excel automatically makes corresponding changes to your charts and graphs.

That’s not the end of the program’s charting magic, though. You can, for example, change the chart or graph type at any point, as well as edit color schemes, the perspective (2D, 3D, and so on), swap axis, and much, much more.

But, of course, it all starts with the spreadsheet.

Laying Out Your Data

While Excel allows you to arrange your spreadsheets in many ways, when charting data, you’ll get the best results laying it out so that each row represents a record and each column contains elements of or pertaining to specific rows.

Huh? Take the following spreadsheet, for example.

The far-left column contains a list of laser printers. Except for Row 1, which holds the column labels, or headers, each row represents a specific printer, and each subsequent cell holds data about that particular machine.

In this case, each cell holds print speed data: Column B , how long it took to print the first page of a print job; Column C, how long it took to print all pages, including the first page; Column D, how long it took to churn the entire document, sans the first page out.

While this is a somewhat basic spreadsheet, no matter how complex your data, sticking to this standard format helps streamline the process. As you’ll see coming up, you can map the cells in a small part of your spreadsheet or chart the entire document, or worksheet.

The typical Excel chart consists of several distinct parts, as shown in the image below.

Charting Your Data

If you haven’t done this before, you’ll probably be surprised at how easy Excel makes charting your spreadsheets. As mentioned, you can map the entire worksheet, or you can select a group of columns and rows to chart.

Say, for example, that in the worksheet we were working on in the previous section that you wanted to chart only the first two columns of data (columns B and C), leaving out column D. This entails a simple two-step procedure:

Select the data you want to chart, including the labels in the left column and headers in the columns you wish to include in your chart, as shown below.

Press ALT+F1.

Or, to chart the entire spreadsheet, follow these steps.

Select all the data in the spreadsheet, as shown in the top image below. Do not select the entire sheet, as shown in the second image below—select only the cells containing data.

Press ALT+F1.

Excel does a great job of choosing the appropriate chart type for your data, but if you prefer a different type of chart, such as, say, horizontal bars, or perhaps a different color scheme, maybe even a 3D layout with gradient fills and backgrounds, the program makes all these effects and more easy to achieve.

Changing Chart Type

As with everything else in Excel, there are several ways to modify your chart type. The easiest is, however, to.

Select the chart.
On the menu bar, click Chart Design.
On the Chart Design ribbon, choose Change Chart Type.

This opens the Change Chart Type dialog box, shown here.

As you can see, there are numerous chart types, and clicking one of them displays several variations across the top of the dialog box.

In addition to changing chart types from the Chart Design ribbon, you can also make several other modifications, such as color schemes, layout, or applying one of the program’s many pre-designed chart styles. Chart styles are, of course, similar to paragraph styles in Microsoft Word. As in MS Word, you can apply one of the numerous styles as-is, edit existing styles, or create your own.

Adding And Removing Chart Elements

Chart elements are, of course, the various components, such as the title, the legend, the X and Y axis, and so on that make up your chart. You can add and remove these elements by clicking the plus symbol that appears on the right side of the chart when you select it.

Beneath the Chart Elements fly out is the Chart Styles fly out, which displays when you click the paintbrush icon to the right of the chart.

Beneath Chart Styles you’ll find Chart Filters, which lets you turn on and off (or filter) various components of your chart, as shown here:

If those aren’t enough modification options, there are a slew of others in the Format Chart Area to the right of the worksheet that lets you change all aspects of your chart, from fills and backgrounds to gridlines, to 3D bars, pie slices, drop shadows – I can go on, and on. But I’m sure you get the point as to what’s available.

When you click Text Options, for example, you get another barrage of effects you can apply to the text in your charts. The options are almost unlimited, to the extent that without some restraint, you could wind up creating some garish-looking charts and graphs – without even trying all that hard, which brings me to an important design guideline.

Just because you have all these fantastic design tools at your disposal doesn’t mean you have to use them….or, well, not so many of them at the same time. The idea is to make your graphics attractive enough to catch your audience’s attention, but not so busy that the design itself detracts from the message you’re trying to convey. It is, after all, the message that’s important, not your design prowess or the brute power of your graphics design software.

A good rule of thumb is that, if it looks too busy and distracting, it probably is; dumb it down some. Don’t use too many decorative fonts, if any, as they’re not easy to read. When using business-oriented charts and graphs, concentrate on what you’re trying to say and not so much on how you say it.

Meanwhile, charting tabular data can render it much easier to understand and much friendlier than column after column of text and numbers.

Melánia Černá

About the author

Som softvérový inžinier so skúsenosťami s programami Xbox Explorer, Microsoft Excel a Windows 8.1 Explorer. Vo voľnom čase rád hrám videohry a pozerám televíziu. Mám titul z University of Utah a momentálne pracujem ako softvérový inžinier pre medzinárodnú spoločnosť.

Zmapovanie údajov v Exceli

Rozloženie vašich údajov^{(Laying Out
Your Data)}