Dve z primárnych funkcií Excelu vám umožňujú manipulovať a prezerať údaje z rôznych perspektív a jedným z jednoduchších, ale výkonnejších nástrojov programu na to je funkcia Zoradiť^{(Sort )} .

Či už ide o jednoduché vzostupné/zostupné triedenie, triedenie podľa viac ako jednej premennej na zobrazenie údajov v skupinách alebo zachovanie integrity riadkov, alebo jednoduché alfanumerické triedenie na udržanie poriadku v tabuľkových údajoch, triedenie údajov v Exceli^(Excel) je základnou zručnosťou.

Len málo programov je vhodnejších na triedenie tabuľkových údajov ako Excel a vaše triedenie môže prebiehať od jednoduchých a relatívne nekomplikovaných až po vysoko sofistikované. Zatiaľ čo schopnosť Excelu^(Excel) pri triedení – to, čo môžete robiť so správnym súborom údajov a trochou znalosti vnútorného fungovania programu – je skutočne robustná a hĺbková, dnešný technický tip sa zameriava na dva základné typy triedenia:

• Triedenie údajov v jednom stĺpci
• Triedenie údajov vo viacerých stĺpcoch

Tabuľky sa samozrejme skladajú zo stĺpcov a riadkov buniek alebo tabuľkových údajov, kde každý stĺpec obsahuje logické rozdelenie faktov, čísel alebo akýchkoľvek iných podrobností podľa kategórie, ako sú napríklad mená, adresy, mena, časti. čísla atď. – v závislosti od typu tabuľky. Riadky^(Rows) na druhej strane zobrazujú ľudí, predmety alebo postavy vedľa seba alebo v rovnakom prípade alebo výskyte.

V závislosti od typu tabuľky a údajov, ktoré obsahuje, ako je tabuľkový zoznam mien, adries, telefónnych čísel a iných príslušných údajov, sú riadky často podobné záznamom v databáze.

Keď triedite riadky údajov, každý riadok si musí zachovať svoju integritu bez neúmyselného presunu údajov z jedného riadka do druhého, čo, ako uvidíte nižšie, je miesto, kde sa hodí triedenie údajov vo viacerých stĺpcoch.

Triedenie na jednom poli

Záznamy v tabuľke môžete triediť podľa riadkov a bunky v záznamoch môžete triediť podľa stĺpcov. Môžete samozrejme zadať vzostupné alebo zostupné zoradenie. Štandardne, vzostupne / alfanumericky, program usporiada text od A po Z a čísla od najmenšieho po najväčšie. Triedenie so zostupným poradím, samozrejme, obráti staršie zo Z na A , alebo tak, že väčšie čísla začínajú hore.

Rovnako ako pri mnohých funkciách v Exceli^(Excel) existuje niekoľko spôsobov, ako vykonať jednoduché triedenie; všetko, čo potrebujete pre tento typ triedenia, sa však nachádza v rozbaľovacej ponuke pravého tlačidla myši, ako je znázornené nižšie.

1. Kliknutím pravým tlačidlom myši^{(Right-click)} na pole v stĺpci, podľa ktorého chcete zoradiť tabuľku, otvoríte kontextovú ponuku.
2. Posuňte^(Scroll) sa nadol a umiestnite kurzor myši na položku Zoradiť^(Sort) , čím otvoríte rozbaľovaciu ponuku.
3. Kliknite na položku Zoradiť A po Z^{(Sort A to Z)} pre vzostupné alebo Zoradiť od Z po A^{(Sort Z to A )} zostupne ( Upozorňujeme^(Note) , že Excel nezahŕňa údaje v bunkách v riadku 1 do zoradenia; program predpokladá, že tento riadok obsahuje vaše označenia stĺpcov alebo hlavičky.).

Toto jednoduché triedenie funguje pre mnoho typov údajov, okrem prípadov, keď vaše riadky a stĺpce obsahujú identické alebo duplicitné údaje. V týchto prípadoch musíte triediť podľa dvoch alebo viacerých stĺpcov, ktoré budú nasledovať.

Triedenie záznamov vo viacerých poliach

V závislosti od zložitosti údajov možno budete musieť zoradiť podľa viac ako jedného stĺpca. Snáď najlepším príkladom je abecedné zoradenie databázy v poradí podľa priezviska. Povedzme, že vaše údaje majú niekoľko ľudí s rovnakým priezviskom. V týchto prípadoch sa budete chcieť uistiť, že Linda Johnson príde pred Lydiu Johnson^{(Lydia Johnson)} a Cherri Anderson sa zobrazí po Charlesovi Andersonovi... Chápete to.

Vlastné vyhľadávanie s viacerými kritériami môžete nastaviť v dialógovom okne Zoradiť , ako je toto.^(Sort)

1. Kliknite^(Click) na bunku v prvom stĺpci údajov, ktoré chcete zoradiť.
2. Kliknutím na položku Údaje^{(Data )} tesne pod záhlavím otvorte pás s nástrojmi Údaje . ^(Data)(S pásom s nástrojmi je, samozrejme, rad kontextových kariet v hornej časti okna aplikácie.)
3. V časti Zoradiť a filtrovať^{(Sort & Filter)} kliknutím na tlačidlo Zoradiť^{(Sort )} otvorte dialógové okno Zoradiť.

• Kliknite na rozbaľovaciu ponuku Zoradiť podľa a vyberte názov prvého stĺpca, podľa ktorého chcete zoradiť. ^{(Sort by)}(Všimnite si, že Excel zobrazuje obsah v riadku 1 stĺpca, ktorý v tomto prípade obsahuje menovky stĺpcov. Túto možnosť môžete vypnúť zrušením začiarknutia políčka Moje údaje majú hlavičky^{(My data has headers)} .)
• Kliknutím na Pridať úroveň^{(Add Level )} pridáte do poradia zoradenia ďalší stĺpec.
• Kliknite na rozbaľovaciu ponuku Potom podľa a vyberte ďalší stĺpec, podľa ktorého chcete zoradiť.^{(Then by)}
• Opakujte kroky 6 a 7^{(Steps 6 and 7)} podľa potreby na konfiguráciu parametrov vášho druhu.

Kliknutím dookola v dialógovom okne Zoradiť^(Sort) sa zobrazí niekoľko rôznych možností na úpravu zoradenia, hoci niektoré z nich, pokiaľ presne neviete, ako každá z nich ovplyvňuje vaše zoradenie, s najväčšou pravdepodobnosťou prinesú nežiaduce výsledky.

• Kliknite na tlačidlo OK^(OK) .
• Ak sa zobrazí dialógové okno Upozornenie na zoradenie , vyberte položku ^{(Sort Warning)}Rozbaliť výber^{(Expand the selection)} a potom kliknite na položku Zoradiť.^(Sort.)

Okrem toho, keď vyberiete stĺpec, Excel analyzuje obsah buniek v tomto stĺpci a kvalifikovane odhadne, aké hodnoty by mali vyplniť polia Zoradiť podľa^{(Sort on)} a Zoradiť . ^(Order)Ak nemáte konkrétny (a logický) dôvod na ich zmenu, nerobte to. (Samozrejme, pokiaľ neexperimentujete. Vždy to podporujem – a funkcia Späť^(Undo) v Exceli funguje úžasne.)

Ako si určite viete predstaviť, toto je len začiatok spôsobu triedenia údajov v Exceli^(Excel) . Je však dôležité mať na pamäti, že ak nebudete opatrní, použitie nesprávnych parametrov môže umiestniť vaše údaje vedľa seba a úplne zmeniť ich pozíciu v tabuľke. Nastavenie triedenia^(Sort) je rýchle a jednoduché. Dobrou správou je, že funkcia Undo^(Undo) je tiež rýchla. Nebojte^(Don) sa vrátiť späť^(Undo) a skúste to znova. A znova.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excel’s primary functіons are to allow you to manipulatе and νiew data from different perѕрectives, and one of the progrаm’s more simple but powerful tools fоr doing so is thе Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

Related posts

• Vycentrujte údaje pracovného hárka v Exceli na tlač

• Ako zlúčiť údaje vo viacerých súboroch programu Excel

• Ako odstrániť prázdne riadky v Exceli

• Ako používať funkciu Speak Cells v Exceli

• Ako vložiť pracovný hárok programu Excel do dokumentu programu Word

• Ako rýchlo vložiť viac riadkov v Exceli

• Použite názvy dynamických rozsahov v Exceli na flexibilné rozbaľovacie zoznamy

• Ako používať analýzu What-If v Exceli

• Ako používať príkazy If a vnorené If v Exceli

• Ako odstrániť duplicitné riadky v Exceli

• 4 spôsoby, ako previesť Excel na Tabuľky Google

• 3 spôsoby, ako rozdeliť bunku v Exceli

• Ako vložiť CSV alebo TSV do pracovného hárka programu Excel

• Ako otvoriť Word a Excel v núdzovom režime

• Ako vytvoriť koláčový graf v Exceli

• Rozdiely medzi Microsoft Excel Online a Excel pre stolné počítače

• Na zmenu výšky riadka a šírky stĺpca v Exceli použite klávesnicu

• Pokročilá príručka VBA pre MS Excel

• Pripojenie Excelu k MySQL

• Tabuľky Google vs Microsoft Excel – Aké sú rozdiely?