Aplikácie so zoznamom úloh sa stávajú základom, pretože každý sa prispôsobuje vzdialenému pracovnému prostrediu. Úlohové^(Task) aplikácie sú obľúbené, pretože je ľahké zabudnúť na veci pri žonglovaní viacerých projektov s viacerými klientmi.

Zmeškaná úloha je často drahá a stojí vás čas a peniaze. Sú nevyhnutné aj pre každodenné osobné úlohy. Ak napríklad potrebujete pripomienky týkajúce sa obnovenia licencie alebo dokončenia úlohy, aplikácie na správu úloh vám môžu pomôcť upozorniť na termín dokončenia úlohy.

Problém je však v tom, že na trhu je príliš veľa aplikácií so zoznamom úloh. V tomto článku vám pomôžeme rozlíšiť dva z najpopulárnejších: Todoist vs Microsoft To Do .

Vlastnosti a funkčnosť

Každá aplikácia má svoj vlastný súbor schopností.

Microsoft To Do sa zameriava na jednoduchosť. Po akvizícii Wunderlist v roku 2015 ho Microsoft nahradil Microsoft To Do. Plánom bolo vytvoriť robustnejšiu aplikáciu s viacerými funkciami, ale namiesto toho spoločnosť Microsoft^(Microsoft) vytvorila jednoduchú aplikáciu len so základnými funkciami.

Na druhej strane Todoist ponúka širšiu škálu funkcií, ktoré sú ideálne pre obchodné použitie.

Microsoft To Do a Todoist majú podobné rozhrania s ľavým bočným panelom na prepínanie medzi sekciami aplikácie a pravým panelom so zoznamom úloh.

Zoznamy úloh

Microsoft To Do ponúka štyri typy filtrov pre zoznamy, v ktorých môžete filtrovať svoje úlohy podľa:

• Môj deň^{(My Day)} : Toto je inteligentný zoznam, do ktorého môžete ručne pridať úlohy, ktoré chcete dnes urobiť. Ak nedokončíte úlohu v tomto zozname v ten istý deň, úloha sa uloží do vášho všeobecného zoznamu úloh v noci, keď sa zoznam automaticky resetuje. Nedokončené úlohy sa nasledujúci deň zobrazia ako návrh v časti Úlohy môjho^{(My Day)} dňa.
• Dôležité: Tu sa zobrazia dôležité úlohy (kliknite na hviezdičku vedľa názvu úlohy).
• Plánované: V tejto časti sa zobrazí každá úloha s termínom alebo pripomienkou.
• Priradené mne: Pri spolupráci so spoluhráčmi na projekte^{(collaborating with teammates on a project)} s viacerými úlohami uvidíte v tejto časti všetky úlohy, ktoré vám boli priradené.
• Úlohy: Tu sa zobrazujú všetky vaše úlohy.

Môžete tiež pridať nové zoznamy úloh na ľavý bočný panel alebo vytvoriť skupinu zoznamov úloh kliknutím na ikonu v pravom dolnom rohu bočného panela. Je to pomerne jednoduché používateľské rozhranie, keď sa naň pozriete:

Teraz si to porovnajme s tým, ako veci fungujú na Todoist .

S Todoistom^(Todoist) môžete urobiť oveľa viac.

Bočný panel Todoist nie je rozdelený na filtre úloh ako Microsoft To Do. Tu je to, čo uvidíte na bočnom paneli Todoist:

• Doručená pošta: Tu sa zobrazia všetky vami vytvorené úlohy (nie pre konkrétny projekt) a priradené vám.
• Dnes: Tu sa zobrazujú úlohy s termínom dnes a úlohy po termíne.
• Nadchádzajúce: Tu vidíte zoznam úloh podľa dátumu a v hornej časti tejto sekcie sa zobrazujú aj úlohy po termíne.
• Filtre a štítky: Úlohy môžete filtrovať na základe parametrov, ako je priorita alebo štítky. Na rozdiel od Microsoft To Do má Todoist celú sekciu venovanú filtrovaniu, čo sa premieta do jednoduchého používania, pretože zhusťuje niekoľko funkcií priamo do bočného panela.

• Projekty: Úlohy sa zobrazujú pod príslušnými projektmi. Môžete tiež pristupovať k archivovaným projektom. Spoločnosť Microsoft^(Microsoft) však nepovoľuje archiváciu projektov (alebo zoznamov úloh, ako ich nazýva). Všetky zoznamy úloh sa natrvalo odstránia z Úlohy, keď ich odstránite.

Todoist ponúka komplexnejšiu sadu funkcií pre zoznamy úloh, ale ak potrebujete niečo jednoduchšie, To Do dáva väčší zmysel.

Tvorba úloh

Obe aplikácie majú niekoľko štandardných funkcií na vytváranie úloh. Obe napríklad umožňujú vytváranie čiastkových úloh a ponúkajú možnosti na pridanie pripomienky, termínu splnenia a príjemcov.

Existuje však aj veľa rozdielov:

• Podúlohy: Do oboch aplikácií môžete pridať podúlohy. To Do označuje čiastkové úlohy ako „kroky“. Rozdiel je v tom, že Todoist umožňuje pridávanie čiastkových úloh v rámci čiastkových úloh, zatiaľ čo To Do nie.
• Sekcie: Todoist umožňuje vytvárať sekcie v rámci toho istého projektu, čo znamená, že môžete zoskupovať úlohy na základe špecifických kritérií dokonca aj v rámci toho istého projektu. Na Microsoft To do môžete pridať iba jednotlivé úlohy v rámci projektu.

• Pripomienka: Pri vytváraní úlohy sú pripomenutia dostupné v oboch aplikáciách . ^(Reminders)K funkcii Pripomienky^(Reminders) na Todoist však majú prístup iba používatelia s predplatným Pro alebo Business plánom . Ak používate bezplatnú verziu, nie je možné nastaviť pripomienky.

• Opakované termíny splnenia: Úloha robí veci jednoduchými tým, že vám umožňuje nastaviť úlohy „Opakovať“. Todoist však ide ešte o krok ďalej a používa analýzu prirodzeného jazyka^{(Natural Language)} na nastavenie opakujúcich sa termínov splatnosti. Napríklad, keď vytvárate úlohu, skúste do poľa pre meno napísať „ Pripomenúť^(Remind) mi, že som sa mal prihlásiť na Nate každý pondelok“ a ^(Nate)Todoist automaticky nastaví opakujúce sa termíny splnenia.

Okrem týchto rozdielov ponúka Todoist aj niektoré ďalšie funkcie, ktoré v aplikácii To Do nenájdete:

• Stanovenie priorít: Aplikácia Todoist umožňuje nastavenie priorít pre každú úlohu, zatiaľ čo na To Do nie je žiadna takáto možnosť.
• Komentáre a reakcie: Todoist ponúka rôzne funkcie spolupráce, ako sú komentáre a reakcie. V sekcii komentárov môžete označiť spoluhráčov na výmenu informácií alebo zdieľanie aktualizácií.
• Aktivita úlohy: Môžete si zobraziť denník aktivít pre všetky úlohy, čo vám umožňuje efektívne monitorovať a auditovať pracovný tok.

Zobrazenia úloh

Zobrazenia úloh sú jednou zo základných funkcií, najmä pre používateľov, ktorí chcú spravovať komplexný pracovný postup.

Zatiaľ čo aplikácie na úlohy vo všeobecnosti neposkytujú toľko zobrazení úloh ako aplikácie na správu projektov, používatelia od aplikácií na úlohy očakávajú aspoň tabuľu kanban.

Bohužiaľ, Microsoft To Do neponúka žiadne iné zobrazenia okrem obyčajného vanilkového zoznamu. Na druhej strane Todoist ponúka zobrazenie zoznamu aj zobrazenie dosky.

Zobrazenie tabule kanban Todoist^{(Todoist’s kanban board)} môžete použiť rovnakým spôsobom ako aplikáciu na správu projektov^{(project management app like Trello)} založenú na tabuli kanban , ako je Trello , kde vytvárate stĺpce pre každú fázu vášho pracovného toku a karty sa presúvajú po dokončení každej fázy.

Rôzne funkcie

Pokryli sme takmer všetko, čo Microsoft To Do ponúka. Bohužiaľ, To Do nemá žiadne pozoruhodné extra funkcie (okrem integrácií). S Todoistom^(Todoist) však získate nejaké ďalšie dobroty .

• Body karmy^(Karma) : Aplikácia zvyšuje produktivitu svojich používateľov pomocou funkcie Karma . Keď prejdete do sekcie Produktivita na ^{(Productivity)}Todoist , uvidíte možnosť vytvárať ciele. Môžete si nastaviť ciele pre vytvorenie určitého počtu denných alebo týždenných úloh.

Body Karma^(Karma) získate vždy, keď splníte úlohu a dosiahnete svoj cieľ. Pozrite si , ako body Karma fungujú na webovej stránke Todoist^{(how Karma points work on Todoist’s website)} .

• Integrácie: Integrácie sú jednou z najvýkonnejších funkcií Todoist . Todoist môžete integrovať s takmer ľubovoľnou aplikáciou vrátane Gmailu^(Gmail) , Chrome , Kalendára Google^{(Google Calendar)} , Outlooku^(Outlook) a Zapieru^(Zapier) . Môžete tiež integrovať s aplikáciami, ktoré nie sú na zozname, pomocou integrácií, ako je Apiway .

Dokonca aj Microsoft To Do ponúka integrácie pre aplikácie ako Kalendár Google^{(Google Calendar)} a Office 365 Suite . Možnosti sú však podstatne menej ako Todoist. Za zmienku tiež stojí, že môžete použiť nástroj ako Zapier na integráciu To Do alebo Todoist s mnohými ďalšími aplikáciami.

• Štýl upozornenia: Môžete si prispôsobiť spôsob, akým chcete dostávať upozornenia na upozornenia Todoist pre každú aktivitu. Ak ste napríklad manažér, možno nebudete chcieť dostávať e-mailové upozornenia vždy, keď sa spolupracovník pripojí k projektu alebo ho opustí, ale možno budete chcieť dostávať upozornenia, keď sa úloha dokončí.

• Šablóny: Môžete rýchlo vytvárať projekty importovaním šablóny pripravenej na použitie z knižnice šablón Todoist^{(template library)} . V knižnici nájdete šablónu pre takmer každý projekt, od osobných projektov až po nástup zamestnancov.
• Automatické zálohovanie: Automatické zálohovanie nie je k dispozícii v rámci bezplatného plánu. Ak máte platený program, môžete si zálohovať všetky svoje dáta do cloudu.

Žiadna z funkcií uvedených v tejto časti nie je dostupná na Microsoft To Do, vďaka čomu je Todoist vhodnejší pre náročných používateľov, ako sú firmy.

Kompatibilita zariadenia

Microsoft To Do a Todoist sú multiplatformové aplikácie, ale Todoist beží na viacerých zariadeniach ako To Do.

Úlohy môžete použiť v systémoch Windows^(Windows) , Mac , Android , iOS a na webe. Todoist je k dispozícii na všetkých platformách vrátane Linuxu^(Linux) , Wear OS a Apple Watch .

Okrem mobilnej aplikácie si môžete pridať miniaplikáciu Todoist na svoj iPhone, iPad alebo Android zariadenie.

Todoist tiež umožňuje priamo vytvárať úlohy z e-mailov prostredníctvom doplnku Gmail, rozšírenia ^(Gmail)Gmail a doplnku Outlook . Todoist môžete použiť aj vo svojom prehliadači – má rozšírenia pre Chrome , Edge , Firefox a Safari .

Stanovenie cien

Microsoft To Do je úplne zadarmo. Todoist má bezplatný plán, ale uzamkne niektoré zo svojich funkcií za plány Pro a Business . Bezplatný plán umožňuje iba 5 aktívnych projektov, 5 spolupracovníkov na projekt, nahrávanie súborov do 5 MB, 3 filtre a 1-týždňovú históriu aktivít.

Bezplatná verzia funguje dobre na osobné použitie, ale podnikoví používatelia budú takmer určite chcieť získať jeden z platených plánov.

Plán Todoist's Pro stojí 4 doláre mesačne, zatiaľ čo obchodný^(Business) plán stojí 6 dolárov mesačne, za predpokladu, že platíte za celý rok.

Ktorý je pre vás ten pravý: Todoist vs Microsoft To Do

Obe aplikácie majú svoje prípady použitia.

Microsoft To Do je ideálny, ak chcete jednoducho použiť prístup GTD ( Getting Things Done ) na osobné úlohy. Na to, aby bol váš nákupný zoznam potravín zložitejší, ako by mal byť, nepotrebujete dlhý rad funkcií Todoist.

Ak hľadáte niečo viac ako možnosť vytvárať a dokončovať úlohy, ako je napríklad spolupráca na úlohách označovaním spoluhráčov alebo integrácia s inými podnikovými aplikáciami, môžete zvážiť Todoist .

Je to perfektná voľba, keď nechcete plnohodnotnú aplikáciu na správu projektov, ako je Asana . Niečo^(Just) dostatočne výkonné na zvládnutie obchodných úloh a spolupráce.

Todoist vs. Microsoft To Do: Which One is Right for You

To-do list apps are becoming a staple as everyone adapts to a remote work еnvіronment. Tаsk apps are popular because it’s easy to fоrget things when juggling multiplе projеcts with multiple clients.

A missed task is often expensive, costing you time and money. They’re essential for everyday personal tasks too. For example, if you need reminders about renewing your license or completing an assignment, task management apps can help notify you when the task becomes due.

The problem, though, is there are way too many to-do list apps on the market. In this article, we help you differentiate between two of the most popular ones: Todoist vs Microsoft To Do.

Features and Functionality

Each app has its own set of capabilities.

Microsoft To Do focuses on simplicity. After acquiring Wunderlist in 2015, Microsoft replaced it with Microsoft To Do. The plan was to build a more robust app with more features, but instead, Microsoft created a simple app with only basic capabilities.

On the other hand, Todoist offers a broader range of features which is ideal for business use.

Microsoft To Do and Todoist have similar interfaces with a left sidebar for switching between the app’s sections and a right pane with a list of tasks.

Task Lists

Microsoft To Do offers four types of filters for lists where you can filter your tasks by:

• My Day: This is a smart list where you can manually add tasks you want to do today. If you don’t finish a task in this list the same day, the task will be saved to your general task list at night when the list automatically resets. The uncompleted tasks appear as a suggestion in the My Day tasks section the following day.
• Important: Important tasks (click on the star next to the title of a task) appear here.
• Planned: Any task with a due date or reminder shows up in this section.
• Assigned to me: When collaborating with teammates on a project with multiple tasks, you’ll see all tasks assigned to you in this section.
• Tasks: This is where all your tasks appear.

You can also add new task lists to the left sidebar or create a group of task lists by clicking on the icon at the bottom-right of the sidebar. It’s a fairly straightforward user interface when you look at it:

Now, let’s compare this to how things work on Todoist.

With Todoist, you can do a lot more.

Todoist’s sidebar is not divided into task filters like Microsoft To Do. Here’s what you’ll see on Todoist’s sidebar:

• Inbox: All tasks created by you (not for a specific project) and assigned to you appear here.
• Today: Tasks that are due today and overdue tasks appear here.
• Upcoming: You see a date-wise list of tasks here, and overdue tasks appear at the top in this section too.
• Filters and Labels: You can filter tasks based on parameters like priority or by labels. Unlike Microsoft To Do, Todoist has an entire section dedicated to filtering, which translates to ease of use because it condenses several features right into the sidebar.

• Projects: Tasks appear under their respective projects. You can also access archived projects. Microsoft doesn’t allow archiving projects (or task lists as it calls them), though. All task lists are deleted permanently from To Do when you delete them.

Todoist offers a more comprehensive feature set for task lists, but if you need something simpler, To Do makes more sense.

Task Creation

Both apps have a few standard task creation features. For example, both allow creating subtasks and offer options to add a reminder, due date, and assignees.

However, there are many differences as well:

• Subtasks: You can add subtasks on both apps. To Do refers to subtasks as “steps.” The difference is that Todoist allows adding subtasks within subtasks, while To Do doesn’t.
• Sections: Todoist allows creating sections within the same project, which means you can group tasks based on specific criteria even within the same project. On Microsoft To do, you can only add individual tasks within a project.

• Reminder: Reminders are available on both apps when creating a task. However, only users with a Pro or Business plan subscription can access the Reminders feature on Todoist. There’s no way to set reminders if you’re on the free version.

• Recurring Due Dates: To Do keeps things simple by allowing you to set “Repeat” tasks. However, Todoist goes one step further and uses Natural Language Parsing to set recurring due dates. For instance, when you create a task, try typing “Remind me about checking in on Nate every Monday” in the name field, and Todoist will automatically set the recurring due dates.

In addition to these differences, Todoist also offers some additional features that you won’t find on the To Do app:

• Prioritization: The Todoist app allows setting priorities for every task, while there’s no such option on To Do.
• Comments and reactions: Todoist offers various collaborative features like comments and reactions. You can tag teammates in the comments section for exchanging information or sharing updates.
• Task activity: You can view an activity log for all tasks, which allows you to monitor and audit the workflow efficiently.

Task Views

Task views are one of the essential features, especially for users who want to manage a complex workflow.

While to-do apps generally don’t provide as many task views as project management apps, users expect at least a kanban board from to-do apps.

Unfortunately, Microsoft To Do offers no other views except the plain-vanilla list. On the other hand, Todoist offers both a list view and a board view.

You can use Todoist’s kanban board view the same way as a kanban board-based project management app like Trello where you create columns for each stage of your workflow, and cards are moved along as they complete each stage.

Miscellaneous Features

We’ve covered almost everything Microsoft To Do has to offer. Unfortunately, To Do has no noteworthy extra features (except for integrations). You do get some extra goodies with Todoist, though.

• Karma points: The app gamifies productivity for its users with Karma. When you go to the Productivity section on Todoist, you’ll see the option to create goals. You can set goals for creating a specific number of daily or weekly tasks.

You earn Karma points whenever you complete a task and achieve your goal. See how Karma points work on Todoist’s website.

• Integrations: Integrations are one of the most powerful features of Todoist. You can integrate Todoist with almost any app, including Gmail, Chrome, Google Calendar, Outlook, and Zapier. You can also integrate with apps that aren’t on the list with integrations like Apiway.

Even Microsoft To Do offers integrations for apps like Google Calendar and the Office 365 Suite. However, the options are considerably fewer than Todoist. It’s also worth noting that you can use a tool like Zapier to integrate To Do or Todoist with many more apps.

• Alert style: You can customize how you want to be notified about Todoist alerts for each activity. For instance, if you’re the manager, you might not want to receive email notifications every time a collaborator joins or leaves a project, but you might prefer to be notified when a task is complete.

• Templates: You can quickly create projects by importing a ready-to-use template from Todoist’s template library. From personal projects to employee onboarding, you’ll find a template for almost any project you can think of in the library.
• Automatic Backups: Automatic backups aren’t available on the free plan. You can backup all your data to the cloud if you’re on a paid plan.

None of the features listed in this section are available on Microsoft To Do, which makes Todoist more suitable for heavy-duty users like businesses.

Device Compatibility

Microsoft To Do and Todoist are cross-platform apps, but Todoist runs on more devices than To Do.

You can use To Do on Windows, Mac, Android, iOS, and the web. Todoist is available on all platforms, including Linux, Wear OS, and Apple Watch.

In addition to the mobile app, you can add the Todoist widget on your iPhone, iPad, or Android device.

Todoist also allows directly creating tasks from emails via its Gmail add-on, Gmail extension, and Outlook plugin. You can also use Todoist from your browser—it has Chrome, Edge, Firefox, and Safari extensions.

Pricing

Microsoft To Do is entirely free. Todoist has a free plan but locks some of its features behind its Pro and Business plans. The free plan only allows up to 5 active projects, 5 collaborators per project, file uploads of up to 5MB, 3 filters, and 1-week activity history.

The free version works fine for personal use, but business users will almost certainly want to get one of the paid plans.

Todoist’s Pro plan costs $4 per month while the Business plan costs $6 per month, provided you pay for the whole year.

Which One is Right for You: Todoist Vs Microsoft To Do

Both apps have their use cases.

Microsoft To Do is ideal if you simply want to use the GTD (Getting Things Done) approach for personal tasks. You don’t need Todoist’s long lineup of features to make your grocery shopping list more complex than it should be.

If you’re looking for something more than the ability to create and complete tasks, such as collaborating on tasks by tagging your teammates or integrating with other business apps, you might consider Todoist.

It’s a perfect choice when you don’t want a full-fledged project management app like Asana. Just something powerful enough to handle business tasks and collaboration.

Related posts

• Funguje obnova súborov systému Windows od spoločnosti Microsoft? Testovali sme to.

• Príručka Microsoft Planner: Všetko, čo potrebujete vedieť

• Čo je Microsoft Power Automate a bezplatné šablóny na stiahnutie

• 7 spôsobov, ako otvoriť súbor MDB bez Microsoft Access

• Sprievodca videokonferenciou Microsoft Teams

• 4 skvelé nástroje na vytváranie inštalačných balíkov systému Windows

• Najlepšie nástroje na ladenie CPU, grafickej karty a RAM

• Najlepší editori Markdown: Všetky platformy a online

• 3 nástroje na diagnostiku a riešenie problémov s monitorom

• Ako odstrániť duplicitné digitálne fotografie na počítači so systémom Windows

• 5 najlepších bezpečných stránok na stiahnutie APK pre aplikácie pre Android

• Ako skopírovať vaše DVD a Blu-ray disky bez námahy pomocou MakeMKV

• Použite starú webovú kameru na bezplatné monitorovanie svojho majetku

• Zapier Email Parser: 3 kreatívne spôsoby, ako ho použiť

• HDG vysvetľuje: Čo je Markdown a aké sú základy, ktoré by som mal vedieť?

• Automatické dopĺňanie Google Chrome: Kompletný sprievodca

• Čo treba zvážiť pred vytvorením vlastnej Wiki

• Najlepšie programy na pridanie nových funkcií do systému Windows 10

• 11 najlepších bezplatných softvérových snímok obrazovky pre Windows

• Ako skontrolovať, či je teplota vášho procesora príliš vysoká