Či už ste skúseným odborníkom na GTD Getting Things Done^{(Getting Things Done GTD)} , alebo sa práve začínate učiť o procese GTD , Todoist je zďaleka najlepšia aplikácia pre zoznam úloh na podporu vášho pracovného postupu GTD .

Prečo je toto? Existuje veľa dôvodov, ktoré súvisia s jej funkciami, rozložením a skutočnosťou, že predvolená funkcia prirodzene podporuje štruktúru GTD , ktorú v nej vytvoríte.

Aj keď ste o GTD nikdy nepočuli , nasledujúce informácie budú obsahovať základné GTD tipy, ktoré vám pomôžu začať, a ako na to môžete použiť Todoist .

Poznámka^(Note) : Presná verzia GTD použitá v tomto článku je postavená na princípoch, ktoré uviedol Carl Pullein a jeho trieda Your Digital Life 3.0 Online^{(Your Digital Life 3.0 Online class)} (ktorú vrelo odporúčam). Tento článok ponúka iba to, ako používať Todoist ako súčasť tohto systému. Existuje veľa podrobností, ktoré nemáme priestor zahrnúť do tohto článku.

What is Getting Things Done (GTD)?

Princípy Getting Things Done existujú už nejaký čas. Neexistujú žiadne nastavené nástroje alebo aplikácie, ktoré musíte použiť, ale základné základné princípy každého prístupu sú v podstate rovnaké.

GTD pomáha vyprázdniť vašu myseľ od všetkého, čo v nej celý deň pláva. Vďaka tomu sa váš mozog môže skutočne sústrediť na úlohu, ktorá je pred vami, namiesto toho, aby ste sa neustále rozptyľovali.

Funguje to tak, že vám poskytne sériu krokov, ktoré musíte vykonať každý týždeň, aby ste si udržali poriadok. Tieto kroky zahŕňajú:

• Zachytenie^(Capturing) každého nápadu, úlohy, akcie alebo stretnutia, ktoré sa objavia. Môžete byť uprostred stretnutia a váš šéf vám dá akčný predmet. Môžete sa prejsť v parku a dostanete skvelý nápad na knihu, ktorú chcete napísať. Nezáleží na tom, kedy, kde alebo ako – vždy, keď vás napadne niečo, čo musíte urobiť, zaznamenáte to do svojej „Doručenej pošty“.
• Vyjasnite^(Clarifying) si tieto nápady tak, že ich rozdelíte na úlohy, pridelíte im prioritu a pridelíte im termín, ak ste pripravení na nich čoskoro pracovať.
• Usporiadanie^(Organizing) úloh ich umiestnením do vedra, ku ktorému sa nakoniec dostanete, na základe priority. Ak plánujete na úlohe čoskoro pracovať, pridáte si ju aj do kalendára (a Todoist vám to môže pomôcť zautomatizovať).
• Preskúmajte^(Reviewing) každý „vedro“ a posúvajte všetky tieto usporiadané nápady po rebríčku, kým sa tie najnaliehavejšie dostanú do vášho kalendára a času na sústredenie.
• Zamerajte^(Engaging) svoju plnú pozornosť na úlohy, ktoré sa konečne dostali pred vás, v čase, ktorý ste si naplánovali.

Nielenže vám GTD pomôže stať sa produktívnejšími a organizovanejšími, ale môže vám tiež pomôcť dostať sa do Inbox Zero (už žiadne e-maily v doručenej pošte), pretože nikdy nebudete otáľať^{(never procrastinate)} s prichádzajúcimi e-mailami. Všetko ihneď spracujete pomocou vyššie uvedeného GTD systému.

Ako vybudovať štruktúru Todoist GTD^{(Todoist GTD Structure)}

Teraz, keď poznáte základné princípy GTD , poďme sa bližšie pozrieť na to, ako môže Todoist pomôcť.

Prvá vec, ktorú budete chcieť urobiť, je vytvoriť novú nadradenú štruktúru projektov v Todoist , ktorá obsahuje všetky segmenty na organizovanie vašich rôznych prichádzajúcich úloh.

Tieto vedrá (nadradené priečinky) zahŕňajú:

• Doručená pošta^(Inbox) : Sem idú všetky prichádzajúce nápady. Keď dostanete e-mail, ktorý vyžaduje akciu, akciu zadáte sem a e-mail okamžite archivujete. Ak na schôdzi dostanete úlohu, vložíte ju sem. Všetko, čo potrebujete urobiť, sa dostane priamo do vašej doručenej pošty^(Inbox) .

Poznámka^(Note) : Todoist má predvolenú sekciu Doručená pošta^(Inbox) , takže ju nebudete musieť vytvárať ručne.

Ďalších niekoľko priečinkov projektu, ktoré vytvoríte, je miesto, do ktorého budete presúvať položky počas vašich každodenných stretnutí na vyjasňovanie^(Clarifying) a organizovanie^(Organizing) na konci dňa . Tie obsahujú:

• Tento týždeň^{(This Week)} : Položky, na ktorých chcete pracovať okamžite počas aktuálneho týždňa, budú zahrnuté do tohto projektu. Keď ich sem vložíte, priradíte im aj dátum splatnosti. Ak integrujete Todoist do svojho kalendára, Todoist ho automaticky pridá do vášho kalendára.

• Budúci týždeň^{(Next Week)} : Položky z priečinka Doručená pošta, ktoré chcete urobiť čoskoro, ale nie sú také naliehavé, aby ste ich museli urobiť tento týždeň, budú zahrnuté do vášho projektu Ďalší týždeň^(Week) . Nevyžaduje sa dátum splatnosti.

• Tento mesiac^{(This Month)} : Do tohto projektu vstúpia položky, ktoré chcete urobiť pomerne skoro, ale môžete počkať týždeň alebo dva. Nepripájajte sem ani dátum splatnosti.

• Budúci mesiac^{(Next Month)} : Úlohy, ktoré chcete nakoniec urobiť, ale viete, že môžu chvíľu počkať, sa dostanú do priečinka Ďalší mesiac^(Month) bez dátumu dokončenia.

Existujú dva ďalšie projekty, ktoré budete musieť vytvoriť pre špeciálne úlohy. 

• Opakujúce sa oblasti zamerania^{(Recurring Areas of Focus)} : Toto sú veci, ktoré musíte pravidelne robiť v súvislosti s cieľmi, ktoré sú pre vás dôležité, ako napríklad navštevovanie online kurzu každý mesiac.

• Rutiny^(Routines) : Ide o úlohy, ktoré nemusia súvisieť s vašimi cieľmi, ale ktoré musíte robiť každý týždeň, ako napríklad cvičenie alebo klubové stretnutia.

Vytváranie opakujúcich sa úloh

Určite musíte mať veľa vecí, ktoré musíte robiť každý deň alebo každý týždeň. Dostaňte ich z mysle tým, že ich pridáte do svojho projektu Opakujúce sa oblasti zamerania^{(Recurring Areas of Focus)} (ak súvisia s cieľmi, ktoré sú pre vás dôležité).

Odporúča sa tiež zahrnúť opakujúce sa oblasti^(Areas) zamerania ako podprojekt^(Focus) tohto týždňa^(Week) .

Akékoľvek opakujúce sa úlohy, ktoré sú len súčasťou vášho života, ale v skutočnosti neriadia vaše životné ciele, pridajte ich do projektu Rutiny^(Routines) .

Nezabudnite^(Remember) ku všetkým pridať dátumy splatnosti a označiť ich ako opakujúce sa. Týmto spôsobom sa automaticky objavia vo vašich sekciách Today a Upcoming Todoist bez toho, aby ste museli čokoľvek robiť.

Používanie doručenej pošty

Keď sa počas týždňa objavia nové problémy, s ktorými sa budete musieť vysporiadať, jednoducho ich vhoďte do priečinka doručenej pošty^(Inbox) Todoist . 

Týmto spôsobom sa vyhnete rozptýleniu a viete, že neskôr, keď budete mať čas, nezabudnete riešiť tieto úlohy.

Každý týždeň v rovnakom čase si vyhradíte približne 20 až 30 minút na spracovanie doručenej pošty^(Inbox) . Počas tohto obdobia pracujte len po jednom a rozhodnite sa, aké dôležité je vykonať túto úlohu a v akom časovom rámci.

Napríklad viem, že chcem palubu nakoniec opraviť, ale stále je zima^(Winter) . Takže presuniem túto úlohu na Long Term / On Hold . 

Ďalej viem, že potrebujem každoročnú lekársku prehliadku, ale tento mesiac som zaneprázdnený a nebude naozaj dôležité, ak s tým počkám do budúceho mesiaca. Takže to presuniem do projektu Budúci mesiac^{(Next Month)} .

Nakoniec viem, že chcem tento týždeň urobiť článok na stránke Online-Tech-Tips.com. Takže si určím deň a čas počas týždňa, kedy to chcem stihnúť.

Potom túto úlohu presuňte do projektu Tento týždeň^{(This Week)} .

Tieto tri položky, ktoré som si počas dňa  pridal do Inboxu^(Inbox) , som dokázal spracovať asi za päť minút.

Viem, že na ne nezabudnem, pretože sú teraz v mojom organizovanom systéme ToDoist GTD . Všetko je pridelené na týždeň a ja nemusím myslieť na nič, okrem tvrdej práce na každej úlohe, keď sa mi objaví v kalendári^{(up on my calendar)} .

Správa Tento týždeň

Keď sa dostanete na koniec každého týždňa, všimnete si, že váš projekt Tento týždeň^(Week) bude nakoniec prázdny od aktívnych položiek.

Nastavte^(Set) si čas každý týždeň (zvyčajne koniec dňa v piatok^(Friday) alebo nejaký čas cez víkend), aby ste presunuli úlohy z projektu Budúci týždeň^{(Next Week)} do projektu Tento týždeň^{(This Week)} . Keď to urobíte, priraďte termíny.^(Assign)

Tento postup opakujte pre položky v priečinkoch^(Hold) Tento mesiac^(Month) , Budúci mesiac^{(Next Month)} a Long Term / Zadržané .

Zapamätajte si^(Remember) : Položku nemusíte presúvať, ak to stále nie je naliehavé. Môžete tiež odstrániť úlohy, o ktorých ste sa rozhodli, že pre vás už nezáleží.

Nezabudnite zostať sústredený

Tu je najdôležitejší princíp, ktorý toto všetko spája a umožňuje fungovanie systému GTD .

Keďže trávite iba malé bloky času spracovaním všetkých nápadov a úloh, ktoré sa vám hodia do doručenej pošty^(Inbox) , zostáva vám zvyšok času, ktorý ste si pridelili v kalendári, aby ste skutočne dokončili prácu.

To znamená, že počas dňa (spolu s Kalendárom^(Calendar) ) budete v Todoist používať iba oblasti Dnes a Nadchádzajúce^(Upcoming) a pracovať počas dňa na dokončení a preškrtnutí týchto úloh.

Viete, že ste priradili iba úlohy, ktoré môžete urobiť za jeden deň, pretože Todoist ich automaticky pridal do vášho kalendára. Ak je váš deň plný, nemôžete priradiť viac. Keď máte týždeň plný, nemôžete do projektu This Week posunúť nič iné .

GTD funguje, pretože dostane neporiadok z vašej hlavy do „systému“. Uvoľní vaše myšlienky, aby ste sa mohli sústrediť na úlohu, ktorú máte pred sebou – a dokončite veci^{(Get Things Done)} .

Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity

Whether you’re a seasoned Getting Things Done GTD expert, or yоu’re just starting to learn about the GTD proceѕs, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.

Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.

Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.

Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.

GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.

It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:

• Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
• Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
• Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
• Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
• Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.

Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.

How to Build a Todoist GTD Structure

Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.

The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.

These buckets (parent folders) include:

• Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.

Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.

The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:

• This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.

• Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.

• This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.

• Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.

There are two more Projects you’ll need to create for special tasks. 

• Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.

• Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.

Building Recurring Tasks

You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).

It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.

Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.

Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.

Using Your Inbox

During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox. 

This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.

Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.

For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold. 

Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.

Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.

Then, move that task into the This Week project.

I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes. 

I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.

Managing This Week

As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.

Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.

Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.

Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.

Remember To Stay Focused

Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.

Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.

This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.

You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.

GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.

Related posts

• Ako môžu dosky Todoist Kanban zvýšiť produktivitu

• 4 bezplatné nástroje na vyladenie myši a zvýšenie produktivity

• 3 spôsoby, ako urobiť fotografiu alebo video na Chromebooku

• Ako zistiť softvér na monitorovanie počítača a e-mailu alebo špehovanie

• Technológia plochého displeja zbavená mýtov: TN, IPS, VA, OLED a ďalšie

• Ako uverejniť článok na Linkedin (a najlepší čas na uverejnenie)

• Zapne sa váš počítač náhodne sám od seba?

• Ako zmeniť jazyk na Netflixe

• Ako otvoriť súbor bez prípony

• Čo znamenajú BCC a CC? Pochopenie základného e-mailového lingu

• Ako hľadať a nájsť niekoho odstránené tweety

• Ako používať funkciu VLOOKUP v Tabuľkách Google

• Najlepšie nastavenia fotoaparátu pre portréty

• Ako deaktivovať účet na Facebooku namiesto odstránenia

• Ako opraviť chybový kód Hulu RUNUNK13

• Ako vrátiť peniaze za hru v službe Steam

• Ako urobiť snímku obrazovky v službe Steam

• 10 najlepších spôsobov, ako zabezpečiť svoj počítač deťom

• Ako nájsť narodeniny na Facebooku

• Ako stlmiť niekoho na Discord