Kedysi bola tímová spolupráca na dokumentoch časovo náročná a únavná. Jedna osoba by napísala koncept, dala koncept niekomu inému, aby vykonal zmeny, znovu si prečítal zmeny a rozhodol, či ich prijme, odovzdá dokument niekomu inému na úpravu atď. V súčasnosti^(Nowadays) je zdieľanie dokumentov rovnako jednoduché ako ich písanie a mnohí ľudia môžu jednoducho pracovať na rovnakom dokumente. Balík programov balíka Microsoft Office^{(Microsoft Office)} je navrhnutý pre tímovú prácu, no nie každému to bude spočiatku inštinktívne. Práve tu by mohla byť kniha ako Tímová spolupráca, používanie balíka Microsoft Office pre efektívnejšiu tímovú prácu^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} skutočným klenotom. Spĺňa táto kniha to, čo sľubuje názov? Ako dlhoročný Úrad^(Office)používateľ, zaujímalo ma to zistiť. Pozrime sa, čo som objavil.

Táto kniha je určená pre podnikanie

Od začiatku je jasné, že táto kniha je určená pre ľudí pracujúcich v podnikateľskom prostredí a najmä v podnikoch. Je to tiež pre ľudí, ktorí už poznajú najnovšie vydania balíka Office^(Office) (od zavedenia pásu s nástrojmi) a nepotrebujú základný návod. Predpokladá sa, že čítačka má Office 2013 a to je znázornené na ilustráciách.

Kniha sa začína diskusiou o konceptoch tímovej práce (dynamika tímu, vedenie príkladom atď.), ktorá je, žiaľ, suchá ako z učebnice a nikdy nepoužíva jedno slovo tam, kde ich postačí tucet. Zdá sa, že autor si chce byť istý, že každý jeden zrejmý bod je pokrytý bezútešnými detailmi. Nemyslím si, že budem sám, kto bude čítať odsek za odsekom a priať si, aby sa do toho už pustil.

Spolupráca v kancelárii

Prvá kapitola, ktorá v skutočnosti hovorí o spolupráci s balíkom Office^(Office) , podrobne popisuje používanie SharePointu^(SharePoint) . Používanie SharePointu^(SharePoint) vyžaduje predplatné Office 365 Small Business Premium alebo vyššej úrovne. Veľká časť sekcie SharePoint je určená pre ľudí, ktorí spravujú lokality SharePoint , a autor súhlasí s tým, že používatelia, ktorí nie sú správcami, môžu považovať informácie za zaujímavé, ale nebudú s nimi môcť veľa robiť. Niet pochýb o tom, že SharePoint je úžasne plnohodnotná služba, a ak už má firma predplatné Office 365 Small Business Premium , SharePointPopis, ako plne nakonfigurovať SharePoint tak, aby vyhovoval konkrétnym potrebám tímu, je podrobný a dobre ilustrovaný.

Náklady na predplatné však môžu byť pre mnohé podniky príliš vysoké. A zameranie sa na správu lokalít SharePoint zaberá veľa miesta. Podnik, ktorý sa dostal do SharePointu^(SharePoint) , bude mať takmer určite vlastných vyškolených správcov a svoje vlastné zásady. Nasledujúca časť popisuje tímovú prácu prostredníctvom programu Outlook^(Outlook) , ale opäť sa v prvom rade zameriavame na prepojenie programu Outlook^(Outlook) s firemnou lokalitou SharePoint . Keď kniha začne popisovať spoluprácu cez OneNote , stáva sa pre bežného používateľa cennejšou.

Kniha popisuje, ako prepojiť Outlook s OneNote a ako zabezpečiť, aby sa tímové plány, správy a kalendáre synchronizovali do zdieľaných poznámkových blokov. Funkcia kalendára by mala byť užitočná najmä na sledovanie rôznych projektov a zabezpečenie, aby nedochádzalo ku konfliktom v plánovaní.

Je tu časť popisujúca tímovú spoluprácu s Lync , ale táto by bola zaujímavá len pre ľudí, ktorých firmy používajú Lync Server a majú naň licenciu pre svojich zamestnancov.

Synchronizácia a spolupráca

Kapitola s názvom „Sledovanie diskusií a nápadov“ obsahuje^{("Keeping track of discussions and ideas")} pokyny na tímové používanie OneNotu^(OneNote) a Lyncu^(Lync) . Zameriava sa na OneNote a vysvetľuje, ako zdieľať dokumenty prostredníctvom Outlooku^(Outlook) a iných aplikácií balíka Office^(Office) a ako vytvárať zdieľané priečinky a zoznamy. Tu sa tímová spolupráca, používanie balíka Microsoft Office pre efektívnejšiu tímovú prácu^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} konečne dostáva do úzadia pre väčšinu ľudí – v polovici knihy. Okrem najbežnejších úloh spolupráce obsahuje táto časť aj popis šablón, referencií, zdieľanie stránok prostredníctvom e-mailu a používanie záloh. Je tam krátka zmienka, ktorú ľudia nevyhnutne nemusia maťOutlook na prijímanie zdieľaných položiek.

Sú tam kapitoly venované spolupráci s Wordom^(Word) , Excelom^(Excel) a PowerPointom^(PowerPoint) . Kniha naznačuje, že tento druh spolupráce je možné vykonať iba s balíkom Office 2010^{(Office 2010)} alebo novšími verziami, čo nie je celkom pravda. Novšie verzie umožňujú viacerým ľuďom pracovať na rovnakom súbore súčasne. Ale ak toto súčasné použitie nie je potrebné, zistil som, že Office 2007 (ktorý používam ja) poslúži rovnako dobre. Autor predpokladá, že tieto zdieľané dokumenty budú sprístupnené cez SharePoint alebo SkyDrive/OneDrive . Nástroje dostupné na SharePointe^(SharePoint) sú oveľa rozsiahlejšie a všestrannejšie ako nástroje vo OneDrive. Sledovanie^(Tracking) zmien je v programe Word k dispozícii už veľmi dlho. Mnoho ľudí, ktorí už predtým spolupracovali na dokumentoch, bude vedieť, ako sa to robí. Napriek tomu bude popis v knihe užitočný pre nováčikov a dobrá pripomienka pre skúsenejších spolupracovníkov. To isté platí pre anotácie v Exceli^(Excel) a zdieľané používanie PowerPointu^(PowerPoint) .

Nakoniec SkyDrive/OneDrive

Posledná kapitola vysvetľuje, ako možno spolupracovať na SkyDrive (teraz s názvom OneDrive ). Keďže toto je najpraktickejšia metóda pre toľko ľudí, myslím si, že by mala byť uvedená ako prvá. Tu na 7 Tutorials redakcia spolupracuje prostredníctvom OneDrive a Google Drive , takže vieme, aké cenné môžu byť spojenia s OneDrive . Kniha pojednáva o webových aplikáciách balíka Office^{(Office Web Apps)} (teraz nazývaných Office Online ) a uvádza funkcie a obmedzenia týchto aplikácií. Táto kniha bola chránená autorskými právami z roku 2012, teda pred premenovaním a aktualizáciou Office Online .

Verdikt

Tímová spolupráca, používanie balíka Microsoft Office pre efektívnejšiu prácu Tímová práca^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} je určená pre podnikových používateľov a správcov IT, ktorí potrebujú nastaviť Sharepoint . Veľa z toho bude irelevantné pre ľudí, ktorí nemajú prístup k firemným serverom SharePoint alebo Lync a ktorí nespravujú SharePoint .^(SharePoint)stránky. Štýl písania je suchý, rozvláčny a fádny a samotný materiál je už trochu zastaraný. Dokonca aj ľudia, ktorí sú v cieľovom publiku, s tým nemusia byť spokojní. Táto kniha jednoducho nie je určená pre bežného čitateľa a jej tón nepozýva ľudí, aby si ju prečítali. Existujú aj iné, lepšie knihy, ktoré vysvetľujú zdieľanie dokumentov a spoluprácu, ktoré majú tú výhodu, že slúžia ako oveľa lepšie a oveľa podrobnejšie odkazy na Office vo všeobecnosti. Nie je potrebné tráviť toľko času na SharePointe^(SharePoint) , ktorý v skutočnosti nie je o spolupráci, ale o správe Microsoftu .^(Microsoft)platforma spolupráce pre podniky. Pred kúpou vám odporúčame, aby ste si prezreli jej obsah a kapitolu s bezplatnými ukážkami a dvakrát si overili, či skutočne zdieľa to, čo sa potrebujete naučiť. V opačnom prípade je najlepšie držať sa ďalej od tejto knihy.

Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork

It used to be that team collaboration on documents was time-consuming and tedious. One person would write a draft, giνe the draft to someone else to make changеs, re-read the сhanges and decide whether to acceрt them, hand the document to someone else to edit, and so on. Nowadays sharing documents is every bіt аs easy as writing them, and many peoрlе can easily work on the same document. Microsoft Office's suite of programs is designed for teamwork, but not everyone will find it inѕtinctіve at first. This is where a book likе Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.

This Book is Designed for Business

It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.

The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.

Collaboration in Office

The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.

However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.

The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.

There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.

Sync and collaboration

The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.

There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.

Finally, SkyDrive/OneDrive

The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.

Verdict

Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.

Related posts

• Recenzia knihy - Microsoft Office 2010 naruby

• Recenzia knihy - Microsoft Office 365 pre hlúpych

• Recenzia knihy - Microsoft Office Professional 2010 krok za krokom

• Recenzia knihy - Microsoft Office Inside Out: 2013 Edition

• Recenzia knihy - Windows 7 a Office 2010 pre machrov, balík knihy + DVD

• Recenzia knihy – Google+ The Missing Manual

• Recenzia knihy – Prvé kroky Windows PowerShell 3.0, Ed Wilson

• Recenzia knihy – Riešenie problémov a údržba vášho PC All-In-One pre blbcov

• Jednoduché otázky: Čo je Microsoft 365?

• Recenzia knihy - WordPress pre hlúpych

• Recenzia knihy - Nepríjemnosti Windows 7

• Ako zmeniť veľkosť snímky programu PowerPoint: Všetko, čo potrebujete vedieť -

• Recenzia knihy - Windows 8 pre hlúpych, od Andyho Rathbonea

• Recenzia knihy - Efektívny time management

• Recenzia knihy - Windows 8.1 Krok za krokom, od Cipriana Rusena a Joli Ballewovej

• Recenzia knihy – Microsoft Office Professional 2013 krok za krokom

• Recenzia knihy - Windows 8 Plain & Simple, od Nancy Muir

• Recenzia knihy – Windows 7 v prevádzke

• Recenzia knihy - Windows 8 Inside Out, od Tonyho Northrupa

• Recenzia knihy: Vytvorte si svoj vlastný web: Komiksový sprievodca HTML, CSS a Wordpress