Recenzia knihy - Efektívny time management

Myslím, že je bezpečné povedať, že takmer každý, kto musel pri práci používať e-mail, používal Microsoft Outlook . Bol som jedným z mnohých ľudí, ktorí sa o tom naučili len toľko, aby to zvládli, a nikdy som to nepovažoval za niečo viac ako e-mailový program, ktorý dokáže tlačiť aj kalendáre. Moja šéfka vedela o Microsoft Outlook menej ako ja, takže som jej vždy vytlačil kalendáre oddelení. Takže si predstavte moje prekvapenie, keď som uvidel názov tejto knihy! Používate Microsoft Outlook na riadenie času a organizáciu? Toto som musel vidieť. Mohli by to takto používať aj ľudia so základnými zručnosťami? Veľmi som túžil zistiť.

POZNÁMKA:(NOTE:) Odteraz budem túto knihu označovať ako Efektívny manažment času(Effective Time Management) – a tak zaberie menej môjho a vášho času.

Nevyžaduje sa žiadna odbornosť

Úvod bol veľmi upokojujúci. Áno, táto kniha je určená pre ľudí so základnými znalosťami programu Microsoft Outlook . (Microsoft Outlook)Autori žiadajú, aby čitateľ porozumel základom, keďže toto nie je kniha typu „ako používať Microsoft Outlook od začiatku“ . ("how to use Microsoft Outlook starting from square one")Jediná časť programu Microsoft Outlook , ktorá bude vysvetlená „od prvého kliknutia“("from the very first click") , sú Úlohy(Tasks) , pretože to je časť, ktorú väčšina ľudí buď nepoužíva, alebo ju vo veľkej miere nepoužíva. Autori hovoria, že kniha je aj pre skúsených Microsoft Outlookpoužívateľov, pretože predstavuje systém organizácie a riadenia času, ktorý je lepší a efektívnejší a môže ukázať aj tomu najskúsenejšiemu používateľovi, ako zo softvéru vyťažiť ešte viac. S týmto druhom úvodu som chcel čítať viac.

Efektívna správa času: Organizujte si svoj pracovný a osobný život pomocou programu Microsoft Outlook

Každá kapitola začína prehľadom toho, ako problémy začínajú, po ktorej nasleduje časť s názvom "Let's get started and change this!"a končí sa sekciou „Vyskúšate to“("You try it") , ktorá sumarizuje to, čo kapitola naučila, a poskytuje čitateľovi sprievodcu tým, čo je potrebné urobiť. Jedna z najlepších vecí na knihe je, že nie je viazaná na jednu konkrétnu verziu. Tu sú pokyny pre Microsoft Outlook 2003, 2007 a 2010, takže nikto nezostane mimo.

Neutápať sa v e-mailoch

Páči sa mi obraz „záplavy e-mailov“, v ktorej chce kniha zabrániť, aby sme sa v nej všetci utopili. Pre mnohých ľudí je to jediný spôsob, ako to opísať. Videl som ľudí, ktorí hovorili o stovkách alebo tisíckach e-mailov, ktoré stále sedia v ich doručenej pošte a stále sa im hrnú ďalšie. Neexistuje žiadny spôsob, ako by si niekto mohol prečítať všetky tie e-maily – to, čo potrebuje, je solídny a efektívny spôsob, ako sa vysporiadať s tým, čo už existuje, a zabrániť tomu, aby sa to znova nahromadilo. A, samozrejme, ak človek začne so „záplavou“ e-mailov, dostať situáciu pod kontrolu sa nestane bleskovo. Musí existovať plán krok za krokom. To je presne to, čo predstavuje efektívny manažment času(Effective Time Management) . Autori identifikujú hlavné príčiny problému (napríklad rozptyľovanie kliknutím na „Odpovedať všetkým“,("Reply All,")a nemať systém na vybavovanie prichádzajúcej pošty) a potom previesť čitateľa krokmi potrebnými na to, aby sa dostal k tomu, čo tam už je, a nastaviť systém, aby sa to už neopakovalo. Naozaj si myslím, že každý, kto si nájde čas na prečítanie tejto časti a bude sa riadiť radami autorov (a čo je najdôležitejšie, bude sa držať ich systému), zistí, že to funguje. Sú úprimní v tom, ako veľmi bude musieť čitateľ zmeniť svoje správanie, aby dal veci do poriadku, a prečo je nevyhnutné tieto zmeny vykonať. Každý potrebný krok (napríklad vypnutie upozornení, vyčlenenie blokov času na vybavovanie e-mailov a ich ponechanie úplne na pokoji vo všetkých ostatných prípadoch a vytváranie pripomienok, úloh,(Microsoft Outlook). Hovoria o vytváraní vlastnej sady priečinkov a označovaní dôležitých správ, aby ste ich neprehliadli, čo je niečo, o čom by som rád vedel, keď som v práci používal Microsoft Outlook . Existujú podrobné pokyny na nastavenie pravidiel, aby sa správy automaticky triedili do príslušných priečinkov. To môže viac ako čokoľvek iné pomôcť skrotiť neporiadok doručenej pošty a udržať ľudí zameraných na to, čo je skutočne dôležité.

Udržať si svoje priority rovno

Časť o používaní Úloh(Tasks) na stanovenie priorít sa tiež dostáva k veci a používa príklad fiktívneho, večne neorganizovaného pracovníka, ktorý ukazuje, aké môže mať rozrušenie pozornosti vážne následky. Potom sa čitateľ prevedie niekoľkými metódami na určenie, ktoré úlohy sú skutočne dôležité a ktoré by mali mať prednosť pred ostatnými. Toto je niečo, s čím má väčšina ľudí problém – zistiť, čo je skutočne dôležité a čo možno trochu odložiť, kým sa vybavia úlohy najvyššej priority. Autori zdôrazňujú dôležitosť zapisovania vecí. Toto je kľúčový koncept v niekoľkých dobre známych systémoch riadenia času, a to celkom správne. V dnešnej dobe toho musíme mať na pamäti príliš veľa a ani Einstein to všetko nezvládol. Písanie(Writing)veci dole sú kľúčom. Autori idú nad rámec jednoduchého aktu písania a vysvetľujú, ako a prečo by ľudia mali mať písané plány. Uznávajú, že začať s písomnými plánmi nie je jednoduchá úloha, keď to človek ešte nerobil, a vysvetľujú, prečo je to nevyhnutné pre dobrý time management. Efektívna správa času(Effective Time Management) popisuje jednoduchý systém na nastavenie schôdzok a úloh (a jasne vysvetľuje rozdiel medzi nimi) a na nastavenie zobrazení, filtrov a kategórií, aby ste sa uistili, že rýchlo a efektívne nájdete presne tie informácie, ktoré potrebujete.

Efektívna správa času: Organizujte si svoj pracovný a osobný život pomocou programu Microsoft Outlook

Kategórie, úlohy a čas

Prvé kapitoly knihy sa zaoberajú hlavne tým, čo dokáže Microsoft Outlook na pracovisku. Počnúc kapitolou „Ako získať viac času na to, čo je podstatné s efektívnym plánovačom týždňa“,("How to gain more time for what's essential with an effective week planner,") autori prechádzajú k popisu toho, ako sa dá Microsoft Outlook použiť aj na plánovanie mimopracovného času. Prechádzajú potrebnými krokmi na nastavenie kategórií a ak chcete, farebne ich odlíšia, aby vám pomohli s nastavením priorít a organizovaním úloh. Zdôrazňujú dôležitosť týždenného plánovania a zahrnutia času na osobné záležitosti, ako je cvičenie a vzdelávanie, ako súčasť celkového plánu. Na prvý pohľad sa môže zdať zvláštne umiestniť osobné, nepracovné aktivity do programu Microsoft Outlook(Microsoft Outlook)týždenný plán v práci, ale autori jasne vysvetľujú, prečo je to vlastne veľmi dobrý nápad, pričom zdôrazňujú dôležitosť rovnováhy v profesionálnom a osobnom živote. Berú na vedomie skutočnosť, že nie všetky pracoviská umožňujú súkromné ​​plánovanie a nie každý má prístup k svojmu pracovnému počítaču mimo kancelárie, a poskytujú stratégie, ako sa s tým vysporiadať. Je jasné, že dobre rozumejú nielen svojej téme, ale aj realite na pracovisku.

Plánovanie v reálnom živote

Príbeh fiktívneho dezorganizovaného robotníka pokračuje v kapitole o plánovaní v reálnom živote. Väčšina ľudí v skutočnosti presne nevie, ako dlho bude daná úloha trvať, pretože je to veľmi zriedkavá úloha, ktorá stojí samostatne. Cesta do kancelárie zahŕňa aj čas na príchod k autu, zaparkovanie auta a chôdzu na pracovisko a veľa ľudí myslí len na skutočný čas jazdy. Ľudia sa rozptyľujú alebo sa dejú veci, ktoré spôsobia, že bežný pracovný deň bude úplný chaos. Ľudia robia to, čo chcú robiť, a nejako sa im darí nerobiť veci, ktoré robiť nechcú (čo komukoľvek kazí všetko v závislosti od toho, ako sa práca vykonáva). V tejto časti sa autori naozaj dobre pozerajú na ľudskú povahu a ukazujú, ako efektívny plán dňa môže všetko bežať oveľa hladšie. Kľúčom je presné sledovanie času potrebného na vykonanie každej úlohy. Už žiadne odhady alebo orientačné čísla – skutočné množstvo času pre každú úlohu od začiatku do konca. Autori v podstate chcú, aby čitateľ vytvoril časovú databázu, takže namiesto toho, aby ju len hádal alebo okliešťoval, môže čitateľ vyhľadať skutočné množstvo času pre danú úlohu a podľa toho naplánovať. Tiež žiadajú čitateľa, aby zhodnotil svoje vlastné„Hodiny produktivity“,("Productivity Hours,") tie denné časy, keď ľudia fungujú najlepšie, a ich vlastné „Hodiny prerušenia“,("Disruption Hours,") teda tie denné časy, kedy budú s najväčšou pravdepodobnosťou vyrušovaní. Potom stanovia plán na plánovanie blokov času bez prerušenia počas hodín najvyššej produktivity a uznajú, že sa to nestane cez noc, pretože podľa definície musia byť iní ľudia vyškolení, aby vás počas práce nevyrušovali. A zdôrazňujú dôležitosť budovania „doby vyrovnávacej pamäte“, takže ak veci trvajú dlhšie, ako sa očakávalo, zvyšok dňa nebude úplne narušený.

Stretnutie, stretnutie, kto má stretnutie?

Stretnutia sa zdajú byť každodennou realitou v podnikaní a môžu byť obrovským žrútom času a zabijakom produktivity. Effective Time Management to uznáva a podrobne vysvetľuje, ako nastaviť stretnutia cez Microsoft Outlook a koordinovať časy stretnutí s ostatnými. Jeho najcennejšie rady však možno zhrnúť do výroku „Najlepšie stretnutia sú tie, ktoré sa nekonajú.“("The best meetings are the ones that don't take place.")Stretnutia odvádzajú ľudí od práce, prerušujú pracovný tok, príliš sa spoliehajú na to, že sa každý môže dostaviť a zúčastniť sa zmysluplným spôsobom, a v skutočnosti stoja spoločnosť peniaze, pretože ľudia sú na stretnutiach namiesto toho, aby robili svoju prácu. Takže po vysvetlení, ako nastaviť žiadosti o schôdzu, autori navrhujú, aby sa schôdze plánovali len zriedka a namiesto nich sa čo najviac využívali iné spôsoby komunikácie (napríklad Windows Live Meeting alebo konferenčné hovory). (Windows Live Meeting)Ak sú stretnutia nevyhnutné, existuje plán, ako zabezpečiť ich plynulejší priebeh a lepšie výsledky. To pokrýva všetky základy a malo by to zvýšiť produktivitu každého a stratiť minimum času. Bol by to vynikajúci zdroj pre každé pracovisko.

Efektívna správa času: Organizujte si svoj pracovný a osobný život pomocou programu Microsoft Outlook

Menej papiera, vyššia produktivita

Mnoho ľudí stále radšej uchováva svoje informácie na papieri (musím priznať, že som jedným z týchto ľudí). Papier sa však dá ľahko stratiť a zle založiť a po chvíli sa množstvo papiera stane tak nepraktickým, že ho možno rovnako dobre poslať do skartovačky. Efektívne riadenie času(Effective Time Management) predstavuje metódu efektívneho zaznamenávania poznámok a efektívneho sledovania elektronických súborov. Autori navrhujú, aby čitateľ používal Microsoft OneNote , ale uznávajú, že nie je súčasťou mnohých verzií balíka Microsoft Office (najmä staršie vydania) a je potrebné ho zakúpiť samostatne, čo si veľa ľudí nemôže dovoliť. Prial by som si, aby autori ponúkli nejaké návrhy alternatív k Microsoft OneNote, pretože ide jednoznačne o veľmi užitočný program, ktorý sa dá efektívne integrovať do programu Microsoft Outlook(Microsoft Outlook) . Efektívna správa času(Effective Time Management) prevedie čitateľa používaním Microsoft OneNote , aby si robil poznámky, plánoval, nastavoval kalendáre a nastavoval štruktúrovaný a organizovaný systém na sledovanie všetkého. Jasne ukazuje výhody používania elektronických poznámok a súborov namiesto papierových. Musím sa priznať, že po prečítaní tejto kapitoly som začal inak premýšľať o všetkých mojich priečinkoch plných poznámok a výtlačkov a začnem hľadať možnosť získať Microsoft OneNote alebo nejaký iný podobný program, ktorý mi pomôže efektívnejšie sledovať veci.

Keď to všetko zhrnieme

Efektívne riadenie času(Effective Time Management) končí krátkou kapitolou s názvom „Ako skutočne profitovať z tejto knihy“("How to truly benefit from this book") , ktorá dáva všetky predchádzajúce kapitoly do perspektívy a vysvetľuje najlepšie spôsoby, ako začať používať programy Microsoft Outlook(Microsoft Outlook) a Microsoft OneNote , aby ste si organizovali svoj profesionálny a osobný život. Autori dávajú jasne najavo, že neočakávajú, že organizácia prebehne zo dňa na deň, a neočakávajú, že sa tak stane bez odhodlania čitateľa, aby to fungovalo. Ale tiež vysvetľujú, prečo je viac ako hodné času a úsilia dodržať ich plán. Aj keď človek nepoužíva Microsoft Outlook, tento plán môže fungovať. Existujú aj iné programy, ktoré ponúkajú takmer rovnaké funkcie, možno nie v takom pohodlnom balíku, ale napriek tomu použiteľné. Chápem, že kniha sa zameriava na Microsoft Outlook a Microsoft OneNote , ale myslím si, že by bolo užitočné, keby autori navrhli niekoľko ďalších programov, ktoré by sa dali použiť na sledovanie toho istého systému aj bez úplnej kópie balíka Microsoft Office . . To je však len malý návrh a som si istý, že každý, kto má záujem o sledovanie tohto systému, ho môže sfunkčniť pomocou akéhokoľvek softvéru, ktorý má po ruke.

Verdikt

Efektívne riadenie času(Effective Time Management) je naozaj pre každého. Všetci môžeme mať úžitok z nájdenia rovnováhy v našom profesionálnom a osobnom živote, z efektívnejšieho využívania času a z čo najlepšieho využívania nástrojov, ktoré máme po ruke. Dokonca aj ľudia, ktorí sú si istí, že majú všetko pod kontrolou, tu môžu nájsť užitočné návrhy. Autori jasne rozumejú softvérovej aj ľudskej povahe a postupujú krok za krokom a vysvetľujú, prečo to, čo popisujú, bude fungovať. Som rád, že som dostal možnosť recenzovať túto knihu, pretože teraz môžem začať uskutočňovať jej plán na efektívnejšie riadenie vlastného času.



About the author

Som softvérový recenzent a odborník na produktivitu. Recenzujem a píšem softvérové ​​recenzie pre rôzne softvérové ​​aplikácie, ako sú Excel, Outlook a Photoshop. Moje recenzie sú dobre informované a poskytujú objektívny pohľad na kvalitu aplikácie. Softvérové ​​recenzie píšem od roku 2007.



Related posts