V článku napísanom v roku 2018 Robert Half , spoločnosť špecializujúca sa na ľudské zdroje a finančný priemysel, napísala, že 63% of financial firms continue to use Excel primárne používa Excel. Je pravda, že to nie je 100% a v skutočnosti sa to považuje to be a decline in usage! Ale vzhľadom na to, že softvér je tabuľkový softvér a nie je navrhnutý výlučne ako softvér pre finančný sektor, 63 % je stále významnou časťou odvetvia a pomáha ilustrovať, aký dôležitý je Excel .

Naučiť sa používať Excel nemusí byť ťažké. Ak to urobíte krok za krokom, pomôže vám to prejsť z nováčika na odborníka (alebo aspoň bližšie k tomuto bodu) – vašim tempom.

Ako ukážku toho, čo preberieme v tomto článku, predstavte pracovné hárky, základné použiteľné funkcie a vzorce a navigáciu v pracovnom hárku alebo zošite. Je pravda, že nebudeme pokrývať všetky možné funkcie Excelu^(Excel) , ale pokryjeme ich dostatočne na to, aby ste získali predstavu o tom, ako pristupovať k ostatným. 

Základné definície^{(Basic Definitions)}

Skutočne je užitočné, ak pokryjeme niekoľko definícií. Je viac než pravdepodobné, že ste už tieto pojmy počuli (alebo už viete, čo to je). Pre istotu sa im však budeme venovať a budeme pripravení na zvyšok procesu učenia sa používať Excel .

Pracovné zošity vs^{(Workbooks vs. Worksheets)}

Dokumenty programu Excel^(Excel) sa nazývajú zošity^(Workbooks) a keď prvýkrát vytvoríte dokument programu Excel^(Excel) (zošit), mnohé (nie všetky) verzie programu Excel^(Excel) budú automaticky obsahovať tri karty, z ktorých každá bude mať svoj vlastný prázdny pracovný hárok. Ak to vaša verzia Excelu^(Excel) nedokáže, nebojte sa, naučíme sa ich vytvárať.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

Pracovné hárky sú skutočné časti, do ktorých zadávate údaje. Ak je jednoduchšie si to predstaviť vizuálne, predstavte si pracovné hárky ako karty. Karty môžete pridať alebo odstrániť kliknutím pravým tlačidlom myši a výberom možnosti odstránenia. Tieto pracovné hárky sú skutočnými tabuľkami, s ktorými pracujeme a sú uložené v súbore zošita.

Stuha^{(The Ribbon)}

Pás s nástrojmi^(Ribbon) sa šíri v aplikácii Excel ako rad skratiek, ale skratky, ktoré sú znázornené vizuálne (s textovými popismi). Je to užitočné, keď chcete niečo urobiť v krátkom čase a najmä vtedy, keď potrebujete pomoc pri určovaní toho, čo chcete urobiť.  

Existuje iné zoskupenie tlačidiel na páse s nástrojmi v závislosti od toho, ktorú sekciu/skupinu si vyberiete z možností horného menu (tj Domov^(Home) , Vložiť^(Insert) , Údaje^(Data) , Preskúmať^(Review) atď.) a zobrazené možnosti zobrazenia sa budú týkať týchto zoskupení. 

Skratky programu Excel^{(Excel Shortcuts)}

Skratky sú užitočné pri rýchlej navigácii v softvéri Excel , takže je užitočné (ale nie absolútne nevyhnutné) naučiť sa ich. Niektoré z nich sa naučíte tak, že uvidíte skratky uvedené v ponukách starších verzií aplikácie Excel a potom si ich sami vyskúšate.  

Ďalším spôsobom, ako sa naučiť skratky programu Excel^(Excel) , je zobraziť si ich zoznam na webovej lokalite vývojárov programu Excel^{(website of the Excel developers)} . Aj keď vaša verzia Excelu^(Excel) nezobrazuje skratky, väčšina z nich stále funguje.

Vzorce vs. funkcie^{(Formulas vs. Functions)}

Funkcie sú vstavané funkcie Excelu^(Excel) a používajú sa vo vzorcoch. Ak ste napríklad chceli vložiť vzorec, ktorý vypočítal súčet čísel v rôznych bunkách tabuľky, môžete na to použiť funkciu SUM ().  

Viac o tejto funkcii (a ďalších funkciách) o niečo ďalej v tomto článku.

Formula Bar

Panel vzorcov je oblasť, ktorá sa zobrazuje pod pásom s nástrojmi^(Ribbon) . Používa sa pre vzorce a údaje. Údaje zadáte do bunky a zobrazia sa aj vo vzorcovom riadku, ak máte na bunku myš.  

Keď odkazujeme na riadok vzorcov, jednoducho naznačujeme, že by sme mali písať vzorec na tomto mieste, pričom máme vybratú príslušnú bunku (čo sa opäť automaticky stane, ak bunku vyberiete a začnete písať).

Príklad vytvorenia a formátovania pracovného hárka^{(Creating & Formatting a Worksheet Example)}

S pracovným hárkom programu Excel^{(Excel Worksheet)} môžete robiť veľa vecí . Postupne vám v tomto článku poskytneme niekoľko príkladov krokov, aby ste si ich mohli sami vyskúšať.

Prvý pracovný zošit^{(The First Workbook)}

Je užitočné začať s prázdnym pracovným zošitom^(Workbook) . Pokračujte a vyberte položku Nové^(New) . Toto sa môže líšiť v závislosti od vašej verzie Excelu^(Excel) , ale zvyčajne sa nachádza v oblasti Súbor^(File) .

Poznámka: Vyššie uvedený obrázok hovorí Otvoriť^(Open) v hornej časti, aby ste ilustrovali, že sa môžete odkiaľkoľvek dostať do Nového^(New) (ľavá strana, na ktorú ukazuje zelená šípka). Toto je snímka obrazovky novšieho Excelu^(Excel) .

Keď kliknete na Nový^(New) , je viac než pravdepodobné, že získate nejaké vzorové šablóny. Samotné šablóny sa môžu medzi verziami Excelu^(Excel) líšiť , mali by ste však mať určitý výber.  

Jedným zo spôsobov, ako sa naučiť používať Excel , je pohrať sa s týmito šablónami a zistiť, čo ich prinúti „tikať“. V našom článku začíname s prázdnym dokumentom a hráme sa s údajmi a vzorcami atď.  

Takže pokračujte a vyberte možnosť prázdneho dokumentu. Rozhranie sa bude líšiť od verzie k verzii, ale malo by byť dostatočne podobné, aby ste získali predstavu. O niečo neskôr si stiahneme aj ďalší vzorový hárok Excel .

Vkladanie údajov^{(Inserting the Data)}

Existuje mnoho rôznych spôsobov, ako získať údaje do tabuľky (alebo pracovného hárka). Jedným zo spôsobov je jednoducho napísať, čo chcete, tam, kde to chcete. Vyberte konkrétnu bunku a začnite písať.

Ďalším spôsobom je skopírovať údaje a potom ich vložiť do tabuľky^{(Spreadsheet)} . Je pravda, že ak kopírujete údaje, ktoré nie sú vo formáte tabuľky, môže byť trochu zaujímavé, kde sa nachádzajú vo vašom dokumente. Ale našťastie môžeme vždy dokument upraviť a podľa potreby skopírovať a vložiť inam.

Teraz môžete vyskúšať metódu kopírovania a prilepenia tak, že vyberiete časť tohto článku, skopírujete ho a potom vložíte do prázdnej tabuľky.

Po výbere časti článku a jeho skopírovaní prejdite do tabuľky a kliknite na požadovanú bunku, kde chcete začať prilepovať, a urobte tak. Vyššie uvedená metóda spočíva v použití ponuky pravým tlačidlom myši a následnom výbere možnosti „Prilepiť“ vo forme ikony.

Je možné, že sa pri použití vstavanej metódy prilepenia v Exceli^(Excel) môže vyskytnúť chyba, dokonca aj pri iných vstavaných metódach Excelu . ^(Excel)Našťastie varovanie pred chybou (vyššie) vám pomáha nasmerovať vás správnym smerom, aby ste získali údaje, ktoré ste skopírovali do hárka.

Pri vkladaní údajov Excel robí celkom dobrú prácu pri ich interpretácii. V našom príklade som skopíroval prvé dva odseky tejto časti a Excel ich prezentoval v dvoch riadkoch. Keďže medzi odsekmi bola skutočná medzera, Excel to reprodukoval tiež (s prázdnym riadkom). Ak kopírujete tabuľku, Excel urobí ešte lepšiu prácu pri jej reprodukcii v hárku.

Na prilepenie môžete použiť aj tlačidlo na páse s nástrojmi. ^(Ribbon)Pre vizuálnych ľudí je to skutočne užitočné. Je to znázornené na obrázku nižšie.

Niektoré verzie Excelu^(Excel) (najmä staršie verzie) umožňujú importovať údaje (čo funguje najlepšie s podobnými súbormi alebo CSV – hodnoty oddelené čiarkou – súbory). Niektoré novšie verzie Excelu^(Excel) túto možnosť nemajú, ale stále môžete otvoriť druhý súbor (ten, ktorý chcete importovať), použiť možnosť Vybrať všetko^{(select all)} a potom ho skopírovať a prilepiť do excelovej^(Excel) tabuľky.  

Keď je import dostupný, zvyčajne sa nachádza v ponuke Súbor^(File) . V nových verziách Excelu^(Excel) môžete byť po kliknutí na Súbor^(File) presmerovaní na viac grafického používateľského rozhrania .  Jednoducho^(Simply) kliknite na šípku v ľavom hornom rohu a vrátite sa späť do pracovného hárka.

Hyperlinking

Hypertextové prepojenie^{(Hyperlinking)} je pomerne jednoduché, najmä ak používate pás s nástrojmi^(Ribbon) . V novších verziách Excelu^(Excel) nájdete tlačidlo hypertextového prepojenia pod ponukou Vložiť . ^(Insert)Dá sa k nemu dostať aj pomocou skratky ako príkaz-K^(command-K) .

Formátovanie údajov (príklad: čísla a dátumy)^{(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))}

Niekedy je užitočné údaje naformátovať. To platí najmä pri číslach. prečo? Niekedy čísla automaticky spadajú do všeobecného formátu (akýsi predvolený), ktorý je skôr ako textový formát. Často však chceme, aby sa naše čísla správali ako čísla.  

Ďalším príkladom by boli dátumy, ktoré môžeme chcieť naformátovať, aby sme zabezpečili, že všetky naše dátumy budú konzistentné, napríklad 20200101 alebo 01/01/20 alebo akýkoľvek formát, ktorý si zvolíme pre náš formát dátumu.

K možnosti formátovania údajov máte prístup niekoľkými rôznymi spôsobmi, ktoré sú znázornené na obrázkoch nižšie.

Keď sa dostanete, povedzme, k formátu čísla^(Number) , budete mať niekoľko možností. Tieto možnosti sa zobrazia, keď použijete metódu kliknutia pravým tlačidlom myši. Keď použijete pás s nástrojmi^(Ribbon) , vaše možnosti sú priamo na páse^(Ribbon) s nástrojmi . Všetko závisí od toho, čo je pre vás jednoduchšie.  

Ak už nejaký čas používate Excel , metóda kliknutia pravým tlačidlom myši s výsledným dialógovým oknom formátu čísla (zobrazené nižšie) môže byť jednoduchšie na pochopenie. Ak ste novší alebo viac vizuálny, metóda Ribbon môže dávať väčší zmysel (a oveľa rýchlejšia na použitie). Obidve vám poskytujú možnosti formátovania čísel.

Ak zadáte čokoľvek, čo sa podobá dátumu, novšie verzie Excelu^(Excel) sú dostatočne pekné na to, aby to odrážali na páse^(Ribbon) s nástrojmi , ako je znázornené na obrázku nižšie.

Na páse^(Ribbon) s nástrojmi si môžete vybrať formáty dátumu. Môžete si napríklad vybrať krátke rande alebo dlhé rande. Pokračujte a vyskúšajte to a pozrite si svoje výsledky.

Formátovanie prezentácie (príklad: zarovnanie textu)^{(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))}

Je tiež užitočné pochopiť, ako zarovnať údaje, či chcete, aby boli všetky zarovnané vľavo alebo vpravo (alebo zarovnané atď.). Aj toto je prístupné cez pás s nástrojmi^(Ribbon) .

Ako môžete vidieť na obrázkoch vyššie, zarovnanie textu (tj vpravo, vľavo atď.) je v druhom riadku možnosti Ribbon . Na páse^(Ribbon) s nástrojmi si môžete vybrať aj iné možnosti zarovnania (tj hore, dole) .  

Tiež, ak si všimnete, zarovnanie vecí, ako sú čísla, nemusí vyzerať správne, keď sú zarovnané vľavo (kde text vyzerá lepšie), ale vyzerá lepšie, keď je zarovnaný vpravo. Zarovnanie je veľmi podobné tomu, čo by ste videli v aplikácii na spracovanie textu.

Stĺpce a riadky^{(Columns & Rows)}

Je užitočné vedieť, ako pracovať so stĺpcami a riadkami, ako aj upravovať ich šírku a rozmery^{(adjust the width and dimensions)} . Našťastie, keď to pochopíte, je to celkom jednoduché.  

Pridávanie alebo odstraňovanie riadkov alebo stĺpcov má dve časti. Prvou časťou je proces výberu a druhou je kliknutie pravým tlačidlom myši a výber možnosti vloženia alebo vymazania.  

Pamätáte si údaje, ktoré sme skopírovali z tohto článku a prilepili do nášho prázdneho hárka programu Excel^(Excel) vo vyššie uvedenom príklade? Pravdepodobne ho už nepotrebujeme, takže je to perfektný príklad procesu mazania riadkov.

Pamätáte si^(Remember) náš prvý krok? Musíme vybrať riadky. Pokračujte a kliknite na číslo riadku (naľavo od ľavej hornej bunky) a potiahnite myšou smerom nadol na spodný riadok, ktorý chcete odstrániť. V tomto prípade vyberáme tri riadky.  

Potom druhou časťou nášho postupu je kliknúť na Odstrániť riadky^{(Delete Rows)} a sledovať, ako Excel tieto riadky odstráni.

Proces vloženia riadku je podobný, ale nemusíte vybrať viac ako jeden riadok.  Excel určí, kam kliknete, kam chcete vložiť riadok.  

Ak chcete spustiť proces, kliknite na číslo riadku, ktorý chcete umiestniť pod nový riadok. Toto povie Excelu^(Excel) , aby za vás vybral celý riadok. Z miesta, kde sa nachádzate, Excel vloží riadok nad ním. Urobíte tak kliknutím pravým tlačidlom myši a výberom položky Vložiť riadky.^{(Insert Rows.)}

Ako vidíte vyššie, napísali sme 10 do riadku 10. Potom, po výbere 10 (riadok 10), kliknutí pravým tlačidlom myši a výbere položky Vložiť riadky^{(Insert Rows)} , číslo 10 kleslo o jeden riadok. Výsledkom je, že 10 je teraz v riadku 11.  

Toto ukazuje, ako bol vložený riadok umiestnený nad vybratým riadkom. Pokračujte a vyskúšajte si to sami, aby ste videli, ako proces vkladania funguje.

Ak potrebujete viac ako jeden riadok, môžete to urobiť tak, že vyberiete viac ako jeden riadok a Excelu^(Excel) to poviete , koľko ich chcete a toto množstvo sa vloží nad vybrané číslo riadku.  

Nasledujúce obrázky to ukazujú vo vizuálnom formáte, vrátane toho, ako 10 kleslo o tri riadky, počet vložených riadkov. 

Vkladanie a odstraňovanie stĺpcov je v podstate rovnaké, ibaže vyberáte zhora (stĺpce) namiesto zľava (riadky).

Filtre a duplikáty^{(Filters & Duplicates)}

Keď máme veľa údajov, s ktorými môžeme pracovať, pomôže nám, ak budeme mať v rukáve pár trikov, ako s týmito údajmi ľahšie pracovať.  

Povedzme napríklad, že máte veľa finančných údajov, ale potrebujete sa pozrieť iba na konkrétne údaje. Jedným zo spôsobov, ako to urobiť, je použiť „Filter programu Excel“.

Najprv si nájdime pracovný hárok programu Excel^{(Excel Worksheet)} , ktorý obsahuje veľa údajov, aby sme to mali na čom otestovať (bez toho, aby sme museli zadávať všetky údaje sami). Práve takúto ukážku^{(download just such a sample from Microsoft)} si môžete stiahnuť z Microsoftu . Majte na pamäti, že ide o priamy odkaz na stiahnutie, takže vzorový súbor programu Excel^(Excel) by sa mal začať sťahovať ihneď po kliknutí na tento odkaz.

Teraz, keď máme dokument, pozrime sa na objem údajov. Docela málo, nie? Poznámka: obrázok vyššie bude vyzerať trochu inak ako ten, ktorý máte vo vzorovom súbore, a to je normálne. 

Povedzme, že ste chceli vidieť iba údaje z Nemecka^(Germany) . Použite možnosť „Filter“ na páse s nástrojmi^(Ribbon) (v časti „Domov“). Kombinuje sa s možnosťou „Zoradiť“ vpravo (v novších verziách  Excelu ).^(Excel)

Teraz povedzte Excelu^(Excel) , aké možnosti chcete. V tomto prípade hľadáme údaje o Nemecku^(Germany) ako vybranej krajine.

Všimnete si, že keď vyberiete možnosť filtra, v stĺpcoch sa objavia malé rozbaľovacie šípky. Keď je vybratá šípka, máte niekoľko možností vrátane možnosti „Textové filtre“, ktorú budeme používať. Máte možnosť triediť vzostupne alebo zostupne.  

Dáva zmysel, prečo ich Excel kombinuje na páse^(Ribbon) s nástrojmi, pretože všetky tieto možnosti sa zobrazujú v rozbaľovacom zozname. V časti Textové filtre vyberieme možnosť „Rovná sa…“.

Keď si vyberieme, čo chceme urobiť (v tomto prípade Filter ), poskytnime informácie/kritériá. Radi by sme videli všetky údaje z Nemecka^(Germany) , takže to napíšeme do poľa. Potom kliknite na „OK“.

Všimnite si, že teraz vidíme iba údaje z Nemecka^(Germany) . Údaje boli filtrované. Ostatné údaje sú tam stále. Len je skrytý pred zrakom. Príde čas, keď budete chcieť prerušiť filter a zobraziť všetky údaje.  Jednoducho^(Simply) sa vráťte do rozbaľovacej ponuky a vyberte vymazanie filtra, ako je znázornené na obrázku nižšie.

Niekedy budete mať súbory údajov, ktoré obsahujú duplicitné údaje. Je to oveľa jednoduchšie, ak máte iba jednotlivé údaje. Napríklad, prečo by ste chceli presne ten istý záznam finančných údajov dvakrát (alebo viackrát) v pracovnom hárku programu Excel^{(Excel Worksheet)} ?  

Nižšie^(Below) je uvedený príklad množiny údajov, ktorá obsahuje niektoré údaje, ktoré sa opakujú (zobrazené žltou farbou).

Ak chcete odstrániť duplikáty (alebo viac, ako v tomto prípade), začnite kliknutím na jeden z riadkov, ktorý predstavuje duplicitné údaje (ktorý obsahuje údaje, ktoré sa opakujú). Toto je znázornené na obrázku nižšie.

Teraz prejdite na kartu alebo sekciu „Údaje“ a odtiaľ uvidíte tlačidlo na páse^(Ribbon) s nástrojmi s názvom „Odstrániť duplikáty“. Kliknite na to.

Prvá časť tohto procesu vám ponúka dialógové okno podobné tomu, ktoré vidíte na obrázku nižšie.  Nenechajte^(Don) sa tým zmiasť. Jednoducho sa vás pýta, na ktorý stĺpec sa má pozerať pri identifikácii duplicitných údajov.  

Ak ste napríklad mali niekoľko riadkov s rovnakým menom a priezviskom, ale v ostatných stĺpcoch sú v podstate nezmysly (napríklad skopírovanie/vloženie z webovej lokality) a potrebovali by ste iba jedinečné riadky pre meno a priezvisko, vybrali by ste tie stĺpce, aby nezmysel, ktorý nesmie byť duplicitný, neprichádzal do úvahy pri odstraňovaní nadbytočných údajov.  

V tomto prípade sme ponechali výber ako „všetky stĺpce“, pretože sme riadky duplikovali manuálne, takže sme vedeli, že všetky stĺpce sú v našom príklade úplne rovnaké. (To isté môžete urobiť s ukážkovým súborom programu Excel a otestovať ho.)^(Excel)

Po kliknutí na „OK“ vo vyššie uvedenom dialógovom okne uvidíte výsledok av tomto prípade boli tri riadky identifikované ako zodpovedajúce a dva z nich boli odstránené.

Teraz sa výsledné údaje (uvedené nižšie) zhodujú s údajmi, s ktorými sme začali predtým, ako sme prešli pridaním a odstránením duplikátov.

Práve ste sa naučili pár trikov. Tieto sú obzvlášť užitočné pri práci s väčšími súbormi údajov. Pokračujte a vyskúšajte niektoré ďalšie tlačidlá, ktoré vidíte na páse^(Ribbon) s nástrojmi , a uvidíte, čo robia. Môžete tiež duplikovať svoj vzorový súbor Excel , ak chcete zachovať pôvodný formulár. Premenujte súbor, ktorý ste stiahli, a znova stiahnite ďalšiu kópiu. Alebo duplikujte súbor vo svojom počítači.  

Urobil som duplikáciu karty so všetkými finančnými údajmi (po skopírovaní do môjho ďalšieho vzorového súboru, ten, s ktorým sme začali, bol prázdny) as duplicitnou kartou som mal dve verzie, s ktorými som sa mohol hrať. Môžete to vyskúšať kliknutím pravým tlačidlom myši na kartu a výberom možnosti „ Duplikovať^(Duplicate) “.

Podmienené formátovanie^{(Conditional Formatting)}

Táto časť článku je zahrnutá v časti o vytváraní zošita^(Workbook) kvôli výhodám zobrazenia. Ak sa vám to zdá trochu komplikované alebo hľadáte funkcie a vzorce, preskočte túto časť a vráťte sa k nej vo voľnom čase.

Podmienené formátovanie^(Formatting) je užitočné, ak chcete zvýrazniť určité údaje. V tomto príklade použijeme náš príkladový súbor programu Excel^{(Excel Example)} (so všetkými finančnými údajmi) a vyhľadáme „ hrubé^(Gross) tržby“, ktoré sú nad 25 000 USD. 

Aby sme to dosiahli, musíme najprv zvýrazniť skupinu buniek, ktoré chceme vyhodnotiť. Teraz majte na pamäti, že nechcete zvýrazniť celý stĺpec alebo riadok. Chcete zvýrazniť iba bunky, ktoré chcete vyhodnotiť. V opačnom prípade sa vyhodnotia aj ostatné bunky (ako nadpisy) a boli by ste prekvapení, čo Excel s týmito nadpismi robí (ako príklad).

Takže máme zvýraznené požadované bunky a teraz klikneme na sekciu/skupinu „Domov“ a potom na „Podmienené formátovanie“.

Keď klikneme na „Podmienené formátovanie“ na páse^(Ribbon) s nástrojmi , máme niekoľko možností. V tomto prípade chceme zvýrazniť bunky, ktoré sú väčšie ako 25 000 USD, takže výber vykonáme tak, ako je znázornené na obrázku nižšie.

Teraz sa nám zobrazí dialógové okno a do poľa môžeme zadať hodnotu. Napíšeme 25 000. Nemusíte sa obávať čiarok alebo čohokoľvek, a v skutočnosti to funguje lepšie, ak zadáte len hrubé číslo.

Po kliknutí na „OK“ uvidíme, že polia sa automaticky vyfarbia podľa nášho výberu (vpravo) v našom dialógovom okne „Väčšie ako“. V tomto prípade „Svetločervená výplň tmavočerveným textom^{(Dark Red Text)} ). Mohli sme zvoliť aj inú možnosť zobrazenia.

Toto podmienené formátovanie je skvelý spôsob, ako na prvý pohľad vidieť údaje, ktoré sú nevyhnutné pre ten či onen projekt. V tomto prípade by sme mohli vidieť „segmenty“ (ako sa na ne odkazuje v súbore príkladov programu Excel^{(Excel Example)} ), ktoré dokázali presiahnuť 25 000 USD v hrubom^(Gross) predaji.

Práca so vzorcami a funkciami^{(Working With Formulas and Functions)}

Naučiť sa používať funkcie v Exceli^(Excel) je veľmi užitočné. Sú to základné črevá vzorcov. Ak chcete vidieť zoznam funkcií, aby ste získali predstavu o tom, čo je k dispozícii, kliknite na ponuku/skupinu „Vložiť“ a potom úplne vľavo vyberte „Funkcie/Funkcie“.

Aj keď účelom tohto tlačidla na páse s nástrojmi Excel^{(Excel Ribbon)} je vložiť skutočnú funkciu (čo možno vykonať aj zadaním do riadka vzorcov, počnúc znakom rovná sa a potom začať písať požadovanú funkciu), môžeme použiť aj toto aby ste videli, čo je k dispozícii. Môžete prechádzať funkciami, aby ste získali akúsi predstavu o tom, čo môžete použiť vo svojich vzorcoch.  

Je pravda, že je tiež veľmi užitočné ich jednoducho vyskúšať a zistiť, čo robia. Skupinu, ktorú chcete preskúmať, si môžete vybrať výberom kategórie, napríklad „Bežne používané“ pre kratší zoznam funkcií, ale zoznam, ktorý sa často používa (a pre ktoré sú niektoré funkcie uvedené v tomto článku).

Niektoré z týchto funkcií budeme používať v príkladoch vzorcov, o ktorých hovoríme v tomto článku.

Rovná sa ^{(The Equals )}=znamenie^{( Sign)}

Znamienko rovnosti (=) je v Exceli^(Excel) veľmi dôležité . Hrá zásadnú úlohu. To platí najmä v prípadoch vzorcov.  V zásade^(Basically) nemáte vzorec bez toho, aby ste mu predchádzali znakom rovnosti. A bez vzorca sú to jednoducho údaje (alebo text), ktoré ste zadali do tejto bunky.  

Takže si pamätajte, že predtým, ako Excel^(Excel) požiadate, aby za vás niečo vypočítal alebo zautomatizoval, zadajte do bunky znak rovnosti ( = ).

Ak zahrniete znak $, povie to Excelu^(Excel) , aby vzorec nepremiestnil. Normálne je automatická úprava vzorcov (pomocou toho, čo sa nazýva relatívne odkazy na bunky) zmenám v pracovnom hárku užitočná vec, ale niekedy to možno nechcete a pomocou tohto znaku $ to môžete Excelu^(Excel) povedať . Jednoducho vložte $ pred písmeno a číslo odkazu na bunku.  

Takže relatívny odkaz na bunku D25 bude 25 $ D$. Ak je táto časť mätúca, netrápte sa tým. Môžete sa k nemu vrátiť (alebo sa s ním pohrať s prázdnym excelovým^(Excel) zošitom).

The Awesome Ampersand >> &

Ampersand ( & ) je zábavný malý vzorec „nástroj“, ktorý vám umožňuje kombinovať bunky. Povedzme napríklad, že máte stĺpec pre krstné mená a ďalší stĺpec pre priezviská a chcete vytvoriť stĺpec pre celé meno. Na to môžete použiť &.

Skúsme to v pracovnom hárku programu Excel^{(Excel Worksheet)} . V tomto príklade použijeme prázdny hárok, aby sme neprerušili žiadny iný projekt. Pokračujte a zadajte svoje krstné meno do A1 a zadajte svoje priezvisko do B1. Ak ich chcete skombinovať, kliknite myšou na bunku C1 a zadajte tento vzorec:  =A1 & “ “ & B1 .  Prosím^(Please) , použite len časť kurzívou a nie žiadnu z jej zvyšku (napríklad nepoužívajte bodku).  

Čo vidíš v C1? Vaše celé meno by sa malo zobraziť spolu s medzerou medzi krstným menom a priezviskom, ako by to bolo bežné pri písaní celého mena. Časť vzorca & „ “ & je to, čo vytvorilo tento priestor. Ak by ste neuviedli „ “, mali by ste svoje krstné meno a priezvisko bez medzier (ak chcete vidieť výsledok, skúste to).

Ďalší podobný vzorec používa CONCAT , ale o tom sa dozvieme o niečo neskôr. Zatiaľ majte na pamäti, čo pre vás môže urobiť ampersand ( & ), pretože tento malý tip sa hodí v mnohých situáciách.

Funkcia SUM().^{(SUM() Function)}

Funkcia SUM () je veľmi praktická a robí presne to, čo popisuje. Sčíta čísla, ktoré Excelu prikážete^(Excel) zahrnúť, a poskytne vám súčet ich hodnôt. Môžete to urobiť niekoľkými rôznymi spôsobmi.

Začali sme zadaním niekoľkých čísel, aby sme mali nejaké údaje, s ktorými sme mohli pri používaní funkcie pracovať. Jednoducho sme použili 1, 2, 3, 4, 5 a začali sme v A1 a zadali sme každú bunku smerom nadol smerom k A5.

Teraz, ak chcete použiť funkciu SUM (), začnite kliknutím na požadovanú bunku, v tomto prípade sme použili A6, a napísaním =SUM ( do riadka vzorcov. V tomto príklade zastavte, keď sa dostanete na prvé „(.“ Teraz kliknite na A1 (najvyššia bunka) a potiahnite myšou na A5 (alebo na najspodnejšiu bunku, ktorú chcete zahrnúť) a potom sa vráťte na riadok vzorcov a zadajte koncový znak „“).“ Nezahŕňajte bodky alebo úvodzovky a len zátvorky. 

Ďalším spôsobom použitia tejto funkcie je manuálne zadanie informácií do riadka vzorcov. To je obzvlášť užitočné, ak máte pomerne málo čísel a posúvanie na ich uchopenie je trochu ťažké. Spustite túto metódu rovnakým spôsobom, ako ste to urobili v príklade vyššie, s "= SUM(."

Potom zadajte odkaz na bunku úplne hore. V tomto prípade by to bolo A1. Zahrňte dvojbodku ( : ) a potom zadajte odkaz na bunku naspodku. V tomto prípade by to bola A5.

Funkcia AVERAGE()^{(AVERAGE() Function)}

Čo keby ste chceli zistiť, aký je priemer skupiny čísel? Môžete to jednoducho urobiť pomocou funkcie AVERAGE (). V krokoch nižšie si všimnete, že je to v podstate to isté ako funkcia SUM () vyššie, ale s inou funkciou.  

S ohľadom na to začneme výberom bunky, ktorú chceme použiť pre výsledok (v tomto prípade A6) a potom začneme písať so znakom rovnosti ( = ) a slovom AVERAGE . Všimnete si, že keď ho začnete písať, budú sa vám ponúkať návrhy a ak chcete, namiesto písania celého slova môžete kliknúť na PRIEMERNÝ .^(AVERAGE)

Pred pridaním rozsahu buniek sa uistite, že máte vo vzorci úvodnú zátvorku.  V opačnom prípade^(Otherwise) sa zobrazí chyba.

Teraz, keď máme „= AVERAGE(“ napísané v našej bunke A6 (alebo v ktorejkoľvek bunke, ktorú používate na výsledok), môžeme vybrať rozsah buniek, ktorý chceme použiť. V tomto prípade používame A1 až A5.  

Majte na pamäti, že ho môžete zadať aj ručne, namiesto použitia myši na výber rozsahu. Ak máte veľký súbor údajov, písanie v rozsahu je pravdepodobne jednoduchšie ako posúvanie, ktoré by bolo potrebné na jeho výber. Ale je to samozrejme na tebe.

Na dokončenie procesu jednoducho napíšte zátvorku „“)“ a dostanete priemer z piatich čísel. Ako vidíte, tento proces je veľmi podobný procesu SUM () a ďalším funkciám. Keď si osvojíte jednu funkciu, ostatné budú jednoduchšie.

Funkcia COUNTIF().^{(COUNTIF() Function)}

Povedzme, že sme chceli spočítať, koľkokrát sa určité číslo zobrazí v súbore údajov.  Najprv^(First) si pripravme náš súbor na túto funkciu, aby sme mali čo počítať. Odstráňte všetky vzorce, ktoré môžete mať v A6. Teraz buď skopírujte A1 až A5 a vložte od A6 alebo jednoducho zadajte rovnaké čísla do buniek smerom nadol, počnúc A6 a hodnotou 1 a potom A7 s 2 atď.

Teraz v A11 začnime našu funkciu/vzorec. V tomto prípade napíšeme „ =COUNTIF (.“ Potom vyberieme bunky A1 až A10 .

Uistite sa, že ste zadali alebo vybrali „COUNTIF“ a nie niektorú z ďalších funkcií podobných COUNT, inak nezískame rovnaký výsledok.

Predtým, ako urobíme to isté, čo máme s našimi ostatnými funkciami, a napíšeme koncovú zátvorku „“)“, musíme odpovedať na otázku kritérií a typu, ktorý za čiarkou „,“ a pred zátvorkou „“).

Čo je definované „kritériami“? Tu hovoríme Excelu, čo chceme, aby počítal (v tomto prípade). Napísali sme čiarku a potom „5“ a potom záverečnú zátvorku, aby sme získali počet pätiek (5), ktoré sa objavujú v zozname čísel. Tento výsledok by bol dva (2), pretože existujú dva výskyty.

Funkcia CONCAT alebo CONCANTENATE().^{(CONCAT or CONCANTENATE() Function)}

Podobne ako v našom príklade s použitím ampersandu ( & ) v našom vzorci môžete bunky spojiť pomocou funkcie CONCAT (). Pokračujte a skúste to pomocou nášho rovnakého príkladu.  

Napíšte svoje krstné meno do A1 a svoje priezvisko do B1. Potom v C1 napíšte CONCAT (A1, „ “, B1).

Uvidíte, že dostanete rovnaký výsledok ako my s ampersandom (&). Mnoho ľudí používa ampersand, pretože je to jednoduchšie a menej ťažkopádne, ale teraz vidíte, že máte aj inú možnosť.

Poznámka: Táto funkcia môže byť CONCANTENATE vo vašej verzii Excelu^(Excel) .  Microsoft skrátil názov funkcie len na CONCAT , čo sa zvyčajne ľahšie píše (a pamätá si) v neskorších verziách softvéru. Našťastie, ak začnete písať CONCA do riadku vzorcov (za znamienkom rovná sa), uvidíte, ktorú verziu používa vaša verzia Excelu^(Excel) a môžete si ju vybrať kliknutím myšou.

Pamätajte^(Remember) , že keď ho začnete písať, aby vaša verzia Excelu^(Excel) mohla odhaliť správnu funkciu, zadajte iba „CONCA“ (alebo kratší) a nie „CONCAN“ (ako začiatok pre CONCANTENATE ), inak sa vám nemusí zobraziť Excel ' s návrhom, pretože tam sa tieto dve funkcie začínajú líšiť.

Nebuďte prekvapení, ak radšej použijete metódu zlúčenia s ampersandom (&) namiesto CONCAT (). To je normálne.

If/Then Formulas

Povedzme, že chceme použiť If/Then Formula na identifikáciu sumy zľavy^(Discount) (druhu druhej zľavy) v novom stĺpci v našom príklade súboru Excel . V takom prípade najskôr začneme pridaním stĺpca a pridávame ho za stĺpec F^{(Column F)} a pred stĺpec G^{(Column G)} (opäť v našom stiahnutom vzorovom súbore).

Teraz zadáme vzorec. V tomto prípade to napíšeme do F2 a je to “=AK(E2>25000, “ ZĽAVA 2^{(DISCOUNT 2)} ”). To spĺňa to, čo vzorec hľadá pri teste (E2 väčšie ako 25k) a potom výsledok, ak číslo v E2 prejde týmto testom („ ZĽAVA 2^{(DISCOUNT 2)} “). 

Teraz skopírujte F2 a vložte bunky, ktoré nasledujú za ním, do stĺpca F.

Vzorec sa automaticky upraví pre každú bunku (relatívne odkazovanie na bunku) s odkazom na príslušnú bunku.  Pamätajte^(Remember) , že ak nechcete, aby sa automaticky upravoval, môžete pred bunku alfa uviesť znak $ a tiež číslo, napríklad A1 je $A$1. 

Na obrázku vyššie môžete vidieť, že „ZĽAVA 2“ sa zobrazuje vo všetkých bunkách v stĺpci F2. Je to preto, že vzorec hovorí, že sa má pozerať na bunku E2 (reprezentovanú $E$2) a nie na žiadne relatívne bunky. Takže, keď sa vzorec skopíruje do ďalšej bunky (tj F3), stále sa pozerá na bunku E2 kvôli znakom dolára. Všetky bunky teda dávajú rovnaký výsledok, pretože majú rovnaký vzorec odkazujúci na rovnakú bunku.

Ak tiež chcete, aby sa namiesto slova „FALSE“ zobrazila hodnota, jednoducho pridajte čiarku a potom slovo alebo číslo, ktoré sa má zobraziť (text by mal byť v úvodzovkách) na konci vzorca pred znak koncová zátvorka.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Správa vašich excelových projektov^{(Managing Your Excel Projects)}

Našťastie so spôsobom, akým sú dokumenty programu Excel navrhnuté, môžete so svojimi ^(Excel)zošitmi programu Excel^{(Excel Workbooks)} urobiť dosť . Možnosť mať v dokumente rôzne pracovné hárky (karty) vám umožňuje mať súvisiaci obsah v jednom súbore. Ak máte pocit, že vytvárate niečo, čo môže mať vzorce, ktoré fungujú lepšie (alebo horšie), môžete skopírovať (možnosť kliknutia pravým tlačidlom myši) svoje pracovné hárky^(Worksheet) (karty), aby ste získali rôzne verzie pracovného hárka^(Worksheet) .  

Môžete premenovať svoje karty a použiť dátumové kódy, aby ste vedeli, ktoré verzie sú najnovšie (alebo najstaršie). Toto je len jeden príklad toho, ako môžete tieto karty využiť vo svoj prospech pri správe projektov Excel.

Tu je príklad premenovania kariet v jednej z novších verzií Excelu^(Excel) . Začnete kliknutím na kartu a dostanete výsledok podobný obrázku tu: 

Ak túto odpoveď nedostanete, je to v poriadku. Možno máte staršiu verziu Excelu^(Excel) , ale tá je do istej miery intuitívna, pretože vám umožňuje premenovať karty. Môžete kliknúť pravým tlačidlom myši na kartu a získať možnosť „premenovať“ aj v starších verziách Excelu^(Excel) a niekedy jednoducho zadať priamo na kartu.

Excel vám poskytuje toľko príležitostí na vašej ceste pri učení sa, ako používať Excel . Teraz je čas ísť von a použiť to! Bavte^(Have) sa.

Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel

In an article written in 2018, Robert Half, a company speсializing in human resources and the financial industry, wrote that 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity.  Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.

Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.

As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others. 

Basic Definitions

It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are).  But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.

Workbooks vs. Worksheets

Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

The Worksheets are the actual parts where you enter the data.  If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option.  Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.

The Ribbon

The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions).  This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.  

There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings. 

Excel Shortcuts

Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them.  Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.  

Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers.  Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.

Formulas vs. Functions

Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas.  For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.  

More on this function (and other functions) a bit further on in this article.

Formula Bar

The formula bar is an area that appears below the Ribbon.  It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.  

When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).

Creating & Formatting a Worksheet Example

There are many things you can do with your Excel Worksheet.  We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.

The First Workbook

It is helpful to start with a blank Workbook.  So, go ahead and select New.  This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.

Note:  The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere.  This is a screenshot of the newer Excel.

When you click on New you are more than likely going to get some example templates.  The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.  

One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”.  For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.  

So go ahead and select the blank document option.  The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.

Inserting the Data

There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet).  One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.

Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet.  Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document.  But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.

You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.

After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so.  The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.

It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well.  Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.

When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows.  Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.

Also, you can use the button in the Ribbon to paste.  For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.

Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files).  Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.  

When import is available, it is generally found under the File menu.  In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File.  Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.

Hyperlinking

Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon.  You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions.  It may also be accessed via a shortcut like command-K.

Formatting Data (Example: Numbers and Dates)

Sometimes it is helpful to format the data.  This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.  

The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.

You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.

Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options.  These options appear when you use the right-click method.  When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon.  It all depends on which is easier for you.  

If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand.  If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.

If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.

From the Ribbon you can select formats for your date.  For example, you can choose a short date or a long date.  Go ahead and try it and view your results.

Presentation Formatting (Example: Aligning Text)

It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc).  This too can be accessed via the Ribbon.

As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option.  You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.  

Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right.  The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.

Columns & Rows

It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows.  Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.  

There are two parts to adding or deleting rows or columns.  The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.  

Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example?  We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.

Remember our first step?  We need to select the rows.  Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete.  In this case, we are selecting three rows.  

Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.

The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row.  Excel will determine where you click is where you want to insert the row.  

To start the process, click on the row number that you want to be below the new row.  This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that.  You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.

As you can see above, we typed 10 in row 10.  Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row.  It resulted in the 10 now being in row 11.  

This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row.  Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.

If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.  

The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted. 

Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).

Filters & Duplicates

When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.  

For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data.  One way to do that is to use an Excel “Filter.”

First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves).  You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.

Now that we have the document, let’s look at the volume of data.  Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal. 

Let’s say you only wanted to see data from Germany.  Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”).  It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions). 

Now, tell Excel what options you want.  In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.

You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns.  When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using.  You have an option to sort ascending or descending.  

It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list.  We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”

After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria.  We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”

You will notice that now we only see data from Germany.  The data has been filtered. The other data is still there.  It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data.  Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.

Sometimes you will have data sets that include duplicate data.  It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?  

Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).

To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated).  This is shown in the below image.

Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.

The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image.  Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.  

For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.  

In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example.  (You can do the same with the Excel example file and test it.)

After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.

Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.

You have just learned a couple tricks.  These are especially helpful when dealing with larger data sets.  Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do.  You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form.  Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.  

What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will.  You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”

Conditional Formatting

This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits.  If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.

Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data.  In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000. 

In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated.  Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated.  Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).

So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”

When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options.  In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.

Now we will see a dialog box and we can type the value in the box.  We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.

After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box.  In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.

This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another.  In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.

Working With Formulas and Functions

Learning how to use functions in Excel is very helpful.  They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”

Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available.  You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.  

Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do.  You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).

We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.

The Equals = Sign

The equals sign ( = ) is very important in Excel.  It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas.  Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.  

So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.

If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula.  Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that.  You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.  

So a relative cell reference of D25 becomes $D$25.  If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).

The Awesome Ampersand >> &

The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells.  For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name.  You can use the & to do just that.

Let’s try it in an Excel Worksheet.  For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project.  Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula:  =A1 & “ “ & B1.  Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).  

What do you see in C1?  You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name.  The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).

Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later.  For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.

SUM() Function

The SUM() function is very handy and it does just what it describes.  It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values.  You can do this in a couple of different ways.

We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function.  We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.

Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar.  In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).”  Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses. 

The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar.  This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult.  Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”

Then, type the top-most cell’s cell reference.  In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.

AVERAGE() Function

What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was?  You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.  

With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE.  You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers.  As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.

COUNTIF() Function

Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set.  First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6.  Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.

Now, in A11 let’s start our function/formula.  In this case, we are going to type “=COUNTIF(.”  Then, we will select cells A1 through A10.

Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function.  Go ahead and try it, using our same example.  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

Related posts

• Ako vytvoriť Ganttov diagram v programe Microsoft Excel

• Ako porozumieť analýze What-If v programe Microsoft Excel

• 40 najlepších klávesových skratiek programu Microsoft Excel

• Ako zmeniť pozadie v Microsoft Teams

• Pridajte trendovú čiaru lineárnej regresie do bodového grafu Excel

• Ako vytvoriť vývojový diagram vo Worde a Exceli

• Ako úplne odstrániť osobné metadáta z dokumentov balíka Microsoft Office

• Ako pridať chybové riadky v Exceli

• Sprievodca všetkými rozšíreniami súborov programu Excel a ich význam

• Ako vložiť podpis do dokumentu programu Microsoft Word

• Ako zaznamenať makro v Exceli

• Microsoft Word neodpovedá? 8 spôsobov, ako to opraviť

• 12 užitočných tipov a trikov pre Microsoft Word

• Ako odpočítať dátumy v Exceli

• Pomocou okna sledovania programu Excel môžete monitorovať dôležité bunky v zošite

• Ako pridať komentáre do bunky pracovného hárka programu Excel

• Použite súhrnné funkcie na zhrnutie údajov v Exceli

• Ako prepínať medzi pracovnými hárkami v Exceli

• Ako nájsť zodpovedajúce hodnoty v Exceli

• Ako používať Sparklines v Exceli