Prehľadávajte e-maily Outlook podľa odosielateľa, dátumu, kľúčového slova, veľkosti a ďalších

„Kam zmizol môj email? Jednoducho to zmizlo." Je šokujúce, koľkokrát som to počas svojej kariéry počul. Nie je to však také šokujúce, ako koľko ľudí si neuvedomuje, že môžu jednoducho vyhľadať konkrétny e-mail v programe Outlook(Outlook)

Po prečítaní tejto príručky o tom, ako vyhľadávať e-maily v Outlooku(Outlook) podľa dátumu, odosielateľa, kľúčového slova a ďalších, budete môcť nájsť akýkoľvek e-mail aj v Outlooku(Outlook) . Poskytneme vám všetky tipy na vyhľadávanie e-mailov v programe Outlook(Outlook) , ktoré môžete zvládnuť.

Sú vaše e-maily indexované?(Are Your Emails Indexed?)

Ak chcete dosiahnuť najlepšie výsledky vyhľadávania v e-mailoch, uistite sa, že Outlook indexoval všetko. 

Čo je indexovanie? Rovnako(Just) ako v indexe knihy sú uvedené všetky témy a kde ich možno nájsť, indexovanie v programe Outlook(Outlook) vytvorí takúto databázu. Pre programy je jednoduchšie prehľadávať databázu ako množstvo voľného textu.

  1. Umiestnite kurzor do poľa Hľadať v aktuálnej poštovej schránke(Search Current Mailbox ) , známeho aj ako pole Okamžité vyhľadávanie(Instant Search) . Tým sa zobrazí panel nástrojov vyhľadávania .(Search tools )
  2. Kliknite na tlačidlo Vyhľadávacie nástroje(Search Tools ) a potom na Stav indexovania(Indexing Status) . Otvorí sa malé okno zobrazujúce, koľko e-mailov zostáva na indexovanie. 

Ak je počet položiek, ktoré sa majú indexovať, iný ako nula, venujte tomu niekoľko minút. Tým sa zabezpečí, že vyhľadávanie bude čo najkompletnejšie.

Indexovanie si vyžaduje určité zdroje. Ak zistíte, že to príliš spomaľuje Outlook alebo váš počítač, môžete (Outlook)vypnúť indexovanie, aby ste dosiahli lepší výkon počítača(turn off indexing to get better computer performance) .

Natrvalo pridať kartu vyhľadávania(Permanently Add Search Tab)

Nebolo by skvelé, keby sme sa mohli ľahko dostať na kartu vyhľadávania bez toho, aby sme museli zakaždým klikať na panel vyhľadávania? Poďme to urobiť.

  • Kliknite na Súbor(File) .

  • Kliknite na Možnosti(Options) na ľavej strane, približne v polovici.

  • V okne Možnosti kliknite na položku Prispôsobiť pás s nástrojmi(Customize Ribbon)

  • Na table Prispôsobiť pás s nástrojmi(Customize Ribbon) kliknite na rozbaľovaciu ponuku v časti Vybrať príkazy z:(Choose commands from:) a vyberte položku Karty nástrojov(Tool Tabs) .

  • Vyhľadajte vyhľadávacie nástroje(Search Tools) a vyberte ich. Potom kliknite na tlačidlo Add>>

  • Vyhľadávacie nástroje sa zobrazia v oblasti hlavných kariet(Main Tabs) . Pomocou šípok nahor a nadol vedľa tejto oblasti určte, kde sa na páse s nástrojmi zobrazí, alebo ju nechajte tam, kde je. Potom kliknutím na OK potvrďte(OK) zmenu.

  • Vyhľadajte kartu Vyhľadávacie nástroje . (Search Tools )Teraz máme kedykoľvek jednoduchý prístup ku všetkým vyhľadávacím nástrojom.

Nastavte rozsah vyhľadávania(Set The Scope Of The Search)

V záložke Search Tools si jednoducho nastavíme rozsah vyhľadávania. Na ľavej strane uvidíme, že rozsah môžeme nastaviť na Všetky poštové schránky(All Mailboxes) , Aktuálna poštová schránka(Current Mailbox) , Aktuálny priečinok( Current Folder) , Podpriečinky( Subfolders) alebo Všetky položky programu Outlook(All Outlook Items) .

Všetky poštové schránky(All Mailboxes) – tento rozsah vyberte, ak máme v Outlooku(Outlook) zdieľané poštové schránky alebo iné účty . Niektorí ľudia môžu mať v programe Outlook(Outlook) svoje pracovné aj osobné e-mailové kontá .

Aktuálna schránka(Current Mailbox) – tento rozsah vyberte, ak chcete, aby vyhľadávanie zostalo len v jednej schránke. Uistite sa, že je poštová schránka vybratá na ľavej table programu Outlook .

Aktuálny priečinok(Current Folder) – tento rozsah obmedzí vyhľadávanie na priečinok, ktorý je aktuálne vybratý na ľavej table programu Outlook .

Podpriečinky(Subfolders) – toto obmedzuje rozsah na priečinky pod ľubovoľným priečinkom vybratým v ľavom paneli.

Všetky položky programu Outlook(All Outlook Items) – Najotvorenejší rozsah použije vyhľadávanie na všetky e-maily, kontakty, položky kalendára a úlohy. Kvôli veľkému množstvu údajov môže byť vyhľadávanie v tomto rozsahu pomalé a prináša zbytočné výsledky. Tento rozsah používajte s mierou.

Operátory vyhľadávania v programe Outlook(Search Operators In Outlook)

Výsledky vyhľadávania je možné spresniť pomocou operátorov vyhľadávania. 

Ak chcete nájsť konkrétnu frázu, umiestnite okolo hľadanej frázy dvojité úvodzovky.

Príklad: Správa TPS

Ak chcete nájsť položky, ktoré musia obsahovať dve alebo viac slov, ale nie nevyhnutne tesne vedľa seba alebo v napísanom poradí, použite operátor AND .

Príklad: práca A(AND ) víkend

Ak chcete nájsť položky obsahujúce kľúčové slovo a vylúčiť položky, ktoré obsahujú iné kľúčové slovo, použite operátor NOT .

Príklad: sobota NIE JE(NOT ) skvelá

Hľadáte niečo, čo by mohlo mať jedno alebo druhé slovo? Skúste operátor OR .

Príklad: žirafa ALEBO(OR ) produkt

Všetky tieto operátory možno kombinovať, aby bolo vyhľadávanie také špecifické, ako by sme chceli. Mohli by sme mať niečo také zložité, ako je „ správa TPS “ A(” AND) víkend ALEBO žirafa NIE JE(NOT) skvelé.

Prehľadávajte Outlook podľa kľúčového slova(Search Outlook By Keyword)

Najjednoduchšie vyhľadávanie Outlook e-mailu je vyhľadávanie kľúčových slov. Najjednoduchšie sa to robí z poľa Okamžité vyhľadávanie(Instant Search) v hornej časti našej doručenej pošty.

  • Rozsah nastavte(Set) v rozbaľovacom poli vedľa poľa Okamžité vyhľadávanie(Instant Search) alebo na karte Hľadať(Search) .

  • Zadajte kľúčové slovo alebo slová do vyhľadávacieho poľa a klepnite na kláves Enter(Enter ) . Tu môžete použiť operátory vyhľadávania, ktoré vám pomôžu spresniť vyhľadávanie.

Vyhľadajte Outlook podľa odosielateľa(Search Outlook By Sender)

Ak chcete vyhľadať e-maily programu Outlook podľa odosielateľa:

  • Prejdite na kartu Hľadať(Search) a kliknite na tlačidlo Od(From )

  • To vstúpi
    od: “Meno odosielateľa”
    v poli Okamžité vyhľadávanie(Instant Search)

  • Odstráňte(Remove Sender) meno odosielateľa medzi dvojitými úvodzovkami a zadajte meno osoby, ktorú hľadáme. Môžeme tiež jednoducho zadať celý výraz priamo do Okamžitého vyhľadávania(Instant Search) . Hľadajte klepnutím na kláves Enter(Enter ) .

Vyhľadajte Outlook podľa predmetu(Search Outlook By Subject)

Ak chcete hľadať v e-mailoch programu Outlook(Outlook) podľa predmetu: 

  • Na karte Hľadať kliknite na Predmet(Subject)

  • Toto kladie
    subject:”keywords”< /pre > v poli Okamžité vyhľadávanie(Instant Search)

  • Nahraďte kľúčové slová predmetom, ktorý hľadáme. Celú frázu je možné zadať aj do Okamžitého vyhľadávania(Instant Search) . Hľadajte klepnutím na kláves Enter(Enter ) .

Vyhľadajte Outlook podľa dátumu(Search Outlook By Date)

Ak chcete vyhľadať e-maily programu Outlook podľa dátumu:

  • Na karte Hľadať kliknite na Tento týždeň(This Week) . Zobrazí možnosti; Dnes(Today) , včera, tento týždeň(Week) , minulý týždeň(Week) , tento mesiac(Month) , minulý mesiac(Month) , tento rok, minulý rok.

  • Čokoľvek je vybraté, bude zadané do poľa Okamžité vyhľadávanie(Instant Search) ako;
    prijaté:dnes, prijaté:včera, prijaté:tento týždeň, prijaté:minulý týždeň, prijaté:tento mesiac, prijaté:minulý mesiac, prijaté:tento rok, prijaté:minulý rok
    Hľadajte stlačením klávesu Enter .

Môžeme použiť aj prijatý: operátor s kalendárnymi dátumami (

received:dd/mm/yyyy
received:tuesday
Outlook Tuesday Tuesdays

V Outlooku vyhľadajte položky s prílohami(Search Outlook For Items With Attachments)

Vyhľadávanie e-mailov programu Outlook(Outlook) podľa príloh:

  • Na karte Hľadať kliknite na položku Má prílohy(Has Attachments)

  • To vstúpi
    prílohy: áno
    v poli Okamžité vyhľadávanie(Instant Search) . Toto by sa malo skombinovať s iným typom vyhľadávania na zúženie poľa. Hľadajte klepnutím na Enter .

Mohli by sme aj písať

hasattachments:no

Prehľadávajte Outlook podľa kategórie(Search Outlook By Category)

Používanie nástroja Kategória(Category) na organizovanie e-mailov je nedostatočne využívané. 

  • Vyhľadávať podľa kategórie môžeme pomocou tlačidla Kategorizované(Categorized ) pod záložkou vyhľadávania. 

  • Vstúpi
    category:=”Kategória farieb”
    v poli Okamžité vyhľadávanie(Instant Search) . Stlačením klávesu Enter spustíte vyhľadávanie.

Dá sa to zadať aj ručne. Stačí(Just) zmeniť farbu podľa kategórie. Ak chcete napríklad vyhľadať červenú kategóriu, zadali by sme

category:=”Red Category”
category:=”Blue Category”

Vyhľadajte e-mail programu Outlook podľa príjemcu(Search Outlook Email By Recipient)

Toto je spôsob, ako vyhľadávať e-maily podľa toho, komu boli odoslané. 

  • Kliknutím na tlačidlo Odoslať(Sent To ) sa nám zobrazia možnosti; Odoslané(Sent) : Ja alebo CC: Ja, neodoslané priamo(Sent Directly) mne a odoslané(Sent) inému príjemcovi(Recipient)

  • Ak zvolíme Odoslané inému(Sent) príjemcovi ,(Recipient) budeme musieť upraviť text vo vyhľadávacom paneli. Bude to vyzerať
    komu : “ Meno príjemcu ”(Recipient)

  • Odstráňte(Delete) časť Meno príjemcu(Recipient Name) a zadajte meno, ktoré hľadáme. Pre vyhľadávanie stlačte (Hit) Enter .

Hľadať podľa prečítaných alebo neprečítaných(Search By Read Or Not Read)

E-maily programu Outlook(Outlook) môžete vyhľadávať podľa toho, či boli prečítané alebo neprečítané.

  • Kliknutím na tlačidlo Neprečítané(Unread) na karte Hľadať(Search) nájdete všetky e-maily, ktoré ešte neboli prečítané. 

  • Vstúpi
    je prečítané:nie
    vo vyhľadávacom paneli. Stlačením klávesu Enter spustíte vyhľadávanie.

  • Ak chcete nájsť prečítaný e-mail, zmeňte ho na
    je prečítané: áno
    a stlačením klávesu Enter vyhľadajte.

Hľadať podľa označeného(Search By Flagged)

Používanie príznakov na označenie dôležitých e-mailov pomáha zostať nad vecou. 

  • Ak chcete nájsť e-maily, ktoré sú označené príznakom, kliknite na tlačidlo Označené(Flagged ) na karte Hľadať. 

  • Bude hľadať s
    followupflag:followup flag
    . Ďalšie možnosti sú
    followupflag:neoznačené
    a
    followupflag:completed
    . Hľadajte klepnutím na Enter .

Hľadať podľa dôležitosti(Search By Importance)

Pozrite si(See) iba dôležité e-maily v programe Outlook(Outlook) nasledovne.

  • Pod označeným tlačidlom na karte Hľadať(Search) sa nachádza tlačidlo Dôležité(Important) . Kliknutím na to sa vrátia všetky položky, ktoré sú označené ako dôležité. 

  • Vyhľadávací dopyt vyzerá takto
    dôležitosť: vysoká
    . Môžeme zmeniť vysoké na nízke alebo normálne. Ak chcete hľadať, kliknite(Click) na lupu alebo stlačte Enter .

Kombinácia možností vyhľadávania(Combining Search Options)

Všetky vyššie uvedené možnosti vyhľadávania je možné kombinovať. Ak napríklad hľadáme položky, ktoré sú dôležité a označené príznakom, môžeme zadať

importance:high followupflag:followup

Môžete to zadať alebo jednoducho kliknúť na tlačidlo Dôležité(Important) a potom na tlačidlo Označené(Flagged) .

Ďalšie možnosti vyhľadávania(More Search Options)

Kliknite na tlačidlo Viac(More) na karte Hľadať(Search) a zobrazí sa viac ako 20 ďalších spôsobov vyhľadávania. 

Väčšinou pod panel vyhľadávania umiestni rozbaľovaciu ponuku s možnosťami, ktoré konkrétny typ vyhľadávania podporuje.

more-added-drop-down.png

Rozšírené možnosti vyhľadávania(Advanced Search Options)

Máme prístup k viac ako stovke rôznych možností vyhľadávania, ktoré ďaleko presahujú rámec toho, čo sme pokryli. Možno to nikdy nepoužijeme, ale je dobré vedieť, že je to tu. 

  • Kliknite na Search Tools a potom na Advanced Find

  • Otvorí sa okno  Rozšírené hľadanie .(Advanced Find)

Nájdite si čas a rozhliadnite sa tu. Je ohromujúce, koľko sa toho dá urobiť. Môžeme vyhľadávať na základe ľubovoľného poľa akejkoľvek položky programu Outlook(Outlook) . Existuje niekoľko stoviek rôznych vecí, v ktorých môžeme hľadať.

Sila vyhľadávania v Outlooku(The Power Of Outlook Search)

Nie ste prekvapení, aké rozsiahle a výkonné sú možnosti vyhľadávania v Outlooku(Outlook) ? Vedeli(Did) ste vôbec, že ​​je to všetko možné? Väčšina ľudí pravdepodobne nikdy nepoužíva desatinu všetkých vecí, ktoré Outlook dokáže. Použite to ako odrazový mostík, aby ste sa dozvedeli, čo ešte môže Outlook urobiť pre vás. 

Môžete si vytvoriť svoje vlastné skratky v programe Outlook pre e-mailové úlohy(create your own Outlook shortcuts for email tasks) . Nastavte pravidlá programu Outlook na usporiadanie e-mailov do priečinkov(Outlook rules to organize email into folders) . Alebo dokonca naplánujte odoslanie e-mailu na konkrétny čas(schedule an email to be sent at a specific time) ! Nechať si Outlook len tak čítať e-maily je niečo ako používať Ferrari na nákup potravín.



About the author

Som počítačový technik s viac ako 10-ročnými skúsenosťami a skúsenosťami s prácou so zariadeniami Android. Posledných päť rokov pracujem aj v kancelárii, kde som sa naučil používať Office 365 a MacOS. Vo voľnom čase rád trávim čas vonku pri hudbe alebo pozeraní filmov.



Related posts