Mať e-mailovú adresu je ako mať telefónne číslo: Akonáhle je na svete, už ho nebudete chcieť zmeniť.

Okrem odhadovaných 30 % e-mailových adries, ktoré sa každý rok menia – väčšina z nich sú firemné e-maily – by väčšina ľudí pravdepodobne nechcela riešiť problémy s prenosom kontaktov, presmerovaním ľudí na novú e-mailovú adresu alebo hľadaním každej stránky. , predplatné a príjemca faktúry, aby aktualizovali svoju e-mailovú adresu v záznamoch.

Niekedy však majú ľudia dobrý dôvod na masívny prechod z jedného digitálneho prostredia do druhého. Je možné, že váš poskytovateľ e-mailu je zastaraný a nedokáže držať krok s modernými vzormi; alebo možno váš poskytovateľ zatvára a vy si potrebujete nájsť nový domov.

Väčšina ľudí v skutočnosti nemá dobrú predstavu o tom, čo existuje a čo odlišuje jednu e-mailovú službu od druhej. Faktom však je, že Microsoft Outlook a Google Gmail sa stali dvoma najpríkladnejšími platformami na správu toho, čo sa takmer stalo základným aspektom života.

Čo robí týchto dvoch poskytovateľov e-mailu lepšími, horšími, odlišnými alebo rovnakými v porovnaní s ostatnými? Pokiaľ ide o bezplatné osobné plány, nuansy medzi Outlookom^(Outlook) a Gmailom^(Gmail) sú pre väčšinu používateľov pravdepodobne bezvýznamné. Preto sa tu zameriame na porovnanie obchodného plánu každej služby založenej na predplatnom, aby ste sa mohli rozhodnúť, ktorý z nich má pre vás alebo vašu spoločnosť a zamestnancov väčší zmysel.

Vzhľad, pocit a cena

Nechajme to z cesty. Outlook a Gmail ponúkajú veľmi odlišné rozhrania. Zjednodušene povedané, Outlook si zachováva firemnú atmosféru, zatiaľ čo Gmail ponúka niečo o niečo kreatívnejšie a podobné spusteniu. Ak je Outlook moderným pohľadom na podnikovú komunikáciu, Gmail je postmoderný.

Rozhranie Outlooku je nabité možnosťami a prispôsobiteľnými funkciami, z ktorých mnohé vy alebo vaši zamestnanci nikdy nebudete používať. Aj keď Gmail ponúka vlastnú sadu funkcií, celkovo ide o oveľa jednoduchšiu používateľskú skúsenosť zameranú na poskytovanie základných prvkov, ktoré potrebujete, aby ste boli efektívni.

Pokiaľ ide o nákup týchto e-mailových služieb, v skutočnosti kupujete balíky, s ktorými sú dodávané, Microsoft Office 365 a Google G Suite . Jedna vec, ktorú treba mať na pamäti, je , že Office 365 vyžaduje ročný záväzok, aj keď sa vám účtujú poplatky mesačne. G Suite je čisto mesačný plán predplatného založený na počte zamestnancov. Tu je návod, ako sa tieto ceny menia na používateľa za mesiac.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Sada nástrojov

Opäť platí, že keď si kúpite Outlook alebo Gmail na podnikanie, kupujete si skutočne viac než len e-mailovú službu. Kupujete si súpravu nástrojov, z ktorých e-mail je len jeden.

Pokiaľ ide o to, čím sa Office 365 a G Suite líšia, je to skutočne porovnanie medzi etablovaným a jeho disruptorom. Viac o tom, čo robí tieto dve suity rovnakými a odlišnými, pokryjeme v budúcom článku, ale tu sú niektoré z kontrastných aspektov, ktoré vynikajú.

Microsoft Office 365

Všetci sme používali Microsoft Word , Excel a PowerPoint . Toto sú základné princípy Office , ale Office 365 ponúka ešte viac. Dnes sú tieto tri programy dostupné online, nielen ako programy pre počítače, vďaka čomu sa práca, ktorú v nich robíte, ľahšie ukladá a zdieľa. Okrem toho vám 365 ponúka:

• Outlook pre e-mail
• OneDrive na ukladanie súborov v cloude
• OneNote , digitálny poznámkový blok
• SharePoint , podnikový intranet
• Microsoft Teams pre okamžité správy a videokonferencie

Týchto niekoľko aplikácií ponúka rozsiahle možnosti, ktoré definujú spôsob, akým podniky interne fungujú v digitálnom meradle. Je obrovským lákadlom, že spoločnosť Microsoft^(Microsoft) tak úspešne začlenila do týchto nástrojov, aby zjednodušila skúsenosti, ktoré podnikom ponúka.

Google G Suite

Zatiaľ čo G Suite ponúka svoj vlastný rad aplikácií, ktoré sú na rovnakej úrovni ako základné produkty spoločnosti Microsoft – a navyše. Alternatívou služby G Suite k Wordu^(Word) , Excelu^(Excel) a PowerPointu^(PowerPoint) sú Dokumenty^(Docs) , Tabuľky^(Sheets) a Prezentácie^(Slides) . G Suite však ponúka ešte viac, čo by bolo užitočné pre každú firmu:

• Kalendár^(Calendar) pre jednoduché plánovanie tímu
• Prúdy^(Currents) pre celofiremné diskusie
• Hangouts Chat na odosielanie okamžitých správ
• Hangouts Meet na videokonferencie
• Formuláre^{(Forms )} na vytváranie prieskumov a formulárov
• Stránky^{(Sites )} na vytváranie webových stránok
• App Builder na vytváranie obchodných aplikácií
• Ponechajte^{(Keep )} na usporiadanie nápadov
• Jamboard , digitálna tabuľa
• Disk^{(Drive )} na ukladanie a zdieľanie súborov
• Google Cloud Search na vyhľadávanie v G Suite
• Admin, Vault a Mobile^{(Admin, Vault, and Mobile )} pre bezpečnú správu používateľov, zariadení a údajov

Je zrejmé, že tu je potrebné zvážiť veľa. Outlook zlučuje veľa do niekoľkých, ale robustných aplikácií, ktoré ponúka. Google ponúka zdanlivo oveľa širšiu škálu možností rozložených vo viacerých aplikáciách, pričom niektoré z nich Office 365 neponúka vôbec.

Organizácia

Keď podnikáte, e-maily sú nepretržité; a sú viac než len vozidlá na konverzáciu. E-maily sú nádoby vedomostí, ktoré odborníci používajú na prijímanie obchodných rozhodnutí, z ktorých niektoré sú kritické. Ak nedokážete udržať konverzácie a informácie prioritne a usporiadané, bude ťažké efektívne a efektívne pracovať pri rýchlosti podnikania a vyhnúť sa ohrozeniu kvality výsledkov.

Outlook

Ak uvažujete o tradičných preddigitálnych metódach organizácie, pravdepodobne vám napadnú priečinky a súbory. Keďže digitalizácia je v podstate proces prijímania hmatateľných činností a ich abstrahovania do digitálnych procesov, prirodzene by sa dalo predpokladať, že vytváranie e-mailových priečinkov a súborov je prirodzeným postupom.

Takto funguje Outlook . Používa tradičný systém priečinkov a umožňuje vám kategorizovať e-maily v rámci týchto priečinkov pomocou farebných kariet, rovnako ako pri rozbaliteľnom súbore. Môžete vytvoriť toľko priečinkov a podpriečinkov, koľko chcete. Outlook sa tiež snaží uprednostňovať e-maily tým, že filtruje tie, ktoré by ste považovali za neporiadok. Tieto idú do priečinka Neporiadok^(Clutter) , aby vám neprekážali, kým si ich nebudete môcť prezerať.

Gmail

V popise sa to môže zdať tak, že medzi tým, ako Gmail a Outlook organizujú e-maily, existuje len malá nuansa; pri aktívnom používaní systému Gmail sa však organizácia a metóda určovania priorít výrazne líšia.

Namiesto abstrahovania tradičnej metódy „priečinok, súbor“ používa Gmail štítky. Správy môžete označiť viacerými menovkami a nemusíte ich vkladať do priečinka.

Gmail si môžete prispôsobiť tak, aby ako prvé zobrazoval e-maily Dôležité^(Important) , Neprečítané^(Unread) a S hviezdičkou . ^(Starred)Dokáže tiež automaticky filtrovať e-maily podľa základných^(Primary) , sociálnych^(Social) sietí , akcií^(Promotions) , aktualizácií^(Updates) a fór^(Forums) . Vďaka tomuto systému stanovenia priorít a organizácie je skutočne ľahké identifikovať, ktoré e-maily sú pre vás najdôležitejšie, a rýchlo sa k nim dostať.

Napriek týmto rozdielom v Gmaile^(Gmail) je zaujímavé, že ak používate Gmail prostredníctvom iného e-mailového klienta (napríklad Outlook ), jeho štítky sa zobrazia ako priečinky. V istom zmysle to robí Gmail všestrannejším a schopným poskytovať flexibilnejšie používateľské prostredie.

Vyhľadávanie

Vyhľadávanie ide ruka v ruke s organizáciou, pokiaľ ide o e-mail. Ak nemôžete rýchlo a efektívne nájsť potrebné informácie, ktoré sú potenciálne pochované v e-mailoch spred niekoľkých mesiacov, namiesto toho, aby ste konali, strácate drahocenný čas hľadaním vecí.

Outlook

Funkcia vyhľadávania Outlooku je dostatočne dobrá v tom, že môžete vyhľadávať e-maily vo všetkých priečinkoch vrátane tisícok e-mailov v priečinku Odstránené^(Deleted) na základe kľúčového slova a e-mailovej adresy. Kde Outlook môže niekedy zaostať, je presnosť.

Vyhľadávanie podľa kľúčového slova nie vždy nájde správny e-mail alebo e-maily a vždy existuje šanca, že Outlook vyberie iba niekoľko vybraných e-mailov z reťazca, no vynechá ten e-mail, ktorý potrebujete. Aj keď väčšinou funguje dobre, určite nevyužíva rovnakú úroveň funkcií vyhľadávania ako e-mailová služba od Google .

Gmail

Funkcia vyhľadávania Gmailu^(Gmail) je presýtená vyhľadávacou silou Google, čo je tiež dôvod, prečo bol Gmail na prvom mieste vytvorený: poskytovať e-mailovú službu, ktorá funguje ako vyhľadávací nástroj Google. Nielenže môžete vyhľadávať pomocou jednoduchých výrazov a spoľahnúť sa, že Gmail zobrazí správne výsledky, ale môžete použiť aj pokročilé operátory vyhľadávania, ako napríklad „od:“, „do:“, „skratka:“ a niekoľko ďalších, ktoré vám pomôžu nájsť konkrétne to, čo potrebujete.

Odvolanie e-mailu

Aj keď existuje niekoľko kľúčových funkcií, ktoré Gmail aj Outlook poskytujú s rôznym stupňom podrobných funkcií, jednou z hlavných funkcií, z ktorých každá robí úplne inak, je stiahnutie e-mailov. Rozdiel v prevádzke stojí za to zdôrazniť, pretože väčšina ľudí v určitom okamihu zažije nervy drásajúcu situáciu, keď posielajú nesprávny e-mail nesprávnej osobe alebo posielajú niečo, čo by vôbec nemali.

Outlook

Outlook je skvelý na stiahnutie a^{(and )} nahradenie e-mailov. Pokiaľ je e-mailová adresa, na ktorú ste odoslali e-mail, hosťovaná na serveri Microsoft Exchange – na^{(Microsoft Exchange–the)} skutočnej e-mailovej službe Outlook beží – máte možnosť odstrániť a nahradiť akúkoľvek neprečítanú správu.

Samozrejme, ak už bol e-mail otvorený, nemôžete si ho odvolať ani nahradiť, ale táto možnosť s neprečítanými správami vás môže uchrániť pred rozpakmi v prípade odoslania niečoho, čo by ste nemali dostávať, alebo vám môže pomôcť znova odoslať lepšie e-mail s podrobnejším objasnením namiesto odosielania následných e-mailov, ktoré vypracúvajú ten predchádzajúci odoslaný.

Gmail

Gmail tu v porovnaní s ^(Gmail)Outlookom^(Outlook) trochu zaostáva . V skutočnosti Gmail ani neponúka legitímne stiahnutie e-mailu. Namiesto toho máte po odoslaní e-mailu niekoľko sekúnd na zrušenie odoslania. Môžete ho zapnúť alebo vypnúť a nastaviť čas zrušenia tak, aby trval až 30 sekúnd. Ak nie si dosť rýchly, to dieťa je navždy preč.

Kto je kráľom e-mailu?

Pokiaľ ide o výber e-mailovej služby, ktorá je pre vašu firmu najlepšia, Outlook aj Gmail ponúkajú to, čo potrebujete, jedna niekedy lepšia ako druhá. E-mail je len začiatok.

Sú to väčšie systémy, do ktorých každý patrí – Office 365 a G Suite – ktoré^{(G Suite–that)} skutočne ovplyvňujú fungovanie vašej firmy. Rozdiely medzi týmito dvoma súpravami nástrojov sa budeme zaoberať v pripravovanom článku, aby ste sa mohli skutočne rozhodnúť, čo je pre vašu firmu najlepšie.

 

Outlook vs. Gmail: Who Is the King of Email?

Having an email address is lіke having a phone number: Once it’s oυt іn the world, you don’t want to change it.

Aside from the estimated 30% of email addresses that change each year–most of which are business emails–most people probably wouldn’t want to deal with the hassle of transferring contacts, redirecting people to the new email address, or hunting down every site, subscription, and bill payee to update their email address on file.

However, sometimes people have a good reason to make a massive move from one digital locale to another. It could be your email provider is outdated and can’t keep up with the modern paragons; or maybe your provider is shuttering and you need to find a new home.

Most people don’t really have a good concept of what’s out there and what differentiates one email service from another. But the fact is, Microsoft Outlook and Google Gmail have become the two most exemplary platforms for managing what has almost become an essential aspect of life.

What makes these two email providers better, worse, different, or the same in comparison with each other? When it comes to free personal plans, the nuances between Outlook and Gmail are likely insignificant to most users. That’s why, here, we’ll focus on comparing each service’s subscription-based business plan, so you can decide which one makes more sense for you or your company and employees.

Look, Feel and Cost

Let’s get this out of the way. Outlook and Gmail offer very different interfaces. To put it simply, Outlook maintains a corporate feel, while Gmail offers something a little more creative and startup-like. If Outlook is the modern take on corporate communications, Gmail is postmodern.

Outlook’s interface is packed with options and customizable features, many of which you or your employees will never end up using. While Gmail offers its own set of functionality, it’s overall a much simpler user experience focused on providing the essentials you need to be efficient.

When it comes to purchasing these email services, you’re actually purchasing the suites they come with, Microsoft Office 365 and Google G Suite. One thing to keep in mind is Office 365 requires an annual commitment, though you’re charged monthly. G Suite is purely a monthly subscription plan based on headcount. Here’s how these price out per user per month.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool Suite

Again, when you buy Outlook or Gmail for business, you’re really buying more than just an email service. You’re buying a suite of tools, of which email is but one.

When it comes to what makes Office 365 and G Suite different, it’s really a comparison between an incumbent and its disruptor. We’ll cover more of what makes these two suites the same and different in a future article, but here are some of the contrasting aspects that stand out.

Microsoft Office 365

We’ve all used Microsoft Word, Excel and PowerPoint. These are the core tenets of Office, but Office 365 offers even more. Today, These three programs are available online, not just as desktop programs, making the work you do in them easier to save and share. In addition, 365 gives you:

• Outlook for email
• OneDrive for cloud file storage
• OneNote, a digital notebook
• SharePoint, a corporate intranet
• Microsoft Teams for instant messaging and video conferencing

These few apps offer extensive capabilities that have come to define the way businesses operate internally at digital scale. It’s a huge draw that Microsoft has successfully consolidated so much into these tools to simplify the experience it offers businesses.

Google G Suite

While G Suite offers its own array of applications that are on par with Microsoft’s staple products–plus more. G Suite’s alternatives to Word, Excel, and PowerPoint are Docs, Sheets, and Slides. But G Suite offers even more that would be useful for any business:

• Calendar for easy team scheduling
• Currents for company wide discussions
• Hangouts Chat for instant messaging
• Hangouts Meet for video conferencing
• Forms for creating surveys and forms
• Sites for creating websites
• App Builder for creating business apps
• Keep for organizing ideas
• Jamboard, a digital whiteboard
• Drive for storing and sharing files
• Google Cloud Search to search across G Suite
• Admin, Vault, and Mobile for securely managing users, devices and data

Clearly, there’s a lot to consider here. Outlook consolidates a lot into the few yet robust applications it offers. Google offers a seemingly much wider range of capabilities spread out across several applications, some of which Office 365 doesn’t offer at all.

Organization

When you’re in business, emails are nonstop; and they’re more than just vehicles for conversing. Emails are vessels of knowledge that professionals use to make business decisions, some of which are mission-critical. If you can’t keep conversations and information prioritized and organized, it’s going to be difficult to work effectively and efficiently at the speed of business and avoid compromising quality outcomes.

Outlook

If you think about traditional, pre-digital methods of organization, folders and files probably come to mind. As digitization is essentially the process of taking tangible activities and abstracting them into digital processes, one would naturally assume creating email folders and files is the natural course of action.

This is how Outlook works. It uses a traditional folder system and allows you to categorize emails within those folders using colored tabs, just like you would with an expandable file. You can create as many folders and subfolders as you’d like. Outlook also does its best to prioritize emails by filtering out those you would consider clutter. These go to the Clutter folder to stay out of your way until you’re ready to view them.

Gmail

In description, it may come across as there being only a slight nuance between how Gmail and Outlook organize email; however, in actively using Gmail’s system, the organization and prioritization method is noticeably different.

Rather than abstracting the traditional “folder, file” method, Gmail uses labels. You can tag messages with multiple labels, rather than put them in a folder.

You can customize Gmail to show Important, Unread, and Starred emails first. It can also automatically filters emails by Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums. This prioritization and organization system makes it really easy to identify which emails are most important to you and get to them fast.

Despite these differences in Gmail, what’s interesting is if you’re using Gmail through another email client (such as Outlook) its labels will show up as folders. In one sense, this makes Gmail more versatile and capable of providing a more flexible user experience.

Search

Search goes hand in hand with organization when it comes to email. If you can’t quickly and efficiently find the information you need, which is potentially buried in an email from months ago, you’re going to end up wasting valuable time hunting things down instead of taking action.

Outlook

Outlook’s search function is good enough in that you can hunt down emails across all your folders, including thousands of emails in your Deleted folder, based on keyword and email address. Where Outlook can sometimes fall short is accuracy.

Searching on a keyword doesn’t always pull up the correct email or emails, and there’s always a chance Outlook will pull up only a select few emails from a chain, yet leave out the one email you need. While it works well most of the time, it certainly doesn’t employ the same level of search functionality as an email service from Google.

Gmail

Gmail’s search functionality is imbued with Google’s search power, which is also why Gmail was created in the first place: to provide an email service that operates like Google’s search engine. Not only can you search on simple terms and trust that Gmail will serve up the correct results, you can also use advanced search operators like “from:,” “to:,” “shortcut:,” and several more that can help you find specifically what you need.

Email Recall

While there are several key features both Gmail and Outlook provide to varying degrees of detailed functionality, one major function each does quite differently is email recall. The difference in operation is worth highlighting because most people, at some point, experience the nerve wracking situation of sending the wrong email to the wrong person or sending something they shouldn’t have at all.

Outlook

Outlook is great for email recall and replace. As long as the email address you sent an email to is hosted on Microsoft Exchange–the actual email service Outlook runs on–you have the ability to delete and replace any unread message.

Of course, if the email has already been opened, you can’t recall or replace it, but having this capability with unread messages could save you from embarrassment in the event of sending something you shouldn’t have, or help you resend a better email with more clarification rather than sending follow-up emails elaborating one the previous send.

Gmail

Gmail falls a little short here compared to Outlook. In fact, Gmail doesn’t even offer legitimate email recall. Instead, you have a few seconds after sending an email to cancel the send. You can turn it on or off and adjust the cancelation time to last up to 30 seconds. If you aren’t quick enough, that baby’s gone for good.

Who Is the King of Email?

When it comes to choosing which email service is best for your business, Outlook and Gmail both offer what you need, one sometimes better than the other. Email is just the start.

It’s the larger systems each belongs to–Office 365 and G Suite–that really make a difference in how your business operates. We’ll cover the differences between these two toolkits in an upcoming article so you can really decide what’s best for your business.

 

Related posts

• 4 najlepšie ľahké prehliadače pre Windows a Mac

• Čo je Discord Nitro a stojí to za to?

• 6 najlepších alternatív Reddit, ktoré môžete použiť zadarmo

• 6 najlepších online nástrojov na parafrázovanie na prepisovanie textu

• 21 najlepších nástrojov a aplikácií na správu času, ktoré musíte vyskúšať

• 5 najlepších aplikácií Cash Advance pre iPhone a Android

• Čo je Twitch Turbo a stojí za to?

• Prehľad úloh spoločnosti Microsoft: Prečo by ste mali prejsť práve teraz

• 12 najlepších bezplatných aplikácií a miniaplikácií na kalkulačku pre Android

• Emby vs Plex: Ktorý mediálny server je pre vás lepší?

• 6 dôvodov, prečo AllTrails Pro stojí za to pre vášnivých turistov

• Najlepšie aplikácie Reddit pre Windows a Mac

• Najlepší bezplatný karaoke softvér pre Windows

• 4 najlepšie aplikácie na vzdialené prezeranie webovej kamery v systémoch iOS a Android

• 3 najlepšie turistické aplikácie na nájdenie chodníkov, túr s protokolom a nestratiť sa

• 5 najlepších alternatív Spotify pre streamovanie hudby

• 5 najlepších aplikácií na rozpoznávanie hudby na nájdenie podobných skladieb podľa ladenia

• 7 najlepších aplikácií a webových stránok na spoločné sledovanie videí

• 4 najlepšie programy na premenu vášho počítača na centrum streamingových médií

• Čo je BetterDiscord a ako ho nainštalovať?