Disk Google^{(Google Drive)} sa ukázal ako jeden z najlepších a najpopulárnejších spôsobov zdieľania súborov medzi klientmi, spolupracovníkmi a priateľmi bez toho, aby sa od nich vyžadovalo priame sťahovanie.

Pred desiatimi rokmi by ste tieto súbory posielali ako prílohu e-mailu alebo odkaz z lokality ako Megaupload alebo MediaFire . Tešme sa všetci, že tie dni sú za nami.

Populárnou funkciou na týchto starých stránkach, ktorá sa preniesla aj do dnešných populárnych stránok na zdieľanie, ako je Pastebin , je možnosť zrušiť platnosť vášho odkazu alebo zrušiť zdieľanie vášho súboru po stanovenom čase. Toto nie je niečo, čo môžeme urobiť prostredníctvom e-mailu. Je to však funkcia, o ktorej veľa ľudí v službe Disk Google^{(Google Drive)} nevie .

Niektoré citlivé súbory by na internete^(Internet) nemali žiť večne. V tomto článku si povieme, ako môžete nastaviť dátum vypršania platnosti prístupu k zdieľanému súboru na Disku Google^{(Google Drive)} .

Obmedzenia vypršania platnosti prístupu k zdieľanému súboru na Disku Google^{(Google Drive)}

Je dôležité vedieť, že táto funkcia je dostupná iba pre účty v rámci platenej organizácie G Suite . To znamená, že štandardné účty Google alebo účty používajúce bezplatnú staršiu verziu G Suite nemôžu využívať vypršanie platnosti zdieľaného prístupu k súborom.

Používatelia, ktorí nepatria do platenej organizácie G Suite , môžu s nimi zdieľať súbory s vypršaním platnosti, ale na nastavenie vypršania platnosti prístupu k zdieľaným súborom na Disku Google musí byť splnená táto požiadavka. Ak pracujete pre spoločnosť, ktorá vám prideľuje vlastný e-mailový účet prostredníctvom vlastnej domény Gmail , je veľká šanca, že k tejto funkcii máte prístup prostredníctvom tohto účtu.

Ako nastaviť vypršanie platnosti prístupu k zdieľanému súboru na Disku Google^{(Google Drive)}

Prirodzene, prvým krokom tohto procesu je skutočne zdieľať súbor s niekým. Ak chcete zdieľať jeden zo svojich súborov na Disku Google, najjednoduchším spôsobom je získať prístup k súboru a potom vyhľadať v pravom hornom rohu veľké modré tlačidlo Zdieľať^(Share) – nemôžete ho prehliadnuť.

Kliknite^(Click) naň a zobrazí sa svetelné pole, ktoré vám umožní zadať zoznam e-mailových adries, s ktorými chcete súbor zdieľať.

Keď budete pripravený/-á, kliknite na tlačidlo OK^(OK) a odošlite pozvánky na zdieľanie súboru. Potom budete chcieť znova otvoriť ten istý súbor a znova kliknúť na modré tlačidlo Zdieľať^(Share) alebo kliknúť pravým tlačidlom myši na súbor a kliknúť na Zdieľať^(Share) . Tentokrát kliknite na Rozšírené^(Advanced) v pravom dolnom rohu svetelného poľa.

Ak v tomto prípade umiestnite kurzor myši na riadok ktoréhokoľvek z používateľov, s ktorými zdieľate súbor, zobrazí sa ikona časovača s textom „ Nastaviť platnosť^{(Set expiration)} “, keď na ňu umiestnite kurzor myši. Ak túto ikonu nevidíte, môže to znamenať, že nepoužívate účet v kompatibilnej organizácii G Suite . Ak áno, kliknite naň.

Ďalším dôvodom, prečo to možno nevidíte, je to, že spoločnosť Google^(Google) aktualizovala rozhranie GUI pre Disk Google^{(Google Drive)} . Namiesto toho možno budete musieť kliknúť na malú rozbaľovaciu ponuku vedľa ich mena a potom kliknúť na Udeliť dočasný prístup^{(Give temporary access)} .

Teraz uvidíte okno ako dve nižšie. Horný obrázok je novšia verzia Disku Google^{(Google Drive)} a s najväčšou pravdepodobnosťou to, s čím sa stretnete.

To by malo spôsobiť zobrazenie možností vypršania platnosti prístupu. Kliknutím na rozbaľovaciu ponuku sa zobrazia bežné dátumy 7 dní a 30 dní, alebo môžete kliknúť na Vlastný dátum...^{(Custom date…)} a nastaviť si vlastný dátum vypršania platnosti.

Nastavenie vlastného dátumu vám umožní vybrať deň zo zobrazenia kalendára. Jediným háčikom je, že nemôžete vybrať čas, iba dátum – platnosť súboru vyprší minútu pred polnocou v ktorýkoľvek deň, ktorý si vyberiete.

Keď budete spokojní s tým, ako ste nakonfigurovali vypršanie platnosti prístupu k zdieľaným súborom, kliknite na Uložiť zmeny^{(Save changes)} a potom na Hotovo^(Done) . To je všetko!

Dôležité je mať na pamäti, že používatelia budú môcť aj naďalej efektívne uchovávať váš súbor po dátume vypršania platnosti jeho stiahnutím. Aby ste tomu zabránili, budete chcieť nastaviť ich prístup tak, aby im umožňovali súbor iba prezerať (nie upravovať) a povoliť možnosť „ Zakázať možnosti sťahovania, tlače a kopírovania pre komentujúcich a divákov^{(Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers)} “.

Ak máte účet v inej organizácii ako G Suite, uplynutie platnosti prístupu k zdieľaným súborom je jednou z mnohých nevyužívaných výhod, ktoré môžete skvele využiť. Trvá to len niekoľko sekúnd, takže nenechajte tieto citlivé súbory visieť večne!

V prípade, že služba G Suite nie je dostatočne zabezpečená alebo nezodpovedá vašim štandardom, máme pre vás skvelého sprievodcu, ako si nastaviť vlastné osobné cloudové úložisko^{(how to set up your own personal cloud storage)} . Pozrite si to a získajte úplnú kontrolu nad zdieľaním v cloude.

Set an Expiration Date on Shared Google Drive Files

Goоgle Drive has emerged as one of the best and most populаr ways of ѕharing files betweеn clients, coworkers, and friends without rеquirіng them to make a direct download.

A decade ago, you’d be sending these files as an email attachment or link from a site like Megaupload or MediaFire. Let’s all rejoice that those days are behind us.

A popular feature on those sites of old that has carried over into today’s popular sharing sites, like Pastebin, is the ability to invalidate your link or unshare your file after a set period of time. This isn’t something we can do via email. However, it’s a feature that many people aren’t aware of in Google Drive.

Some sensitive files shouldn’t live on the Internet forever. In this article, let’s talk about how you can set an expiration date on your shared file access in Google Drive.

Limitations of Shared File Access Expiration in Google Drive

It’s important to know that this feature is only available for accounts under a paid G Suite organization. This means that standard Google accounts or accounts using the free legacy version of G Suite can’t utilize shared file access expiration.

Users who are not under a paid G Suite organization can still have files shared to them with an expiration, but this requirement must be met to set the expiration of shared file access in Google Drive. If you work for a company that assigns you your own email account through a custom Gmail domain, there’s a good chance that you have access to this feature through that account.

How to Set Up Shared File Access Expiration in Google Drive

Naturally, the first step of this process is to actually share a file with someone. To share one of your files in Google Drive, the easiest way is to access the file and then look in the top-right corner for the large blue Share button—you can’t miss it.

Click on it and a lightbox will pop up that will allow you to type in a list of email addresses to share your file with.

Click the OK button to send out your invitation(s) to share your file when you’re ready. After, you’ll want to reopen this same file and again click on the blue Share button or right-click on the file and click on Share. This time, click on Advanced in the bottom-right corner of the lightbox.

Here, if you hover over the row of any of the users you’re sharing the file with, a timer icon will appear that reads “Set expiration” when you hover it. If you don’t see this icon, it could mean that you aren’t using an account under a compatible G Suite organization. If you do, click on it.

Another reason you may not see it is because Google has updated the GUI interface for Google Drive. Instead, you may have to click on the little drop down next to their name and then click on Give temporary access.

Now you’ll see a window like the two below. The top image is the newer version of Google Drive and most likely what you’ll encounter.

This should cause the access expiration options to appear. Clicking on the dropdown menu will reveal common dates of 7 days and 30 days, or you can click on Custom date… to set your own expiration date.

Setting a custom date will allow you to select a day from a calendar view. The only catch is that you’re not able to select a time, only a date—the file will expire a minute before midnight on any day that you select.

Once you’re happy with how you’ve configured your shared file access expiration, click Save changes and then Done. That’s it!

An important thing to keep in mind is that users will still be able to effectively keep your file past its expiration date by downloading it. To prevent this, you’ll want to set their access to only allow them to view the file (not edit it) and enable the “Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers” option.

If you have an account under a non-legacy G Suite organization, shared file access expiration is one of the many underused perks that you can put to great use. This only takes a matter of seconds, so don’t let those sensitive files hang around forever!

In the case that G Suite isn’t secure enough or up to your standards, we’ve alternatively got a great guide on how to set up your own personal cloud storage. Check it out for complete control over your cloud sharing.

Related posts

• Ako používať službu Zálohovanie a synchronizácia Google na zálohovanie pevného disku

• Ako opraviť chybu „Kvóta sťahovania bola prekročená“ na Disku Google

• Ako vytvoriť zdieľanú pamäťovú jednotku pre systémy s dvoma spusteniami

• Ako automaticky zálohovať súbory na Disk Google alebo OneDrive, aby ste predišli strate údajov

• Ako skenovať na Disk Google pomocou telefónu

• Spustite VirtualBox z USB disku

• Nájdite spätné odkazy, presmerovania a zdieľané adresy IP domény

• Ako pridať hudbu do Prezentácií Google

• Ako importovať údaje do Tabuliek Google z iného hárka

• Presuňte zdieľaný priečinok na iný disk s povoleniami na Disku Google

• Ako používať aplikáciu Google Jamboard

• Ako nastaviť dátum a čas vypršania platnosti pre e-maily v programe Outlook

• Ako vložiť čísla strán do Wordu a Dokumentov Google

• Ako stiahnuť svoje osobné údaje z Google

• Ako pridať Google Analytics do Squarespace

• Ako zmeniť okraje v Dokumentoch Google

• Ako nastaviť a spravovať pripomenutia Google

• Ako nastaviť overenie odpovede vo formulároch Google

• Ako nastaviť adresu domova v Mapách Google

• Ako nastaviť svoj web na Google Analytics