Napriek tomu, že máme niekoľko tabuľkových nástrojov a iných podobných aplikácií, stále uprednostňujeme prácu so samotným programom Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} . Je to preto, že tento tabuľkový procesor vám uľahčí prácu, ak viete, ako ho používať. Či už ste malý podnikateľ alebo pracujete v podnikovej kancelárii, pracovný hárok programu Excel^(Excel) sa teraz stal celkom užitočným a nevyhnutným zdrojom pre každodenných používateľov.

Táto aplikácia sa používa hlavne na zaznamenávanie a manipuláciu s číselnými údajmi na rôzne účely. Vďaka svojim jednoduchým funkciám a ľahko použiteľným funkciám bol vždy primárnym prostriedkom každého podnikového užívateľa. V tejto príručke je 10 hlavných užitočných tipov a trikov pre Excel, ktoré musíte vedieť.

Tipy a triky programu Microsoft Excel

V tomto príspevku sa budeme venovať nasledujúcim tipom a trikom ^(Tricks)programu Excel^{(Excel Tips)} , ktoré považujeme za najužitočnejšie:

1. Vyberte všetky bunky naraz
2. Automaticky prispôsobiť šírku stĺpca
3. Transponujte stĺpce a riadky
4. ^{(Use Filter Command)}Na skrytie nechcených údajov ^{(Hide Unwanted Data)}použite príkaz Filter
5. Odstrániť duplicitný záznam
6. Odstráňte prázdne záznamy
7. Vložte prázdne riadky do záznamu
8. Automaticky kopírovať údaje^{(Copy Data)} na iný hárok^{(Sheet Automatically)}
9. Urobte snímku obrazovky pomocou aplikácie Excel Camera
10. Prepojte bunky s vašou e-mailovou adresou

Začnime a spoznáme každého z nich podrobne.

1] Vyberte všetky bunky naraz

Niekedy môže byť potrebné vykonať veľké zmeny v pracovnom hárku programu Excel^(Excel) . V takom prípade môžete vybrať všetky bunky v pracovnom hárku pomocou štvorcového poľa, ktoré je k dispozícii v ľavom hornom rohu tabuľky.

Keď vyberiete štvorec, zvýrazní sa všetky bunky v hárku, dokonca aj prázdne bunky. Alternatívne môžete použiť aj klávesovú skratku Ctrl+A na výber všetkých buniek v hárku.

2] Automaticky prispôsobiť šírku stĺpca

Pri práci v MS Excel s veľkým množstvom dátových záznamov sa často stáva komplikované meniť veľkosť jednotlivých buniek stĺpca podľa ich textu. Ak chcete zmeniť veľkosť stĺpcov jednoduchým spôsobom, môžete použiť funkciu Prispôsobiť^(AutoFit) šírku stĺpca, ktorá je vstavanou funkciou v Exceli^(Excel) .

Všetko, čo potrebujete, posuňte ukazovateľ myši na hranicu stĺpca, ktorý chcete automaticky prispôsobiť, a potom naň dvakrát kliknite. A ak musíte upraviť celé stĺpce, vyberte ich všetky a dvakrát kliknite na hranicu ľubovoľného stĺpca.

Prípadne môžete zmeniť veľkosť šírky stĺpca pomocou možnosti Automaticky^{(Autofit Column width)} prispôsobiť šírku stĺpca . Ak to chcete urobiť, vyberte stĺpec, ktorý chcete upraviť, a potom prejdite na panel ponuky^(Menu) > karta Domov . ^(Home)V časti Bunky^(Cells) kliknite na možnosť Formát^(Format) a potom z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť Automaticky prispôsobiť šírku stĺpcov .^{(Autofit Columns Width)}

3] Transponujte stĺpce a riadky

Niektorí ľudia vytvárajú tabuľky programu Excel^(Excel) , kde hlavné polia idú horizontálne v rade. Iní umiestňujú údaje vertikálne. Niekedy tieto preferencie vedú k scenáru, v ktorom chcete transponovať údaje programu Excel^(Excel) . Transpozícia^(Transpose) je funkcia Excelu^(Excel) , ktorá vám umožňuje prepínať stĺpce Excelu^(Excel) na riadky bez prepisovania údajov.

Funkcia Transpose^(Transpose) je skvelá funkcia, ktorú získate v tabuľkách MS Excel . Je to veľmi užitočné, keď potrebujete prepnúť stĺpce údajov z horizontálneho na vertikálne bez prepisovania údajov.

Na obrázku vyššie sú údaje usporiadané v tabuľkovej forme, kde sú postavy subjektov zobrazené vertikálne. Ak by sme potrebovali preusporiadať dáta vodorovne manuálne, bolo by to dosť ťažké. Ale pomocou funkcie transponovania to zvládnete za pár sekúnd.

Najprv musíte vybrať údaje z tabuľky a skopírovať ich. Teraz umiestnite ukazovateľ myši na miesto, kde máte transponovať údaje, kliknite pravým tlačidlom myši a z kontextovej ponuky vyberte možnosť Prilepiť špeciálne . ^{(Paste Special)}Keď sa otvorí okno Paste Special , skontrolujte funkciu Transpose a kliknite na tlačidlo OK.

4] Na skrytie nechcených údajov ^{(Hide Unwanted Data)}použite príkaz Filter^{(Use Filter Command)}

Funkcia filtra Excel^(Excel) umožňuje skryť nežiaduce údaje a zobraziť v tabuľke len niektoré dôležité údaje. Pomocou tejto funkcie môžete jednoducho filtrovať mená, dátumy a čísla z obrovskej množiny údajov alebo tabuľky. Neodstráni ani neupraví pôvodné údaje. Stáva sa to veľmi užitočné, keď sa potrebujete sústrediť len na nejaký špeciálny druh informácií.

Vo vyššie uvedenom súbore údajov môžete vidieť, že existuje zoznam študentov, ktorých známky sú odlišné, ich adresa je odlišná. Môže byť ešte väčší. Ak teda potrebujete filtrovať akékoľvek špecifikované údaje, môže to byť dosť ťažké.

Aby ste to urobili jednoduchým spôsobom, môžete použiť príkaz filter. Stačí teda vybrať hlavičku tabuľky a potom prejsť do sekcie Úpravy . ^(Editing)V zodpovedajúcej časti vyberte položku Zoradiť a filtrovať^{(Sort & Filter)} a potom vyberte nástroj Filter .

Kliknite^(Click) na možnosť so šípkou nadol, ktorá sa zobrazí v blízkosti hlavičky každého stĺpca. Umožňuje vám zoradiť údaje v abecednom poradí alebo usporiadať čísla od najmenšieho po najväčšie. Okrem toho môžete použiť textový filter na filtrovanie údajov podľa vašich požiadaviek.

5] Odstrániť duplicitný záznam

Nájsť a odstrániť duplicitné položky pre tabuľku s malým súborom údajov je pomerne jednoduchá úloha. Ale ak sa to musí urobiť s veľkým súborom údajov, kde sú stĺpce a riadky v stovkách, potom by to bola skutočne náročná úloha.

Vo vyššie uvedenej tabuľke je desať záznamov, v ktorých sú dva záznamy úplne podobné a v troch riadkoch bol použitý spoločný názov. Takže, aby ste zistili duplicitné záznamy, musíte vybrať tabuľku. Potom prejdite do ponuky Údaje^(Data) , vyberte kategóriu Nástroje údajov^{(Data Tools)} a kliknite na položku Odstrániť duplikáty^{(Remove Duplicates)} .

V dialógovom okne začiarknite políčko vedľa položky Moje údaje majú hlavičky. A v sekcii stĺpcov odstráňte značku sériového čísla, pretože je pre každý záznam iné. Nakoniec kliknite na tlačidlo OK a uvidíte, že sa duplicitný záznam odstráni z tabuľky.

6] Odstráňte prázdne záznamy

Niekedy ste si mohli všimnúť, že prázdne bunky alebo riadky v tabuľke sú väčšinou nežiaduce. Používatelia bežne kliknú pravým tlačidlom myši na určený riadok a jeden po druhom ich odstránia. Čo však urobíte, ak sa ich počet pohybuje v stovkách? V takejto situácii by ich odstraňovanie jedného po druhom bolo skutočne únavnou prácou.

Preto, aby ste ich odstránili jedným ťahom, stlačte klávesovú skratku Ctrl+G a keď sa zobrazí dialógové okno Prejsť na, vyberte tlačidlo ^{(Go To)}Špeciálne^(Special) . Na nasledujúcej stránke označte prepínač Blanks a kliknite na tlačidlo OK. Všimnete si, že sa vyberú všetky prázdne bunky.

Teraz stlačte Ctrl+minus tlačidlo mínus. Keď sa zobrazí kontextová ponuka, vyberte položku Posunúť bunky nahor^{(Shift cells up)} a kliknite na tlačidlo OK. Uvidíte, že všetky prázdne bunky sa odstránia a súbor údajov sa tiež vhodne usporiada.

7] Vložte prázdne riadky do záznamu

Ako som už spomenul, prázdne riadky sú väčšinou nežiaduce, ale niekedy to funguje tiež. Takže, ak ich potrebujete vložiť, môžete kliknúť pravým tlačidlom myši na určený riadok a pridať ich jeden po druhom, ako som uviedol pri odstraňovaní prázdnych riadkov.

Ak chcete vložiť prázdne riadky do každého samostatného záznamu, vytvorte sériu uvedeného poradového čísla. Potom vyberte všetky množiny údajov a potom kliknite na nástroj Zoradiť^(Sort) dostupný na karte Údaje^(Data) .

V nasledujúcom dialógovom okne kliknite na rozbaľovaciu ponuku Zoradiť podľa a usporiadajte ich podľa sériového čísla.

Kliknutím na tlačidlo OK sa medzi každý samostatný riadok vloží prázdny riadok.

8] Automaticky kopírovať údaje^{(Copy Data)} na iný hárok^{(Sheet Automatically)}

Niekedy sa stane, že potrebujete použiť údaje v inom hárku, ktorý zadáte do prvého hárku. Bežne na to používate tradičnú metódu kopírovania a prilepenia. Keď však potrebujete zmeniť niektoré údaje na jednom hárku, musíte ich znova zmeniť aj na druhom hárku. Je to trochu komplikované, keď musíte zmeniť rovnaké údaje na oboch hárkoch jeden po druhom.

V exceli existuje možnosť, ktorá automaticky skopíruje údaje prvého hárku do ďalších hárkov v reálnom čase. Na automatické kopírovanie údajov do iných hárkov však musíte medzi nimi najskôr vytvoriť spojenie.
Ak to chcete urobiť, prejdite na stavový riadok prvého hárka. Potom držte stlačený kláves Ctrl a kliknite na tie hárky, na ktoré máte automaticky kopírovať údaje. To je všetko.
Akékoľvek údaje, ktoré zadáte na prvý hárok, sa automaticky skopírujú na ostatné hárky.

9] Urobte snímku obrazovky^(Screenshot) pomocou fotoaparátu Excel

Vždy sa hovorilo, že „obrázok vydá za tisíc slov“. Preto môže byť niekedy potrebné pridať snímku obrazovky do pracovného hárka programu Excel^(Excel) , aby ste mohli veci vysvetliť lepšie.

Na zachytenie snímky obrazovky však nepotrebujete použiť žiadnu aplikáciu tretej strany. Excel má vstavaný príkaz fotoaparátu, ktorý vám pomôže urobiť snímku obrazovky jediným kliknutím.

Ak chcete použiť túto funkciu, musíte najskôr povoliť príkaz fotoaparátu. Všetko, čo potrebujete, je prejsť na panel s nástrojmi rýchleho prístupu a kliknúť na panel Prispôsobiť panel s nástrojmi Rýchly prístup^{(Customize Quick Access Toolbar)} . Potom kliknite na rozbaľovaciu ponuku Vybrať príkazy z^{(Choose commands from)} > All commands > Camera. Teraz vyberte tlačidlo Pridať^(Add) a stlačte OK.

Po vykonaní vyššie uvedeného postupu si všimnete, že na panel s nástrojmi rýchleho prístupu je teraz pridaná ikona fotoaparátu . ^(Camera)Teraz vyberte bunky alebo údaje, pre ktoré potrebujete obrázok. Potom kliknite na ikonu Fotoaparát^(Camera) a potom kliknite na ľubovoľné miesto v pracovnom hárku. Môžete tiež potiahnuť a zmeniť veľkosť obrázka, aby ste ho upravili podľa svojich požiadaviek.

10] Prepojte^(Link) bunky s vašou e-mailovou adresou

V pracovnom hárku programu Excel môžete jednoducho vytvoriť hypertextový odkaz na svoju adresu Gmail .

Najprv musíte vybrať bunku, do ktorej chcete vložiť odkaz. Potom stlačte klávesovú skratku Ctrl+KKeď sa na obrazovke zobrazí výzva na dialógové okno, v ľavej časti okna vyberte e-mailovú adresu . ^{(E-mail Address)}Pridajte svoju e-mailovú adresu a potom stlačte tlačidlo OK.

To je všetko. Dúfam, že tieto tipy a triky môžu byť užitočné pri používaní pracovných hárkov programu Excel^(Excel) na vašom počítači.

Microsoft Excel Tips and Tricks for beginners

In spite of having several spreadsheet tools and other ѕimilar applications, we still prefer to work along with the Microsoft Excel itself. This is because this spreadsheet program makes your job pretty handy if you know the way to use it. Whether you are a small businessman or working in a corporate office, Excel worksheet has now become a quite helpful and essential resource for daily users.

This application is mainly used for recording and manipulating the numerical data for various purposes. Because of its straightforward functions and easy-to-use features, it has been always the primary means of every corporate user. In this guide, there are the 10 major helpful excel tips and tricks that one must need to know.

Microsoft Excel Tips and Tricks

In this post we will cover the following Excel Tips and Tricks, which we think are the most useful ones:

1. Select all cells at once
2. Autofit Column width
3. Transpose columns and rows
4. Use Filter Command to Hide Unwanted Data
5. Remove Duplicate Entry
6. Remove the Blank Records
7. Insert Blank Rows into Record
8. Copy Data to Another Sheet Automatically
9. Take Screenshot using Excel Camera
10. Link the cells to your email address

Let us start and know each one in detail.

1] Select all cells at once

Sometimes you might need to make some massive changes to your Excel worksheet. In such a case, you can select all the cells in your worksheet using the square box that is available in the extreme top-left corner of the spreadsheet.

When you select the square box, it highlights all the cells in the worksheet even the empty cells as well. As an alternative, you can also use the Ctrl+A keyboard shortcut to select all the cells on the worksheet.

2] Autofit Column width

While working on the MS Excel with a large amount of data record, often it becomes complicated to resize each column cells according to its text. In order to resize the columns in an easy way, you can use the AutoFit column width feature that is an inbuilt feature in Excel.

All you need to move your mouse pointer to the boundary of the column you want to autofit and then double click on it. And if you have to adjust the entire columns then select them all and double click on the boundary of any column.

Alternatively, you can also resize the column width by using the Autofit Column width option. To do this, select the column you want to adjust and then navigate to the Menu bar > Home tab. In the Cells section, click on the Format option and then select Autofit Columns Width from the drop-down menu.

3] Transpose columns and rows

Some people create Excel spreadsheets where the main fields go across horizontally in a row. Others put the data vertically. Sometimes these preferences lead to a scenario where you want to transpose Excel data. Transpose is an Excel function that allows you to switch Excel columns to rows without retyping the data.

Transpose function is a great feature you will get in the MS Excel spreadsheets. It becomes very helpful when you need to switch the data columns from horizontal to vertical without retyping the data.

In the above picture, the data are arranged in a tabular form where the figures of the subjects are showing vertically. If we need to rearrange the data horizontally in a manual way then it would be quite difficult. But with the help of transpose function, you can do it in a couple of seconds.

So, you first need to select the data from the table and copy them. Now, place your mouse pointer where you have to transpose the data, do a right-click and select Paste Special option from the context menu. When the Paste Special window opens, check the Transpose function and click on the OK button.

4] Use Filter Command to Hide Unwanted Data

Excel filter function allows you to hide the unwanted data and to display only certain important data in the spreadsheet. Using this feature, you can easily filter the names, dates, and numbers from the huge dataset or table. However, it doesn’t remove or modify the original data. It becomes very useful when you need to focus only on some special kind of information.

In the above dataset, you can see there is a list of students whose marks are different, their address is different. It can be large even more. So, if you need to filter any specified data then it can be quite difficult.

To make it in an easy way, you can use the filter command. So, all you need to select the header of the table and then navigate to the Editing section. In the corresponding section, select the Sort & Filter and then choose the Filter tool.

Click on the down-arrow option that comes to appear near the header of each column. It allows you to sort your data in alphabetical order or to arrange the numbers by smallest to largest. Furthermore, you can use the text filter to filter the data as per your requirement.

5] Remove Duplicate Entry

It is quite an easy job to locate and remove duplicates entries for a spreadsheet having a small set of data. But if it has to be done with a large dataset where the columns and rows are in hundreds then it would be indeed a challenging task.

In the above table, there are ten records in which two entries are totally similar and a common name has been used in three rows. So, in order to find out the duplicate entries, you need to select the table. After that, navigate to the Data menu, select the Data Tools category, and then click Remove Duplicates.

In the dialog box, mark the checkbox near the My data has headers. And, under the columns section, remove the mark of the serial number as it is different for each entry. Finally, click on the OK button and you will see the duplicate entry gets removed from the table.

6] Remove the Blank Records

Sometimes you might have noticed the blank cells or rows in your spreadsheet that are mostly undesirable. Users commonly do a right-click on the specified row and delete them one by one. But what will you do if their numbers are in hundreds? In that situation, deleting them one by one would really be a tedious job.

Therefore, in order to delete them in one go, press Ctrl+G shortcut key and when the Go To dialog box comes to appear, select the Special button. On the following page, mark the Blanks radio button and click on the OK button. You will notice that all the blank cells get selected.

Now, press the Ctrl+minus button. When a pop-up menu appears, select Shift cells up and click on the OK button. You will see, all the blanks cells get removed and the dataset also arranged suitably.

7] Insert Blank Rows into Record

As I aforementioned that blank rows are mostly undesirable but sometimes it works as well. So, if you need to insert them, you can do a right-click on the specified row and add them one by one as I stated while removing blank rows.

So, to insert the blank rows in each separate record, make a series of the mentioned serial number. After that, select all the data set and then click on the Sort tool available on the Data tab.

In the following dialog box, click on the Sort by drop-down menu, and arrange them by serial number.

Clicking on the OK button, it will insert a blank row between each separate row.

8] Copy Data to Another Sheet Automatically

Sometimes it happens that you need to use the data in another sheet which you enter in the first sheet. To do so, you commonly use the traditional copy and paste method. But, when you need to change some data in one sheet then it again has to change it on the other sheet as well. It becomes a bit complicated when you have to change the same data on both sheets one by one.

In excel, there is an option that automatically copies the data of the first sheet into other sheets in a real-time process. However, for copying the data automatically to other sheets, you need to first make a connection between them.
To do so, go to the status bar of the first sheet. After that, keep pressing the Ctrl key and click those sheets on which you have to copy the data automatically. That’s it.
Now whatever data you enter on the first sheet, it automatically gets copied on the other sheets.

9] Take Screenshot using Excel Camera

It has always been said that “A picture is worth a thousand words”. Accordingly, sometimes you may need to add a screenshot within your Excel worksheet so that you could explain the things in a better way.

However, you don’t need to use any third-party application to capture a screenshot. Excel has an inbuilt camera command that helps you to take the screenshot in a single click.

To use this feature, you first have to enable the camera command. So, all you need to navigate to the quick access toolbar and click on the Customize Quick Access Toolbar. After that, click on the drop-down menu of Choose commands from > All commands > Camera. Now, select the Add button and hit OK.

After following the above procedure, you will notice a Camera icon is now added to the quick access toolbar. Now, select the cells or data for which you need an image. After that, click on the Camera icon and then click anywhere on the worksheet. You can also drag and resize the image to adjust according to your requirements.

10] Link the cells to your email address

In the excel worksheet, you can easily create a hyperlink to your Gmail address.

To do so, you first need to select the cell where you want to insert the link. After that, press Ctrl+K shortcut. When the dialog box prompts on the screen, select the E-mail Address from the left pane. Add your email address and then hit the OK button.

That’s it. I hope these tips and tricks may be helpful while using Excel worksheets on your computer.

Related posts

• 3 spôsoby ochrany súboru programu Excel heslom

• Ako vytvoriť Ganttov diagram v programe Microsoft Excel

• Ako porozumieť analýze What-If v programe Microsoft Excel

• Príručka základov programu Microsoft Excel – Naučte sa používať Excel

• Tabuľky Google vs Microsoft Excel – Aké sú rozdiely?

• Ako zamknúť alebo odomknúť bunky v Exceli? (2022)

• Microsoft To-Do on iPhone Tipy a triky: Zvýšte svoju produktivitu!

• Ako pridať alebo sčítať čas v programe Microsoft Excel

• Rozdiely medzi Microsoft Excel Online a Excel pre stolné počítače

• Tipy a triky pre Microsoft Outlook a stiahnutie elektronickej knihy

• Tipy a triky prehliadača Microsoft Edge pre Windows 11/10

• Ako používať funkciu MID a MIDB v programe Microsoft Excel

• Ako vytvoriť krabicový graf v programe Microsoft Excel

• 10 tipov a trikov programu Excel na rok 2019

• Tipy a triky pre Microsoft OneNote pre začiatočníkov

• Microsoft To-Do Tips & Tricks

• Ako extrahovať názvy domén z adries URL v programe Microsoft Excel

• 12 užitočných tipov a trikov pre Microsoft Word

• Ako používať funkciu MATCH Microsoft Excel

• Ako vymeniť stĺpce alebo riadky v Exceli [Krok za krokom]