Ak ste zvyknutí používať staršie verzie Excelu^(Excel) , možnosti podmieneného formátovania v Exceli 2007^{(Excel 2007)} , 2010 a 2013 vás ohromia. Prečo by ste sa teda mali obťažovať používaním podmieneného formátovania? Tu je niekoľko dôvodov, prečo rád používam túto funkciu Excelu^(Excel) :

1. Aby boli vaše údaje vizuálne príťažlivejšie.

2. Aby boli vaše tabuľky na prvý pohľad zrozumiteľnejšie.

3. Identifikovať určité typy čísel na pomoc pri riešení problémov.

4. Aby sme vám pomohli vyvodiť závery z vašich údajov.

5. Vizuálne zobraziť používateľovi, čo je „dobré“ alebo „zlé“ pomocou zelenej a červenej.

Teraz môžete použiť podmienené formátovanie na formátovanie každej bunky v rozsahu na základe vlastných kritérií (a na výber je veľa možností formátovania). Napríklad, ak máte výkaz ziskov a chcete farebne označiť všetky zisky vyššie ako 200 USD ako zelené a všetky zisky menšie ako 200 USD ako žlté a všetky straty ako červené, potom môžete použiť podmienené formátovanie, ktoré rýchlo urobí všetku prácu za vás. .

Podmienené formátovanie v Exceli

Podmienené formátovanie vám umožňuje rýchlo a jednoducho naformátovať značné množstvo údajov – pričom stále dokážete rozlíšiť rôzne typy údajov. Môžete vytvoriť pravidlá pre možnosti formátovania, ktoré Microsoft Excelu^{(Microsoft Excel)} umožnia automatické formátovanie. Naozaj stačí dodržať tri jednoduché kroky.

Krok 1:^{(Step 1:)} Vyberte bunky, ktoré chcete formátovať.

Krok 2:^{(Step 2:)} Kliknite na tlačidlo Podmienené formátovanie^{(Conditional Formatting)} v ponuke Domov v časti ^(Home)Štýly^(Styles) .

Krok 3:^{(Step 3:)} Vyberte si pravidlá. V hornej časti sú pravidlá pre zvýraznenie buniek a pravidlá^{(Highlight Cells Rules)} pre Top/Bottom Rules  , ktoré vám umožňujú porovnávať hodnoty. Pre tento príklad sme stanovili tri pravidlá. Prvým bolo, že každá hodnota väčšia ako 200 dolárov bola zelená.

Stojí za zmienku, že na porovnanie množiny údajov s inou množinou údajov možno použiť iba časť Pravidlá zvýraznenia buniek . ^{(Highlight Cells Rules)}Všetko ostatné bude používať iba jeden súbor údajov, ktorý ste zvýraznili, a porovnávať hodnoty navzájom. Napríklad pri použití pravidla Väčšie ako^{(Greater Than)} môžem porovnávať hodnoty od A1 do A20 s konkrétnym číslom alebo môžem porovnať A1 až A20 s B1 až B20 .

Rovnaká logika bola aplikovaná na druhé a tretie pravidlo. Druhým pravidlom bolo, že čokoľvek medzi 0 a 200 dolármi bolo naformátované na žlto. Tretím pravidlom bolo, že čokoľvek menšie ako 0 $ bolo naformátované na červeno. Takto vyzerá časť hotovej tabuľky.

Ak sa vám nepáčia tieto možnosti formátovania, Excel má veľa rôznych nových možností podmieneného formátovania^{(Conditional Formatting)} , ktoré môžete použiť. Môžete napríklad vložiť ikony ako farebné šípky ( Sady ikon^{(Icon Sets)} ), stĺpcové grafy ako v druhom príklade ( Dátové pásy^{(Data Bars)} ) alebo dokonca rozsah automaticky vybraných farieb ako v poslednom príklade ( Farebné^{(Color Scales)} škály ). Tieto tri možnosti porovnávajú iba hodnoty z rovnakého súboru údajov. Ak vyberiete A1 až A20 , porovnávajú sa iba tieto hodnoty medzi sebou.

Ak sa neskôr rozhodnete, že nechcete, aby sa vaše bunky podmienečne formátovali, stačí formátovanie vymazať. Ak to chcete urobiť, vyberte tlačidlo Podmienené formátovanie^{(Conditional Formatting)} a vyberte položku Vymazať pravidlá^{(Clear Rules)} . Potom vyberte, či chcete vymazať pravidlá iba z vybratých buniek alebo z celého hárka.

Okrem toho, ak ste vytvorili niekoľko pravidiel, môžete zabudnúť, aké pravidlá ste použili na ktoré bunky. Keďže na rovnakú množinu buniek môžete použiť veľa pravidiel, môže to byť dosť mätúce, najmä ak tabuľku vytvoril niekto iný. Ak chcete zobraziť všetky pravidlá, kliknite na tlačidlo Podmienené formátovanie^{(Conditional Formatting)} a potom kliknite na položku Spravovať pravidlá.^{(Manage Rules.)}

Ak na rovnaký rozsah buniek použijete viac ako jedno pravidlo, pravidlá sa vyhodnotia v poradí od vyššej priority po nižšiu. V predvolenom nastavení bude mať najnovšie pridané pravidlo vyššiu prioritu. Môžete to zmeniť kliknutím na pravidlo a potom pomocou tlačidiel so šípkami nahor a nadol zmeniť poradie. Môžete tiež kliknúť na rozbaľovaciu ponuku úplne hore a zobraziť pravidlá iba pre aktuálny výber alebo pre každý hárok v zošite.

Je tu aj zaškrtávacie políčko Stop If True , ktoré tu nebudem rozpisovať, pretože je dosť komplikované. Môžete si však prečítať tento príspevok od spoločnosti Microsoft^(Microsoft) , ktorý to vysvetľuje veľmi podrobne.

Nové možnosti podmieneného formátovania Excel 2010^{(New Conditional Formatting Options Excel 2010)}

V Exceli 2010^{(Excel 2010)} je takmer všetko rovnaké , pokiaľ ide o podmienené formátovanie^{(Conditional Formatting)} , ktoré bolo zahrnuté v Exceli 2007^{(Excel 2007)} . Je tu však jedna nová funkcia, vďaka ktorej je skutočne oveľa výkonnejší.

Už skôr som spomenul, že časť Pravidlá zvýraznenia buniek^{(Highlight Cells Rules)} vám umožňuje porovnať jednu množinu údajov s inou množinou údajov v tej istej tabuľke. V roku 2010 môžete teraz odkazovať na iný pracovný hárok v tom istom zošite. Ak sa o to pokúsite v programe Excel 2007^{(Excel 2007)} , umožní vám to vybrať údaje z iného pracovného hárka, no pri pokuse o kliknutie na tlačidlo OK na konci sa zobrazí chybové hlásenie.

V Exceli 2010^{(Excel 2010)} to teraz môžete urobiť, ale je to trochu zložitejšie, takže to vysvetlím krok za krokom. Povedzme, že mám dva pracovné listy a na každom liste mám údaje od B2 po B12 na niečo ako zisk. Ak chcem vidieť, ktoré hodnoty v B2 až B12 na hárku 1 sú väčšie ako hodnoty B2 až B12 na hárku 2, najskôr by som vybral hodnoty B2 až B12 v hárku 1 a potom klikol na Great Than v časti Pravidlá pre zvýraznenie buniek.

Teraz kliknite na tlačidlo odkazu na bunku, ktoré som ukázal vyššie. Pole sa zmení a ikona kurzora sa zmení na biely krížik. Teraz pokračujte a kliknite na hárok 2 a vyberte  LEN^(ONLY)  bunku B2. NEVYBERAJTE celý^(NOT)  rozsah B2 až B12 .

Uvidíte, že pole má teraz hodnotu =Sheet2!$B$2 . Toto budeme musieť zmeniť na =Sheet2!$B2 . V podstate sa zbavte $  , ktoré je pred 2. Tým sa stĺpec zachová, ale číslo riadka sa bude automaticky meniť. Z akéhokoľvek dôvodu vám nedovolí vybrať celý sortiment.

Znova kliknite^(Click) na tlačidlo odkazu na bunku a potom kliknite na tlačidlo OK. Teraz budú hodnoty v hárku 1, ktoré sú väčšie ako v hárku 2, naformátované podľa vami vybratých možností formátovania.

Dúfajme^(Hopefully) , že to všetko dáva zmysel! Pri pohľade na Excel 2013 sa nezdá, že by tam boli nejaké nové funkcie, pokiaľ ide o podmienené formátovanie. Ako posledný tip, ak máte pocit, že predvolené pravidlá nezodpovedajú tomu, čo sa snažíte dosiahnuť, môžete kliknúť na  možnosť Nové pravidlo^{(New Rule)} a začať od začiatku. Na vytvorení nového pravidla je skvelé, že môžete použiť vzorec na určenie, ktoré bunky sa majú formátovať, čo je veľmi výkonné.

Aj keď podmienené formátovanie vyzerá na prvý pohľad pomerne jednoducho a jednoducho, môže byť dosť zložité v závislosti od vašich údajov a vašich potrieb. Ak máte nejaké otázky, pokojne napíšte komentár. Užite si to!

Format Cells using Conditional Formatting in Excel

If you are used to using older versions of Excel, the conditional formatting optіons in Excel 2007, 2010, and 2013 will amaze you. So why would you want to bother using cоnditional formatting? Well, here arе a couple of reasons why I love using this feature of Excel:

1. To make your data more visually appealing.

2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.

3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.

4. To assist you in drawing conclusions from your data.

5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.

Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.

Conditional Formatting in Excel

Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.

Step 1: Select the cells you want to format.

Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.

Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.

It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.

The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.

If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.

If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.

Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.

When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.

There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.

New Conditional Formatting Options Excel 2010

Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.

Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.

In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.

Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.

You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.

Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.

Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.

Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Prepojenie buniek medzi hárkami a zošitmi v Exceli

• Pomocou okna sledovania programu Excel môžete monitorovať dôležité bunky v zošite

• Ako skryť hárky, bunky, stĺpce a vzorce v Exceli

• Na kopírovanie a prilepenie formátovania použite nástroj Format Painter v programe Word

• Pridajte trendovú čiaru lineárnej regresie do bodového grafu Excel

• 13 tipov a trikov OneNote na lepšie usporiadanie poznámok

• Ako pridať komentáre do bunky pracovného hárka programu Excel

• Ako používať funkcie automatického obnovenia a automatického zálohovania Excelu

• Použite Excel ako nástroj na kopírovanie údajov z webu

• Ako odstrániť, prelomiť alebo prelomiť zabudnuté heslo Excel XLS

• Ako vytvoriť histogram v Exceli

• Ako prepínať medzi pracovnými hárkami v Exceli

• Použite súhrnné funkcie na zhrnutie údajov v Exceli

• Ako oddeliť mená a priezviská v Exceli

• Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli

• Ako vytvoriť kontrolný zoznam v Exceli

• Ako používať COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS v Exceli

• Použite novú funkciu Excel Mobile „Vložiť údaje z obrázku“.

• Ako pridať a vytlačiť obrázky na pozadí programu Excel

• Ako nastaviť a používať formát MLA v programe Microsoft Word