Mnohým firmám na celom svete nevadí rozšírenie možnosti práce z domu na svojich zamestnancov, ktorí nemusia byť nevyhnutne v kancelárii. V tejto súvislosti je dôležité poznať určitú etiketu videokonferencií^{(video conferencing etiquette)} .

Zatiaľ čo spoločnosti využívajú režim teleprezencie a videokonferencie na umožnenie bezproblémového zapojenia, tu je niekoľko etikety, tipov a pravidiel videokonferencií, ktoré by ste si mali osvojiť, aby ste vytvorili trvalý dojem.

Prečítajte si^(Read) : Ako nastaviť schôdzu Microsoft Teams a ako sa k nej pripojiť^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

Sprievodca etiketou videokonferencií

Na videokonferencii nemáte možnosť stretnúť sa s každým osobne, aby ste si vytvorili trvalý dojem. Preto sa riaďte týmito požadovanými etiketami ako referenčným sprievodcom.

1. Vopred si stanovte program schôdze
2. Nastavte pozadie
3. Pripravte sa na stretnutie
4. Buďte dochvíľni
5. Udržujte svoj pracovný stôl čistý
6. Poznajte svoje publikum
7. Zdokumentujte relevantné body
8. Priraďte zapisovateľa
9. Buďte zdvorilí k ostatným účastníkom
10. Keď mikrofón nepoužívate, nechajte ho stlmený

Dobrá etiketa videokonferenčného hovoru vám môže pomôcť posilniť vašu dôveru a zlepšiť vaše komunikačné schopnosti.

1] Rozhodnite^(Decide) vopred o programe schôdze

Základnou praxou efektívnej videokonferencie je organizovať schôdzu len vtedy, keď dokonale rozumiete téme diskusií. Preto, ak ste ten, kto organizuje virtuálne stretnutie, uistite sa, že všetci účastníci o ňom vopred vedia. Považuje sa za bezpečné odoslať aspoň dve pripomienky,

• Deň pred stretnutím
• Hodinu pred začiatkom stretnutia

To pomáha účastníkom pripraviť sa na stretnutie, aby neboli zaskočení a potýkali sa s etiketou.

2] Nastavte pozadie

O to dôležitejšie je mať v pozadí správne svetelné podmienky, aby ste sa vyhli tieňom. Podobne, ak máte priamo za sebou slnečné okno, zatiahnite roletu, aby ste stlmili blesk. Navyše, čistá stena alebo záves sú oveľa lepšie ako upchatá kancelária alebo podivné umelecké diela, aby ste sa vyhli rozptýleniu.

Majte na pamäti, že osoba, s ktorou vediete videokonferenciu, by sa nemala rozptyľovať. Takže predtým, ako zavoláte, skontrolujte, čo vidia. Prílišné starosti s tým, čo je vo vašom pozadí a ako to môžu vidieť ostatní, môže zvýšiť stres, ktorý môže brániť v práci.

Prečítajte si^(Read) : Ako rozmazať pozadie na schôdzi Microsoft Teams^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] Pripravte sa na stretnutie

Posaďte^(Sit) sa rovno na kameru a majte na tvári úsmev. Pri rozprávaní používajte prirodzené gestá a snažte sa obmedziť vedľajšie konverzácie. ^(Use)Vyhnite^(Avoid) sa klepaniu na mikrofón alebo šuchotajúcim papierom v blízkosti mikrofónu. Tiež držte svoje pohyby čo najmenšie.

4] Buďte včas

Veľa ľudí zvyčajne mešká, takže na čase záleží. V skutočnosti by to mal byť štandard, aby ste udržali krok s akýmkoľvek stretnutím, videom alebo iným spôsobom. Pretože aj keď by ste mohli utiecť pri fyzickom stretnutí, pri videokonferencii neexistuje žiadna úniková cesta.

5] Udržujte svoj pracovný stôl čistý

Váš pracovný stôl by nemal pôsobiť chaoticky alebo neusporiadane. Preto je dôležité, aby medzi vami a fotoaparátom nebolo nič. Zbavte sa hromady papierov, lístkov a iných papiernických predmetov zo svojho stola. Môžete tiež udržiavať čistú pracovnú plochu systému Windows . ^(Windows)Ak máte pocit, že je to potrebné, použite možnosť Skryť ikony na pracovnej ploche.^{(Hide desktop icons)}

6] Poznajte svoje publikum

Školský odevný kód nemôžete presadzovať prostredníctvom videokonferencie, tj v závislosti od publika sa vaše oblečenie môže líšiť od zvyčajne triezvych formálnych až po úplne neformálne. Odporúčame vám použiť svetlé pastely a tlmené farby, ktoré na obrazovke vyzerajú najlepšie.

7] Zdokumentujte príslušné body

Správna^(Proper) dokumentácia stretnutí na diaľku umožňuje v prípade potreby efektívne vyvolať podrobnosti. Okrem toho môže pomôcť ostatným členom tímu, ktorí sa nemohli zúčastniť stretnutia, aby zostali v obraze.

8] Priraďte zapisovateľa

Vždy viesť poznámkový blok na zapisovanie dôležitých bodov sa považuje za dobrú prax valného zhromaždenia. Táto prax sa stáva ešte dôležitejšou, keď idete virtuálne. Takže priraďte zapisovateľa, aby zdokumentoval všetko, čo sa na schôdzi deje. To pridáva nuansy a ak by sa niekto chcel vrátiť k tomu, o čom sa diskutovalo, mohol by sa tam ľahko dostať.

9] Buďte zdvorilí k ostatným účastníkom

Ak ste organizátor alebo ten, kto zorganizoval videokonferenciu, buďte prihlásený do počítača a pripravte sa na stretnutie niekoľko minút pred plánovaným časom. Toto by mala byť prvá lekcia.

Po druhé, začnite tým, že sa predstavíte skôr, ako vystúpite, aby vás všetci účastníci spoznali a mohli vás oslovovať vaším menom.

Prečítajte si^(Read) : Ako vyzerať čo najlepšie počas videokonferenčného hovoru^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] Keď mikrofón nepoužívate, nechajte ho stlmený^(Keep)

Aj keď možno nehovoríte a myslíte si, že ste ticho, väčšina mikrofónov dokáže zachytiť drobné zvuky na pozadí, ako je kašeľ, kýchanie alebo písanie. Tieto zvuky môžu ľahko rozptýliť ostatných účastníkov videokonferencie alebo môžu spôsobiť obťažovanie. Takže pred prestávkou a odchodom počas stretnutia vypnite mikrofón.

Mali sme ešte niečo spomenúť?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms worldwide do not mind extending the facility of work-from-home to their workers who don’t have to necessarily be in office. In this connectіon, it becomes important to be aware of certain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

Anything else we should have mentioned?

Related posts

• Ako nainštalovať Drupal pomocou WAMP na Windows

• Najlepšie softvérové ​​a hardvérové ​​bitcoinové peňaženky pre Windows, iOS, Android

• Nainštalujte si internetovú rozhlasovú stanicu zadarmo na počítači so systémom Windows

• Fix Partner sa nepripojil k chybe smerovača v TeamViewer v systéme Windows 10

• Oči NASA vám pomôžu preskúmať vesmír ako astronauti

• Ako vytvoriť certifikáty SSL s vlastným podpisom v systéme Windows 11/10

• Najlepšie batohy na notebooky pre mužov a ženy

• Máte zablokované nastavenia servera Plex a servera? Tu je oprava!

• Chyba pri sťahovaní súborov z DropBoxu je príliš veľký súbor zip

• Deväť nostalgických technologických zvukov, ktoré ste pravdepodobne roky nepočuli

• Automate.io je bezplatný automatizačný nástroj a alternatíva IFTTT

• Čo sú to „čip a PIN“ alebo kreditné karty EMV

• Tento účet nie je prepojený so žiadnym účtom Mixer

• Čo je Data Analytics a na čo sa používa

• Ako šifrovať a pridávať heslá do dokumentov LibreOffice

• Čo sú virtuálne kreditné karty a ako a kde ich získate?

• Nákupné tipy na nákupy v Cyber ​​Monday & Black Friday, ktoré chcete dodržiavať

• ngrok: Zverejnite svoje lokálne servery pomocou zabezpečených tunelov

• Ako nainštalovať Windows 95 na Windows 10

• Čo je syndróm hlúpeho okna - vysvetlenie a prevencia