Ak ste používateľom služieb Microsoft 365 , možno ste videli ikonu aplikácie Power Automate uvedenú medzi aplikáciami od spoločnosti Microsoft^(Microsoft) , ktoré poznáte skôr, ako napríklad Excel , Powerpoint a Outlook . Budeme diskutovať o tom, čo je Power Automate a čo dokáže. Potom sa pozrieme na niekoľko užitočných šablón Power Automate , ktoré môžete ihneď implementovať. 

Mnoho kancelárskych úloh zahŕňa opakujúce sa úlohy, ktoré nevyžadujú vykonanie raketového vedca – napríklad ukladanie e-mailovej prílohy^{(email attachment)} do konkrétneho priečinka na OneDrive alebo Dropbox alebo vytvorenie úlohy v Microsoft Planner zo správy v Microsoft Teams . Toto sú druhy úloh, na ktoré bol Power Automate stvorený. 

Čo je Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate sa kedysi nazýval Microsoft Flow . Je to súprava nástrojov podobná IFTTT (If This Then That) , ktorú môžete použiť na veci ako:

• Automatizujte^(Automate) procesy v podnikových nastaveniach. 
• Posielajte^(Send) automatické pripomienky, keď je úloha po termíne.
• Automatizujte^(Automate) opakujúce sa manuálne úlohy zaznamenávaním akcií myši, stlačenia klávesov a ďalších krokov.

Inými slovami, Microsoft Power Automate vám umožňuje nahradiť manuálne a niekedy zložité procesy automatizovanými pracovnými postupmi. 

Nielen pre aplikácie Microsoft

Ako by ste očakávali, Microsoft Power Automate sa pripája k iným aplikáciám spoločnosti Microsoft^(Microsoft) . Môžete napríklad nastaviť proces v Power Automate , ktorý vezme správu prijatú v Microsoft Teams a uloží ju do Microsoft OneNote . 

Čo však robí Power Automate skutočne užitočným, je to, že sa dokáže pripojiť aj k množstvu^{(ton )} aplikácií tretích strán. Keď sme naposledy skontrolovali, Power Automate sa pripája k viac ako 500 ďalším službám. Och^(Whoa) _ 

Tri druhy tokov

Microsoft kategorizuje veci, ktoré môžete robiť v Power Automate , do troch druhov postupov:

1. Cloud toky
2. Toky pracovnej plochy
3. Toky obchodných procesov

Pozrime sa na každý druh toku a prejdime si, prečo by ste ho mohli použiť.

Cloudové toky Power Automate

Cloudové toky v Microsoft Power Automate možno ďalej rozdeliť do troch kategórií: 

• Automatizované toky
• Okamžité toky
• Plánované toky

Automatizované toky sú spúšťané udalosťou, napríklad keď je odoslaný nový tweet s konkrétnym hashtagom alebo keď dostanete e-mail od konkrétnej osoby. Môžete použiť automatizovaný tok na prepojenie účtov a umožniť im vzájomnú komunikáciu. Môžete napríklad vytvoriť automatizáciu, ktorá vám pošle textovú správu vždy, keď dostanete e-mail od svojho šéfa.

Kliknutím na tlačidlo sa spustí okamžitý tok. Povedzme, že svojmu tímu opakovane posielate e-mail s pripomenutím, aby ste sa pripojili na denné stretnutie tímu. Môžete vytvoriť tlačidlo na automatizáciu. Vytvorte tlačidlo a potom kedykoľvek kliknete na toto tlačidlo, vášmu tímu sa automaticky odošle e-mail s pripomenutím, aby sa pripojil k schôdzi. Nielenže vám to ušetrí čas, ale tiež zníži počet chýb, ako je napríklad neúmyselné vynechanie e-mailu.

Naplánovaný tok automatizuje úlohy podľa plánu. Môžete napríklad vytvoriť naplánovaný tok, ktorý automaticky nahrá údaje na lokalitu SharePoint alebo do špecifickej databázy.

Toto sú tri druhy tokov Power Automate , ktoré sa zaoberajú informáciami v cloude. Ďalej sa pozrieme na toky úloh, ktoré vykonávate na pracovnej ploche. 

Toky pracovnej plochy Power Automate

Spoločnosť Microsoft^(Microsoft) má nástroj s názvom Power Automate Desktop , ktorý rozširuje možnosti služby Power Automate a umožňuje vám automatizovať opakujúce sa procesy na pracovnej ploche a zahŕňa akcie, ktoré vykonávate na webe. Je to podobné ako pri nahrávaní makra v Exceli^(Excel) . Môžete zaznamenať sériu akcií a určiť podmienky, ktoré musia byť splnené, aby sa spustila táto skupina akcií.

Môžete napríklad vytvoriť postup na pracovnej ploche, ktorý extrahuje údaje z webovej lokality a pridá ich do súboru programu Excel . ^(Excel)Alebo môžete nastaviť tok, ktorý kombinuje dokumenty Microsoft Word do súborov PDF^(PDFs) . 

Toky obchodných procesov^{(Business Process Flows)} Power Automate

Povedzme, že máte zamestnancov, ktorí reagujú na požiadavky zákazníckych služieb. Bez ohľadu na to, ktorý zamestnanec komunikuje so zákazníkom, chcete, aby postupovali presne podľa rovnakých krokov, aby boli skúsenosti zákazníkov konzistentné. 

Inými slovami, tok obchodných procesov môžete použiť na nastavenie série krokov, ktoré majú ľudia dodržiavať, aby dosiahli konkrétny výsledok. Namiesto spoliehania sa len na školenia zamestnancov vedú zamestnancov toky obchodných procesov a pomáhajú im vyhnúť sa chybám.

Užitočné šablóny Power Automate

Možno najjednoduchší spôsob, ako si uvedomiť, čo dokáže Microsoft Power Automate , je preskúmať niektoré šablóny. Ak ste používali IFTTT , tento koncept poznáte. Šablóny Power Automate^{(Power Automate)} sú ako aplety alebo recepty v IFTTT^{(applets or recipes in IFTTT)} . 

Šablóny Power Automate^{(Power Automate)} môžete používať tak, ako sú, alebo ich môžete upraviť tak, aby vyhovovali vašim špecifickým okolnostiam a cieľom. Tu je niekoľko, ktoré vám pomôžu začať.

Užitočné šablóny automatického toku

1. Uložte si prílohy e-mailov Outlook.com do svojho OneDrive^{(Save Outlook.com email attachments to your OneDrive)} . 

Vždy, keď dostanete e-mail s prílohou, príloha sa uloží na váš OneDrive do priečinka s názvom E-mailové^(Email) prílohy z Power Automate .

1. Pošlite e-mail pre nové Tweety o určitom kľúčovom slove^{(Send an email for new Tweets about a certain keyword)} . 

Vždy, keď sa objaví tweet o kľúčovom slove, ktoré určíte, Power Automate odošle e-mail s niektorými základnými používateľskými podrobnosťami o účte, ktorý tweet uverejnil. 

Užitočné šablóny okamžitého toku

1. Pošlite mi pripomienku o 10 minút^{(Send myself a reminder in 10 minutes)} . 

Táto šablóna toku vytvorí tlačidlo, ktoré vám pošle vlastné oneskorené pripomenutie.

1. Naplánujte si stretnutie s odosielateľom správy^{(Schedule a meeting with a message sender)} . 

Tento postup vám umožňuje naplánovať schôdzu s odosielateľom akejkoľvek správy z kanála alebo chatu Microsoft Teams .

Užitočné šablóny plánovaného toku

1. Pošlite mi e-mail so zoznamom nadchádzajúcich udalostí v kalendári^{(Email me with a list of upcoming Calendar events)} . 

Táto šablóna sa pozrie na váš kalendár a pošle vám e-mailový súhrn vášho nadchádzajúceho týždňa vrátane informácií o letoch, hoteloch a počasí.

1. Odošlite e-mail s pripomenutím Office 365 Outlook na skoré stretnutia nasledujúci deň^{(Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day)} . 

Toto je skvelé pre ľudí, ktorí sa zabudnú pozrieť na zajtrajší plán, ale často kontrolujú e-maily. Ak sa na ďalší deň pred zadaným časom uskutočnia nejaké stretnutia, na váš e-mail Outlook sa odošle pripomienka .

Venujte viac času veciam, ktoré nikto iný^{(Things No One Else)} nedokáže

Slogan spoločnosti Microsoft pre Power Automate je: „ Postarajte^(Take) sa o to, čo je dôležité. Zautomatizujte zvyšok." Musíte uznať, že majú pravdu. Ak zautomatizujete to, čo sa zautomatizovať dá, zostane vám viac času na dôležitejšie veci, ako je stratégia, hlboké myslenie a relax. Budúcnosť je teraz a je čas dať roboty do práce za vás!

What Is Microsoft Power Automate and Free Templates to Download

If you’re a Microsoft 365 user, you may have ѕeen the icon for the Power Automate app listed among Microsоft aрps you’re more familiar with, like Excel, Powerpoint, and Outlook. We’ll discuss what Power Automate is and what it can do. Then we’ll take a look at a few useful Power Automate templates that you can implement right away. 

Many office jobs involve repetitive tasks that don’t take a rocket scientist to perform–things like saving an email attachment to a particular folder on OneDrive or Dropbox or creating a task in Microsoft Planner out of a message in Microsoft Teams. These are the kinds of tasks that Power Automate was made to do. 

What Is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate used to be called Microsoft Flow.  It’s a toolkit similar to IFTTT (If This Then That) that you can use to do things like:

• Automate processes in business settings. 
• Send automatic reminders when a task is past due.
• Automate repetitive manual tasks by recording mouse actions, keystrokes, and other steps.

In other words, Microsoft Power Automate lets you replace manual and sometimes complex processes with automated workflows. 

Not Just for Microsoft Apps

As you would expect, Microsoft Power Automate connects to other Microsoft apps. You could, for example, set up a process in Power Automate that takes a message you receive in Microsoft Teams and saves it to Microsoft OneNote. 

But what makes Power Automate really useful is that it can also connect to a ton of third-party apps. The last time we checked, Power Automate connects to over 500 other services. Whoa. 

Three Kinds of Flows

Microsoft categorizes things you can do in Power Automate into three kinds of flows:

1. Cloud flows
2. Desktop flows
3. Business process flows

Let’s look at each kind of flow and go over why you might use it.

Power Automate’s Cloud Flows

Cloud flows in Microsoft Power Automate can be further broken down into three categories: 

• Automated flows
• Instant flows
• Scheduled flows

Automated flows are triggered by an event, like when a new tweet is posted with a particular hashtag or when you receive an email from a specific person. You can use an automated flow to connect accounts and allow them to communicate with each other. For example, you could create an automation that sends you a text message whenever you get an email from your boss.

The click of a button triggers instant flows. Let’s say you repeatedly email your team a reminder to join the daily team meeting. You could create a button to automate that. Create the button, and then any time you click that button, an email is automatically sent to your team reminding them to join the meeting. Not only will that save you time, but it will also cut down on mistakes, like inadvertently leaving someone off the email.

A scheduled flow automates tasks on a schedule. For instance, you could create a scheduled flow that automatically uploads data to a SharePoint site or a specific database.

Those are the three kinds of Power Automate flows that deal with information in the cloud. Next, we’ll look at flows for tasks you perform on your desktop. 

Power Automate’s Desktop Flows

Microsoft has a tool called Power Automate Desktop that extends the capabilities of Power Automate, enabling you to automate repetitive desktop processes, and that includes actions you perform on the web. It’s similar to recording a macro in Excel. You can record a series of actions and specify the conditions that must be true to trigger that set of actions.

For example, you could create a desktop flow that extracts data from a website and adds it to an Excel file. Or you could set up a flow that combines Microsoft Word documents into PDFs. 

Power Automate’s Business Process Flows

Let’s say you have employees who respond to customer service requests. No matter which employee is interacting with a customer, you want them to follow the exact same steps, so the customer experience is consistent. 

In other words, you can use a business process flow to set up a series of steps for people to follow to achieve a particular outcome. Instead of relying on employee training alone, business process flows guide the employee and help them avoid mistakes.

Useful Power Automate Templates

Perhaps the easiest way to wrap your mind around what Microsoft Power Automate can do is explore some templates. If you’ve used IFTTT, you’re familiar with this concept. Power Automate templates are just like applets or recipes in IFTTT. 

You can use Power Automate templates as-is, or you can tweak them to fit your specific circumstances and goals. Here are a few to get you started.

Useful Automated Flow Templates

1. Save Outlook.com email attachments to your OneDrive. 

Whenever you get an email with an attachment, the attachment will be saved to your OneDrive in a folder called Email Attachments from Power Automate.

1. Send an email for new Tweets about a certain keyword. 

Any time there’s a tweet about a keyword you specify, Power Automate will send out an email with some basic user details about the account that posted the tweet. 

Useful Instant Flow Templates

1. Send myself a reminder in 10 minutes. 

This flow template creates a button that will send you a custom delayed reminder.

1. Schedule a meeting with a message sender. 

This flow allows you to schedule a meeting with the sender of any message from a Microsoft Teams channel or chat.

Useful Scheduled Flow Templates

1. Email me with a list of upcoming Calendar events. 

This template will look at your calendar and send you an email summary of your upcoming week, including info on flights, hotels, and weather.

1. Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day. 

This is a great one for people who forget to look at tomorrow’s schedule but do frequently check emails. If there are any meetings the next day before the time you specify, it will send a reminder to your Outlook email.

Spend More Time Doing the Things No One Else Can Do

Microsoft’s tagline for Power Automate is, “Take care of what’s important. Automate the rest.” You have to admit, they’ve got a point. If you automate what can be automated, that leaves you more time for more important things like strategizing, deep thinking, and relaxing. The future is now, and it’s time to put the robots to work for you!

Related posts

• Funguje obnova súborov systému Windows od spoločnosti Microsoft? Testovali sme to.

• Príručka Microsoft Planner: Všetko, čo potrebujete vedieť

• 11 najlepších bezplatných softvérových snímok obrazovky pre Windows

• Použite starú webovú kameru na bezplatné monitorovanie svojho majetku

• Ako blokovať stránky pomocou bezplatného softvéru na rodičovskú kontrolu

• 4 skvelé nástroje na vytváranie inštalačných balíkov systému Windows

• Avast Online Security Extension: Oplatí sa ho používať?

• Najlepšie bezplatné online editory Markdown

• 7 spôsobov, ako otvoriť súbor MDB bez Microsoft Access

• Najlepší editori Markdown: Všetky platformy a online

• 10 najlepších rozšírení ochrany osobných údajov pre Chrome (2022)

• 6 najlepších stránok na stiahnutie filmových titulkov zadarmo

• 11 najlepších aplikácií Microsoft Teams v roku 2022

• Ako skontrolovať, či je teplota vášho procesora príliš vysoká

• Ako môže aplikácia Signal Desktop pomôcť chrániť vaše súkromie

• Najlepšie programy na pridanie nových funkcií do systému Windows 10

• Todoist vs. Microsoft To Do: Ktorý z nich je pre vás ten pravý

• 7 najlepších nástrojov na odstránenie bloatware pre Windows

• Čo je chatbot a ako ho používať na svojom webe

• 9 spôsobov, ako zaznamenať hranie na vašom PC