V tomto príspevku sa pozrieme na to, ako môžete lepšie spravovať svoj e-mail v programe Outlook^(Outlook) tým, že sa prichádzajúca pošta automaticky presúva do samostatných priečinkov. Ak denne dostávate veľa e-mailov, môže to ušetriť veľa času.

Namiesto toho, aby ste museli stráviť hodinu raz týždenne presúvaním e-mailov z doručenej pošty^(Inbox) do kategorizovaných priečinkov, pravidlá e-mailu vám pomôžu zautomatizovať organizáciu vašej doručenej pošty. Je to veľmi podobné používaniu štítkov a filtrov v Gmaile^(Gmail) .

Pravidlá pre e-maily^(Email) sa môžu zdať komplikované a môžu byť, ak naozaj chcete vykonať nejaké sofistikované triedenie, ale ak jednoducho chcete pracovné e-maily automaticky presúvať do priečinka Práca^(Work)  , potom je to hračka.

Aby boli pravidlá užitočné, mali by ste si pod priečinkom Doručená pošta^(Inbox) najskôr vytvoriť priečinky na kategorizáciu e-mailov, ako napríklad Projekty, Práca^(Work) , Rodina^(Family) atď.

Priečinky môžete vytvárať kliknutím pravým tlačidlom myši na priečinok Doručená pošta^(Inbox) alebo ľubovoľný priečinok a výberom položky Nový priečinok^{(New Folder)} . Nasledujúci postup funguje v Outlooku 2010^{(Outlook 2010)} , 2013, 2016, 2019 a Office 365 .

Nastavte pravidlá programu Outlook

Ak chcete začať, otvorte Outlook , kliknite na kartu Súbor^(File) a v dolnej časti sa zobrazí tlačidlo Spravovať pravidlá a upozornenia .^{(Manage Rules & Alerts)}

Zobrazí sa hlavné okno Pravidlá^(Rules) a upozornenia^(Alerts) av predvolenom nastavení môžete vidieť jedno už vytvorené pravidlo v závislosti od vašej verzie Outlooku^(Outlook) .

Odtiaľ kliknete na tlačidlo Nové pravidlo^{(New Rule)} a začnete s prvým e-mailovým pravidlom programu Outlook . ^(Outlook)Zobrazí sa dialógové okno Sprievodca ^(Wizard)pravidlami a zobrazí sa vám niektoré bežné šablóny pravidiel.^(Rules)

Toto sú tie najbežnejšie a pravdepodobne všetky, ktoré budete kedy potrebovať. Najbežnejším pravidlom je prvé uvedené pravidlo „ Presunúť správy od niekoho do priečinka^{(Move messages from someone to a folder)} “. Pokračujte a vyberte ju a potom kliknite na tlačidlo Ďalej^(Next) .

Všimnite si, že dolný zoznam s názvom „Krok 2:“ zostáva v spodnej časti s nejakým podčiarknutým textom. V skutočnosti všetko, čo musíte urobiť, aby ste nastavili pravidlo, je kliknúť na hypertextové odkazy pre ľudí alebo verejnú skupinu^{(people or public group)}  a určiť^{(specified )} , aby ste vybrali e-mailovú adresu a kam chcete tieto e-maily posielať.

Potom môžete kliknúť na tlačidlo Dokončiť^(Finish) a máte hotovo. Ak však chcete pravidlo skomplikovať, kliknutím na tlačidlo Ďalej^(Next) získate oveľa viac možností:

Keď budete kontrolovať rôzne podmienky v hornom zozname, popis pravidla v dolnej časti sa tiež vyplní ďalšími hypertextovými odkazmi. Môžete dokonca vytvoriť pravidlá, ktoré hľadajú konkrétne slová v tele e-mailu a potom s týmito e-mailami vykonávajú akcie.

Vašou ďalšou úlohou je kliknúť na každý hypertextový odkaz a vybrať súvisiace hodnoty, ako sú e-mailové adresy, priečinky atď. V našom príklade vyššie budete chcieť kliknúť na ľudí alebo verejnú skupinu^{( people or public group)} a vybrať si e-mailovú adresu.

Potom kliknite na zadané^(specified) slovo a prejdite do priečinka, do ktorého chcete e-mail presunúť, alebo kliknite na tlačidlo Nový^(New) a pod aktuálne zvýrazneným priečinkom sa vytvorí nový priečinok.

Teraz uvidíte spodnú časť aktualizovanú o skutočné hodnoty pre vaše pravidlo.

Po kliknutí na tlačidlo Ďalej môžete pre pravidlo nastaviť ďalšie akcie. Ak je to jednoduché pravidlo, môžete to normálne nechať tak, ale ak chcete vykonávať aj iné akcie, ako je prehrávanie zvuku, preposlanie e-mailu, vytvorenie jeho kópie, vytlačenie e-mailu, spustenie iného programu, spustenie skriptu atď. , potom to všetko môžete urobiť na tejto obrazovke.

Po dokončení kliknite na Ďalej^(Next) a dostanete sa do dialógového okna Výnimky^(Exceptions) , kde si môžete vybrať, pre aké podmienky nechcete, aby sa toto pravidlo spracovalo. Ak nemáte nejaké jedinečné prípady, môžete to nechať prázdne, čo je predvolené nastavenie.

Kliknite na Ďalej^{(Click Next)} a konečne sme sa dostali na koniec sprievodcu pravidlami! Pomenujte pravidlo ako „Presunúť e-mail priateľov“, aby ste neskôr vedeli, čo robí, keď sa naň pozriete.

Potom, ak už máte v priečinku Doručená pošta e-maily, ktoré by vyhovovali vášmu novému pravidlu, začiarknite políčko „ Spustiť toto pravidlo pre správy, ktoré už sú v priečinku Doručená pošta^{(Run this rule on messages already in Inbox)} “. Všetko ostatné môžete ponechať ako predvolené a kliknúť na tlačidlo Dokončiť^(Finish) !

Teraz môžete vytvárať pravidlá pre ľudí, informačné bulletiny, výpisy z bankových/kreditných kariet a čokoľvek iné, na čo si spomeniete, aby ste mohli svoje e-maily v Outlooku^(Outlook) spravovať efektívnejšie! Užite si to!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In this post, we’ll take a look at how yоu can manage your Outlook email better by having incoming mail automatically moved into separate folders. If you get а lot of email everyday, this can save lotѕ оf time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

Related posts

• Ako preposielať e-maily programu Outlook do Gmailu

• Ako vytvoriť distribučný zoznam v programe Outlook

• Ako vytvoriť skratky programu Microsoft Outlook pre e-maily a úlohy

• Prehľadávajte e-maily Outlook podľa odosielateľa, dátumu, kľúčového slova, veľkosti a ďalších

• Microsoft Outlook neodpovedá? 8 opráv na vyskúšanie

• Ako vytvoriť brožúru v programe Word

• 15 PowerPoint tipov a trikov na zlepšenie vašich prezentácií

• Ako zoskupiť pracovné hárky v Exceli

• Ako vložiť podpis do dokumentu programu Microsoft Word

• Prepojenie buniek medzi hárkami a zošitmi v Exceli

• 12 užitočných tipov a trikov pre Microsoft Word

• Ako zaznamenať makro v Exceli

• Ako pridať zvukový komentár k prezentácii v PowerPointe

• Ako zmeniť pozadie v Microsoft Teams

• Ako vytvoriť vývojový diagram vo Worde a Exceli

• Ako vytvoriť kontrolný zoznam v Exceli

• Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli

• Oprava Microsoft Outlook narazil na problémovú chybu

• 13 tipov a trikov OneNote na lepšie usporiadanie poznámok

• Rýchlo pridajte obsah do dokumentu Word