Rozbaľovacie zoznamy v Exceli^(Excel) sú výkonnými nástrojmi. Umožňujú vám poskytnúť používateľom rozbaľovaciu šípku, ktorá im po výbere poskytne zoznam možností.

To môže znížiť počet chýb pri zadávaní údajov, pretože sa tým vyhnete tomu, aby používatelia museli zadávať odpovede priamo. Excel vám dokonca umožňuje vytiahnuť položky pre tieto rozbaľovacie zoznamy z radu buniek.

Tým to však nekončí. Pomocou niektorých kreatívnych spôsobov konfigurácie overovania údajov pre rozbaľovacie bunky môžete dokonca vytvoriť viacero prepojených rozbaľovacích zoznamov, kde položky, ktoré sú dostupné v druhom zozname,^{(available in a second list)} závisia od sekcie, ktorú používateľ vytvoril v prvom zozname.

Na čo sú dobré^(Good) viaceré prepojené^(Linked) rozbaľovacie zoznamy ?

Zvážte, že väčšina online formulárov vypĺňa sekundárne rozbaľovacie zoznamy na základe toho, čo odpoviete v rozbaľovacom zozname pred ním. To znamená, že hárky na zadávanie údajov v Exceli^(Excel) môžete urobiť rovnako pokročilými ako online formuláre. Bude sa upravovať na základe odpovedí používateľa. 

Povedzme napríklad, že používate tabuľku programu Excel^(Excel) na zhromažďovanie informácií o počítači od používateľov, ktorí potrebujú opravu počítača^{(computer repairs)} . 

Možnosti vstupu môžu vyzerať takto:

• Počítačová časť^{(Computer Part)} : Monitor, Myš^(Mouse) , Klávesnica^(Keyboard) , Základný systém^{(Base System)}
• Typ dielu:
  • Monitor : sklo, kryt^(Housing) , napájací kábel^{(Power Cord)} , vnútorná elektronika^{(Internal Electronics)}
  • Myš^(Mouse) : koliesko, LED svetlo^{(LED Light)} , kábel^(Cord) , tlačidlá^(Buttons) , puzdro
  • Klávesnica^(Keyboard) : Klávesy, Kryt^(Housing) , Membrána^(Membrane) , Kábel^(Cord) , Vnútorná elektronika^{(Internal Electronics)}
  • Základný systém^{(Base System)} : Kryt, tlačidlá^(Buttons) , porty^(Ports) , napájanie^(Power) , vnútorná elektronika^{(Internal Electronics)} , operačný systém^{(Operating System)}

Ako môžete vidieť z tohto stromu, informácie, ktoré by mali byť dostupné na výber pre „Typ súčiastky“, závisia od toho, ktorú počítačovú súčiastku^{(Computer Part)} používateľ vyberie v prvom rozbaľovacom zozname.

V tomto príklade môže vaša tabuľka začať vyzerať takto:

Ak vytvoríte viacero prepojených rozbaľovacích zoznamov, môžete použiť položku vybratú z rozbaľovacieho zoznamu v B1 na riadenie obsahu rozbaľovacieho zoznamu v B2.

Poďme sa pozrieť, ako to môžete nastaviť. Môžete si tiež stiahnuť náš vzorový hárok Excel s príkladom nižšie.

Vytvorte si zdrojový list^{(List Source Sheet)} rozbaľovacieho zoznamu

Najčistejším spôsobom, ako nastaviť niečo také, je vytvoriť novú kartu v Exceli^(Excel) , kde môžete nakonfigurovať všetky položky rozbaľovacieho zoznamu.

Ak chcete nastaviť tieto prepojené rozbaľovacie zoznamy, vytvorte tabuľku, ktorej hlavička v hornej časti obsahuje všetky časti počítača, ktoré chcete zahrnúť do prvého rozbaľovacieho zoznamu. Potom uveďte všetky položky (typy dielov), ktoré by mali byť pod touto hlavičkou.

Ďalej budete chcieť vybrať a pomenovať každý rozsah, aby ste si pri neskoršom nastavovaní overenia údajov^{(Data Validation)} mohli vybrať ten správny.

Ak to chcete urobiť, vyberte všetky položky v každom stĺpci a pomenujte vybraný rozsah rovnako ako hlavičku. Ak chcete pomenovať tabuľku, jednoducho zadajte názov do poľa nad stĺpcom „A“.

Napríklad vyberte bunky A2 až A5 a pomenujte tento rozsah „Monitor“.

Tento postup opakujte, kým nebudete mať všetky rozsahy správne pomenované. 

Alternatívnym spôsobom, ako to urobiť, je použiť funkciu Vytvoriť^(Create) z výberu v Exceli. ^(Selection)To vám umožní pomenovať všetky rozsahy, ako je manuálny proces uvedený vyššie, ale jediným kliknutím.

Ak to chcete urobiť, stačí vybrať všetky rozsahy v druhom hárku, ktorý ste vytvorili. Potom z ponuky vyberte položku Vzorce^(Formulas) a na páse s nástrojmi vyberte položku Vytvoriť z výberu .^{(Create from Selection)}

Zobrazí sa vyskakovacie okno. Uistite sa, že je vybratý iba horný riadok^{(Top row)} a potom vyberte OK .

Týmto sa použijú hodnoty hlavičky v hornom riadku na pomenovanie každého z rozsahov pod ním. 

Nastavte svoj prvý rozbaľovací zoznam

Teraz je čas nastaviť si viacero prepojených rozbaľovacích zoznamov. Robiť to:

1. Späť na prvom hárku vyberte prázdnu bunku napravo od prvého štítku. Potom z ponuky vyberte položku Údaje^(Data) a na páse s nástrojmi vyberte položku Overenie údajov .^{(Data Validation)}

2. V okne Overenie údajov^{(Data Validation)} , ktoré sa otvorí, vyberte položku Zoznam^(List) v časti Povoliť^(Allow) a v časti Zdroj^(Source) vyberte ikonu šípky nahor. To vám umožní vybrať rozsah buniek, ktoré chcete použiť ako zdroj pre tento rozbaľovací zoznam.

3. Vyberte druhý hárok, kde ste nastavili zdrojové údaje rozbaľovacieho zoznamu, a potom vyberte iba polia hlavičky. Tieto sa použijú na vyplnenie počiatočného rozbaľovacieho zoznamu vo vybranej bunke.

4. Výberom šípky nadol v okne výberu rozbaľte okno Overenie údajov^{(Data Validation)} . V poli Zdroj^(Source) sa teraz zobrazí rozsah, ktorý ste vybrali . Dokončite výberom položky OK .

5. Teraz, späť na hlavnom hárku, si všimnete, že prvý rozbaľovací zoznam obsahuje každé z polí hlavičky z druhého hárku.

Teraz, keď je váš prvý rozbaľovací zoznam hotový, je čas vytvoriť ďalší prepojený rozbaľovací zoznam.

Nastavte svoj prvý rozbaľovací zoznam

Vyberte druhú bunku, pre ktorú chcete načítať položky zoznamu v závislosti od toho, čo je vybraté v prvej bunke.

Opakujte vyššie uvedený postup, aby ste otvorili okno Overenie údajov . ^{(Data Validation)}V rozbaľovacej ponuke Povoliť^(Allow) vyberte položku Zoznam . ^(List)Pole Zdroj^(Source) je to, čo stiahne položky zoznamu v závislosti od toho, čo je vybraté v prvom rozbaľovacom zozname.

Ak to chcete urobiť, zadajte nasledujúci vzorec:

=INDIRECT($B$1)

Ako funguje funkcia NEPRIAME^(INDIRECT) ?

Táto funkcia vráti platný odkaz programu Excel^(Excel) (v tomto prípade na rozsah) z textového reťazca. V tomto prípade je textový reťazec názvom rozsahu prechádzajúceho prvou bunkou ($B$1). Takže INDIRECT prevezme názov rozsahu a potom poskytne rozbaľovaciu validáciu údajov so správnym rozsahom spojeným s týmto názvom.

Poznámka^(Note) : Ak nakonfigurujete overenie údajov pre túto druhú rozbaľovaciu ponuku bez toho, aby ste vybrali hodnotu z prvej rozbaľovacej ponuky, zobrazí sa chybové hlásenie. Ak chcete chybu ignorovať a pokračovať, môžete vybrať možnosť Áno .^(Yes)

Teraz otestujte svoje nové viaceré prepojené rozbaľovacie zoznamy. Pomocou prvého rozbaľovacieho zoznamu vyberte jednu z častí počítača. Keď vyberiete druhú rozbaľovaciu ponuku, mali by ste vidieť príslušné položky zoznamu pre túto časť počítača. Toto boli typy dielov v stĺpci na druhom hárku^{(on the second sheet)} , ktorý ste pre daný diel vyplnili.

Používanie viacerých prepojených^{(Multiple Linked)} rozbaľovacích zoznamov v Exceli^(Excel)

Ako môžete vidieť, je to veľmi skvelý spôsob, ako urobiť vaše tabuľky oveľa dynamickejšími. Vyplnením nasledujúcich rozbaľovacích zoznamov v reakcii na to, čo používatelia vyberú v iných bunkách^{(select in other cells)} , môžete dosiahnuť, aby vaše tabuľky oveľa lepšie reagovali na používateľov a údaje boli oveľa užitočnejšie.

Pohrajte sa s vyššie uvedenými tipmi a zistite, aké zaujímavé prepojené rozbaľovacie zoznamy môžete vytvoriť vo svojich tabuľkách. Podeľte^(Share) sa o niektoré zo svojich vlastných zaujímavých tipov v sekcii komentárov nižšie.

How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel

Drop-down liѕts in Excеl are powerful tools. They let you provide users with a drop-down аrrow that, when selectеd, providеs them with a list of choices.

This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.

However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.

What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?

Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers. 

For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs. 

The entry options might look like this:

• Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
• Part Type:
  • Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
  • Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
  • Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
  • Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System

As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.

In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:

If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.

Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.

Create Your Drop-Down List Source Sheet

The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.

To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.

Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.

To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.

For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.

Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately. 

An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.

To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.

A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.

This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it. 

Set Up Your First Drop Down List

Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:

1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.

2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.

3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.

4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.

5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.

Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.

Set Up Your First Drop Down List

Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.

Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.

To do this, enter the following formula:

=INDIRECT($B$1)

How does the INDIRECT function work?

This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.

Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.

Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.

Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel

As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.

Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.

Related posts

• Ako rýchlo vložiť viac riadkov v Exceli

• Ako zlúčiť údaje vo viacerých súboroch programu Excel

• Ako odstrániť prázdne riadky v Exceli

• Ako používať funkciu Speak Cells v Exceli

• Ako vložiť pracovný hárok programu Excel do dokumentu programu Word

• Prečo by ste mali používať pomenované rozsahy v Exceli

• Rýchlo vyhláskujte čísla vo Worde a Exceli

• 4 spôsoby, ako previesť Excel na Tabuľky Google

• 3 spôsoby, ako rozdeliť bunku v Exceli

• Ako hľadať v Exceli

• Ako používať funkciu PMT v Exceli

• Kedy použiť Index-Match namiesto VLOOKUP v Exceli

• Ako vložiť CSV alebo TSV do pracovného hárka programu Excel

• Ako vytvoriť makro alebo skript VBA v programe Excel

• Ako odstrániť mriežku v Exceli

• Ako presúvať stĺpce v Exceli

• Ako zdieľať súbor Excel pre jednoduchú spoluprácu

• Použite Spike na vystrihnutie a prilepenie viacerých textových položiek v programe Word

• 2 spôsoby použitia funkcie Transponovať v Exceli

• Ako otvoriť Word a Excel v núdzovom režime