Používanie rozbaľovacieho zoznamu v Exceli^(Excel) môže výrazne skrátiť čas potrebný na zadávanie údajov do tabuľky^{(enter data into a spreadsheet)} . Našťastie je veľmi jednoduché vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli^(Excel) . 

Existuje niekoľko spôsobov, ako to urobiť, od jednoduchých po pokročilé. Všetky spôsoby, ako to urobiť, sa dozviete v tomto článku.

Vytvorte rozbaľovací zoznam^{(Drop Down List)} v Exceli^(Excel) : jednoduchá metóda^(Method)

Najjednoduchší spôsob, ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli^(Excel) , je manuálne zadať zoznam. Toto je ideálne pre situácie, keď potrebujete iba rozbaľovací zoznam v jednej bunke a nemusíte ho často aktualizovať.

Ak napríklad ľuďom posielate súbor, do ktorého chcete, aby vyplnili niektoré polia, a jedno pole má jednoduchý zoznam možností, táto metóda je ideálna.

Ak chcete vytvoriť rozbaľovací zoznam jednoduchou metódou:

1. Vyberte bunku alebo bunky, v ktorých chcete vytvoriť zoznam.

2. Z ponuky vyberte Údaje a na^(Data) páse s nástrojmi vyberte Overenie údajov .^{(Data Validation)}

3. Otvorí sa okno Overenie údajov . ^{(Data Validation)}Vyberte rozbaľovací zoznam v časti Povoliť^(Allow) a vyberte položku Zoznam^(List) .

4. To vám umožní ručne zadať položky, ktoré chcete vo svojom zozname. Jednoducho^(Just) zadajte každú položku do poľa Zdroj^(Source) , pričom každú položku oddeľte čiarkami.

5. Zvoľte OK . Teraz uvidíte, že bunka, ktorú ste vybrali, má vedľa seba šípku rozbaľovacej ponuky. Keď vyberiete túto šípku, uvidíte všetky položky, ktoré ste zadali, zahrnuté v tomto zozname.

Aj keď je to najrýchlejší spôsob vytvorenia rozbaľovacieho zoznamu v Exceli^(Excel) , je tiež najťažšie ho udržiavať. Úprava zoznamu vyžaduje návrat do nastavení overenia a aktualizáciu poľa Zdroj^(Source) . 

Ak v Exceli^(Excel) vytvoríte veľa takýchto rozbaľovacích zoznamov , ich úprava si môže vyžadovať veľa práce. Preto je dôležité používať túto metódu len pre jednotlivé bunky a pre zoznamy, pri ktorých neočakávate zmenu. 

Vytvorte rozbaľovací zoznam^{(Drop Down List)} v Exceli^(Excel) : pomocou rozsahu

Ak by ste chceli flexibilnejšie riešenie, môžete položky pre svoj zoznam vytiahnuť z radu iných buniek^{(a range of other cells)} v Exceli. 

Robiť to:

1. Najprv^(First) uveďte všetky položky, ktoré chcete mať vo svojom zozname, do ľubovoľného stĺpca buniek. Môžete ich zadať do aktuálnej tabuľky alebo do akéhokoľvek iného hárka.

2. Zopakovaním vyššie uvedeného postupu vyberte bunku a spustite okno Overenie údajov . ^{(Data Validation)}Nastavte pole Povoliť na možnosť ^(Allow)Zoznam^(List) . Tentoraz namiesto zadávania čohokoľvek do poľa Zdroj^(Source) vyberte ikonu šípky nahor napravo od tohto poľa. Toto je možnosť výberu rozsahu, ktorá vám umožňuje vybrať pole, z ktorého chcete vybrať položky zoznamu.

3. Okno Overenie údajov^{(Data Validation)} sa zbalí, takže uvidíte celý hárok. Potiahnite ukazovateľ myši nadol po celom rozsahu buniek, ktoré obsahujú všetky položky zoznamu, ktoré chcete zahrnúť. Keď to urobíte, vyberte ikonu šípky nadol napravo od poľa výberu. Tým sa znova rozbalí okno Overenie údajov .^{(Data Validation)}

4. V poli Zdroj^(Source) sa teraz zobrazí rozsah, ktorý ste vybrali . Ak chcete tieto nastavenia prijať,  stačí^(Just) vybrať OK .

5. Teraz, keď vyberiete šípku rozbaľovacej ponuky napravo od bunky, ktorú ste nakonfigurovali ako rozbaľovací zoznam, uvidíte všetky zahrnuté položky z rozsahu, ktorý ste práve vybrali.

Pekná vec na tomto prístupe je, že môžete zmeniť ktorúkoľvek z položiek v tomto zozname jednoduchou úpravou ľubovoľnej bunky v rozsahu. Akákoľvek zmena, ktorú tam vykonáte, aktualizuje každý rozbaľovací zoznam, ktorý ste vytvorili, kde ste vybrali tento rozsah ako zdroj.

Táto metóda je najlepšia, keď chcete naformátovať veľa buniek^{(format a lot of cells)} do rozbaľovacej ponuky pomocou rovnakých položiek zoznamu. Obsah jedného rozsahu môžete ovládať položky pre všetky tieto zoznamy a nezáleží na tom, koľko ich je.

Pridávanie položiek do vášho zoznamu

Okrem zmeny položiek v sortimente s cieľom aktualizovať zoznamy môžete tiež pridávať nové položky. Položku nebudete môcť pridať na koniec rozsahu, pretože výber rozsahu je obmedzený prvou a poslednou bunkou, ktorú ste vybrali.

Namiesto toho budete musieť vložiť nový záznam niekde do stredu rozsahu. Excel dynamicky aktualizuje váš výber rozsahu v nastaveniach overenia údajov, aby zahŕňal nový rozsah, ktorý ste zväčšili o jednu bunku.

Robiť to:

1. Kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú bunku vo vašom zdrojovom rozsahu a z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť Vložiť .^(Insert)

2. V malom okne výberu vyberte Posunúť bunky nadol^{(Shift cells down)} a vyberte OK . Tým sa posunú všetky bunky v rozsahu o jednu nadol a na miesto, ktoré ste vybrali, sa vloží prázdna bunka.

3. Napíšte novú položku, ktorú chcete pridať, do prázdnej bunky, ktorú ste práve vytvorili.

Teraz, keď vyberiete ikonu šípky nadol^{(down arrow icon)} napravo od bunky rozbaľovacieho zoznamu, ktorú ste vytvorili, uvidíte novú položku, ktorú ste práve pridali do rozsahu.

Toto je jednoduchý spôsob, ako pridať nové položky do rozbaľovacieho zoznamu, ale vyžaduje si to niekoľko ďalších krokov. Určite to nie je nikde také jednoduché, ako len pridanie novej položky na koniec vášho sortimentu. 

Ak to chcete urobiť, budete musieť zmeniť spôsob, akým ste nakonfigurovali overenie údajov^{(data validation)} pre váš rozsah. Ako to urobiť, sa dozviete v ďalšej časti.

Dynamické pridávanie položiek^(Items) do vášho zoznamu

Pre pohodlnejší spôsob pridávania položiek do rozbaľovacieho zoznamu jednoduchým napísaním novej položky na koniec vášho nakonfigurovaného rozsahu budete musieť použiť funkciu ^(function)OFFSET .

S vybratou bunkou rozbaľovacieho zoznamu vyberte z ponuky Údaje a na^(Data) páse s nástrojmi Overenie údajov .^{(Data Validation)}

V okne Overenie údajov^{(Data Validation)} zmeňte zdroj na nasledovné:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Zmeňte $E$1 a $E:$E vo vzorci^{(the formula)} tak, aby ste použili písmeno stĺpca, do ktorého ste zadali zoznam položiek. Výberom položky OK^{(Select OK)} potvrďte túto novú konfiguráciu overenia údajov .^{(Data Validation)}

Vzorec funguje takto:

• Argumenty 0 vo funkcii OFFSET jej hovoria, aby sa na stĺpce alebo riadky neaplikoval žiadny posun.
• Výstup funkcie COUNTA informuje funkciu OFFSET o výške rozsahu.
• Funkcia COUNTA počíta počet buniek, ktoré nie sú prázdne v stĺpci, ktorý obsahuje váš rozsah.

Teraz, kedykoľvek do tohto stĺpca pridáte novú hodnotu, parameter výšky funkcie OFFSET sa zvýši o jednu a funkcia OFFSET vráti celý rozsah, aktualizovaný tak, aby zahŕňal vašu novú položku.

Ak to chcete vidieť v akcii, jednoducho pridajte nový záznam do svojho sortimentu položiek. Vyberte šípku rozbaľovacej ponuky napravo od rozbaľovacej bunky a v rozbaľovacom zozname sa zobrazí váš nový záznam.

Majte na pamäti, že ak je zoznam položiek dlhý, možno budete musieť použiť posúvač vpravo.

Odstránenie rozbaľovacieho zoznamu v Exceli

Nakoniec, ak by ste niekedy chceli odstrániť rozbaľovaciu možnosť z niektorej z buniek, kde ste to nastavili, jednoducho vyberte túto bunku a znova otvorte okno Overenie údajov .^{(Data Validation)}

Zmeňte rozbaľovaciu ponuku Povoliť na ^(Allow)hodnotu Ľubovoľná^{(Any value)} a vyberte možnosť OK . 

Po zmene tohto nastavenia uvidíte, že bunka sa vráti späť do normálu.

Vytváranie rozbaľovacích zoznamov v Exceli

Vytvorenie rozbaľovacieho zoznamu v Exceli^(Excel) je jednoduché a na výber máte veľa možností. Spôsob, ktorý si vyberiete, závisí len od toho, koľko buniek plánujete povoliť s jedným zoznamom položiek a ako flexibilný chcete, aby bol zoznam položiek. Ak plánujete často meniť položky zoznamu, určite použite dynamický prístup.

How to Create a Drop Down List in Excel

Using a dropdown liѕt in Excel can greatly reduce the time it may take to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel. 

There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.

Create a Drop Down List in Excel: Simple Method

The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.

For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.

To create a drop down list using the simple method:

1. Select the cell or cells where you want to create your list.

2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.

3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.

4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.

5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.

While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field. 

If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change. 

Create a Drop Down List in Excel: Using a Range

If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel. 

To do this:

1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.

2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.

3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.

4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings. 

5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.

The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.

This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.

Adding Items to Your List

In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.

Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.

To do this:

1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.

2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.

3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.

Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.

This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range. 

If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.

Dynamically Adding Items to Your List

For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.

With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.

In the Data Validation window, change the Source to the following:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.

Here’s how the formula works:

• The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
• The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
• The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.

Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.

To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.

Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.

Removing a Drop Down List in Excel

Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.

Change the Allow dropdown to Any value and select OK. 

Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.

Creating Drop Down Lists in Excel

Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.

Related posts

• Ako vytvoriť distribučný zoznam v programe Outlook

• Pridajte trendovú čiaru lineárnej regresie do bodového grafu Excel

• Ako vytvoriť histogram v Exceli

• Ako bezpečne chrániť heslom súbor programu Excel

• Ako vytvoriť vývojový diagram vo Worde a Exceli

• Zmapovanie údajov v Exceli

• Ako vytvoriť pohľadnicu pomocou MS Word

• Ako zoskupiť pracovné hárky v Exceli

• Ako používať Sparklines v Exceli

• Ako používať funkciu VLOOKUP v Exceli

• Ako otvoriť viacero inštancií Excelu

• Ako vytvoriť štítky v programe Word z tabuľky programu Excel

• Prepojenie buniek medzi hárkami a zošitmi v Exceli

• Príručka základov programu Microsoft Excel – Naučte sa používať Excel

• Ako používať funkciu YEARFRAC v Exceli

• Ako sledovať zmeny v Exceli

• Ako porozumieť analýze What-If v programe Microsoft Excel

• Ako pridať chybové riadky v Exceli

• Formátovanie buniek pomocou podmieneného formátovania v Exceli

• Ako odstrániť, prelomiť alebo prelomiť zabudnuté heslo Excel XLS