Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word^{(Microsoft Word)} vám umožňuje odosielať prispôsobené listy a e-maily bez toho, aby ste museli prispôsobovať každý list. Dokument si môžete pripraviť požadovaným spôsobom a pridať zástupné symboly pre rôzne dátové polia, ktoré chcete dynamicky vyplniť zo zdroja údajov.

Môžete napríklad pripraviť jeden list pre všetkých svojich priateľov, ktorí sa pýtajú, ako sa majú, ale s možnosťou dynamicky meniť mená a mestá v liste. Týmto spôsobom bude vo vašom všeobecnom liste Johnovi^(John) uvedené jeho meno a jeho mesto a v tom istom liste adresovanom Mikeovi^(Mike) bude v liste uvedené Mikeovo^(Mike) meno a jeho mesto.

Vytvorte si zoznam príjemcov v tabuľke programu Excel^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

Budete musieť zhromaždiť zoznam príjemcov a ich údajov do jedného zdroja údajov. Jednoduchý spôsob, ako to urobiť, je vytvoriť tabuľku programu Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} a pridať do nej všetky údaje vašich príjemcov. Tieto údaje programu Excel potom môžete načítať do listu hromadnej korešpondencie^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)} v programe Microsoft Word.

1. Na vyhľadanie a otvorenie programu Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} použite vyhľadávanie v ponuke Štart^{(Start Menu)} .

1. Kliknite na kartu Domov^(Home) na ľavom bočnom paneli a na pravej strane vyberte položku Prázdny zošit^{(Blank workbook)} . Tým sa vytvorí prázdny pracovný hárok.

1. Začnite^(Start) zadávať údaje pre príjemcov hromadnej korešpondencie. Uistite^(Make) sa, že používate prvý riadok pre hlavičky údajov. Ak sa chystáte zadať niekoho meno, použite Meno^(Name) ako hlavičku v prvom riadku atď.

1. V nasledujúcom príklade sme vytvorili tabuľku s niektorými údajmi pre štyroch ľudí. Pre každého z týchto ľudí vytvoríme prispôsobený list hromadnej korešpondencie v programe Microsoft Word^{(Microsoft Word)} .

1. Kliknite na ponuku Súbor^(File) v hornej časti, na ľavom bočnom paneli vyberte možnosť Uložiť a kliknite na tlačidlo ^(Save)Prehľadávať^(Browse) .

1. Prejdite^(Navigate) na pracovnú plochu, zadajte názov tabuľky programu Excel^(Excel) a kliknutím na tlačidlo Uložiť^(Save) tabuľku uložte na plochu. To vám uľahčí nájdenie tabuľky, keď ju použijete v programe Microsoft Word^{(Microsoft Word)} .

1. Program Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} môžete v počítači zatvoriť .

Pripravte si dokument v programe Microsoft Word^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

Budete musieť napísať všeobecný list, ktorý chcete poslať každému z vašich príjemcov^{(send to each of your recipients)} . Tento list by mal obsahovať informácie, ktoré sú spoločné pre všetkých príjemcov. Niektoré príklady zahŕňajú písanie pozdravu, pýtanie sa, ako sa im darí, zdieľanie vašich myšlienok atď.

Polia, kde sa majú zobrazovať informácie o príjemcoch, ponechajte prázdne. Pridáte to neskôr, keď spustíte hromadnú korešpondenciu v programe Microsoft Word^{(Microsoft Word)} .

1. Spustite program Microsoft Word^{(Microsoft Word)} z ponuky Štart^{(Start Menu)} na počítači.

1. Kliknite na Domov^(Home) na ľavom bočnom paneli a na pravej strane vyberte Prázdny dokument^{(Blank document )} . Ak chcete, môžete použiť aj šablónu.

1. Otvorí sa prázdny dokument. Napíšte list, ktorý chcete poslať svojim príjemcom.

1. Môžete voľne použiť ľubovoľné farby, formátovanie, štýly písma a ďalšie položky, ktoré chcete. Vytvorili sme nasledujúci jednoduchý list, ktorý pošleme našim príjemcom. Písmeno bude mať meno osoby hore a jej mesto dole.

1. Pri hromadnej korešpondencii v sekcii nižšie nechajte dokument otvorený.

Vytvorte hromadnú korešpondenciu v programe Microsoft Word^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

Microsoft Word vám umožňuje vytvoriť hromadnú korešpondenciu pomocou podrobného sprievodcu. Vďaka tomu je pre vás mimoriadne jednoduché vybrať list, ktorý chcete použiť, pridať požadovaných príjemcov a dynamicky meniť obsah listu.

1. Keď je váš list stále otvorený v programe Word , kliknite na kartu Korešpondencia^(Mailings) v hornej časti, vyberte možnosť Spustiť hromadnú korešpondenciu^{(Start Mail Merge)} a vyberte položku Podrobný sprievodca hromadnou korešpondenciou^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} .

1. Na pravej strane obrazovky sa zobrazí nová tabla. V prvej časti s názvom Vyberte typ dokumentu^{(Select document type)} vyberte položku Listy^(Letters) . Môžete si vybrať E-mailové správy^{(E-mail messages)} , ak chcete poslať list e-mailom.
   
   Potom pokračujte kliknutím na Ďalej: Počiatočný dokument^{(Next: Starting document)} v dolnej časti.

1. Na nasledujúcej obrazovke sa Word opýta, aký dokument chcete použiť na hromadnú korešpondenciu. Kliknite na možnosť Použiť aktuálny dokument^{(Use the current document)} , ak chcete pre úlohu použiť aktuálny list.
   
   Ak je váš list v inom súbore programu Word , kliknutím na položku ^(Word)Začať z existujúceho dokumentu^{(Start from existing document)} otvorte tento súbor.
   
   Potom kliknite na Ďalej: Vyberte príjemcov^{(Next: Select recipients)} v spodnej časti.

1. V časti Vybrať príjemcov^{(Select recipients)} vyberte možnosť Použiť existujúci zoznam^{(Use an existing list)} . Je to preto, že ste už vytvorili excelovú^(Excel) tabuľku obsahujúcu údaje vašich príjemcov. Ak ešte nemáte zhromaždené údaje o príjemcoch,
   
   môžete vybrať možnosť Zadajte nový zoznam . ^{(Type a new list)}
   
   Potom kliknite na tlačidlo Prehľadávať^(Browse) a importujte tabuľku Excel.

1. Prejdite^(Navigate) na pracovnú plochu a dvakrát kliknite na tabuľku Excel , ktorú ste predtým vytvorili. Tým sa otvorí tabuľka v programe Microsoft Word^{(Microsoft Word)} .
2. Word sa vás opýta, ktorý hárok z tabuľky chcete použiť. Vyberte hárok, ktorý obsahuje vaše údaje, začiarknite možnosť Prvý riadok údajov obsahuje hlavičky stĺpcov^{(First row of data contains column headers)} a kliknite na tlačidlo OK .

1. Word vám umožňuje vybrať príjemcov, ktorých chcete použiť na hromadnú korešpondenciu, ak nechcete použiť všetkých, ktorí sú v zozname. Začiarknite^(Checkmark) políčka pri ľuďoch, ktorých chcete zahrnúť do svojich listov.
   
   Na zoradenie a filtrovanie príjemcov môžete použiť možnosti spresnenia pod zoznamom. Triedenie^(Sorting) vám umožňuje triediť záznamy vo vzostupnom a zostupnom poradí. Filtrovanie^(Filtering) vám umožňuje porovnať polia a odfiltrovať tie, ktoré nepotrebujete.
   
   Nakoniec kliknite na tlačidlo OK v spodnej časti.

1. Kliknite na Ďalej: Napíšte svoj list^{(Next: Write your letter)} dole.
2. Nasledujúca obrazovka vám umožňuje použiť dátové polia vo vašom liste. Ak to chcete použiť, umiestnite kurzor na miesto, kam chcete v písmene pridať dátové pole, a kliknite na položku Ďalšie položky^{(More items )} na pravej strane.

1. Vyberte dátové pole, ktoré chcete pridať, a kliknite na Vložiť^(Insert) v spodnej časti.

1. Do listu budete chcieť pridať všetky svoje dátové polia, aby v nich boli všetky požadované informácie. Potom kliknite na Ďalej: Ukážka písmen^{(Next: Preview your letters)} .

1. Môžete si zobraziť ukážku písmen, ktoré sa vygenerujú ako výsledok vašej hromadnej korešpondencie. Kliknutím na ikony šípok doľava a doprava zobrazíte písmená pre každého z vašich príjemcov.
   
   Potom kliknite na Ďalej: Dokončite zlúčenie^{(Next: Complete the merge)} .

1. Teraz môžete kliknúť na Tlačiť^(Print) a vytlačiť tieto prispôsobené písmená alebo vybrať možnosť Upraviť jednotlivé písmená^{(Edit individual letters)} na úpravu týchto písmen.

Hromadná^(Mail) korešpondencia je skutočne skvelou funkciou programu Microsoft Word^{(feature in Microsoft Word)} , ktorá šetrí čas .

Vedeli ste, že v programe Word môžete zlúčiť viacero dokumentov^{(merge multiple documents together in Word)} ? To vám pomôže, ak ste už napísali svoje prispôsobené listy a chcete ich spojiť do jedného súboru.

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Maіl merge іn Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

Related posts

• Ako zobraziť počet slov v programe Microsoft Word

• Prispôsobte OpenOffice Writer vzhľad a funkčnosť Microsoft Wordu

• Ako odstrániť stránku v programe Microsoft Word

• Ako kresliť v programe Microsoft Word

• Zmeňte merné jednotky v programe Microsoft Word

• Ako pridať nové písma do programu Microsoft Word

• 9 spôsobov, ako otvoriť dokument programu Word bez programu Word

• Generujte náhodný text alebo text Lorem Ipsum v MS Word

• Ako vytvoriť a používať automatický text v programe Microsoft Word

• Ako používať nástroj na snímanie obrazovky programu Microsoft Word

• 13 najlepších klávesových skratiek pre Microsoft Teams

• Ako otvoriť Word a Excel v núdzovom režime

• Ako vytvoriť leták v programe Microsoft Word

• Vložte odrážku do stredu vety v programe Word

• Ako vložiť vodorovnú čiaru do programu Microsoft Word

• Zobraziť/skryť kódy polí v programe Word a previesť polia na text

• Ako exportovať svoje e-maily z programu Microsoft Outlook do CSV alebo PST

• Ako vložiť pracovný hárok programu Excel do dokumentu programu Word

• Ako vytvoriť dokumenty PDF v balíku Microsoft Office

• Microsoft Outlook sa neotvorí? 10 spôsobov, ako opraviť