Ak na komunikáciu so svojimi kolegami používate Outlook, pravdepodobne ste chceli opakovane posielať e-maily konkrétnej skupine, ktorej členstvo sa často mení. Možno budete musieť napríklad každý deň poslať e-mail všetkým zástupcom zákazníckeho servisu, ale kvôli vysokej fluktuácii sa zoznam môže často meniť.

Meno alebo e-mail každej osoby by ste mohli napísať manuálne pri každom odoslaní e-mailu, ale rýchlo sa to môže stať ťažkopádnym, keď sa skupina zväčší. Nielen to, ale tiež riskujete, že na niekoho neúmyselne zabudnete, čo môže viesť k kancelárskej dráme. Tu prichádza na rad distribučný zoznam alebo skupina kontaktov!

Pojmy „skupina kontaktov“ a „distribučný zoznam“ sú väčšinou zameniteľné. Microsoft začal používať frázu „skupina kontaktov“, pravdepodobne preto, že je o niečo intuitívnejšia ako „distribučný zoznam“. 

V organizáciách, ktoré používajú Microsoft 365^{(Microsoft 365)} , však existuje medzi nimi skutočný rozdiel . Správcovia Microsoft 365 môžu previesť existujúce distribučné zoznamy Outlooku na „ ^(Outlook)Skupiny^(Groups) “, čo zase poskytuje členom skupiny prístup k zdieľaným knižniciam a priestorom na spoluprácu, ako sú Microsoft Teams , Yammer a Planner .

Aj keď vaše IT oddelenie pravdepodobne vládne nad distribučnými zoznamami Outlooku^(Outlook) vašej organizácie – najmä nad obávaným a často zle udržiavaným zoznamom všetkých zamestnancov, stále si môžete v Outlooku^(Outlook) vytvárať svoje vlastné skupiny kontaktov . 

Nižšie vám ukážeme, ako vytvoriť skupiny kontaktov v Outlooku^(Outlook) pre verziu prehliadača aj pre počítačovú aplikáciu. 

Ako vytvoriť skupinu kontaktov^{(Contact Group)} v programe Outlook Online^{(Outlook Online)}

Vytvorenie skupiny kontaktov vo verzii prehliadača Outlooku^(Outlook) je jednoduché.

1. Prihláste sa do svojho konta na outlook.com alebo vyberte Outlook zo spúšťača aplikácií, ak ste už prihlásení do Microsoft 365 . Ak v zozname aplikácií nevidíte Outlook (vidíte), vyberte ^(Outlook)Všetky aplikácie^{(All apps)} .

1. Na ľavej table v časti Skupiny^(Groups) vyberte položku Nová skupina^{(New group)} .

1. Vo vyskakovacom okne zadajte názov a popis svojej novej skupiny a vyberte Vytvoriť^(Create) . (Ak to vaša organizácia povolila, môže sa zobraziť výzva na vytvorenie e-mailovej adresy pre skupinu. V takom prípade sa v záujme zjednodušenia používania pokúste nastaviť e-mailovú adresu zhodnú s názvom skupiny.)

1. Teraz pridajte členov do skupiny. Vyhľadávajte^(Search) ľudí podľa mena alebo e-mailovej adresy. Vyberte výsledok vyhľadávania pre osobu, ktorú chcete pridať do skupiny, a táto osoba sa zobrazí v časti „Táto osoba bude pridaná“.

1. Opakujte^(Repeat) krok 4, kým do skupiny nepridáte všetkých, ktorých chcete. Potom vyberte tlačidlo Pridať^(Add) .
2. Vyberte možnosť Zavrieť^(Close) .
3. Pošlite e-mail skupine, ktorú ste vytvorili, výberom položky Nová správa^{(New message)} .

1. Do poľa Komu^(To) začnite písať názov skupiny, ktorú ste vytvorili, a vyberte ju zo zoznamu, ktorý sa zobrazí.

Brnkačka. Ale čo ak potrebujete pridať alebo odstrániť ľudí zo skupiny? Pokračuj v čítaní.

Ako upraviť skupinu kontaktov^{(Contact Group)} v programe Outlook Online^{(Outlook Online)}

Spoločnosť Microsoft^(Microsoft) zjednodušila úpravu skupiny kontaktov bez toho, aby ste museli opustiť Outlook Online . Niektoré kroky sa môžu mierne líšiť v závislosti od toho, ako vaša organizácia nakonfigurovala Microsoft 365 , ale pomocou krokov nižšie by ste sa tam mali dostať.

1. Na ľavej table v časti Skupiny^(Groups) vyberte skupinu, ktorú chcete upraviť.
2. V položke tejto skupiny vyberte ikonu Viac^(More) (tri bodky/elipsa).

1. Vyberte položku Nastavenia^(Settings) . (V závislosti od toho, ako je Outlook nakonfigurovaný pre vašu organizáciu, sa vám môže zobraziť možnosť Pridať členov^{(Add members)} priamo z ikony Viac.)

1. Na paneli Nastavenia^{(Group Settings)} skupiny, ktorý sa zobrazí vpravo, vyberte položku Upraviť skupinu^{(Edit group)} .

1. Vyberte kartu  Členovia .^{(Members )}
2. Odtiaľ môžete pridávať členov alebo ich zo skupiny vymazať výberom ikony X vedľa položky osoby, ktorú chcete odstrániť.

1. Ak ste do skupiny pridali členov, vyberte tlačidlo Pridať^(Add) . V opačnom prípade zvoľte Zavrieť^(Close) .

Ďalší spôsob^(Way) úpravy skupín kontaktov^{(Edit Contact Groups)} v programe Outlook Online^{(Outlook Online)}

V závislosti od toho, ako je nakonfigurovaný program Outlook^(Outlook) , možno budete môcť upravovať skupiny kontaktov podľa týchto krokov:

1. Prejdite do časti Ľudia^{(People )} v programe Outlook^(Outlook) (napravo od ikony  Kalendár ).^(Calendar)

1. Na ľavej table v časti Skupiny^(Groups) vyberte Vlastník^(Owner) , aby sa zobrazili skupiny, ktoré ste vytvorili.

1. Zo zoznamu vyberte^(Select) skupinu, ktorú chcete upraviť.
2. Vyberte položku Spravovať členov skupiny^{(Manage group members)} .

1. Odtiaľ môžete pridať členov alebo odstrániť existujúcich členov výberom X vedľa položky.

Ako vytvoriť skupinu kontaktov^{(Contact Group)} v aplikácii Outlook pre počítače^{(Desktop App)}

Vytvorenie skupiny kontaktov v počítačovej verzii Outlooku^(Outlook) je ešte jednoduchšie ako v online verzii.

1. Spustite Outlook a vyberte ikonu Ľudia^(People) v ľavom dolnom rohu (kde prepínate medzi e-mailom, úlohami, ľuďmi a kalendárom).

1. Ďalej na paneli s nástrojmi vyberte položku Nová skupina kontaktov^{(New Contact Group)} . (Ak vaša organizácia používa Microsoft 365 , môže sa vám zobraziť aj tlačidlo Nová skupina^{(New Group)} . Na naše účely použijeme novú skupinu kontaktov^{(New Contact Group)} na uľahčenie skupinových e-mailov.)

1. V zobrazenom okne Skupina^{(Contact Group)} kontaktov pomenujte svoju skupinu kontaktov a potom vyberte Pridať členov^{(Add Members)} a vyberte, odkiaľ chcete získať nových členov. Možnosti môžu zahŕňať Z kontaktov programu Outlook^{(From Outlook Contacts)} , Z adresára^{(From Address Book)} alebo Nový e-mailový kontakt^{(New Email Contact)} . 

1. Postupne vyhľadajte ľudí, ktorých chcete pridať do skupiny kontaktov. Uistite^(Make) sa, že je ich položka zvýraznená a kliknutím na tlačidlo Členovia^(Members) (alebo dvojitým kliknutím na ich položku) ich pridajte. Keď skončíte, vyberte OK .
2. Zatvorte okno a nezabudnite odpovedať Áno^(Yes) , ak sa zobrazí výzva na uloženie zmien.
3. Teraz, keď adresujete nový e-mail, môžete do poľa Komu^(To) zadať názov skupiny kontaktov . Vaša skupina kontaktov bude pridaná. Ak chcete, môžete rozbaliť zoznam skupín a Outlook nahradí zoznam svojimi členmi. Upozorňujeme však, že zoznam už nebudete môcť znova zbaliť.

^(Contact)Skupiny kontaktov sa zobrazujú ako položky v adresári programu Outlook^(Outlook) , takže ich budete môcť nájsť v tomto abecednom zozname.

Ako upraviť skupinu kontaktov^{(Contact Group)} v počítačovej aplikácii Outlooku^{(Desktop App)}

Teraz poďme upraviť existujúcu skupinu kontaktov v počítačovej verzii Outlooku^(Outlook) .

1. Spustite Outlook a vyberte ikonu Ľudia^(People) v ľavom dolnom rohu.
2. Nájdite^(Find) a vyberte skupinu, ktorú chcete upraviť, v zozname kontaktov.
3. Na table vpravo vyberte položku Upraviť^(Edit) . To vás privedie späť tam, kde môžete spravovať skupinu pridávaním a/alebo odoberaním členov.

Či už používate online verziu Outlooku^(Outlook) alebo počítačovú aplikáciu, určite sa oplatí venovať pár minút vytvoreniu distribučných zoznamov Outlooku^(Outlook) , ktoré budete opakovane používať. Budete radi, že ste to urobili.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you use Оutlook to сommunicate with your colleagues, уou’ve probably wanted to repeatedly email a specific group whoѕe membership changes often. For example, you may need to email all of yoυr customer service reps every day, but due to high tυrnover, the list may change often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

Related posts

• Ako preposielať e-maily programu Outlook do Gmailu

• Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli

• Ako vytvoriť skratky programu Microsoft Outlook pre e-maily a úlohy

• Prehľadávajte e-maily Outlook podľa odosielateľa, dátumu, kľúčového slova, veľkosti a ďalších

• Automaticky presúvajte e-maily do priečinkov v programe Outlook pomocou pravidiel

• Ako vložiť podpis do dokumentu programu Microsoft Word

• Čo je Microsoft MyAnalytics a ako ho používať?

• 15 PowerPoint tipov a trikov na zlepšenie vašich prezentácií

• Ako vytvoriť kontrolný zoznam v Exceli

• Ako automaticky zálohovať dokument programu Word na OneDrive

• Ako zoskupiť pracovné hárky v Exceli

• Ako vytvoriť histogram v Exceli

• OneDrive pre školu alebo prácu: 8 tipov pre začiatočníkov

• Pridajte trendovú čiaru lineárnej regresie do bodového grafu Excel

• Ako sledovať zmeny v programe Word (online, mobil a počítač)

• Ako bezpečne chrániť heslom súbor programu Excel

• Ako vytvoriť Ganttov diagram v programe Microsoft Excel

• Ako porozumieť analýze What-If v programe Microsoft Excel

• 12 užitočných tipov a trikov pre Microsoft Word

• Ako nastaviť odpovede mimo kancelárie v programe Outlook