Ak máte predplatné Office 365 , jednou z aplikácií, ku ktorým máte prístup, je Access . Je to nástroj na vytváranie rôznych typov databáz a zostáv na vašom počítači. Ak hľadáte spôsob, ako vytvoriť databázu, MS Access je najlepší spôsob, ako to urobiť, či už chcete vytvoriť jednoduchú alebo zložitú databázu.

Tento nástroj môžete použiť na zostavenie databázy, vytváranie formulárov na zadávanie údajov, filtrovanie údajov pomocou vlastných dotazov a vytváranie zostáv z údajov. Existujú sprievodcovia krok za krokom, ktorí vám pomôžu vytvoriť tieto položky, takže ich používanie nie je príliš zložité.

Ako vytvoriť prázdnu databázu s MS Access^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je vytvoriť databázu. Ak to chcete urobiť, spustite novú databázu v programe Access . Vaše tabuľky s údajmi, formuláre, dotazy a zostavy sa v ňom uložia. Ak to chcete urobiť, môžete použiť jednu z mnohých šablón, ktoré Access poskytuje, alebo si jednu vytvoriť úplne od začiatku.

Tu vytvoríme databázu, ktorá bude uchovávať informácie o študentoch, a budeme používať prázdnu šablónu databázy.

1. Spustite^{(Access)(Launch the Access app)} na počítači aplikáciu Access .
2. Kliknutím na Nový^(New) v ľavom bočnom paneli vytvoríte novú databázu.
3. Ak chcete vytvoriť novú prázdnu databázu , vyberte možnosť Prázdna databáza^{(Blank database)} na pravej strane.

1. Kliknite^(Click) na malú ikonu priečinka a vyberte cestu na uloženie databázy. Potom kliknite na tlačidlo s názvom Vytvoriť^(Create) .

1. Takto vytvoríte databázu s Accessom^(Access) . Vaša databáza by mala byť dostupná na zadanej ceste.

Vytvorte tabuľku vo svojej databáze^{(Create a Table In Your Database)}

Základom každej databázy sú tabuľky. V týchto tabuľkách sú vaše údaje uložené v rôznych stĺpcoch a práve na nich môžete spúšťať dopyty a vytvárať prehľady.

Keď vytvoríte novú databázu v Accesse^(Access) , otvorí sa obrazovka vytvorenia novej tabuľky v údajovom zobrazení. Práca s týmto zobrazením nie je najjednoduchšia, a preto ho musíte zmeniť na zobrazenie návrhu a potom vytvoriť stĺpce tabuľky.

1. Kliknite pravým tlačidlom myši^{(Right-click)} na novovytvorenú tabuľku a vyberte položku Návrhové zobrazenie^{(Design View)} .

1. Najprv sa zobrazí výzva na uloženie tabuľky. Zadajte názov tabuľky a kliknite na OK .

1. Nasledujúca obrazovka vám umožňuje pridať stĺpce a ich dátové typy do tabuľky. Prvý stĺpec ponechajte tak, ako je, pretože generuje jedinečné ID pre každú z vašich položiek.
2. Keď vytvárame databázu študentov, umiestnite kurzor do druhého poľa a zadajte Meno študenta^{(Student Name)} . V poli Typ údajov^{(Data Type)} vyberte Krátky text^{(Short Text)} .

1. Ako ďalší názov poľa zadajte vek^(Age) a z rozbaľovacej ponuky Typ údajov vyberte položku ^{(Data Type)}Číslo^(Number) .

1. Pridajte posledný stĺpec s názvom Krajina^(Country) a Krátky text^{(Short Text)} ako typ údajov.

1. Stlačením Ctrl + S tabuľku uložíte.

Vytvorte formulár na zadávanie údajov do vašej databázy^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

Zatiaľ čo tabuľku môžete otvoriť v údajovom zobrazení a pridať do nej požadované údaje, formulár vám poskytne jednoduchší spôsob zadávania údajov. Taktiež sa nebudete musieť miešať so žiadnymi inými údajmi v tabuľke, pretože formulár vám umožňuje upravovať iba jednu položku naraz.

Na vytvorenie formulára na zadávanie údajov^{(create a form for data entry)} s vybratými poľami môžete použiť sprievodcu formulárom Access' .

1. Kým je Access stále otvorený s vašou databázou, kliknite na kartu Vytvoriť^(Create) v hornej časti a vyberte možnosť Sprievodca formulárom^{(Form Wizard)} .

1. Požiada vás, aby ste vybrali polia, ktoré chcete použiť vo svojom formulári. Vyberte všetko, pre čo budete musieť zadať hodnotu, a kliknutím na ikonu šípky doprava ich pridajte do zoznamu. Potom kliknite na Ďalej^(Next) v dolnej časti.

1. Nasledujúca obrazovka ponúka štyri rozloženia formulárov, z ktorých si môžete vybrať. Kliknite^(Click) na ľubovoľné rozloženie a na ľavej strane sa zobrazí náhľad. Po vykonaní výberu kliknite v spodnej časti na Ďalej .^(Next)

1. Zadajte názov formulára a stlačte Dokončiť^(Finish) .

1. Mal by sa otvoriť formulár, ktorý vám umožní pridať údaje do tabuľky.

Vytvorte dotaz na filtrovanie údajov vo vašej databáze^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

Dotaz vám umožňuje filtrovať údaje uložené vo vašich tabuľkách pomocou rôznych vlastných kritérií. Ak napríklad chcete získať údaje študentov, ktorí majú 20 alebo viac rokov a žijú v USA, môžete vytvoriť dotaz a vygenerovať tabuľku, v ktorej budú iba študenti, ktorí zodpovedajú vašim kritériám.

1. Kliknite na kartu Vytvoriť^(Create) v hornej časti a vyberte položku Sprievodca dotazom^{(Query Wizard)} .

1. Vyberte prvú možnosť, ktorá hovorí Simple Query Wizard , a stlačte OK .

1. Vyberte tabuľku a polia, ktoré chcete zahrnúť do dotazu a kliknite na Ďalej^(Next) .

1. Na nasledujúcej obrazovke vyberte možnosť Podrobnosti^(Detail) a v spodnej časti kliknite na Ďalej .^(Next)

1. Zadajte názov dopytu a v dolnej časti stlačte Dokončiť .^(Finish)

1. Kliknite pravým tlačidlom myši na novovytvorený dotaz a vyberte položku Návrhové zobrazenie^{(Design View)} . Toto zobrazenie použijete na zadanie kritérií pre váš dopyt.

1. Nasledujúca obrazovka vám umožňuje špecifikovať filtre pre váš dopyt. Vytvorme pravidlo, ktoré zobrazí iba študentov, ktorí majú 20 rokov alebo viac a sú z USA. Do poľa Kritériá^(Criteria) pre pole Vek^(Age)
   
   zadajte >=20 . Do riadka Kritériá^(Criteria) pre pole Krajina^(Country) zadajte USA .^(US)
   
   

1. Stlačte Ctrl + S na uloženie zmien.
2. Dvakrát kliknite^{(Double-click)} na svoj dopyt v ľavom bočnom paneli a zobrazí sa filtrovaná verzia vašich údajov.

Ako vytvoriť zostavu databázy v programe Access^{(How To Build a Database Report In Access)}

Zostavy sa zvyčajne používajú na stiahnutie údajov z programu Access a na ich zobrazenie ako samostatné súbory. Access vám umožňuje vytvárať zostavy pre vybraté tabuľky a polia a na vytváranie zostáv používa rovnaký štýl sprievodcu ako formuláre a dotazy.

1. Kliknite na kartu Vytvoriť^(Create) v hornej časti a vyberte možnosť Sprievodca zostavou^{(Report Wizard)} .

1. Pridajte polia, ktoré chcete mať vo svojom prehľade, a kliknite na tlačidlo Ďalej^(Next) .

1. Ak chcete zadať príkazy na zoskupenie, môžete to urobiť na tejto obrazovke. Potom stlačte Ďalej^(Next) .

1. Ak chcete svoje záznamy zoradiť podľa poľa, môžete to urobiť na tejto obrazovke. Potom kliknite na Ďalej^(Next) .

1. Vyberte rozloženie zostavy a stlačte Ďalej^(Next) .

1. Zadajte názov prehľadu a kliknite na Dokončiť^(Finish) .

1. Kliknite pravým tlačidlom myši^{(Right-click)} na zostavu a vyberte Ukážka^{(Print Preview)} pred tlačou .

1. Kliknutím na PDF alebo XPS^{(PDF or XPS )} v hornej časti ho uložíte v niektorom z týchto formátov.

Vaša úplná databáza s tabuľkami, formulármi, dotazmi a zostavami je pripravená.

Ako budujete svoje databázy^{(build your databases)} ? Ak používate Access , používate funkcie uvedené vyššie? Dajte nám vedieť v komentároch nižšie.

How To Build a Database With Microsoft Access

If you have an Office 365 subѕcription, one of the apps yоu can accеss іs Access. It’s а tool to create various types of databases аnd reports on your computеr. Іf you’re looking for a method on how to build a database, MS Access is the bеst way to dо it whethеr you want to build a simple or a complex database.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

Related posts

• Microsoft Outlook sa neotvorí? 10 spôsobov, ako opraviť

• Ako vytvoriť dokumenty PDF v balíku Microsoft Office

• Ako zobraziť počet slov v programe Microsoft Word

• Ako exportovať svoje e-maily z programu Microsoft Outlook do CSV alebo PST

• Prispôsobte OpenOffice Writer vzhľad a funkčnosť Microsoft Wordu

• Ako opraviť chybu Microsoft Office 25090

• Najlepšie nové funkcie v Microsoft Office 2019

• 13 najlepších klávesových skratiek pre Microsoft Teams

• Ako vložiť vodorovnú čiaru do programu Microsoft Word

• Zmeňte merné jednotky v programe Microsoft Word

• Čo sú Microsoft Teams a ako to funguje?

• Ako vytvoriť leták v programe Microsoft Word

• Ako opraviť chybu Záložka nie je definovaná v programe Word

• Ako prispôsobiť pásku Microsoft Office

• Čo je Microsoft Publisher? Sprievodca pre začiatočníkov

• Dokumenty Google vs Microsoft Word – Aké sú rozdiely?

• Ako urobiť a vložiť snímky obrazovky pomocou OneNotu

• Ako zaznamenať stretnutie Microsoft Teams

• Ako kresliť v programe Microsoft Word

• Rozdiely medzi Microsoft Excel Online a Excel pre stolné počítače