Textové^(Word) procesory prešli dlhú cestu od začiatku osemdesiatych rokov, keď spoločnosť Microsoft^(Microsoft) prvýkrát vydala Microsoft Word pre MS-DOS . Jeho prelomovou vlastnosťou bolo, že bol navrhnutý na použitie s myšou. Dnešné verzie programu Microsoft Word obsahujú funkcie, ktoré si používatelia vtedy nedokázali ani len predstaviť, vrátane použitia funkcie automatického textu^(AutoText) programu Microsoft Word na rýchlejšie vytváranie obsahu s menším počtom chýb. 

Ak často používate Word, je pravdepodobné, že často používate frázy, bloky textu alebo grafiky. Funkcie automatických opráv^{(AutoCorrect)} a automatického textu^(AutoText) vo Worde vám pomôžu rýchlo vložiť tieto opakujúce sa položky a ušetria vám čas. Príkladom môže byť pridanie vášho podpisu na koniec listu alebo vloženie štandardného jazyka do dokumentov, ako sú zmluvy alebo žiadosti o návrhy. 

Rozdiel medzi automatickými opravami^{(Difference Between AutoCorrect)} a automatickým textom^(AutoText)

V programe Microsoft Word^{(Microsoft Word)} vám automatické opravy^{(AutoCorrect)} umožňujú vytvárať opakovane použiteľné úryvky textu – až do 255 znakov. Tieto úryvky potom máte k dispozícii nielen vo Worde^(Word) , ale aj vo všetkých aplikáciách balíka Office , ako sú ^(Office)Outlook a PowerPoint .

Automatický text^(AutoText) je na druhej strane oveľa robustnejší. Je vyrobený na ovládanie oveľa väčších blokov textu. Položky automatického textu^(AutoText) , ktoré vytvoríte, sa uložia pomocou šablóny Wordu a ^(Word)nie sú^(not) dostupné v iných aplikáciách balíka Office^(Office) , ktoré používate. Automatické opravy^{(AutoCorrect)} aj automatický text^(AutoText) sú dostupné v počítačovej aj online verzii programu Microsoft Word .

Ako vytvoriť a používať automatické opravy

Ak chcete nakonfigurovať a použiť položku automatických opráv^{(AutoCorrect)} , otvorte dokument s textom, ktorý chcete previesť na opakovane použiteľný úryvok. V nižšie uvedenom príklade konfigurujeme automatické opravy^{(AutoCorrect)} na vloženie krátkeho bloku textu, keď zadáme -123 .

1. Vyberte až 255 znakov textu, ktorý chcete znova použiť, zadaním krátkej série znakov.

1. Prejdite na Súbor^{(File )} > Možnosti^{(Options )} > Korektúra^{(Proofing )} a vyberte tlačidlo Možnosti automatických opráv^{(AutoCorrect Options)} .

1. Uistite sa, že je začiarknuté políčko Nahrádzať text počas písania .^{(Replace text as you type)}

1. Ďalej v časti Nahradiť^(Replace) zadajte znaky, ktoré chcete nahradiť blokom textu, ktorý ste vybrali v kroku 1^{(Step 1)} . V tomto prípade používame znaky -123 . Text, ktorý ste vybrali v kroku 1^{(Step 1)} , sa zobrazí v časti S^(With) .

1. Nakoniec vyberte Pridať^(Add) , potom OK a potom znova OK . 

Použitie položky automatických opráv

Ak chcete použiť položku automatických opráv^{(AutoCorrect)} , ktorú ste vytvorili podľa vyššie uvedených krokov, stačí do dokumentu programu Word zadať ^(Word)-123 a tieto znaky budú nahradené blokom textu, ktorý ste vybrali v kroku 1^{(Step 1)} . 

Ako vytvoriť a používať automatický text

Ak chcete automaticky vkladať bloky textu, ktoré sú dlhšie ako 255 znakov alebo ktoré obsahujú obrázky, použite automatický text namiesto automatických opráv^{(AutoCorrect)} .

Vytvorenie novej položky automatického textu

Opäť^(Again) začnite otvorením dokumentu s textom, ktorý chcete zmeniť na opätovne použiteľný úryvok.

1. Vyberte blok textu vrátane obrázkov, ktorý chcete previesť na položku automatického textu.

1. Stlačte Alt + F3 . Tým sa spustí dialógové okno Vytvoriť nový stavebný blok^{(Create New Building Block )} , kde budete mať niekoľko možností.
2. Vyplňte^(Fill) informácie, pričom nezabudnite uviesť jedinečný názov a popis. 

1. Zvoľte OK . 

Použitie položky automatického textu programu Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText Entry)} 

Ak chcete použiť položku automatického textu^(AutoText) , ktorú ste práve vytvorili, postupujte podľa týchto krokov.

1. Vyberte kartu Vložiť^(Insert) na paneli s nástrojmi.
2. Vyberte Rýchle časti^{(Quick Parts )} a potom Automatický text^{( AutoText)} .
3. Vyberte položku automatického textu^(AutoText) , ktorú chcete, a vloží sa do dokumentu programu Word^(Word) .

Použitie zadávania automatického textu prostredníctvom automatických opráv^{(AutoCorrect)}

Prípadne môžete vložiť položku automatického textu^(AutoText) , ktorú ste vytvorili, zadaním názvu položky. Táto metóda v podstate využíva funkciu automatických opráv^{(AutoCorrect)} . Napríklad pomocou položky automatického textu^(AutoText) vyššie môžete začať písať „ Využite^(Leverage) agilné rámce“ a zobrazí sa popis s textom „( Pre vloženie stlačte ENTER ).“^{(Press ENTER)}

Keď stlačíte Enter , do dokumentu sa vloží celý blok automatického textu .^(AutoText)

Ak sa vám nezobrazuje popis „( Stlačte ENTER^{(Press ENTER)} na vloženie)“, budete musieť povoliť Zobraziť návrhy automatického dokončovania^{(Show AutoComplete Suggestions)} . Môžete to urobiť tak, že prejdete na Súbor^{(File )} > Možnosti^{(Options )} > Rozšírené^{(Advanced )} a začiarknete políčko vedľa položky Zobraziť návrhy automatického dokončovania^{(Show AutoComplete Suggestions)} .

Pridanie položky automatického textu na panel s nástrojmi Rýchly prístup^{(Quick Access Toolbar)}

Ak chcete znížiť počet akcií, ktoré musíte vykonať na vloženie automatického textu programu Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText)} , môžete položku pridať na panel s nástrojmi Rýchly prístup^{(Quick Access)} . 

1. Vyberte šípku rozbaľovacej ponuky na paneli s nástrojmi Rýchly prístup a vyberte položku ^{(Quick Access toolbar)}Ďalšie príkazy^{(More Commands)} .

1. V rozbaľovacom poli Vybrať príkazy z^{(Choose commands from )} vyberte položku Všetky príkazy^{(All Commands)} . 

1. Nájdite automatický text^(AutoText) v zozname naľavo a kliknutím na tlačidlo Pridať^{(Add )} ho pridajte do zoznamu napravo.

1. Zvoľte OK .
2. Teraz uvidíte, že na panel s nástrojmi Rýchly prístup^{(Quick Access Toolbar)} bolo pridané tlačidlo automatického textu^(AutoText) . 

1. Ak chcete vložiť položku automatického textu^(AutoText) , vyberte tlačidlo Automatický text^(AutoText) a potom vyberte položku automatického textu^(AutoText) , ktorú chcete vložiť do dokumentu.

Použitie zadávania^(Shortcut) automatického textu cez^(Via) skratku

Ďalším spôsobom vloženia položky automatického textu^(AutoText) je vytvorenie klávesovej skratky.

1. Kliknite pravým tlačidlom myši^{(Right-click)} kdekoľvek na páse s nástrojmi a vyberte položku Prispôsobiť pás s nástrojmi…^{(Customize the Ribbon…)}

1. Vyberte tlačidlo Prispôsobiť^{(Customize )} v spodnej časti dialógového okna.
2. V zozname Kategórie^(Categories) naľavo vyberte položku Stavebné bloky^{(Building Blocks)} .
3. V zozname Stavebné bloky^{(Building Blocks)} na pravej strane vyberte stavebný blok, pre ktorý chcete vytvoriť klávesovú skratku.
4. Umiestnite kurzor do poľa Stlačte novú klávesovú skratku^{(Press new shortcut key)} a zadajte klávesovú skratku, ktorú chcete použiť. V nižšie uvedenom príklade používame ako klávesovú skratku  Alt + Ctrl + Shift + L.

1. Vyberte tlačidlo Priradiť^(Assign) .
2. Vyberte Zavrieť^{(Close )} a potom OK . 
3.  Teraz, keď ste späť vo svojom dokumente Word , môžete použiť klávesovú skratku, ktorú ste práve vytvorili, na vloženie položky automatického textu^(AutoText) .

Buďte múdrejší^{(Be Smarter)} a rýchlejší^(Faster) s trikmi^(Tricks) , ktoré ste sa naučili

Aj keď nie ste skutočne detailne orientovaný človek, podľa vyššie uvedených tipov to bude vyzerať, že ním ste! Ak využijete tieto funkcie , ušetríte čas a urobíte menej chýb pri vytváraní dokumentu programu Word . ^(Word)Ak chcete, urobte to ešte o krok ďalej a vytvorte vo Worde nejaké makrá^{(create some macros in Word)} pre akúkoľvek sériu akcií, ktoré vykonávate opakovane.

How to Create and Use AutoText in Microsoft Word

Word processorѕ have come a long way ѕince the early 1980s when Microsoft first released Microsoft Word for MS-DOS. Its groundbreaking feature was that it was designed to bе used with a mouse. Today’s versions of Microsoft Word include features users couldn’t even imagine back then, including using Microsoft Word’s AutoText capability in order to create content faster and with fewer mistakes. 

If you use Word a lot, chances are there are phrases, blocks of text, or graphics that you use frequently. Word’s AutoCorrect and AutoText features are made to help you insert those repetitive entries quickly, saving you time. Examples might be adding your signature at the end of a letter or inserting boilerplate language into documents like contracts or requests for proposals. 

The Difference Between AutoCorrect and AutoText

In Microsoft Word, AutoCorrect allows you to create reusable text snippets—up to 255 characters. Those snippets are then available to you not only in Word but in all your Office apps like Outlook and PowerPoint, too.

AutoText, on the other hand, is much more robust. It’s made to control much larger blocks of text. AutoText entries that you create are saved with your Word template and are not available in the other Office apps you use. Both AutoCorrect and AutoText are available in the desktop and online versions of Microsoft Word.

How to Create and Use AutoCorrect

To configure and use an AutoCorrect entry, open a document with text you want to convert into a reusable snippet. In the example below, we’re configuring AutoCorrect to insert a short block of text when we type -123.

1. Select up to 255 characters of text that you want to reuse by typing a short series of characters.

1. Go to File > Options > Proofing and select the AutoCorrect Options button.

1. Make sure the Replace text as you type checkbox is checked.

1. Next, in the Replace section, type the characters you want to be replaced with the block of text you selected in Step 1. In this case, we’re using the characters -123. The text you selected in Step 1 will appear under With.

1. Finally, select Add, then OK, and then OK again. 

Using an AutoCorrect Entry

Now, to use the AutoCorrect entry you created by following the steps above, just type -123 into your Word document, and those characters will be replaced with the block of text you selected in Step 1. 

How to Create and Use AutoText

If you want to automatically insert blocks of text that are longer than 255 characters or that include images, use AutoText instead of AutoCorrect.

Creating a New AutoText Entry

Again, begin by opening a document that has the text you want to make into a reusable snippet.

1. Select the block of text, including images, you want to convert into an AutoText entry.

1. Press Alt+F3. That will launch a Create New Building Block dialog box where you’ll have a few options.
2. Fill out the information, making sure to include a unique name and description. 

1. Select OK. 

Using a Microsoft Word AutoText Entry 

Now, to use the AutoText entry you just created, follow these steps.

1. Select the Insert tab on the toolbar.
2. Select Quick Parts and then AutoText.
3. Select the AutoText entry you want, and it will be inserted into your Word document.

Using an AutoText Entry via AutoCorrect

Alternatively, you can insert the AutoText entry you created by typing the name of the entry. This method is essentially using the AutoCorrect functionality. For example, using the AutoText entry above, you could begin to type “Leverage agile frameworks,” and you’ll see a tooltip appear that says, “(Press ENTER to insert).”

When you press Enter, the full AutoText block will be inserted into your document.

If you don’t see the “(Press ENTER to insert)” tooltip, you’ll need to enable Show AutoComplete Suggestions. You can do that by going to File > Options > Advanced and check the box next to Show AutoComplete Suggestions.

Adding an AutoText Entry to the Quick Access Toolbar

If you want to cut down on the number of actions you must take to insert the Microsoft Word AutoText, you can add the entry to the Quick Access toolbar. 

1. Select the Quick Access toolbar dropdown arrow and select More Commands.

1. In the Choose commands from dropdown box, select All Commands. 

1. Find AutoText in the list on the left, and select the Add button to add it to the list on the right.

1. Select OK.
2. Now you’ll see that an AutoText button has been added to the Quick Access Toolbar. 

1. To insert an AutoText entry, select the AutoText button, and then select the AutoText entry you want to insert into your document.

Using an AutoText Entry Via a Shortcut

Another way to insert an AutoText entry is by creating a keyboard shortcut.

1. Right-click anywhere on the toolbar ribbon and select Customize the Ribbon…

1. Select the Customize button at the bottom of the dialog box.
2. In the Categories list on the left, select Building Blocks.
3. In the Building Blocks list on the right, select the building block for which you want to create a keyboard shortcut.
4. Place your cursor in the Press new shortcut key field and type the keyboard shortcut you want to use. In the example below, we’re using Alt+Ctrl+Shift+L as the keyboard shortcut. 

1. Select the Assign button.
2. Select Close and then OK. 
3.  Now, when you’re back in your Word doc, you can use the keyboard shortcut you just created to insert the AutoText entry.

Be Smarter and Faster with the Tricks You Learned

Even if you’re not truly a detail-oriented person, the tips above will make it seem like you are! You’ll save time and make fewer errors as you compose a Word document if you avail yourself of these features. If you like, take it one step further and create some macros in Word for any series of actions you take repeatedly.

Related posts

• Ako nastaviť a používať formát MLA v programe Microsoft Word

• Ako získať Microsoft Word zadarmo

• Microsoft Word neodpovedá? 8 spôsobov, ako to opraviť

• Ako vytvárať a používať vzorce v tabuľkách v programe Word

• Ako tlačiť na obálku v programe Microsoft Word

• Príručka základov programu Microsoft Excel – Naučte sa používať Excel

• Na kopírovanie a prilepenie formátovania použite nástroj Format Painter v programe Word

• Ako pridať alebo odstrániť komentáre v programe Word

• Ako opraviť, keď sa Word otvorí v režime iba na čítanie

• Ako používať hromadnú korešpondenciu v programe Word na vytváranie listov, štítkov a obálok

• Použite súhrnné funkcie na zhrnutie údajov v Exceli

• Ako sledovať zmeny v programe Word (online, mobil a počítač)

• Akú verziu balíka Microsoft Office mám?

• Ako vytvoriť jednu stránku na šírku v programe Word

• Ako úplne odstrániť osobné metadáta z dokumentov balíka Microsoft Office

• Ako zobraziť značky formátovania v programe Word

• Ako vytvoriť pohľadnicu pomocou MS Word

• Ako zmeniť pozadie v Microsoft Teams

• Ako vytvárať a používať položky automatického textu v programe Microsoft Word

• Použite Excel ako nástroj na kopírovanie údajov z webu