Všetko, čo robíte, niekde generuje dáta. Keď sa tieto údaje zozbierajú a analyzujú, stanú sa informáciami. Tieto informácie môžu o vás niekomu povedať viac, ako pravdepodobne chcete, aby vedel.

Informácie zhromaždené v priebehu času môžu niekomu povedať všetko o vás a môžu byť použité na to, aby vám pomohli alebo vám ublížili. Tieto údaje sú známe ako metadáta.

Čo sú to metadáta?

Metaúdaje^(Metadata) sú údaje o údajoch. Neznášate^(Don) , keď ľudia používajú slovo na definovanie tohto slova? Údaje^(Data) sú fakty, ktoré sú úplne objektívne. Nedá sa to rozumne spochybniť. Jedna je jedna a nula je nula. Teplota je taká, aká je. Dnešný dátum je dnešný dátum. Chápeš pointu.

Metadáta^(Metadata) sú fakty o jednom kuse údajov. Ilustrujme si to na príklade písania listu v programe Microsoft Word^{(Microsoft Word)} .

Napíšete list, ktorý pošlete úradom o niečom, čo sa deje v práci, čo je neetické, možno dokonca nezákonné. Áno, hneď sme sa zdramatizovali.

Písmeno je informácia vytvorená zo znakov, ktoré ste napísali v určitom poradí. Znaky, ktoré ste zadali, sú generované množstvom jednotiek a núl. Jednotky a nuly sú údaje, ktoré tvoria informácie v liste.

Keď sa jednotky a nuly premenia na písmeno, vytvoria sa ďalšie údaje o písmene. Niektoré z týchto metaúdajov zahŕňajú, kedy ste písmeno napísali, kto napísal písmeno, kedy bolo naposledy uložené, v akej verzii programu Word bolo vytvorené, to všetko sú údaje o údajoch alebo metaúdajoch.

Čo robia metaúdaje?

V balíku Microsoft Office^{(Microsoft Office)} je väčšina metadát k dispozícii len pre váš prospech. Môže vám pomôcť nájsť najnovšiu verziu dokumentu alebo zistiť, kto dokument vytvoril, aby ste mu mohli položiť otázky týkajúce sa tohto dokumentu. Pomáha sledovať úpravy alebo komentáre k dokumentom.

Používa ho aj program balíka Office^(Office) a ďalšie programy na prácu s dokumentom. Prieskumník^(Explorer) Windows používa informácie napríklad na kategorizáciu a triedenie dokumentov.

Prečo by som chcel odstrániť metadáta^(Metadata) ?

Vráťme sa k listu, ktorý posielate úradom o niečom útržkovom, čo sa deje v práci. Robíte to anonymne, pretože sa bojíte odplaty alebo jednoducho nechcete byť zaangažovaní nad rámec toho, že na to upozorníte úrady. Je to whistleblowing.

Dostanete dočasnú e-mailovú adresu a odošlete ju z verejného počítača v knižnici, aby ste zakryli svoje stopy. Z dôvodu metadát môže dokument obsahovať informácie, ktoré možno použiť na jeho spätné prepojenie s vami. Dokonca k nemu môže byť stále pripojené vaše meno.

Ešte horšie je, že zmeny, ktoré ste v dokumente vykonali, sa v dokumente stále môžu nachádzať, hoci ich už nevidíte. Ak ste napísali odsek o niečom špecifickom pre vás, ale potom ste to odstránili, pretože by sa to dalo použiť na vašu identifikáciu, stále môže byť súčasťou súboru vo forme metadát.

Ako môžem zobraziť metadáta balíka Office?

Nasleduje zoznam spôsobov, ako zistiť, aké metadáta sú pripojené k vašim súborom Word , Excel alebo PowerPoint . Metadáta^(Metadata) obklopujúce e-maily odoslané z programu Outlook^(Outlook) sú oveľa zložitejšie a presahujú rámec tohto článku.

Zobrazte metadáta^{(View Metadata)} vo Worde^(Word) , Exceli^(Excel) alebo PowerPointe

Otvorte dokument, zošit alebo prezentáciu, ktorú chcete skontrolovať:

Kliknite na Súbor^{(File )} v ľavom hornom rohu.

Na obrazovke Informácie^{(Info )} uvidíte okrem iných údajov množstvo informácií, ako napríklad Veľkosť^(Size) , Stránky^(Pages) , Slová^(Words) , Celkový čas úprav^{(Total Editing Time)} , Posledná úprava ,^(Modified) Vytvorené a^(Created) Súvisiaci ľudia.

Pod týmito údajmi kliknutím na Zobraziť všetky vlastnosti^{(Show All Properties)} zobrazíte ďalšie údaje.
POZNÁMKA: ^(NOTE:) Venujte^(Pay) pozornosť údajom šablóny^(Template) . Ak ste použili šablónu, ktorá obsahuje vaše meno alebo názov spoločnosti v názve súboru, môžete ju sledovať.

Zobrazte metadáta v programe Windows Prieskumník

Otvorte Windows Explorer a prejdite na miesto, kde ste uložili súbor.

Kliknite pravým tlačidlom myši^{(Right-click)} na súbor a kliknite na Vlastnosti^(Properties) .

V okne Vlastnosti^(Properties) kliknite na kartu Podrobnosti^(Details) . Všetky metadáta uvidíte v kompaktnom a stručnom zozname.

Zobraziť všetky metadáta^{(View All Metadata)} pre súbory Wordu^(Word) , Excelu^(Excel) alebo PowerPointu^(PowerPoint)

Extensible Markup Language ( XML ) je de facto dokument na ukladanie metadát vo výpočtovej technike. Sprevádza všetky druhy súborov a súbory Microsoft Office nie sú výnimkou.

Prezeranie týchto dokumentov XML je prekvapivo jednoduché. Urobme to pomocou súboru programu Word^(Word) .

1. Otvorte Windows Explorer a prejdite na miesto, kde ste uložili súbor.
2. Vytvorte kópiu súboru, aby ste náhodou nepoškodili pôvodný súbor.
3. Vyberte skopírovaný súbor a klepnite na tlačidlo F2 na klávesnici alebo kliknite pravým tlačidlom myši na súbor a vyberte možnosť Premenovať^(Rename) .

Zmeňte príponu súboru z .docx na .zip . Áno, každý typ súboru balíka Office^(Office) , ktorý končí na x , je komprimovaný súbor obsahujúci dokumenty XML. Dostanete varovanie, aby ste to urobili. Kliknite na tlačidlo Áno^(Yes) .

Kliknite pravým tlačidlom myši na súbor a vyberte možnosť Extrahovať všetko…^{(Extract All…)}

V okne, ktoré sa otvorí, sa vás opýta, kam chcete uložiť extrahované súbory a či chcete po dokončení zobraziť extrahované súbory. Predvolené hodnoty sú dobré. Kliknite na položku Extrahovať^(Extract) .

Po dokončení extrakcie uvidíte tri priečinky a súbor XML . Preskúmajte tieto súbory a zistite, aké informácie sú v nich uložené. Ak dvakrát kliknete na súbor XML , pravdepodobne sa otvorí v programe Internet Explorer .

Bude to vyzerať zvláštne, ale mali by ste byť schopní pochopiť, čo väčšina informácií znamená. Existujú dva súbory XML, ktoré môžu obsahovať vaše meno: core.xml v priečinku docProps a document.xml a people.xml , oba v priečinku word .

Ako odstrániť metadáta^{(Delete Metadata)} z programov Microsoft Word^{(Microsoft Word)} , Excel alebo PowerPoint

Trvalo dlho, kým ste sa sem dostali, ale ak sa chystáte urobiť niečo také, mali by ste presne vedieť prečo. Poďme na to.

Odstráňte metadáta^{(Delete Metadata)} vo Worde^(Word) , Exceli^(Excel) alebo PowerPointe

Kliknite na Súbor^{(File )} v ľavom hornom rohu.

Na stránke Informácie^{(Info )} kliknite na položku Skontrolovať problémy^{(Check for Issues)} vľavo blízko stredu stránky.

Kliknite na Skontrolovať dokument^{(Inspect Document)} . Otvorí sa okno Kontrola dokumentov .^{(Document Inspector )}

 Uistite^(Make) sa, že sú začiarknuté všetky začiarkavacie políčka v nástroji Document Inspector a potom kliknite na tlačidlo Inspect .

Po dokončení kontroly dokumentov^{(Document Inspector)} uvidíte informácie o tom, aký druh údajov našiel. Zelené začiarknutie v kruhu znamená, že sa nenašli žiadne údaje tohto typu. Červený výkričník znamená, že sa našli údaje tohto typu. Vedľa popisu daného typu údajov uvidíte tlačidlo Odstrániť všetko^{(Remove All)} .

Kliknutím^(Click) naň odstránite všetky údaje tohto typu. Týchto tlačidiel môže byť niekoľko, takže prejdite nadol, aby ste sa uistili, že ich máte všetky.

Po odstránení metadát možno budete chcieť kliknúť na tlačidlo Znova skontrolovať^{(Reinspect )} , aby ste sa uistili, že nič nevynechalo.

Uložte dokument teraz, aby ste sa uistili, že údaje nebudú znova zadané.

Ako si byť istý^(Certain) , že metadáta^(Metadata) boli vymazané

Vykonajte kroky uvedené vyššie pre zobrazenie všetkých metadát vo Worde, Exceli alebo PowerPointe^{(View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint)} . Pri kontrole súborov core.xml, document.xml a people.xml by ste mali vidieť, že v dokumente už nie sú žiadne osobné údaje.

Ak zmeníte príponu späť z .zip na .docx, budete môcť súbor znova normálne otvoriť vo Worde^(Word) .

Ako odstrániť metadáta^{(Delete Metadata)} v programe Windows Prieskumník^{(Windows Explorer)}

Toto je dobrá metóda, ak chcete rýchlo odstrániť metadáta z niekoľkých súborov. Ak to urobíte pre 2 alebo viac súborov, môžete to urobiť v priebehu niekoľkých sekúnd.

Otvorte Windows Explorer a prejdite na súbor, z ktorého chcete odstrániť metadáta. Kliknite pravým tlačidlom myši^{(Right-click)} na súbor a kliknite na Vlastnosti^(Properties) .

V okne Vlastnosti^(Properties) kliknite na kartu Podrobnosti^(Details) a potom kliknite na Odstrániť vlastnosti a osobné informácie^{(Remove Properties and Personal Information)} .

Informácie môžete odstrániť dvoma spôsobmi. Môžete odstrániť metadáta z pôvodného súboru alebo vytvoriť kópiu súboru bez akýchkoľvek metadát.

Odstráňte metadáta z pôvodného súboru

Vyberte položku Odstrániť nasledujúce vlastnosti z tohto súboru:^{(Remove the following properties from this file:)} potom začiarknite iba požadované políčka alebo kliknite na tlačidlo Vybrať všetko^{(Select All )} . Potom kliknite na tlačidlo OK .

Vytvorte kópiu bez metadát

Tým sa vytvorí kópia súboru a na koniec názvu súboru sa pridá slovo Kopírovať . ^(Copy)K tejto kópii nebudú priradené žiadne metadáta.

V okne Odstrániť vlastnosti^{(Remove Properties)} vyberte položku Vytvoriť kópiu s odstránenými všetkými možnými vlastnosťami^{(Create a copy with all possible properties removed)} a kliknite na tlačidlo OK^(OK) .

Porovnajte vlastnosti originálu a kópie, aby ste videli rozdiel.

V Jasnej?

Znamená to, že máte jasno? Teraz vás z dokumentu nemožno identifikovať? To je ťažké povedať. To, čo s dokumentom urobíte ďalej, to určí.

Akékoľvek ďalšie digitálne spracovanie dokumentu, ako je jeho odoslanie e-mailom, by mohlo pridať metadáta späť do reťazca. Výhodnou možnosťou je vytlačiť dokument a poslať ho poštou. Je ťažké získať metadáta z papiera.

How to Completely Delete Personal Metadata from Microsoft Office Documents

Everything you do generates data sоmewhere. That data, whеn cоllected and analyzed, beсomes information. That information can tell ѕomeone more about you than you prоbably want them to know.

The information collected over time can tell someone everything about you and can be used to help or harm you. This data is known as metadata.

What is Metadata?

Metadata is data about data. Don’t you hate it when people use a word to define that word? Data is facts that are completely objective. It cannot be reasonably disputed. One is one and zero is zero. The temperature is what it is. Today’s date is today’s date. You get the point.

Metadata is facts about a single piece of data. Let’s illustrate this with the example of writing a letter in Microsoft Word.

You type a letter to send to authorities about something going on at work that is unethical, possibly even illegal. Yes, we got dramatic right away.

The letter is information made from the characters you typed in a certain order. The characters you typed are generated by a bunch of ones and zeroes. The ones and zeroes are the data that makes up the information in the letter.

When the ones and zeroes are turned into the letter, there is other data about the letter that gets created. Some of that metadata includes when you typed the letter, who typed the letter, when it was last saved, what version of Word was it created in, all these are data about the data or metadata.

What Does Metadata Do?

In Microsoft Office, most of the metadata is there just for your benefit. It can help you find the newest version of a document or see who created the document so you could ask them questions about it. It helps to keep track of edits or comments on documents.

It is also used by the Office program and other programs to work with the document. Windows Explorer uses the information to categorize and sort documents, for example.

Why Would I Want to Remove Metadata?

Let’s go back to the letter you’re sending to the authorities about something sketchy going on at work. You’re doing this anonymously because you fear retribution, or you just don’t want to be involved beyond bringing it to the authorities’ attention. It’s whistleblowing.

You go all out and get a temporary e-mail address and send it from a public computer at a library to cover your tracks. Because of metadata, the document may have information that can be used to link it back to you. It even may still have your name attached to it.

Even worse, changes you made to the document, although no longer visible to you, may still be in the document. If you wrote a paragraph about something specific to you but then removed it because it could be used to identify you, it still could be a part of the file in the form of metadata.

How Can I View Office Metadata?

Following is a list of methods to see what metadata is attached to your Word, Excel, or PowerPoint files. Metadata surrounding e-mail sent from Outlook is far more complex and beyond the scope of this article.

View Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

With the document, workbook, or presentation open that you want to check:

Click on File in the top-left corner.

On the Info screen, you’ll see plenty of information such as Size, Pages, Words, Total Editing Time, Last Modified, Created, and Related People among other data.

Under that data, click on Show All Properties to see more data.
NOTE: Pay attention to the Template data. If you used a template that has your name, or a company name in its filename, that could be tracked to you.

View Metadata in Windows Explorer

Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.

Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab. You’ll see all the metadata in compact and concise list.

View All Metadata for Word, Excel, or PowerPoint Files

Extensible Markup Language (XML) is the defacto document for the storage of metadata in computing. It accompanies all kinds of files and Microsoft Office files are no exception.

Viewing these XML documents is surprisingly easy. Let’s do this with a Word file.

1. Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.
2. Make a copy of the file, so you don’t accidentally corrupt the original file.
3. Select the copy file and either tap the F2 button on your keyboard or right-click on the file and select Rename.

Change the extension of the file from .docx to .zip. Yes, each Office filetype that ends in x is a compressed file containing XML documents. You’ll get a warning about doing this. Click Yes.

Right-click on the file and select Extract All…

In the window that opens, it will ask you where you want to save the extracted files and if you want to show the extracted files when finished. The default values are good. Click Extract.

Once the extraction is done, you’ll see three folders and an XML file. Explore in these files to see what information is stored there. If you double-click on an XML file, it will likely open in Internet Explorer.

It will look odd, but you should be able to make out what most of the information means. There are two XML files that may contain your name: core.xml in the docProps folder, and document.xml and people.xml, both in the word folder.

How to Delete Metadata from Microsoft Word, Excel, or PowerPoint

It took a long time to get here, but if you’re going to do something like this you should know exactly why. Let’s get on with it.

Delete Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

Click on File in the top-left corner.

On the Info page, click on Check for Issues on the left, near the middle of the page.

Click on Inspect Document. The Document Inspector window will open.

 Make sure all the checkboxes in the Document Inspector are checked, then click the Inspect button.

Once the Document Inspector is done, you’ll see information about what kind of data it found. A green checkmark in a circle means it found no data of that type. A red exclamation mark means it found data of that type. Next to that data type’s description you’ll see the Remove All button.

Click on that to remove all data of that type. There may be several of these buttons, so scroll down to ensure you get all of them.

After you’ve removed the metadata, you may want to click the Reinspect button, just to make sure it didn’t miss anything.

Save your document now to ensure the data doesn’t get re-entered.

How to be Certain the Metadata was Deleted

Go through the steps above for View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint. Upon inspecting the core.xml, document.xml and people.xml files, you should see that there is no personal data in the document anymore.

If you change the extension back from .zip to .docx, you’ll be able to open the file normally in Word again.

How to Delete Metadata in Windows Explorer

This is a good method if you want to strip metadata from several files quickly. Doing this for 2 or more files can be done in a matter of seconds.

Open Windows Explorer and navigate to the file you want to remove metadata from. Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab then click on Remove Properties and Personal Information.

You can remove information in two ways. You can remove metadata from the original file or make a copy of the file without any metadata.

Remove Metadata from Original File

Select Remove the following properties from this file: then either check only the boxes you want or click on the Select All button. Then click OK.

Make a Copy with No Metadata

This will make a copy of the file and add the word Copy to the end of the filename. That copy will not have any metadata associated with it.

In the Remove Properties window, select Create a copy with all possible properties removed then click the OK button.

Compare the properties of the original and the copy to see the difference.

In the Clear?

Does this mean you’re in the clear? You cannot be identified now from the document? That’s difficult to say. What you do with the document next will determine that.

Any further digital processing of the document, like emailing it, could add metadata back into the chain. A viable option is to print the document and mail it. It’s difficult to get metadata from paper.

Related posts

• Aká je najnovšia verzia balíka Microsoft Office?

• Akú verziu balíka Microsoft Office mám?

• Ako zmeniť pozadie v Microsoft Teams

• Ako vytvoriť a používať automatický text v programe Microsoft Word

• Ako vytvoriť Ganttov diagram v programe Microsoft Excel

• Microsoft Word neodpovedá? 8 spôsobov, ako to opraviť

• 12 užitočných tipov a trikov pre Microsoft Word

• Ako pridať alebo odstrániť komentáre v programe Word

• Pridajte trendovú čiaru lineárnej regresie do bodového grafu Excel

• Ako opraviť, keď sa Word otvorí v režime iba na čítanie

• Ako vytvoriť vývojový diagram vo Worde a Exceli

• Ako vytvoriť oddelené miestnosti v Microsoft Teams

• 13 tipov a trikov OneNote na lepšie usporiadanie poznámok

• Ako pridať hlavičky a päty v PowerPointe

• Ako získať Microsoft Word zadarmo

• 30+ najlepších klávesových skratiek programu Microsoft Word

• Oprava Microsoft Outlook narazil na problémovú chybu

• Ako vytvoriť štítky v programe Word z tabuľky programu Excel

• Ako pridať hudbu do prezentácií v PowerPointe

• Ako vytvoriť pohľadnicu pomocou MS Word