Zatiaľ čo všetky e-mailové servery teraz používajú zabezpečené pripojenie, ak chcete šifrovať e-maily v počítačovom klientovi Microsoft Outlook a ^{(Microsoft Outlook)}Outlooku^(Outlook) na webe^(Web) , môžete tak urobiť. Proces je však iný. Tu hovoríme o šifrovaní e-mailu^{(encrypting the email)} a nie o spojení. Môžete si to predstaviť ako ďalšiu vrstvu ochrany.

Aj keď sa používa jednoducho, majte na pamäti koncového používateľa a klienta, ktorý používa. Ak odosielateľ aj príjemca nepodporujú formát šifrovania, odosielanie takýchto typov e-mailov bude náročné.

Outlook podporuje dva typy šifrovania –^(Encryption)

1. S/MIME šifrovanie a
2. Šifrovanie správ Office 365.

Neskôr funguje iba vtedy, keď firma používa licenciu Office 365 Enterprise E3 . Prvý z nich je však široko používaný a funguje s väčšinou e-mailových aplikácií iných ako Outlook .

Outlook Web ponúka interné šifrovanie^(Encryption) , ktoré môžete povoliť pre jednotlivé e-maily. Tu je zoznam vecí, o ktorých budeme diskutovať v tejto téme

1. Ako šifrovať e-maily Office Outlook^{(Office Outlook Emails)}
2. Ako šifrovať e-maily Outlook Web
3. Ako čítať šifrovaný e-mail^{(Encrypted email)} mimo klientov balíka Office^(Office)

Poznámka: V ^(Note:)programe Outlook^(Outlook) neexistuje spôsob, ako chrániť heslom jednotlivca alebo e-maily . Súbory PST môžete chrániť heslom^{( password protect the PST)} , takže všetky vaše e-maily nie sú prístupné nikomu, ale je to odlišné od šifrovania.

Ako šifrovať e-maily v programe Outlook^(Outlook) v systéme Windows 10^{(Windows 10)}

Skôr než začneme, ak používate šifrovanie S/MIME , odosielateľ a príjemca musia mať poštovú aplikáciu, ktorá podporuje štandard S/MIME . Outlook podporuje štandard S/MIME . Môžete sa rozhodnúť šifrovať všetky e-maily alebo môžete šifrovať jednotlivé e-maily. Výber závisí od presadzovania zásad oddelenia IT. Tiež by ste mali mať nainštalovaný S/MIME certifikát. Uistite^(Make) sa, že sa spojíte so správnou osobou, aby ste tak urobili. Po nainštalovaní budete mať možnosť k dispozícii v rozbaľovacej ponuke digitálny certifikát v programe Outlook^(Outlook) .

Šifrovať jednotlivé e-maily

• Keď ste v nástroji Nový e-mail^{(New Email)} , prepnite sa na kartu Možnosti^(Options)
• Potom rozbaľte sekciu Ďalšie možnosti kliknutím na šípku vpravo dole.
• Otvorí sa sekcia vlastností. Kliknite^(Click) na tlačidlo Nastavenia zabezpečenia^{(Security Settings)} .
  • Najprv začiarknite políčko „ Šifrovať^(Encrypt) obsah správy a prílohy“.
  • Ďalej v časti Zabezpečenie^(Security) kliknite na rozbaľovaciu ponuku v časti Nastavenia zabezpečenia a vyberte certifikát S/MIME
  • Nakoniec vyberte bezpečnostný štítok, ak je k dispozícii.
• Keď odošlete e-mail, bude zašifrovaný pomocou tohto štandardu.

Poznámka:^(Note:) Ak nemáte certifikát S/MIME , klient Outlook vás vyzve, aby ste ho pridali. Ak nemôžete, nedovolí vám odoslať šifrovaný e-mail.

Zašifrujte všetky e-maily

• Otvorte program Outlook^(Outlook) a kliknite na ponuku Súbor^(File)
• Potom znova kliknite na Možnosti a prejdite na Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Začiarknite políčko „ Šifrovať^(Encrypt) obsah správy a prílohy“.
• V časti Šifrovaný^(Encrypted) e-mail kliknite^(Click) na Settings > Certifikáty^{(Certificates)} a Algorithms > vyberte certifikát S/MIME .
• Zvoľte OK

Keď toto povolíte, všetky vaše e-maily budú šifrované. Budete sa musieť uistiť, že príjemca má na čítanie e-mailu aj klienta, ktorý podporuje certifikát S/MIME

Prečítajte si^(Read) : Bezplatné doplnky na šifrovanie e-mailov pre Outlook^{(Free Email Encryption Add-ins for Outlook)} .

Ako šifrovať e-maily v Outlooku^(Outlook) na webe^(Web)

Táto funkcia je dostupná len pre predplatné Office 365 Home alebo Office 365 Personal^{(Office 365 Home or Office 365 Personal subscription)} . Je to užitočné, keď nedôverujete poskytovateľovi e-mailu príjemcu, že je bezpečný. Mali by ste však jasne pochopiť, ako tieto funkcie fungujú; inak si príjemca nebude môcť prečítať e-mail ani nebude mať prístup k žiadnemu obsahu.

Prihláste^(Log) sa do konta Outlook a potom kliknite na tlačidlo novej správy. Hneď^(Right) vedľa Pripojiť^(Attach) je odkaz Šifrovať^(Encrypt) , kliknite naň. Budete mať dve možnosti:

• Šifrovať:^(Encrypt:)

  • Správa zostane zašifrovaná a neopustí Office 365.

  • Príjemcovia s kontami Outlook.com a Office 365 môžu sťahovať prílohy bez šifrovania

  • Môžu tak urobiť pri používaní služby Outlook.com, mobilnej aplikácie Outlook alebo aplikácie Mail v systéme Windows 10.

Ak však používajú iného e-mailového klienta, budú musieť použiť dočasný prístupový kód na stiahnutie príloh z portálu Office 365 Message Encryption .

• Šifrovanie a zabránenie preposielaniu^{(Encrypt and Prevent Forwarding)(Encrypt and Prevent Forwarding)} :
  • Vaša správa zostane šifrovaná v rámci Office 365
  • Nedá sa skopírovať ani preposlať.
  • Dokumenty balíka Office ako Word alebo Excel zostávajú zašifrované aj po stiahnutí.
  • Ostatné prílohy, ako sú súbory PDF alebo obrazové súbory, je možné stiahnuť bez šifrovania^(Encryption) .

Ako čítať šifrované e-maily mimo klientov balíka Office^(Office)

Ak potrebujete odosielať šifrované e-maily a chcete, aby si ich prečítali ostatní používatelia aplikácií, ako je Gmail , musíte sa podeliť o metódu popísanú nižšie. Táto metóda bude vyžadovať heslo na prístup k e-mailu. Je to však prístupový kód, ktorý ponúka spoločnosť Microsoft na kontrolu pravosti prijímača.

• Vytvárajte^(Compose) a odosielajte e-maily pomocou šifrovania^(Encryption)
• Príjemca dostane e-mail, ktorý odhalí informácie o osobe a jej e-mailové ID.
• Potom si správu prečítajte kliknutím na tlačidlo Čítať ^(Read)správu^(Message)
• Dostanete sa do centra Office 365, kde môžete overiť buď jednorazovým prístupovým^(Time) kódom, alebo prihlásením do Google .
• Po dokončení overenia bude e-mail odhalený.

Poznámka:^(Note:) Jednorazové heslo^(OTP) sa odošle na e-mail príjemcu.

Ako ste si mohli všimnúť, e-mail nikdy neopustí servery Office 365 . E-mail je tam umiestnený a po overení je možné ho čítať. Ak používate klienta Outlook , nebudete musieť prejsť týmto procesom.

Dúfam, že sa vám príspevok dal ľahko sledovať a že ste pochopili podrobnosti o šifrovaní e-mailov^{(Email Encryption)} .

How to encrypt Emails in Microsoft Outlook app and Outlook.com

While all email servers now use a sеcure сonnection, if you want to encrypt emails іn the Microsoft Outlook desktop clіent and Outloоk on the Web, then you can do so. The process iѕ different, however. Here we are talking aboυt encrypting the email and not the connection. You can think of it as an extra layer of protection.

While it is easy to use, keep the end-user in mind, and the client, he is using. Unless both the sender and receiver support the encryption format, it will be challenging to send such types of email.

There are two types of Encryption supported by Outlook—

1. S/MIME encryption, and
2. Office 365 Message Encryption.

The later works only when a business uses the Office 365 Enterprise E3 license. The former, however, is widely used and works with most of the email applications other than Outlook.

Outlook Web offers in-house Encryption, which you can choose to enable for individual emails. Here is the list of things we will discuss in this topic

1. How to encrypt Office Outlook Emails
2. How to Encrypt Outlook Web Emails
3. How to read Encrypted email outside Office Clients

Note: There is no way to password-protect individual or emails in Outlook. You can password protect the PST files, so all your emails are not accessible by anyone, but it’s different from Encryption.

How to encrypt emails in Outlook on Windows 10

Before we start,  if you use the S/MIME encryption, the sender and recipient must have a mail application that supports the S/MIME standard. Outlook supports the S/MIME standard.  You can either choose to encrypt all the emails, or you can encrypt individual emails. The choice depends on the policy enforcement of the IT department. Also, you should have an S/MIME certificate installed. Make sure to connect with the right person to do so. Once installed, you will have the option available in the digital certificate dropdown in the Outlook.

Encrypt Individual Email

• When in the New Email composer, switch to the Options tab
• Then expand the More options section by clicking on the arrow at the bottom right.
• It will open the properties section. Click on the Security Settings button.
  • First, check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
  • Next, under Security, click on the dropdown under security settings, and select the S/MIME certificate.
  • Lastly, choose the security label if applicable.
• When you send the email, it will be encrypted using this standard.

Note: If you do not have an S/MIME certificate, Outlook client will prompt you to add one. If you cannot, it will not allow you to send an encrypted email.

Encrypt all the Emails

• Open Outlook and click the File menu
• Then again click on Options, and navigate to Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
• Under Encrypted email, Click on Settings > Certificates and Algorithms > select the S/MIME certificate.
• Choose OK

When you enable this, all your emails will be encrypted. You will have to make sure the receiver also has a client that supports the S/MIME certificate to read the email.

Read: Free Email Encryption Add-ins for Outlook.

How to encrypt emails in Outlook on the Web

This feature is available only for Office 365 Home or Office 365 Personal subscription. It is useful when you don’t trust the recipient’s email provider to be secure. However, you should clearly understand how these features work; otherwise, the receiver will not be able to read the email or access any content.

Log in to the Outlook account, and then click on the new message button. Right next to Attach, there is an Encrypt link, click on it. You will have two options:

• Encrypt:

  • The message stays encrypted and doesn’t leave Office 365.

  • Recipients with Outlook.com and Office 365 accounts can download attachments without Encryption

  • They can do so when using Outlook.com, the Outlook mobile app, or the Mail app in Windows 10.

However, if they are using any other email client, they will have to use a temporary passcode to download the attachments from the Office 365 Message Encryption portal.

• Encrypt and Prevent Forwarding:
  • Your message stays encrypted within Office 365
  • It cannot be copied or forwarded.
  • Office documents such as Word or Excel remain encrypted even after download.
  • Other attachments, such as PDF files or image files, can be downloaded without Encryption.

How to read encrypted email outside Office clients

If you need to send encrypted email and want others using apps like Gmail to read it, then you need to share the method discussed below. This method will ask for a password to access the email. However, its a passcode offered by Microsoft to check the authenticity of the receiver.

• Compose and send email using Encryption
• The receiver will get an email that will reveal information about the person and his email id.
• Then to read the message, click on Read the Message button
• It will take you Office 365 center where you can verify using either One Time passcode or by signing into Google.
• Once verification is complete, the email will be revealed.

Note: An OTP is sent to the receiver’s email.

As you can notice, the email never leaves Office 365 servers. The email is hosted there and allowed to read after verification. If you are using an Outlook client, you will not have to go through the process.

I hope the post was easy to follow, and you were able to understand the details of Email Encryption.

Related posts

• Ako automaticky preposielať e-maily v programe Microsoft Outlook

• Ako odvolať e-mail v programe Outlook? Zrušiť odosielanie e-mailov

• Ako automaticky prekladať e-maily v Outlook.com

• Ako natrvalo odstrániť alebo zatvoriť e-mailový účet Outlook.com

• Ako vytvárať, pridávať, odstraňovať a používať e-mailový alias programu Outlook alebo účty Microsoft

• Ako zmeniť svoje e-mailové meno v Gmail, Outlook, Yahoo

• Ako vytvoriť skratky programu Microsoft Outlook pre e-maily a úlohy

• Ako uložiť e-mail ako PDF v Gmaile a Outlooku

• Microsoft Outlook neodpovedá? 8 opráv na vyskúšanie

• Opravte chybové hlásenie NEED PASSWORD v programe Microsoft Outlook

• Ako pridať odkaz na rozhovor Microsoft Teams do e-mailového podpisu

• Bezplatné filtre spamu a blokátory spamu pre Microsoft Outlook

• Ako pridať niekoho do zoznamu bezpečných odosielateľov v programe Outlook

• Ako vypnúť potvrdenie o prečítaní e-mailu v programe Outlook

• Ako povoliť tmavý režim v programe Microsoft Outlook (Windows, Mac a Mobile)

• Bezplatné doplnky na šifrovanie e-mailov pre Outlook

• Ako pripojiť ďalšiu položku programu Outlook (e-mail, kontakt, úlohu alebo položku kalendára) k e-mailu

• Ako odosielať e-maily, ktoré uviazli v priečinku Pošta na odoslanie klienta Microsoft Outlook

• Vytvárajte upozornenia na pracovnej ploche pre prichádzajúce e-maily v programe Outlook

• Rozšírenie Microsoft Outlook pre Edge vám umožňuje spravovať e-maily a kalendár