Už ste niekedy zmeškali dôležitý e-mail, pretože vaša schránka bola plná predchádzajúcich správ bez odpovede? Väčšina ľudí to zažila a takmer každý pozná rozptýlenie päťdesiatich neprečítaných e-mailov, ktoré si vyžadujú vašu pozornosť hneď, ako si ráno otvoríte schránku.

Podľa štúdií trávia pracovníci až 28 percent svojho týždňa^{(28 percent of their week)} čítaním a odpovedaním na e-maily. To je viac ako štvrtina celého vášho pracovného času. O koľko viac by ste mohli dosiahnuť, keby ste nemuseli vybavovať neustály nápor e-mailov?

Čo je Inbox Zero?

Inbox Zero je koncept vyvinutý Merlinom Mannom^{(Merlin Mann)} , odborníkom na produktivitu. Hoci väčšina ľudí interpretuje „nulu“ v názve ako odkaz na počet e-mailov, ktoré má osoba, pôvodne odkazovalo na to, koľko času ľudia trávia premýšľaním o e-mailoch. Ak máte nula e-mailov, nestrávite takmer nulový čas premýšľaním o nich.

Tento článok vás prevedie tým, ako obmedziť počet neprečítaných e-mailov vo vašej doručenej pošte na absolútne minimum pomocou nástrojov, ktoré máte k dispozícii v rámci Gmailu^(Gmail) , ako aj postupy, ktoré môžete použiť počas pracovného dňa a ktoré vám pomôžu skrotiť množstvo e-mailov, ktoré dostávate. počas dňa.

Základy správy e-mailov

Prvým krokom k zlepšeniu vašej e-mailovej produktivity je zatvorenie doručenej pošty. Môže to znieť neintuitívne, ale je lepšie dať si určitý čas na prečítanie e-mailov a odpovedanie na ne, než ich adresovať hneď, ako prídu. Výskum^(Research) ukázal, že termíny, či už sami alebo nie, zlepšujú efektivitu^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} a skracujú čas strávený na projekte.

Vyhraďte^(Set) si päť minút na začiatku každej hodiny alebo možno dvadsať minút na začiatku a na konci dňa na odpovedanie na e-maily^{(to answer emails)} . Odstráňte všetky e-maily, ktoré sú zjavne spam^{(clearly spam)} . Ak odpoveď na e-mail vyžaduje dve minúty alebo menej, najskôr naň odpovedzte.

Ak bude odpoveď na e-mail vyžadovať viac času, presuňte ho do špeciálne určeného priečinka.

Používanie Gmailu na dosiahnutie nulovej hodnoty doručenej pošty

Gmail je najpoužívanejší e-mailový klient na svete, no väčšina ľudí si neuvedomuje, aká všestranná platforma v skutočnosti je. Gmail je preplnený nástrojmi^{(chock-full of tools)} a prispôsobiteľnými možnosťami, ktoré vám poskytujú obrovskú kontrolu nad jeho vzhľadom. Inbox Zero sa stane oveľa dostupnejším, keď využijete tieto nástroje.

Použite špeciálne hviezdy

Každý vie o možnosti označiť e-mail hviezdičkou kliknutím na ikonu Hviezdička^(Star) – ale vedeli ste, že existuje 12 rôznych hviezdičiek, ktoré možno použiť? Kliknite na ^(Click) Settings > See All Settings > General a potom sa posúvajte, kým sa nezobrazí podsekcia Hviezdičky .^(Stars)

Existujú rôzne farby hviezd, ale sú tu aj ikony ako výkričník, šípka dopredu, začiarknutie, otáznik a malé i. V predvolenom nastavení je aktívna iba hlavná hviezda, ale môžete kliknúť a potiahnuť ktorúkoľvek z ikon do sekcie Používa^{(In use)} sa a aktivovať ju.

V Gmaile^(Gmail) sa zobrazí iba jeden symbol . Kliknite^(Click) naň niekoľkokrát, aby ste prešli všetkými rôznymi hviezdami, ktoré ste vybrali. Vyberte aspoň štyri symboly: štandardnú hviezdu, červenú hviezdu, malé písmeno i a zelený začiarknutie.

Nastavenie viacerých priečinkov doručenej pošty a filtrov^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

Možno už poznáte niekoľko kariet, ktoré máte v Gmaile^(Gmail) k dispozícii : Propagácie, Osobné^(Personal) , Sociálne^(Social) siete atď. Prejdite do časti Settings > Inbox a vedľa položky Typ doručenej pošty^{(Inbox type,)} kliknite na rozbaľovacie pole a vyberte možnosť Viaceré priečinky doručenej pošty.^{(Multiple inboxes.)}

Zobrazí sa nová sekcia s názvom Viacnásobné sekcie doručenej pošty. ^{(Multiple inbox sections.)}Môžete pomenovať až päť vlastných sekcií, ktoré sa zobrazia vedľa hlavnej schránky, hoci dve sú predvolene vyplnené. Jedna sekcia je pre e-maily označené hviezdičkou^(Starred) , zatiaľ čo druhá je pre koncepty. Tieto sekcie sú označené ich vyhľadávacími dopytmi, takže sa budete musieť naučiť, ako sa nazývajú jednotlivé špeciálne hviezdy, aby ste im mohli vyčleniť sekcie.

Toto sú mená každej hviezdy:

Žltá hviezda
Červená hviezda
Oranžová hviezda
Zelená hviezda
Modrá hviezda
Fialová hviezda
Yellow-bang (výkričník)
Red-bang
Fialová-otázka
Orange-guillemet (symbol rýchleho posunu dopredu)
Zelená kontrola
Modré informácie (malé písmeno i)

Pole vyhľadávacieho dopytu rozpoznáva rôzne operátory, takže môžete použiť príkazy OR/ANDVedľa poľa Vyhľadávací dopyt^{(Search query)} je pole Názov sekcie^{(Section name)} . Tu zadajte konkrétny názov poľa.

Ak chcete dosiahnuť Inbox Zero , je najlepšie nastaviť niekoľko konkrétnych sekcií:

Vyžaduje akciu/odpoveď
Vyžaduje naliehavú odpoveď
Čaká sa na odpoveď
Delegovaný

Môžete si zvoliť nastavenie piatej sekcie podľa svojich potrieb, no tieto štyri zvládnu tie najzákladnejšie úlohy.

Dosahuje sa nula doručenej pošty^{(Reaching Inbox Zero)}

Teraz, keď ste zmenili nastavenia Gmailu^(Gmail) , je čas uviesť všetko do praxe. Najprv^(First) si nastavte filtre. Zadaj nasledujúce:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

Keď dostanete e-mail, prvá vec, ktorú by ste mali urobiť, je rozhodnúť, či vyžaduje odpoveď, alebo či ho máte vymazať. Ak je e-mail spam alebo jednoducho nezaručuje odpoveď, okamžite ho odstráňte alebo archivujte.

Ak e-mail vyžaduje odpoveď a bude trvať menej ako dve minúty, odpovedzte naň. Ak potrebujete viac ako dve minúty, kliknite raz na ikonu hviezdičky . ^(Star)Ak je e-mail naliehavý a mal by byť ďalšou vecou, na ktorú odpoviete, dvakrát kliknite na ikonu a označte ho červenou hviezdičkou^{(Red Star)} .

Ak po odpovedi na e-mail čakáte na odpoveď, kliknite trikrát na ikonu hviezdičky , čím ju označíte ako „Očakáva sa odpoveď“. ^(Star)Ak dostanete e-mail, ktorý lepšie spracuje niekto iný, prepošlite ho príslušnej osobe a štyrikrát kliknite na ikonu hviezdičky , čím ho označíte ako „Delegovaný“.^(Star)

Vyberte si, kedy chcete odpovedať na svoj e-mail, a zamerajte sa na prácu iba v týchto časoch. Tým, že si určíte termíny a obdobia na spracovanie e-mailov, znížite množstvo času, ktorý strávite v doručenej pošte, aby ste sa mohli sústrediť na dôležitejšie úlohy. Ak sa to rozhodnete riešiť na začiatku hodiny, zamerajte sa najskôr na odpovedanie na všetky naliehavé e-maily a potom sa zvyšujte.

Zavedením týchto metód do praxe môžete čoskoro získať úplnú kontrolu nad svojou doručenou poštou. Ak je to už neporiadok, vyhraďte si polhodinu denne na triedenie e-mailov, ktoré už máte, a zisťovanie, či sú dôležité alebo nie. Odpovedzte tým, ktorí to potrebujú, vymažte tých, ktorí to nepotrebujú.

Môže to chvíľu trvať, ale filtre^{(but filters)} , určené priečinky doručenej pošty a ďalšie nástroje vám pomôžu dosiahnuť nulovú poštu doručenej pošty – a^{(Inbox Zero–and)} zistíte, ktoré techniky vám najlepšie pomôžu zostať tam.

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you ever missed an important email because your inbox wаs full of previous, unanswered meѕsages? Most people havе experienced this and almost everyone knows the distraction of fifty unread emails that demand your attention as soon as уou open your inbox in the morning.

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails?

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day.

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first.

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools.

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection.

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them.

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check.

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

Yellow-star
Red-star
Orange-star
Green-star
Blue-star
Purple-star
Yellow-bang (exclamation mark)
Red-bang
Purple-question
Orange-guillemet (fast forward symbol)
Green-check
Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

Needs Action/Reply
Needs Urgent Reply
Awaiting Reply
Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks.

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it.

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star.

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.”

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there.

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t.

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there.

Marek Biringer

About the author

Som počítačový technik, ktorý dlhé roky pracuje s Androidom a kancelárskym softvérom. Posledných približne 5 rokov tiež učím ľudí používať počítače Mac. Ak hľadáte niekoho, kto vie, ako opraviť veci na vašom počítači, pravdepodobne vám pomôžem!

Ako sa dostať do Inbox Zero v Gmaile

Čo je Inbox Zero?

Základy správy e-mailov