Pre cloudový a webový nástroj na sledovanie projektov, úloh, zoznamov, členov tímu a podobne ponúka Smartsheet.com rozsiahle a flexibilné funkcie.

Ak zvažujete, že to vyskúšate, alebo ste sa už zaregistrovali na bezplatnú skúšobnú verziu, maximálne využitie nástroja znamená vedieť, čo môže urobiť pre vás a váš tím. Poďme sa ponoriť do toho, ako používať Smartsheet pre začiatočníkov, ktorí práve začínajú.

Čo je Smartsheet?

Ak ste niekedy používali aplikácie ako Asana^{(like Asana)} , Monday.com alebo podobný softvér na riadenie projektov, Smartsheet je porovnateľný z hľadiska účelu, štruktúry a funkcií. Môžete ho používať samostatne alebo spolupracovať s ostatnými, vytvárať informačné panely pre rýchly prístup k položkám a užívať si viaceré zobrazenia, ako je Kanban , kalendár a mriežka.

Smartsheet tiež poskytuje automatizované pracovné postupy, šablóny pre rýchle spustenie, užitočné zostavy, vlastné formuláre a integráciu s inými aplikáciami na zefektívnenie vašich procesov.

Najlepší spôsob, ako začať používať Smartsheet , je vytvoriť alebo importovať projekt, hárok alebo zoznam úloh, ktoré chcete sledovať. Potom vás prevedieme funkciami každého nástroja.

Vytvorte, importujte alebo použite šablónu

Vyberte ikonu Solution Center (znamienko plus) v ľavom navigačnom paneli. Potom sa v ľavom hornom rohu obrazovky zobrazia možnosti Vytvoriť^(Create) a importovať^(Import) .

Vyberte položku Vytvoriť^(Create,) a máte osem možností pre mriežku^(Grid) , projekt^(Project) , karty^(Cards) , zoznam úloh^{(Task List)} , formulár^(Form) , zostavu^(Report) a Dashboard/Portal . Vyberte typ položky, ktorú chcete vytvoriť, pomenujte ju a vyberte Vytvoriť^(Create) .

Vyberte možnosť Importovať^(Import) , ak máte plán projektu alebo hárok úloh inde, s ktorým by ste chceli začať. Vyberte si Microsoft Excel^{(Pick Microsoft Excel)} , Microsoft Project , Tabuľky Google^{(Google Sheets)} alebo Atlassian Trello . Potom postupujte podľa pokynov na importovanie položky.

Ak chcete začať so šablónou alebo sadou šablón, vyberte položku Prehľadávať všetky riešenia^{(Browse All Solutions)} , vyberte odvetvie alebo pomocou poľa Hľadať^(Search) nájdite niečo konkrétne. 

Ak chcete zobraziť ďalšie informácie, vyberte šablónu alebo sadu. Ak chcete použiť šablónu^{(use a template)} , vyberte tlačidlo Použiť^(Use) .

Pre sadu šablón vyberte položku Ďalšie informácie^{(Learn More)} , aby ste získali úplné podrobnosti o tom, čo obsahuje, a stiahnite si sadu.

Použite asistenta projektu

Ak ide o nový projekt, s ktorým chcete začať, môžete použiť aj asistenta^(Assistant) projektu . To vám dáva náskok pri nastavovaní projektu.

V Centre riešení^{(Solution Center)} vyberte Project Assistant . Pomenujte svoj projekt, začnite zadaním dvoch úloh a pridajte dve podúlohy pre úlohu^(Task) č. 1.

Potom uvidíte rozloženie zobrazenia mriežky^{(Grid View)} pre váš nový projekt s úlohami a podúlohami, ktoré ste zadali. 

Vlastnosti projektu

Sledovanie vášho projektu v Smartsheet je jednoduché vďaka integrovaným nástrojom na riadenie projektov, ako je Ganttov pohľad^{(Gantt View)} .

Na ľavej strane máte miesta pre úlohu, trvanie, začiatok, koniec, predchodcov, priradené k, percento dokončenia, stav a komentáre. Na pravej strane je váš Ganttov^(Gantt) diagram.

Pomocou ikon vpravo hore môžete pridať základné línie a zobraziť alebo skryť kritickú cestu.

Výberom ikony ozubeného kolieska otvorte ^(gear)Nastavenia projektu^{(Project Settings)} . Potom upravte nastavenia závislostí^{(Dependency Settings)} , zobrazenie časovej osi^{(Timeline Display)} a správu zdrojov^{(Resource Management)} .

Funkcie zoznamu úloh

Zoznam úloh obsahuje presne to, čo potrebujete na sledovanie svojich úloh^{(track your to-dos)} od začiatku do konca. 

Zadajte^(Enter) názov úlohy, termín dokončenia, príjemcu a stav. Pomocou stĺpca Hotovo^(Done) označte dokončené úlohy a sekciu Komentáre pre poznámky.^(Comments)

Vlastnosti kariet

Ak máte radi Kanban metódu projektového manažmentu, môžete využiť rozloženie kariet, či už pre seba alebo svoj tím.

Začnete s pruhmi pre Nekategorizované^{(Uncategorized)} , Nevybavené^(Backlog) , Plánovanie^(Planning) , Prebieha^(Progress) a Dokončené^(Complete) . Tieto štítky však môžete zmeniť podľa svojho projektu.

Pomocou znamienka plus pridajte karty do pruhov. Vaše karty môžu obsahovať kontrolný zoznam čiastkových úloh, príloh, komentárov, dôkazov a pripomienok. Podúlohy na karte môžete upraviť aj vo väčšom zobrazení výberom ikony Upraviť^(Edit) (ceruzka).

Vyberte si^(Choose) medzi kompaktným alebo úplným zobrazením kariet a upravte nastavenia zobrazenia karty^{(Card View)} pomocou ikony ozubeného^(gear) kolieska vpravo hore.

Funkcie mriežky

Používate na sledovanie položiek aplikácie ako Microsoft Excel alebo Google Sheets ? ^{(Microsoft Excel or Google Sheets)}Ak áno, rozloženie Mriežka je pre vás. ^(Grid)Vyzerá to ako tabuľka so stĺpcami, riadkami a bunkami.

Funkcie formulára

Vytvorenie vlastného formulára^{(Building a custom form)} je užitočná funkcia pre všetky druhy projektov. Pomocou aplikácie Smartsheet^(Smartsheet) môžete navrhnúť svoj formulár a jednoducho upraviť jeho nastavenia.

Pridajte^(Add) a odstráňte prvky ^(Elements)formulára^(Form) pomocou sekcie vľavo. Potom vyberte pole formulára a upravte jeho konkrétne nastavenia vpravo. Môžete napríklad nastaviť pole ako povinné, zahrnúť štítok alebo text pomocníka, použiť overenie a pridať logiku.

Upravte nastavenia formulára pre tému^(Theme) a značku^(Brand) , zabezpečenie^(Security) , odoslanie formulára^{(Form Submission)} a e-maily na odoslanie.

Funkcie prehľadov

Vytvorte riadkovú zostavu^{(Row Report)} , súhrnnú zostavu^{(Summary Report)} alebo oboje. Vyberte hárok alebo projekt a pridajte stĺpce. Môžete pridať filtre, zoradiť a zoskupiť stĺpce a v hornej časti zahrnúť súhrn.

Funkcie palubnej dosky

Vytvorením informačného panela Smartsheet môžete vidieť snímku svojho projektu, skontrolovať aktívne položky, zobraziť praktický graf alebo zobraziť metriky.

Pomenujte svoj informačný panel a potom vyberte miniaplikácie, ktoré chcete použiť. Vpravo uvidíte pekný výber miniaplikácií a jednoducho si jeden vyberte a pridajte ho. 

Keď budete mať miniaplikácie na hlavnom paneli, môžete upraviť ich nastavenia. V závislosti od typu miniaplikácie môžete pridať a upraviť názov a vybrať akciu, keď niekto klikne na miniaplikáciu.

Navigácia^{(Smartsheet Navigation)} v inteligentnom hárku , rozloženie^(Layout) a nástroje^(Tools)

Smartsheet ponúka jednoduchý spôsob navigácie v aplikácii, ako aj používania nástrojov. 

Ľavostranná navigácia

Na ľavej strane máte hlavnú navigáciu pre Domov^(Home) , Oznámenia^{(Notifications)} , Prehliadať^(Browse) , Nedávne^(Recents) , Obľúbené^(Favorites) , Pracovné aplikácie^(WorkApps) a Centrum riešení^{(Solution Center)} . Keď sa prihlásite do aplikácie Smartsheet^(Smartsheet) , vyberte, kde chcete začať.

V dolnej časti vyberte ikonu Pomocníka^(Help) (otáznik), ak chcete získať pomoc, alebo ikonu účtu^(Account) , ak chcete upraviť svoj profil a nastavenia.

Nástroje na pravej strane

Na pravej strane sú nástroje. Uvidíte ich na obrazovke pre každú položku, ktorú používate, ako napríklad projekt, zoznam úloh^{(Task List)} alebo karty. Výnimkou sú Dashboard a Report . 

Keď vyberiete nástroj, zobrazí sa bočný panel s príslušnými položkami. Máte konverzácie, prílohy, dôkazy^(Proofs) , žiadosti o aktualizáciu^{(Update Requests)} , zverejnenie^(Publish) , denník aktivít^{(Activity Log)} a zhrnutie^(Summary) . 

Dostupné akcie na bočnom paneli závisia od nástroja. Môžete si napríklad zobraziť všetky konverzácie, tie, ktoré sú neprečítané, alebo komentáre na hárok alebo riadok. V prípade príloh si môžete súbor prezrieť, stiahnuť, premenovať alebo pridať popis.

Horný panel s nástrojmi

V hornej časti každej položky máte ďalšie nástroje. Na ľavej strane môžete akciu uložiť, vytlačiť, vrátiť späť alebo zopakovať. Priamo vedľa toho môžete zmeniť svoj pohľad, čo je celkom praktické. Prepínajte medzi zobrazeniami Mriežka^(Grid) , Gantt , Karta^(Card) alebo Kalendár^(Calendar) . 

Uvidíte tiež tlačidlá písma a formátu podobné tým, ktoré vidíte v programe Microsoft Word^{(in Microsoft Word)} . To vám umožní zmeniť štýl písma, veľkosť alebo farbu, zmeniť zarovnanie, formát ako menu a ďalšie.

^{(Additional Smartsheet Features)}Ďalšie funkcie a možnosti Smartsheet

Keď sa naučíte základy používania funkcie Smartsheet , pozrite si tieto ďalšie funkcie a možnosti.

Zdieľanie : Spolu s konverzáciami a ^(Sharing)nástrojmi na spoluprácu^{(collaboration tools)} v reálnom čase môžete upraviť nastavenia zdieľania a povolení pre svoj tím. Na zobrazenie možností použite tlačidlo Zdieľať^(Share) vpravo hore.

Integrácie^{(Integrations)} : Pripojte Smartsheet k aplikáciám ako Slack , Disk Google^{(Google Drive)} , Gmail , OneDrive , Jira a ďalšie. Ak chcete zobraziť svoje možnosti, prejdite do Centra riešení^{(Solution Center)} , vyberte položku Prehľadávať všetky riešenia^{(Browse All Solutions)} a v časti Doplnky vyberte položku Zobraziť ďalšie^{(See More Add-Ons)} doplnky.

Automatizované pracovné toky^{(Automated Workflows)} : Automatizujte úlohy^{(Automate tasks)} pre svoj projekt alebo hárok výberom spúšťača a akcie. Môžete automatizovať veci, ako sú upozornenia, žiadosti o schválenie, zaznamenanie dátumu alebo uzamknutie riadkov. Vyberte kartu Automatizácia^(Automation) nad horným panelom nástrojov.

Môžete tiež vytvoriť pracovný priestor, použiť podmienené formátovanie a vyskúšať funkcie na vytvorenie webovej alebo mobilnej aplikácie pre vašu spoločnosť.

Smartsheet je plnohodnotný, robustný nástroj na správu projektov všetkých veľkostí. Nezabudnite si pozrieť ceny ich plánu predplatného,^{(subscription plan pricing)} ​​ktoré vám najlepšie vyhovujú.

Pre podobné nástroje sa pozrite na to, ako používať nástroj Todoist Kanban^{(use the Todoist Kanban tool)} alebo ako byť produktívny s Trello^{(be productive with Trello)} .

How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners

For a cloud- and web-based tool for tracking projects, tasks, listѕ, team mеmbers, and more, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.

If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.

What is Smartsheet?

If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.

Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.

The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.

Create, Import, or Use a Template

Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.

Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.

Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.

If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific. 

Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.

For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.

Use the Project Assistant

If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.

In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.

You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered. 

Project Features

Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.

You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.

You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.

Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.

Task List Features

The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish. 

Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.

Cards Features

If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.

You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.

Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).

Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.

Grid Features

Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.

Form Features

Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.

Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.

Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.

Report Features

Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.

Dashboard Features

By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.

Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it. 

Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.

Smartsheet Navigation, Layout, and Tools

Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools. 

Left-Hand Navigation

On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.

At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.

Right-Side Tools

On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report. 

When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary. 

The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.

Top Toolbar

On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views. 

You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.

Additional Smartsheet Features and Options

Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.

Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.

Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.

Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.

You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.

Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.

For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.

Related posts

• Výukový program Adobe Premiere pre začiatočníkov

• Príručka Microsoft Planner: Všetko, čo potrebujete vedieť

• Google Draw: Úplný sprievodca pre začiatočníkov

• Aká je najlepšia služba konferenčného hovoru – porovnávanie najlepších aplikácií

• Automaticky presúvať, odstraňovať alebo kopírovať súbory v systéme Windows

• Ako odstrániť duplicitné digitálne fotografie na počítači so systémom Windows

• 10 najlepších rozšírení ochrany osobných údajov pre Chrome (2022)

• Zapier Email Parser: 3 kreatívne spôsoby, ako ho použiť

• Ako skontrolovať, či je teplota vášho procesora príliš vysoká

• Funguje obnova súborov systému Windows od spoločnosti Microsoft? Testovali sme to.

• Ako používať správcu balíkov systému Windows na inštaláciu programov systému Windows

• 4 najlepšie softvérové ​​aplikácie na presmerovanie portov a ako ich používať

• Avast Online Security Extension: Oplatí sa ho používať?

• 5 najlepších doplnkov ochrany osobných údajov pre Firefox pre bezpečnosť online

• Dva nástroje na prepis na transformáciu zvuku na text

• Ako fungujú webové stránky: Zistite, čo sa skrýva pod kapotou

• Čo treba zvážiť pred vytvorením vlastnej Wiki

• 5 najlepších softvérových programov na správu dvoch monitorov

• Čo je Microsoft Power Automate a bezplatné šablóny na stiahnutie

• Ako blokovať stránky pomocou bezplatného softvéru na rodičovskú kontrolu