Pri vytváraní Tabuliek Google , ktoré musia vyplniť iní ľudia, môže rozbaľovací zoznam zjednodušiť proces zadávania údajov.

Položky pre rozbaľovací zoznam môžete vytiahnuť z iného rozsahu buniek alebo ich môžete zadať priamo. Naučte sa, ako urobiť oboje, ako aj ako upraviť existujúci rozbaľovací zoznam.

Vytvárajte manuálne rozbaľovacie zoznamy^{(Create Manual Dropdown Lists)} v Tabuľkách Google

Najrýchlejší spôsob, ako vytvoriť rozbaľovací zoznam Tabuliek Google^{(Google Sheets)} , je uviesť položky v nastaveniach overenia údajov.

Robiť to:

1. Vyberte bunku, v ktorej chcete vytvoriť rozbaľovací zoznam. Z ponuky vyberte Údaje^(Data) a potom vyberte Overenie údajov^{(Data validation)} .

2. Vedľa položky Kritériá vyberte Zoznam položiek^{(List of items)} . 

3. Do poľa vedľa tohto výberu napíšte položky, ktoré chcete zahrnúť do rozbaľovacieho zoznamu, oddelené čiarkami.

4. Vyberte tlačidlo Uložiť^(Save) a uvidíte, že bunka, ktorú ste vybrali, má teraz rozbaľovací zoznam.

Možnosti overenia údajov

V okne Overenie údajov^(Data) je potrebné poznamenať niekoľko dôležitých nastavení.

Ak zrušíte výber možnosti Zobraziť rozbaľovací zoznam v bunke^{(Show dropdown list in cell)} , šípka rozbaľovacej ponuky sa nezobrazí. Keď však používateľ začne písať, zobrazia sa položky zoznamu.

Ak v časti Pri neplatných údajoch^{(On invalid data)} vyberiete možnosť Zobraziť upozornenie^{(Show warning)} , zobrazí sa červený indikátor upozornenia. Toto zobrazí správu s upozornením používateľa, že zadaná položka nezodpovedá ničomu v zozname.

Ak namiesto toho vyberiete možnosť Odmietnuť vstup , ^{(Reject input)}Tabuľky Google^{(Google Sheets)} odmietnu záznam a nahradia ho prvou položkou rozbaľovacieho zoznamu.

Ak v sekcii Vzhľad^(Appearance) vyberiete Zobraziť pomocný text overenia^{(Show validation help text)} a napíšete text do poľa pod ním, tento text sa zobrazí, keď používateľ vyberie bunku rozbaľovacej ponuky.

Vytvárajte rozbaľovacie^{(Create Dropdown)} zoznamy z rozsahu Tabuliek Google^{(Google Sheets Range)}

Dynamickejším spôsobom^{(dynamic way)} vytvárania rozbaľovacích zoznamov Tabuliek Google^{(Google Sheets)} je použitie obsahu radu buniek^{(range of cells)} na vyplnenie zoznamu.

Robiť to:

1. Najprv^(First) vytvorte svoje overovacie zoznamy v ľubovoľnom rozsahu buniek. Tieto nemusia byť v rovnakej tabuľke. Tieto zoznamy môžete vytvárať a vyberať aj na iných kartách tabuliek.

2. Ďalej vyberte bunku, v ktorej chcete vytvoriť rozbaľovací zoznam. Z ponuky vyberte Údaje^(Data) a potom vyberte Overenie údajov^{(Data validation)} .

3. Tentokrát vyberte Zoznam z rozsahu^{(List from a range)} z rozbaľovacieho zoznamu Kritériá . ^(Criteria)Potom výberom malej ikony výberu mriežky otvorte okno výberu rozsahu.

4. Vyberte rozsah, ktorý chcete použiť ako svoj zoznam, a text rozsahu sa zobrazí v poli Vyberte rozsah údajov^{(Select a data range)} .

5. Výberom položky OK zatvoríte okno výberu a vrátite sa do okna overenia. Nakonfigurujte ostatné možnosti rozbaľovacej ponuky, ktoré chcete, a potom dokončite výberom tlačidla Uložiť .^(Save)

6. Teraz uvidíte, že údaje o rozsahu sa zobrazia ako položky rozbaľovacieho zoznamu vo vybratej bunke.

7. Pokračujte rovnakým postupom pre všetky ďalšie stĺpce, ktoré chcete pridať ako dynamický rozbaľovací zoznam.

Používanie rozsahov ako zdroja údajov je skvelý spôsob, ako aktualizovať svoje tabuľky bez toho, aby ste museli manuálne prechádzať a aktualizovať každý rozbaľovací zoznam, ktorý ste vytvorili.

Zaujímavé fakty o rozbaľovacích zoznamoch Tabuliek Google^{(Google Sheets Dropdown)}

Rozbaľovacie zoznamy Tabuliek Google^{(Google Sheets)} prepojené s rozsahmi sú najužitočnejšie, pretože výrazne znižujú celkovú údržbu vašej tabuľky.

Aktualizácia viacerých buniek jednou zmenou rozsahu^{(Update Multiple Cells with One Range Change)}

Platí to najmä vtedy, ak máte veľa buniek čerpajúcich údaje z jedného rozsahu položiek. Ak chcete aktualizovať alebo zmeniť tieto položky zoznamu, budete musieť vykonať zmenu iba v jednom rozsahu.

Aj keď existujú stovky buniek s týmito položkami zoznamu, jednou aktualizáciou rozsahu sa okamžite aktualizujú všetky tieto rozbaľovacie bunky.

Kopírovaním overených buniek ušetríte čas^{(Copying Validated Cells to Save Time)}

Čas môžete ušetriť aj skopírovaním overených rozbaľovacích buniek^{(copying validated dropdown cells)} do iných buniek. Tým sa ušetrí čas, keď budete musieť znova prechádzať cez overovacie obrazovky.

Kopírovanie overených buniek je užitočné najmä pre výberové zoznamy, ako sú dni, mesiace, čas a iné štandardné množiny údajov.

Rýchle odstránenie overenia buniek^{(Quickly Remove Cell Validation)}

Predpokladajme^(Suppose) , že nechcete, aby boli položky zoznamu zahrnuté do žiadnej bunky. Môžete ich rýchlo odstrániť kliknutím pravým tlačidlom myši na bunku, výberom položky Overenie^(Validation) a následným výberom položky Odstrániť overenie^{(Remove validation)} v okne Overenie údajov.

Uvidíte, že šípka rozbaľovacej ponuky zmizne z bunky a všetky položky rozbaľovacej ponuky zmiznú. Bunka sa stane len ďalšou normálnou bunkou tabuľky.

Používanie dvojitých rozbaľovacích zoznamov^{(Double Dropdown Lists)} v Tabuľkách Google

Ďalším užitočným spôsobom používania rozbaľovacích zoznamov Tabuliek Google je ^{(Google Sheets)}odovzdávanie informácií medzi hárkami^{(pass information between sheets)} . Túto techniku ​​môžete použiť aj na prenos informácií medzi ľuďmi.

Ak máte napríklad pôvodný hárok, ktorý obsahuje zoznam úloh dokončených jedným tímom, môžete na základe týchto dokončených úloh založiť druhú tabuľku.

Tento prvý zoznam môžete alebo nemusíte vytvoriť na základe rovnakých dynamických rozbaľovacích zoznamov, aké sú opísané v poslednej časti.

V oboch prípadoch vyberte bunku na hárku, do ktorej chcete odoslať dokončené úlohy, ako ďalší rozbaľovací zoznam a otvorte okno overenia, ako je popísané v poslednej časti. Keď vyberiete rozsah údajov, prepnite sa na túto zdrojovú tabuľku úloh a vyberte celý stĺpec úloh (vrátane prázdnych buniek).

Teraz v cieľovom hárku uvidíte, že sú načítané údaje zo stĺpca úloh. Znamená to, že váš druhý tím môže vykonávať svoje vlastné projektové úlohy na základe dokončených úloh prvého tímu.

Prvý tím môže pokračovať v pridávaní novo dokončených úloh do pôvodnej zdrojovej tabuľky.

Keďže ste do zdrojového rozsahu zahrnuli prázdne bunky, tieto nové jedinečné úlohy sa objavia v rozbaľovacom zozname druhého tímu. 

Majte na pamäti, že v druhom rozbaľovacom zozname sa zobrazia iba jedinečné úlohy. Nie je to najlepší spôsob, ako odovzdať konkrétne položky riadka zo zdroja, ale je to skvelý spôsob, ako pre druhý tím vidieť všetky jedinečné položky pridané do tabuľky inými ľuďmi.

Ako budete používať ^(Will)rozbaľovacie^(Dropdown) zoznamy Tabuliek Google ?

Ako vidíte, Tabuľky Google^{(Google Sheets)} ponúkajú mnoho spôsobov, ako môžete získať informácie z iných buniek a vyplniť rozbaľovacie zoznamy. Alebo, ak sú vaše požiadavky na zadávanie údajov pomerne jednoduché, môžete sa držať manuálneho zadávania položiek rozbaľovacieho zoznamu oddelených čiarkami. 

V každom prípade by ste mali byť schopní urobiť zadávanie údajov pre ktorúkoľvek z vašich tabuliek čo najjednoduchšie a najjednoduchšie.

How to Use Google Sheets Drop Down Lists

When creating Google Ѕheetѕ that other people need to fill оut, a dropdown list сan simplify the data-entry process.

You can pull the items for your dropdown list from another range of cells, or you can enter them directly. Learn how to do both, as well as how to modify an existing dropdown list.

Create Manual Dropdown Lists in Google Sheets

The fastest way to create a Google Sheets dropdown list is by listing the items inside the data validation settings.

To do this:

1. Select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

2. Next to Criteria, select List of items. 

3. In the field next to this selection, type out the items you want to include in the dropdown list, separated by commas.

4. Select the Save button, and you’ll see that the cell you selected now has a dropdown list.

Data Validation Options

There are a few important settings in the Data validation window to note.

If you deselect Show dropdown list in cell, the dropdown arrow will not appear. However, when the user starts typing, the list items will appear.

In the On invalid data section, if you select Show warning, a red warning indicator will appear. This displays a message warning the user that the typed item doesn’t match anything in the list.

If you select Reject input instead, Google Sheets will reject the entry and replace it with the first item of the dropdown list instead.

In the Appearance section, if you select Show validation help text and type text into the field below it, that text will appear when the user selects the dropdown cell.

Create Dropdown Lists from a Google Sheets Range

A more dynamic way to create Google Sheets dropdown lists is to use the contents of a range of cells to fill the list.

To do this:

1. First, create your validation lists in any range of cells. These don’t have to be in the same spreadsheet. You can create and select these lists in other spreadsheet tabs as well.

2. Next, select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

3. This time, select List from a range from the Criteria dropdown list. Then, select the small grid selection icon to open the range selection window.

4. Select the range you want to use as your list, and you’ll see the range text appear in the Select a data range field.

5. Select OK to close out the selection window and return to the validation window. Configure the rest of the dropdown options you’d like and then select the Save button to finish.

6. Now, you’ll see the range data appear as the dropdown list items in the cell you selected.

7. Continue this same process for any other columns you’d like to add as a dynamic dropdown list.

Using ranges as the source of your data is a great way to keep your spreadsheets updated without having to manually go through and update every dropdown list you’ve created.

Interesting Facts About Google Sheets Dropdown Lists

Google Sheets dropdown lists connected to ranges are the most useful because they dramatically reduce the overall maintenance of your spreadsheet.

Update Multiple Cells with One Range Change

This is especially true if you have many cells drawing data from a single range of items. If you want to update or change those list items, you’ll only have to make the change in a single range.

Even if there are hundreds of cells with those list items, updating the range once will update all of those dropdown cells instantly.

Copying Validated Cells to Save Time

You can also save time by copying validated dropdown cells to any other cells. This saves the time of having to step through the process of stepping through the validation screens again.

Copying validated cells is especially useful for selection lists like days, months, time, and other standard datasets.

Quickly Remove Cell Validation

Suppose you don’t want the list items included with any cell. You can quickly remove them by right-clicking the cell, selecting Validation, and then selecting Remove validation in the Data validation window.

You’ll see the dropdown arrow disappear from the cell, and all of the dropdown items disappear. The cell will become just another normal spreadsheet cell.

Using Double Dropdown Lists in Google Sheets

One more useful way to use Google Sheets dropdown lists is to pass information between sheets. You can also use this technique to relay information between people.

For example, if you have an original sheet that contains a list of tasks completed by one team, you can base a second spreadsheet on those completed tasks.

You may or may not want to create that first list based on the same dynamic dropdown lists as described in the last section.

Either way, select the cell on the sheet you want to send the completed tasks to as another dropdown list, and open the validation window as described in the last section. When you select the data range, switch to this source task spreadsheet and select the entire column of tasks (including blank cells).

Now, on the destination spreadsheet, you’ll see that the data from the tasks column is pulled in. This means your second team can perform their own project tasks based on completed tasks from the first team.

The first team can continue adding newly completed tasks to the original source spreadsheet.

Since you included the blank cells in the source range, those new unique tasks will appear in the second team’s dropdown list. 

Keep in mind that only unique tasks will appear in the second dropdown list. It isn’t the best way to pass specific row items from the source, but it is a great way for a second team to see all unique items added to a spreadsheet by other people.

How Will You Use Google Sheets Dropdown Lists?

As you can see, Google Sheets offers many ways you can pull information from other cells to fill out dropdown lists. Or, if your data entry needs are fairly simple, you can stick to manually entering in dropdown list items separated by commas. 

Either way, you should be able to make data entry for any of your spreadsheets as easy and simple as possible.

Related posts

• 14 praktických šablón Tabuliek Google na každodenné použitie

• 10 užitočných vzorcov v Tabuľkách Google, ktoré vám ušetria čas

• 9 skrytých funkcií v Mapách Google, ktoré by ste si mali vyskúšať

• Ako filtrovať v Tabuľkách Google

• Čo je aplikácia Google a ako ju používať

• Čo je vylepšená ochrana v prehliadači Google Chrome a ako ju povoliť

• Ako triediť alebo filtrovať podľa farby v Tabuľkách Google

• Čo sú upozornenia Googlu na kontakt na ochranu proti COVID?

• Ako odstrániť históriu a aktivitu vyhľadávania na YouTube

• Ako vytvoriť vizitku na Disku Google

• Pohľad na aplikáciu Správy Google pre Android. Je to dobré?

• Ako vypnúť Bezpečné vyhľadávanie Google

• Ako vložiť podpis do Dokumentov Google

• 8 tipov pre vyhľadávanie Google: Vždy nájdite, čo hľadáte

• Ako používať SUMIF v Tabuľkách Google

• Ako používať rodinný kalendár Google, aby vaša rodina mala čas

• 3 spôsoby, ako vytvoriť hranice v Dokumentoch Google

• Ako opraviť chyby bezpečnostného certifikátu SSL v prehliadači Chrome

• Ako funguje spúšťač aplikácií pre Disk Google

• Ako zobraziť históriu vyhľadávania v Mapách Google