Word má dve skutočne užitočné funkcie, ktoré takmer nikto nikdy nepoužíva: Porovnať dokumenty^{( Compare Documents)} a Skombinovať dokumenty^{( Combine Documents)} . Ako už názov napovedá, funkcie vám umožňujú porovnať dva dokumenty programu Word^(Word) proti sebe alebo ich skombinovať.

Kedy by ste to teda niekedy potrebovali použiť? No, ak ste ako ja, pravdepodobne máte v priebehu rokov uložených 20 rôznych verzií svojho životopisu na rôznych miestach. Niekedy mierne upravím životopis pre konkrétnu spoločnosť, aby som zdôraznil určitú zručnosť, alebo niekedy pridám veci a uložím novú kópiu.

Každopádne, bolo by pekné rýchlo vidieť rozdiel medzi mojím najnovším životopisom a starším, aby som zistil, či je niečo, čo by som mal pridať do najnovšieho alebo prípadne odstrániť. V tomto príspevku vám ukážem, ako môžete použiť tieto dve funkcie na rýchle nájdenie rozdielov medzi dvoma dokumentmi a ak chcete, zlúčiť ich.

Porovnať a kombinovať dokumenty

V mojom príklade som chcel vidieť, aký je rozdiel medzi mojim starým životopisom napísaným v roku 2007 a najnovším aktualizovaným v roku 2013. Ak to chcete urobiť, otvorte Word , kliknite na kartu Recenzia^(Review) a potom kliknite na Porovnať^(Compare) .

Zobrazí sa dialógové okno Porovnať dokumenty^{(Compare Documents)} , kde musíte vybrať svoj pôvodný dokument a upravený dokument.

V spodnej časti uvidíte celý rad nastavení porovnávania, ktoré môžete nechať začiarknuté. V predvolenom nastavení sa tiež zobrazia všetky zmeny v novom dokumente, čo je lepšie, ako si pohrávať s pôvodnými alebo upravenými dokumentmi.

Otvorí sa nový dokument s niekoľkými rôznymi sekciami: rolovateľný zoznam revízií úplne vľavo, kombinovaný dokument so všetkými zmenami v strede a dva pôvodné dokumenty na pravej strane. Pozrime sa bližšie na každú časť.

Ako tu môžete vidieť, vymazal som pár vecí a vložil som pár ďalších riadkov textu. Ak dvakrát kliknete na ktorýkoľvek z nadpisov ( Aseem Kishore vložené^{(Aseem Kishore Inserted)} alebo Aseem Kishore vymazané^{(Aseem Kishore Deleted)} ), presunie kurzor presne na túto pozíciu v dokumente.

V strede uvidíte tieto revízie v rôznych farbách. V predvolenom nastavení je všetko, čo je prečiarknuté, to, čo bolo odstránené, a všetko, čo je červené a podčiarknuté, je to, čo bolo pridané do revidovaného dokumentu. Všetko v zelenom bolo presunuté. Miesto, odkiaľ bolo presunuté, bude dvojito prečiarknuté zelené a miesto, kam bolo presunuté, bude dvakrát podčiarknuté zelené, ako je znázornené tu:

Nakoniec na pravej strane uvidíte pôvodný dokument hore a revidovaný dokument dole. Pri posúvaní horného dokumentu nasleduje spodný dokument, takže sú synchronizované. Spodnú časť však môžete posúvať nezávisle od hornej obrazovky.

Okrem tohto zobrazenia môžete tiež odstrániť zdrojové dokumenty z pravého panela a namiesto toho zobraziť bubliny, aby ste jednoducho videli zmeny. Ak chcete zistiť, čo tým myslím, pokračujte a znova kliknite na tlačidlo Porovnať^(Compare) , potom na Zobraziť zdrojové dokumenty^{(Show Source Documents)} a nakoniec kliknite na Skryť zdrojové dokumenty^{(Hide Source Documents)} .

Teraz kliknite na tlačidlo Zobraziť značky^{(Show Markup)} v časti Sledovanie^(Tracking) a kliknite na položku Bubliny^(Balloons) a potom na položku Zobraziť revízie v bublinách^{(Show Revisions in Balloons)} .

Na pravej strane dokumentu teraz uvidíte všetky revízie s riadkami pochádzajúcimi z dokumentu. To môže uľahčiť zobrazenie všetkých zmien, ak ich máte veľa.

Všimnite si, že ak chcete len vidieť rozdiely medzi dokumentmi, potom naozaj nemusíte robiť nič iné. Ak chcete vytvoriť konečný dokument z týchto dvoch dokumentov, môžete kliknúť pravým tlačidlom myši na akúkoľvek zmenu a vybrať možnosť Prijať^(Accept) alebo Odmietnuť^(Reject) .

Po dokončení môžete nový dokument uložiť so všetkými zmenami, ktoré ste vykonali. Kombinovať dokumenty^{(Combine Documents)} je takmer úplne rovnaké ako Porovnať^(Compare) . Ak vyberiete možnosť Kombinovať^(Combine) , zobrazí sa rovnaké dialógové okno, v ktorom musíte vybrať pôvodný a upravený dokument.

Keď to urobíte, získate rovnaké rozloženie ako predtým, kde v strede uvidíte kombinované zmeny. Opäť^(Again) sa odstráni prečiarknutý text, pridá sa červený podčiarknutý text a zelený text sa presunie. Stačí^(Just) kliknúť pravým tlačidlom myši na každú zmenu a vybrať, či chcete každú zmenu prijať alebo odmietnuť. Po dokončení uložte nový kombinovaný dokument.

Celkovo sú tieto informácie skutočne užitočné v situáciách, keď máte viacero verzií toho istého dokumentu alebo keď niekoľko ľudí upravuje jeden dokument programu Word^(Word) a vy skončíte s viacerými dokumentmi, ktoré sa spoja do jedného. Ak máte nejaké otázky, neváhajte ich komentovať. Užite si to!

How to Use Compare & Combine Documents in Word

Word has two really useful featυres that almost no one ever uses: Compare Documents and Combine Documents. As their names imply, the features let you either compare two Word docs against each other or combine two together.

So when would you ever need to use this? Well, if you’re like me, you probably have 20 different versions of your resume saved in various locations over the years. Sometimes I modify a resume slightly for a particular company to stress a particular skill or sometimes I’ve added stuff and just saved a new copy.

Anyway, it would be nice to quickly see the difference between my latest resume and older ones to see if there is something I should add to the latest one or possibly remove. In this post, I’ll show you how you can use these two features to quickly find differences between two documents and merge them if you like.

Compare & Combine Documents

In my example, I wanted to see what the difference was between my old resume written in 2007 and the latest one updated in 2013. To do this, open Word, click on the Review tab and then click on Compare.

This will bring up the Compare Documents dialog box where you need to pick your original document and revised document.

At the bottom, you’ll see a whole slew of comparison settings, which you can just leave all checked. By default, it will also show all the changes in a new document, which is better than messing with your original or revised documents.

A new document will open with several different sections: a scrollable list of revisions on the far left, the combined document showing all changes in the middle and the two original documents on the right hand side. Let’s take a closer look at each section.

As you can see here, I’ve deleted a few things and inserted a couple of other lines of text. If you double-click on any of the headings (Aseem Kishore Inserted or Aseem Kishore Deleted), it will move the cursor to that exact position in the document.

In the center, you will see these revisions in various colors. By default, anything with a strike-through is what has been deleted and anything in red and underlined is what has been added to the revised document. Anything in green has been moved around. The place where it was moved from will be double strike-through green and the place where it has been moved to will be double underlined green as shown here:

Finally, on the right hand side, you’ll see the original document at the top and the revised document down below. As you scroll the top document, the bottom one follows along so that they are in sync. You can scroll the bottom one independently of the top screen, though.

In addition to this view, you can also remove both the source documents from the right pane and instead show balloons to easily see the changes. To see what I mean, go ahead and click on the Compare button again, then on Show Source Documents and finally click on Hide Source Documents.

Now click on the Show Markup button under Tracking and click on Balloons and then Show Revisions in Balloons.

On the right hand side of the document, you’ll now see all the revisions with lines coming from the document. This can make it easier to see all the changes if you have a lot of them.

Note that if you just want to see the differences between the documents, then you really don’t have to do anything else. If you want to create a final document from these two documents, you can right-click on any change and choose to Accept or Reject.

Once you have finished, you can save the new document with all the changes you made. Combine Documents is pretty much exactly the same as Compare. If you choose Combine, you’ll get the same dialog where you have to choose the original and revised document.

Once you do that, you’ll get the same layout as before where you see the combined changes in the middle. Again, strikeout text is deleted, red underlined text is added and green text has been moved. Just right-click on each change and choose whether to accept or reject each change. When you are done, save the new combined document.

Overall, these are really useful for times when you have multiple versions of the same document or when several people edit one Word document and you end up with multiple documents to combine into one. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Ako vytvoriť a používať automatický text v programe Microsoft Word

• Na kopírovanie a prilepenie formátovania použite nástroj Format Painter v programe Word

• Ako vytvárať a používať vzorce v tabuľkách v programe Word

• Ako nastaviť a používať formát MLA v programe Microsoft Word

• Ako automaticky zálohovať dokument programu Word na OneDrive

• Ako pridať alebo odstrániť komentáre v programe Word

• Použite Excel ako nástroj na kopírovanie údajov z webu

• V programe MS Word prepnite text Caps Lock späť na normálny

• Vložte pracovný hárok programu Excel do dokumentu programu Word

• Ako zoskupiť pracovné hárky v Exceli

• Ako zmeniť pozadie v Microsoft Teams

• Pridajte trendovú čiaru lineárnej regresie do bodového grafu Excel

• Ako vytvoriť jednu stránku na šírku v programe Word

• 13 tipov a trikov OneNote na lepšie usporiadanie poznámok

• Rýchlo pridajte obsah do dokumentu Word

• Ako vytvoriť vývojový diagram vo Worde a Exceli

• Ako preposielať e-maily programu Outlook do Gmailu

• Pridajte titulnú stranu k dokumentu programu Word

• 12 užitočných tipov a trikov pre Microsoft Word

• Microsoft Word neodpovedá? 8 spôsobov, ako to opraviť