Hromadná^(Mail) korešpondencia je funkcia programu Microsoft Word^{(Microsoft Word)} , ktorá vám pomáha zefektívniť vytváranie prispôsobených listov, štítkov, obálok, e-mailov a adresára. Keďže hromadná korešpondencia nepatrí medzi najčastejšie používané funkcie programu MS Word^{(MS Word)} , niektorí používatelia nemusia vedieť, ako vykonať hromadnú korešpondenciu v programe Word na vytváranie listov, štítkov a obálok. 

Ak sa snažíte ušetriť čas strávený ručným prispôsobovaním každého listu, štítku alebo iných dokumentov, môže sa vám hodiť hromadná korešpondencia. Aj keď ste sa nikdy nepokúšali vytvoriť list hromadnej korešpondencie, proces je celkom jednoduchý a prevedieme vás každým krokom nižšie.

Ako vytvoriť listy hromadnej korešpondencie

Microsoft Word má sprievodcu, ktorý vás prevedie vytváraním listov hromadnej korešpondencie^{(creating mail merge letters)} . Sprievodca sa vás opýta na list, ktorý chcete použiť, a na príjemcov listu, takže sa uistite, že máte pripravený zoznam príjemcov na vloženie. Ak tak neurobíte, žiadny veľký problém, vždy môžete pridať zoznam príjemcov ručne.

1. Otvorte dokument programu Word^(Word) a napíšte správu. Vynechajte prispôsobené prvky (napríklad názov, meno, mesto atď.). Zatiaľ môžete nechať prázdne miesto, kam chcete tieto prvky vložiť, napríklad:

1. Keď je vaša šablóna pripravená, z horného pásu vyberte položky Korešpondencia > Spustiť hromadnú korešpondenciu ^{(Start Mail Merge )}>^(Mailings) Podrobný sprievodca hromadnou korešpondenciou .^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )}

1. Pozdĺž pravého okraja okna programu MS Word^{(MS Word)} sa zobrazí nová tabla . Toto je sprievodca, ktorý vás prevedie celým procesom. Ako prvý krok budete musieť vybrať typ dokumentu, na ktorom pracujete. Vyberte Letters a zvoľte Ďalej: Starting document^{(Next: Starting document)} .

1. V ďalšom budete musieť vybrať dokument, ktorý chcete použiť na hromadnú korešpondenciu.
   Ak ste už nejaký obsah svojho listu zadali, vyberte možnosť Použiť aktuálny dokument^{(Use the current document)} .
   Ak chcete použiť šablónu pripravenú na použitie, vyberte možnosť Začať zo šablóny. ^{(Start from a template. )}Po výbere úvodného dokumentu kliknite na Vybrať príjemcov^{(Select recipients)} . 

1. Ďalším krokom je výber príjemcov. Za predpokladu, že máte hárok programu Excel^(Excel) vyplnený údajmi príjemcu, môžete údaje importovať výberom možnosti Použiť existujúci súbor^{(Use an existing file)} a výberom možnosti Prehľadávať^(Browse) v nasledujúcej časti. 

Pomocou prieskumníka prejdite na hárok so zoznamom príjemcov, vyberte hárok a vyberte Otvoriť^(Open) . 

Keď vyberiete hárok, zobrazí sa okno Vybrať tabuľku . ^{(Select Table)}Vyberte príslušné tabuľky. Nezabudnite začiarknuť políčko vedľa textu Prvý riadok údajov obsahuje hlavičky stĺpcov^{(First row of data contains column headers)} , ak to platí pre vaše údaje, a vyberte OK .

Ďalej uvidíte zoznam príjemcov, ktorých Word použije pri zlúčení. Ak všetko vyzerá dobre, vyberte OK . 

Po pridaní hárka programu Excel vyberte položku ^(Excel)Ďalej: Napíšte svoj list^{(Next: Write your letter)} .

1. Teraz ste pripravení pridať do svojho listu zástupné symboly. Presuňte kurzor na miesto, kam chcete pridať zástupný symbol, a na table hromadnej korešpondencie vyberte položku Ďalšie položky .^{(More items )}

Otvorí sa dialógové okno Vložiť zlučovacie pole^{(Insert Merge Field)} , v ktorom môžete vybrať príslušný zástupný symbol a výberom položky Vložiť^(Insert) ho pridať do svojho listu.

1. Po vložení všetkých zlučovacích polí vyberte Ďalej: Ukážka písmen^{(Next: Preview your letters)} .

Zobrazí sa vám náhľad všetkých listov vygenerovaných hromadnou korešpondenciou. Na prepnutie náhľadu písmen môžete použiť tlačidlá so šípkami na table hromadnej korešpondencie.

1. Vyberte Ďalej: Dokončite zlúčenie^{(Next: Complete the merge)} . V nasledujúcom kroku vyberte buď Tlačiť^(Print) (ak chcete vytlačiť všetky písmená) alebo Upraviť jednotlivé písmená^{(Edit individual letters )} > Všetky^{(All )} (ak chcete písmená zlúčiť do jedného dokumentu).

Ako vytvoriť štítky hromadnej korešpondencie

Vždy je dobré zostaviť si zoznam adresátov prehľadne v hárku programu Excel^(Excel) , aby sa vám netočila hlava, keď potrebujete niečie poštové údaje. Ak však chcete štítky vytlačiť, kompilácia hárkov Excelu^(Excel) to neodstráni. Namiesto toho budete musieť vytvoriť štítky hromadnej korešpondencie^{(create mail merge labels)} v programe MS Word.

1. Ak už máte hárok programu Excel^(Excel) s podrobnosťami o e-maile, môžete prejsť na ďalší krok. Ak nie, usporiadajte si zoznam adries na hárku programu Excel . ^(Excel)Pridajte nejaké hlavičky ( krstné meno^{(First Name)} , priezvisko , adresa^(Address) atď.) a usporiadajte si zoznam.
2. Prepnite na MS Word . Na vytváranie štítkov použite sprievodcu. Otvorte prázdny dokument a vyberte položku Korešpondencia > Vyberte položku Hromadná korešpondencia ^{(Select Mail Merge )}>^(Mailings) Podrobný sprievodca hromadnou korešpondenciou^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} . 

1. Vyberte Štítky^(Labels) a potom Ďalej: Počiatočný dokument^{(Next: Starting document)} . 

1. Na ďalšej obrazovke vyberte možnosť Zmeniť rozloženie dokumentu^{(Change document layout)} . Potom vyberte Možnosti štítkov^{(Label options)} a nastavte číslo produktu a značku štítku.

Po výbere možnosti OK sa na dokumente zobrazia označenia. Ak nie, prejdite do časti Návrh tabuľky^{(Table Design )} > Orámovanie^{(Borders )} a vyberte položku Zobraziť mriežku.^{(View Gridlines.)}

1. Vráťte sa na kartu Korešpondencia^(Mailings) v programe MS Word a vyberte položku Vybrať príjemcov^{(Select Recipients)} > Použiť existujúci zoznam. ^{(Use an Existing List. )}

Prejdite do súboru programu Excel^(Excel) , ktorý obsahuje zoznam pošty. Vyberte súbor a vyberte možnosť Otvoriť^(Open) .

1. Zobrazí sa okno Vybrať tabuľku . ^{(Select Table )}Ak máte v zošite viacero hárkov, uvidíte tu viac ako jednu položku. Vyberte ten, ktorý obsahuje váš zoznam adries. Začiarknite políčko vedľa textu Prvý riadok údajov obsahuje hlavičky stĺpcov^{(First row of data contains column headers,)} a vyberte OK . 

1. MS Word importuje zoznam adries. Vyberte Blok adresy^{(Address Block)} . Pozrite si náhľad vpravo. 

Ak to nevyzerá tak, ako by ste chceli, vyberte položku Priradiť polia. ^{(Match Fields. )}Uistite^(Make) sa, že všetky podrobnosti zodpovedajú príslušnej hlavičke z pracovného hárka a vyberte OK .

Pozrite si ukážku ešte raz. Ak to vyzerá dobre, vyberte OK .

1. V menovke teraz uvidíte <<AddressBlock>> . Prejdite do Korešpondencie^(Mailings) > Aktualizovať štítky^{(Update Labels)} a pridajte <<AddressBlock>> ku všetkým štítkom.

1. Štítky sú teraz pripravené na zlúčenie. Prejdite do časti Korešpondencia^(Mailings) > Dokončiť a zlúčiť^{(Finish & Merge )} > Upraviť jednotlivé dokumenty^{(Edit Individual Documents)} . 

Zobrazí sa malé okno. Vyberte Všetky^(All) a potom OK .

1. Teraz uvidíte všetky vaše štítky zlúčené.

Ako vytvoriť obálky hromadnej korešpondencie

Vytváranie obálok hromadnej korešpondencie je väčšinou rovnaké ako pri štítkoch, ale s niekoľkými vylepšeniami. 

Opäť kliknite na Korešpondencia > Spustiť hromadnú korešpondenciu ^{(Start Mail Merge)}>^(Mailings) Podrobný sprievodca hromadnou korešpondenciou^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} , ale tentoraz vyberte Obálky^(Envelopes) a potom vyberte Ďalej: Spustenie dokumentu^{(Next: Starting document)} zdola.

1. Zobrazí sa výzva na výber počiatočného dokumentu. Vyberte Možnosti obálky^{(Envelope options)} , aby ste vybrali veľkosť obálky a polohu dodacej/spiatočnej adresy (pozrite si ďalší krok) a vyberte Ďalej: Výber príjemcov^{(Next: Select recipients)} .

1. Keď vyberiete Možnosti obálky^{(Envelope options)} , zobrazí sa malé okno. Vyberte preferovanú veľkosť obálky a vyberte písmo a umiestnenie pre doručovaciu a spiatočnú adresu.

1. Ďalším krokom v sprievodcovi je výber príjemcov. Vyberte položku Použiť existujúci zoznam^{(Use an existing list)} (za predpokladu, že už máte hárok programu Excel^(Excel) obsahujúci údaje o príjemcovi) a výberom položky Prehľadávať^(Browse) vyhľadajte súbor . Vyberte príslušný súbor a kliknite na Ďalej: Usporiadať obálku^{(Next: Arrange your envelope)} . 

1. Na ďalšej obrazovke vyberte Blok adresy^{(Address block)} , pozrite sa na náhľad, aby ste sa uistili, že vyzerá tak, ako chcete, a vyberte OK .

Na obálke sa  teraz zobrazí <<AddressBlock>>

1. Vyberte Ďalej: Ukážka svojich obálok^{(Next: Preview your envelopes)} . Uvidíte rovnakú ukážku, akú ste videli v predchádzajúcom kroku, ale vo svojom dokumente. Na prepínanie medzi obálkami môžete použiť tlačidlá so šípkami na table sprievodcu.

Vaše obálky sú teraz pripravené na zlúčenie. Vyberte Ďalej: Dokončite zlúčenie^{(Next: Complete the merge)} .

1. Na nasledujúcej obrazovke uvidíte možnosť Upraviť jednotlivé obálky^{(Edit individual envelopes)} . Vyberte ho, vyberte Všetko^(All) , aby ste zlúčili všetky záznamy, a vyberte OK .

Teraz uvidíte všetky obálky zlúčené do jedného dokumentu.

Hromadná tlač a e-maily sú jednoduché

Používanie hromadnej korešpondencie vám môže ušetriť veľa času, ktorý by ste inak strávili prispôsobovaním listov, štítkov alebo obálok. To však nie je všetko, čo môžete s MS Word robiť . Môžete tiež vytvárať pohľadnice^{(greeting cards)} , brožúry^(booklets) a indexové karty^{(index cards)} .

Hromadná^(Mail) korešpondencia je tu už nejaký čas, ale ak chcete zefektívniť svoje procesy, Microsoft Office 2019 predstavil niekoľko úhľadných funkcií^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} , na ktoré sa možno budete chcieť pozrieť.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail merge is a Microsoft Word featυre that helps you streаmlіne creating personalized letters, labels, еnvelopes, emails, and a directory. Since mail merge is not among the most commonlу used MS Word features, some users might not know how to do a mail merge in Word to create letters, labels, and envelopes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

Related posts

• Ako vytvoriť štítky v programe Word z tabuľky programu Excel

• Ako vytvoriť a používať automatický text v programe Microsoft Word

• Ako vytvoriť vyplniteľné formuláre v programe Word

• Ako vytvárať a používať vzorce v tabuľkách v programe Word

• Ako vytvoriť hromadnú korešpondenciu v programe Microsoft Word

• Pridajte trendovú čiaru lineárnej regresie do bodového grafu Excel

• Rýchlo pridajte obsah do dokumentu Word

• Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli

• Ako používať hromadnú korešpondenciu pre listy v programe Word

• OneDrive pre školu alebo prácu: 8 tipov pre začiatočníkov

• Ako sledovať zmeny v programe Word (online, mobil a počítač)

• Ako triediť text v programe Word

• Ako zmeniť pozadie v Microsoft Teams

• Ako zoskupiť pracovné hárky v Exceli

• Čo je Microsoft MyAnalytics a ako ho používať?

• 15 PowerPoint tipov a trikov na zlepšenie vašich prezentácií

• Ako vytvoriť vývojový diagram vo Worde a Exceli

• 13 tipov a trikov OneNote na lepšie usporiadanie poznámok

• Ako vypočítať rozptyl v Exceli

• Ako nastaviť a používať formát MLA v programe Microsoft Word