Keď chce firma, organizácia alebo jednotlivec vytvoriť konzistentný dokument, ako sú formuláre, listy alebo poštové štítky, ktoré sú identické okrem špecifických informácií, napríklad mena, adresy alebo telefónneho čísla príjemcu^(Recipient) . Ak to chcete urobiť, musíte vykonať proces hromadnej korešpondencie^{(Mail Merge)} , ktorý vám umožní vytvoriť jednoduchý prispôsobený dokument.

Ako používať hromadnú korešpondenciu v programe Word

Nástroje hromadnej korešpondencie^{(Mail Merge)} na karte Korešpondencia v programe Microsoft Word^{(Microsoft Word)} vám umožňujú vykonávať hromadnú^{(Mail Merging)} korešpondenciu . Tieto nástroje sú

• Spustiť hromadnú korešpondenciu^{(Start Mail Merge)} : Spustiť hromadnú korešpondenciu^{(Start Mail Merge)} vytvorí jeden dokument a odošle ho viacerým ľuďom. Môžete vložiť polia ako Meno a Adresa^(Address) . Word vytvorí kópiu pre každého príjemcu^(Recipient) a nahradí tieto polia informáciami o osobe.
• Vybrať príjemcu^{(Select Recipient)} : Vybrať príjemcu^(Recipient) vám umožňuje vybrať zoznam ľudí, ktorým chcete poslať dokument.
• Upraviť zoznam príjemcov^{(Edit Recipient List)} : Týmto zmeníte zoznam príjemcov alebo vyberiete konkrétnych ľudí, ktorí budú e-maily dostávať. V tomto nástroji môžete triediť, filtrovať, vyhľadávať a odstraňovať duplikáty a overovať adresy zoznamu.

Ako nastaviť manuálnu hromadnú korešpondenciu^{(Mail Merge)} pre listy

• Ak chcete nastaviť manuálnu hromadnú korešpondenciu^{(Mail Merge)} pre list, musíte najprv vytvoriť prázdny dokument, prejdite na kartu Korešpondencia^{(Mailing tab)} .
• Vyberte položku Spustiť hromadnú korešpondenciu^{(Start Mail Merge)} a potom vyberte položku Listy^(Letters) .
• Kliknite na položku Vybrať príjemcov^{(Select Recipients)} .
• Zobrazí sa rozbaľovacia ponuka; môžete vybrať možnosť Zadať nový zoznam^{(Type a New List)} , Použiť existujúci zoznam^{(Use an Existing List)} a vybrať z kontaktov programu Outlook^{(choose from Outlook Contacts)} .

Budeme používať Zadajte nový zoznam^{(Type a New List)} .

Zobrazí sa dialógové okno s názvom Nový ^{( New)} zoznam adries^{(Address List)} . V dialógovom okne môžete zadať text do riadkov a stĺpcov. V ľavej časti dialógového okna Nový zoznam adries^{(New Address List)} vám niektoré príkazy umožňujú upraviť zoznam; tieto sa nazývajú Nový záznam^{(New Entry)} , Odstrániť záznam, Nájsť^(Find) a prispôsobiť stĺpce^{(Customize Columns)} .

Ak chcete pridať nový riadok, kliknite na položku Nová položka^{(New Entry)} . Ak chcete odstrániť riadok, vyberte položku Odstrániť položku^{(Delete Entry)} . Ak chcete pridať, odstrániť, premenovať, posúvať stĺpce^(Columns) nahor a nadol , vyberte položku ^(Select) Prispôsobiť stĺpce^{(Customize Columns)} . Zadajte údaje^{(Enter Data)} do zoznamu, vyberte OK a Uložte^(Save) súbor. Ak sa chcete vrátiť a upraviť svoj zoznam, kliknite na položku Upraviť zoznam príjemcov^{(Edit Recipient List)} , teraz upravte.

Teraz môžete do dokumentu napísať alebo skopírovať list.

Umiestnite kurzor na miesto, kam chcete vložiť polia, a vyberte Vložiť a zlúčiť polia^{(Insert and Merge Fields)} ; vyberte polia, ktoré chcete. Ukážku svojich polí môžete zobraziť kliknutím na položku ABC Preview Results .

Ak sa chcete vrátiť k dokumentom zobrazujúcim polia, znova kliknite na výsledky ukážky ABC^{(ABC Preview Results)} .

Teraz vyberte Dokončiť a zlúčiť^{(Finish and Merge)} . Môžete si vybrať možnosť Upraviť jednotlivé dokumenty^{(Edit Individual Documents)} , Tlačiť dokument^{(Print Document)} a Odoslať e-mailové správy^{(Send Email Messages)} . Vyberte si svoj výber; potom uvidíš výsledok.

Použitie Sprievodcu hromadnou korešpondenciou^{(Mail Merge Wizard)} pre list^(Letter)

Tentoraz vytvoríme hromadnú korešpondenciu pomocou sprievodcu hromadnou korešpondenciou krok za krokom^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} , čo je najjednoduchší proces vytvárania hromadnej korešpondencie^{(Mail Merge)} .

1. Prejdite na položku Spustiť nastavenie pošty^{(Start Mail Setup)} v spodnej časti rozbaľovacej ponuky^{(Drop-Down Menu)} a vyberte položku Sprievodca hromadnou korešpondenciou krok za krokom^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} .
2. Vpravo sa zobrazí tabla hromadnej korešpondencie . ^{(Mail Merge Pane)}Vyberte typ dokumentu^{(Document Type)} ; vyberieme písmeno^(Letter) . Teraz kliknite na Ďalej^(Next) .
3. Budeme používať Aktuálny dokument^{(Current Document)} .
4. Vybrať príjemcov^(Recipients) : Môžete si zvoliť napísanie nového zoznamu, výber z kontaktov programu Outlook a napísanie nového zoznamu. Ideme na existujúci zoznam.
5. Prejdite^(Browse) a vyberte súbor. Potom kliknite na tlačidlo ^(Click) Ďalej^(Next) a potom na tlačidlo OK^(OK) . Zobrazí sa vyskakovacie okno príjemcov hromadnej korešpondencie^{(Mail Merge recipients)}
6. Môžete si vybrať, či chcete povoliť alebo zakázať príjemcov^(Recipients) zaškrtnutím a zrušením začiarknutia políčka^(Box) ; klikneme na OK a potom na Ďalej^(Next) .
7. Napíšte Váš list^{(Write Your Letter)} . Táto vitrína Pridajte^{(Add Recipient)} do svojho listu informácie o príjemcovi. Umiestnite kurzor tam, kde chceme, aby sa informácie dostali.
8. Použijeme Address Block ; zobrazí sa dialógové okno ^{(Dialog Box)}Vložiť adresu^{(Insert Address)} . Môžete si vybrať formát, v akom ho chcete.
9. V pravej časti okna Vložiť blok adresy sa nachádza ^{(Insert Address Block)}navigačné tlačidlo^{(Navigation Button)} , ktoré vám umožňuje pohybovať sa po bloku adresy.
10. Vyberte adresu a kliknite na tlačidlo OK . Na table Hromadná korešpondencia^{(Mail Merge Pane)} môžete tiež vložiť pozdrav kliknutím na riadok^{(Greeting Line )} s pozdravom , vyberte svoj výber, OK   a potom Ďalej^(Next) .
11. Ukážka vašich listov^{(Preview Your Letters)} . Pod ukážkou odseku s písmenom sa nachádza navigačné tlačidlo, ktoré (<< Recipient>>) umožňuje navigáciu v bloku adresy a potom tlačidlo Ďalej^(Next) .
12. Kompletné zlúčenie – Uvidíte dve možnosti: Upraviť jednotlivca^{(Edit Individual)} alebo Tlačiť^(Prin) . Vyberte položku Upraviť jednotlivca.^{(Edit Individual.)}

Teraz máme hromadnú korešpondenciu^{(Mail Merge)} .

Ak máte nejaké problémy, dajte nám vedieť v komentároch a ozveme sa vám.

How to use Mail Merge for Letters in Word

When a business, organization, or individual wants to create a consistent document such as forms, letters, or mailing labels thаt are identical except for specifіc information, for inѕtance, the name, addresѕ, or telephone number of the Recipient. To do thіs, you need to perform the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

Related posts

• Ako používať hromadnú korešpondenciu v programe Word na vytváranie listov, štítkov a obálok

• Ako vytvoriť hromadnú korešpondenciu v programe Microsoft Word

• Ako používať návrhy na prepísanie v aplikácii Word pre web

• Excel, Word alebo PowerPoint sa minule nepodarilo spustiť

• Ako vytvoriť brožúru alebo knihu pomocou programu Microsoft Word

• Ako hľadať online šablóny v programe Microsoft Word

• Vo Worde nefungujú klávesové skratky

• Najlepšie šablóny faktúr pre Word Online na vytváranie obchodných faktúr zadarmo

• Oprava chyby, záložka nie je definovaná v programe Microsoft Word

• Ako vložiť vodoznak do dokumentu programu Word

• Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v programe Word

• Čo je súbor ASD a ako ho otvoriť v programe Microsoft Word?

• Ako importovať štýly z jedného dokumentu do druhého v programe Word

• Ako kresliť v programe Microsoft Word pomocou nástrojov Draw Tab

• Pridať, zmeniť, odstrániť autora z vlastnosti autora v dokumente balíka Office

• Ako zmeniť čas automatického ukladania a automatického obnovenia v programe Word

• Ako vytvoriť leták v programe Microsoft Word

• Ako zmeniť predvolený formát súboru na ukladanie vo Worde, Exceli, PowerPointe

• Jarte je bezplatný prenosný textový procesor s bohatými funkciami pre Windows PC

• Ako zadarmo stiahnuť okraje stránky pre Microsoft Word