Vždy je to hrozná tragédia, keď niekto stratí niečo dôležité, na čom pracoval, pretože si neuložil správne svoj dokument. Používateľom Excelu^(Excel) a Wordu^(Word) sa to stáva častejšie, než by ste si mysleli !

Našťastie spoločnosť Microsoft^(Microsoft) pridala do niekoľkých posledných verzií veľa funkcií, ktoré pomáhajú znižovať šance na stratu údajov v dôsledku zlyhania, výpadku napájania, náhodného vymazania atď. Jedna funkcia sa nazýva automatické obnovenie^{(AutoRecover)} a druhá, menej známa funkcia, sa nazýva AutoBackup .

V tomto článku si poviem, ako nakonfigurovať obe možnosti tak, aby boli vaše dáta čo najbezpečnejšie. Chcel by som tiež spomenúť, že najnovšie verzie balíka Office^(Office) vám umožňujú ukladať dokumenty priamo do OneDrive , čo je dobrá voľba, ktorú treba zvážiť, pretože stále budete mať prístup k svojej práci, aj keď váš pevný disk zlyhá.

Automatické obnovenie Excelu

Funkcia automatického obnovenia^{(Auto Recover)} je predvolene zapnutá a v podstate automaticky uloží váš dokument na dočasné miesto po nastavenom časovom intervale. Ak chcete zobraziť nastavenia automatického obnovenia^{(AutoRecover)} , kliknite na Súbor^(File) a potom na Možnosti^(Options) .

Kliknite na Uložiť v ponuke vľavo a v časti ^(Save)Uložiť zošity^{( Save Workbooks)} sa zobrazí možnosť Automatické obnovenie^{(AutoRecover)} .

V predvolenom nastavení sa informácie automatického obnovenia^{(AutoRecover)} ukladajú každých 10 minút. Okrem intervalu musí byť Excel nečinný 30 sekúnd, kým sa údaje uložia. Automaticky uložené informácie sa tiež uložia do tu uvedeného umiestnenia súboru automatického obnovenia^{(AutoRecover file location)} . Ako to teda funguje? V podstate^(Basically) povedzme, že máte pracovný hárok podobný tomu nižšie a máte ho uložený.

Teraz povedzme, že do tabuľky programu Excel^(Excel) pridám nasledujúce údaje a počkám asi 10 minút bez uloženia dokumentu. Keďže interval automatického obnovenia^{(AutoRecover)} je nastavený na 10 minút, musíte na uloženie údajov počkať aspoň tak dlho.

V mojom prípade som simuloval zlyhanie Excelu^(Excel) otvorením správcu úloh a zabitím procesu Excel . Potom som znova otvoril Excel a okamžite som videl možnosť s názvom Zobraziť obnovené súbory^{(Show Recovered Files)} .

Ak na to kliknete, zobrazí sa zoznam súborov programu Excel^(Excel) , ktoré je možné obnoviť. V mojom prípade to mal pôvodný súbor, ktorý mal údaje len vo formáte A1 a A2, a tiež súbor AutoRecovered , ktorý obsahoval údaje, ktoré som neuložil na disk.

Kliknutím na niektorú z položiek v zozname sa otvorí ďalšia inštancia Excelu^(Excel) zobrazujúca údaje v tomto konkrétnom súbore. Celkovo je to skutočne užitočná funkcia pre chvíle, keď ste si neuložili všetku prácu, ale Excel nečakane skončil.

Hlavnou nevýhodou tejto funkcie je, že údaje automatického obnovenia^{(AutoRecover)} sú uložené na rovnakom pevnom disku ako váš súbor, takže ak sa niečo stane s vaším pevným diskom, všetko bude preč. Umiestnenie môžete zmeniť v nastaveniach vyššie na samostatný pevný disk alebo dokonca na sieťové umiestnenie, čo vrelo odporúčam.

Všimnite si, že informácie o automatickom obnovení^{(AutoRecover)} automaticky odstráni aj Excel za nasledujúcich okolností:

1. Súbor uložíte manuálne alebo pomocou Súbor^(File) – Uložiť ako^{(Save As)} .
2. Zatvoríte súbor alebo ukončíte Excel (či už súbor uložíte alebo nie)
3. Automatické obnovenie^{(AutoRecover)} vypnete úplne alebo len pre zošit

Takže v podstate vždy, keď súbor uložíte, zbaví sa údajov automatického obnovenia^{(AutoRecover)} . Okrem toho, ak manuálne ukončíte Excel a rozhodnete sa neukladať údaje, vymažú sa údaje automatického obnovenia^{(AutoRecover)} . Len^(Just) to majte na pamäti pri používaní tejto funkcie. Ak ste náročným používateľom Excelu^(Excel) , navrhol by som nastaviť interval automatického obnovenia^{(AutoRecover)} na niečo ako 2 alebo 3 minúty namiesto 10.

Automatická záloha

Ďalšou funkciou, o ktorej naozaj veľa ľudí nevie, je Automatické zálohovanie^(AutoBackup) . Ak ho chcete použiť, musíte najprv ísť a uložiť súbor, aby ste sa dostali do dialógového okna Uložiť . ^(Save)Ak už máte uložený dokument programu Excel^(Excel) , prejdite na položku Súbor^(File) a potom na položku Uložiť ako^{(Save As)} a vyberte umiestnenie. Keď to urobíte, zobrazí sa dialógové okno Uložiť ako^{(Save As)} .

V dialógovom okne kliknite na tlačidlo Nástroje^(Tools) , ktoré sa nachádza naľavo od tlačidla Uložiť^(Save) . Uvidíte niekoľko možností, jednou z nich sú Všeobecné možnosti^{(General Options)} . Keď na to kliknete, zobrazí sa malé okno s ďalšími možnosťami.

Pokračujte a začiarknite políčko Vždy vytvárať zálohu^{(Always create backup)} . Kliknite na tlačidlo OK^{(Click OK)} a teraz, keď súbor uložíte, vytvorí sa aj záložný súbor programu Excel^(Excel) s príponou .XLK. Upozorňujeme, že keď to urobíte prvýkrát, súbory budú úplne rovnaké. Ak vykonáte úpravy v pôvodnom súbore a potom ho znova uložíte, záložný súbor zostane stále rovnaký (pôvodné údaje). Pri treťom uložení sa však záložný súbor aktualizuje informáciami až do druhého uloženia.

Záložný súbor je v zásade vždy o jednu verziu za aktuálnou verziou. Takže ak ste urobili veľa zmien, uložili súbor a potom sa chceli vrátiť k verzii, ktorá tieto zmeny nemala, stačí otvoriť záložný súbor.

Súbor je uložený na rovnakom mieste ako pôvodný súbor a zdá sa, že neexistuje spôsob, ako to zmeniť. Táto funkcia nepridáva vášmu dokumentu veľa bezpečnosti, ale za určitých okolností je dobrá.

Povolenie týchto funkcií zálohovania a obnovy v Exceli^(Excel) vám snáď ušetrí dôležité údaje. Vždy je dobrou možnosťou použiť cloudové úložisko (napríklad OneDrive ) ako ďalšiu bezpečnostnú sieť v prípade, že váš počítač katastroficky zlyhá. Ak máte nejaké otázky, neváhajte ich komentovať. Užite si to!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s always a terrible tragedy when someone loses something important they were workіng on because they didn’t save their documеnt properly. This happens more оften than уou would think to Excel and Word users!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Pridajte trendovú čiaru lineárnej regresie do bodového grafu Excel

• Ako vytvoriť histogram v Exceli

• Ako bezpečne chrániť heslom súbor programu Excel

• Ako vytvoriť vývojový diagram vo Worde a Exceli

• Ako vytvoriť štítky v programe Word z tabuľky programu Excel

• Ako vytvoriť pohľadnicu pomocou MS Word

• Prepojenie buniek medzi hárkami a zošitmi v Exceli

• Ako používať Sparklines v Exceli

• Ako sledovať zmeny v Exceli

• Ako filtrovať údaje v Exceli

• Ako otvoriť viacero inštancií Excelu

• Ako vytvoriť kontrolný zoznam v Exceli

• Ako skryť hárky, bunky, stĺpce a vzorce v Exceli

• Ako používať funkciu YEARFRAC v Exceli

• Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli

• 40 najlepších klávesových skratiek programu Microsoft Excel

• Použite Excel ako nástroj na kopírovanie údajov z webu

• Ako zaznamenať makro v Exceli

• Ako vytvoriť distribučný zoznam v programe Outlook

• Použite novú funkciu Excel Mobile „Vložiť údaje z obrázku“.