Pokus o vyplnenie buniek v Exceli^(Excel) , ktoré obsahujú text alebo údaje z viacerých iných buniek v hárku, môže byť veľmi časovo náročný proces. To platí najmä vtedy, ak sú v tabuľke stovky alebo tisíce riadkov.

Keď viete, ako správne používať Flash Fill v Exceli^(Excel) , môžete nechať Excel robiť všetky ťažké úlohy. Stačí zadať niekoľko manuálnych zadaní buniek, ktoré Excelu^(Excel) pomôžu presne pochopiť, čo sa pokúšate urobiť. Potom Excel vykoná zvyšok práce pre zvyšok tabuľky.

Ak to znie ako tip na úsporu času, ktorý by ste chceli vyskúšať, poďme sa pozrieť na to, ako môžete túto funkciu využiť na zlepšenie vlastnej produktivity.

Poznámka^(Note) : Funkcia Flash Fill v Exceli^(Excel) je dostupná len v Exceli 2013^{(Excel 2013)} a novších verziách.

Ako používať Flash Fill v Exceli

Najjednoduchšia aplikácia Flash Fill v Exceli^(Excel) je spojenie dvoch slov dohromady^{(combining two words together)} . V nižšie uvedenom príklade vám ukážeme, ako použiť Flash Fill na rýchle spojenie mena a priezviska do tretej bunky pre celé meno.

V tomto príklade stĺpec C obsahuje krstné meno, stĺpec D obsahuje priezvisko a stĺpec E je stĺpec pre celé meno.

1. Najprv zadajte celé meno do prvej bunky tak, ako chcete, aby vyzeralo (skombinujte obsah bunky Meno a Priezvisko.^{(First Name)}

1. Potom začnite písať to isté do ďalšej bunky ( Krstné meno^{(First Name)} a Priezvisko z buniek vľavo). Všimnete si, že funkcia Flash Fill v Exceli automaticky rozpozná vzor z obsahu bunky nad ňou, ktorú ste zadali ručne.
   
   Pomocou tohto „učenia“ Excel poskytne ukážku toho, čo si myslí, že chcete napísať. Dokonca vám ukáže, ako sa zvyšok buniek vyplní do zvyšku stĺpca.

1. Ak chcete prijať túto ukážku, stlačte kláves Enter . Uvidíte, že funkcia Excel Flash Fill vykoná svoje čaro, keď za vás vyplní všetky ostatné bunky v tomto stĺpci.

Ako vidíte, funkcia Flash Fill môže ušetriť obrovské množstvo času, ak porovnáte manuálne zadávanie jednej bunky a klávesu Enter^(Enter) s ručným zadávaním názvov všetkých buniek v novom stĺpci.

Ak ste si všimli, že funkcia Flash Fill nefunguje, musíte zapnúť funkciu Flash Fill v Exceli^(Excel) . Ako to urobiť, môžete vidieť v poslednej časti tohto článku.

Možnosti výplne Flash programu Excel

Keď vykonáte vyššie uvedené kroky Flash Fill , všimnete si, že vedľa vyplnených buniek sa objaví malá ikona. Ak vyberiete šípku rozbaľovacej ponuky napravo od tejto ikony, zobrazia sa ďalšie možnosti, ktoré môžete použiť s funkciou Flash Fill . 

Pomocou možností Flash Fill v tomto rozbaľovacom poli môžete:

• Undo Flash Fill : Zrušte akciu, ktorá vyplnila celý stĺpec po stlačení Enter
• Prijať návrhy : Funkcia ^{(Accept suggestions)}Flash Fill v Exceli pre tento stĺpec tým poviete, že zmeny v stĺpci sú v poriadku a chceli by ste ich ponechať
• Vybrať xx prázdnych buniek^{(Select xx blank cells)} : Umožňuje identifikovať bunky, ktoré neboli vyplnené a sú prázdne, aby ste ich mohli v prípade potreby opraviť.
• Vybrať xx zmenené bunky^{(Select xx changed cells)} : Umožňuje vybrať všetky bunky, ktoré sa automaticky zmenili po tom, čo funkcia Flash Fill tieto bunky aktualizovala

Keď vyberiete možnosť Prijať návrhy, uvidíte, že čísla „vybrať“ pre „zmenené bunky“ klesnú na nulu. Je to preto, že akonáhle prijmete zmeny, obsah týchto buniek sa už nebude považovať za „zmenený“ funkciou Flash Fill .

Ako povoliť Flash Fill In Excel

Ak ste si všimli, že Excel neposkytuje náhľad Flash Fill , keď začnete písať druhú bunku, možno budete musieť túto funkciu povoliť.

Robiť to:

Vyberte Súbor^(File) > Možnosti^(Options) > Rozšírené^(Advanced) . Posuňte sa nadol do časti Možnosti úprav^{(Editing options)} a uistite sa, že sú vybraté možnosti Povoliť automatické dokončovanie pre hodnoty buniek^{(Enable AutoComplete for cell values)} a Automaticky vypĺňať bleskom .^{(Automatically Flash Fill)}

Dokončite výberom položky OK . Teraz, keď nabudúce začnete písať do druhej bunky po vyplnení prvej, Excel by mal zistiť vzor a poskytnúť vám ukážku toho, ako si myslí, že chcete vyplniť zvyšné bunky v stĺpci.

Funkciu Flash Fill^{(Flash Fill)} môžete aktivovať aj pre bunku, ktorú ste zvýraznili, výberom ikony Flash Fill v ponuke Údaje v skupine ^(Data)Nástroje údajov^{(Data Tools)} na páse s nástrojmi. 

Môžete ho použiť aj stlačením Ctrl + E na klávesnici.

Kedy použiť Flash Vyplňte v Exceli

Zreťazenie celých mien z dvoch stĺpcov je jednoduchým príkladom toho, ako môžete použiť Flash Fill v Exceli^(Excel) , no existuje mnoho pokročilejších spôsobov využitia tejto výkonnej funkcie.

• Extrahujte podreťazec z veľkého reťazca (napríklad PSČ z celej adresy) v inom stĺpci
• Vytiahnite^(Pull) čísla z alfanumerických reťazcov
• Odstráňte medzery z reťazcov pred alebo za
• Vložte^(Insert) podreťazce (napríklad čiarku alebo pomlčku) do existujúcich reťazcov
• Preformátovať dátumy
• Nahraďte^(Replace) časť reťazca novým textom

Majte na pamäti, že akokoľvek je funkcia Flash Fill užitočná , pri zmene pôvodných buniek sa automaticky neaktualizuje.

Napríklad v príklade krstného mena a priezviska v prvej časti tohto článku môžete dosiahnuť rovnaký výstup použitím funkcie zreťaziť^{(Concatenate function)} a následným vyplnením zvyšku stĺpca touto funkciou.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

Keď to urobíte, ak sa zmení niektorá z prvých dvoch buniek, aktualizuje sa celé meno . ^{(Full Name)}Jednou nevýhodou je, že ak vymažete niektorý z prvých dvoch stĺpcov, stĺpec Celé meno^{(Full Name)} sa vymaže alebo sa zobrazí chyba.

To je dôvod, prečo sa funkcia Flash Fill v Exceli^(Excel) najlepšie používa, keď chcete úplne a natrvalo previesť pôvodné stĺpce na novo naformátovaný reťazec alebo číslo.

How To Use Flash Fill In Excel

Trying to fill out cells in Excel that іncorporаte tеxt оr data from multiple other cells in a sheet can be a very tіme consumіng prоcess. This is especially true if there аre hundreds or thousands of rows in the spreadshеet.

Once you know how to use Flash Fill in Excel correctly, you can let Excel do all of the heavy lifting. You just provide a couple of manual cell entries to help Excel understand exactly what you’re trying to do. Then, Excel does the rest of the work for the rest of the spreadsheet.

If this sounds like a time-saving tip you’d like to try, let’s take a look at how you can use this feature to improve your own productivity.

Note: The Flash Fill feature in Excel is only available in Excel 2013 and later.

How To Use Flash Fill In Excel

The simplest application of Flash Fill in Excel is combining two words together. In the example below, we’ll show you how to use Flash Fill to quickly combine a first name and a last name into a third cell for the full name.

In this example, column C contains the first name, column D contains the last name, and column E is the column for the full name.

1. First, type the full name into the first cell the way you’d like it to look (combining the contents of the First Name cell and the Last Name cell.

1. After this, start typing the same thing into the next cell (the First Name and Last Name from the cells to the left). You’ll notice that Excel’s Flash Fill feature will automatically detect the pattern from the content of the cell above it that you typed manually.
   
   Using this “learning”, Excel will provide a preview of what it thinks you want to type. It will even show you how the rest of the cells will fill in for the rest of the column.

1. Just press Enter to accept this preview. You’ll see the Excel Flash Fill feature perform its magic as it fills in all of the rest of the cells in this column for you.

As you can see, the Flash Fill feature can save a tremendous amount of time if you compare manually typing one cell and Enter to having to manually type the names for all of the cells in the new column.

If you’ve noticed that the Flash Fill feature doesn’t work, you need to turn on the Flash Fill feature in Excel. You can see how to do that in the last section of this article.

Excel Flash Fill Options

When you perform the Flash Fill steps above, you’ll notice a small icon will appear next to the filled-in cells. If you select the drop-down arrow to the right of this icon, you’ll see some additional options you can use with the Flash Fill feature. 

Using the Flash Fill options in this drop-down box, you can:

• Undo Flash Fill: Undo the action that filled in the entire column after you pressed Enter
• Accept suggestions: This will tell Excel’s Flash Fill feature for this column that you’re fine with the changes to the column and would like to keep them
• Select xx blank cells: Lets you identify any cells that didn’t get filled-in and are blank so that you can fix those if you need to
• Select xx changed cells: Lets you select all of the cells that automatically changed after the Flash Fill feature updated those cells

Once you select Accept suggestions, you’ll see that the “select” numbers for the “changed cells” will drop to zero. This is because once you accept the changes, those cell contents are no longer considered “changed” by the Flash Fill feature.

How To Enable Flash Fill In Excel

If you’ve noticed that Excel doesn’t provide a Flash Fill preview when you start typing the second cell, you may need to enable the feature.

To do this:

Select File > Options > Advanced. Scroll down to the Editing options section and make sure both Enable AutoComplete for cell values and Automatically Flash Fill are selected.

Select OK to finish. Now, the next time you start typing in the second cell after filling in the first, Excel should detect the pattern and provide you with a preview for how it thinks you want to fill in the rest of the cells in the column.

You can also activate the Flash Fill feature for the cell you have highlighted by selecting the Flash Fill icon in the Data menu under the Data Tools group in the ribbon. 

You can also use it by pressing Ctrl + E on the keyboard.

When To Use Flash Fill In Excel

Concatenating full names from two columns is a simple example of how you can use Flash Fill in Excel, but there are many more advanced uses for this powerful feature.

• Extract a substring from a large string (like a zip code from a full address) in another column
• Pull numbers out of alphanumeric strings
• Remove spaces from before or after strings
• Insert substrings (like a comma or dash) into existing strings
• Reformat dates
• Replace part of a string with new text

Keep in mind that, however useful the Flash Fill feature is, it will not automatically update when you change the original cells.

For example, in the first and last name example in the first section of this article, you could achieve the same output by using the Concatenate function and then filling the rest of the column with that function.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

When you do this, if either of the first two cells change, the Full Name will update. One drawback of this is that if you delete either of the first two columns, the Full Name column will clear or display an error.

This is why the Flash Fill function in Excel is best used when you want to fully and permanently convert the original columns into a newly formatted string or number.

Related posts

• Ako odstrániť prázdne riadky v Exceli

• Ako používať funkciu Speak Cells v Exceli

• Ako vložiť pracovný hárok programu Excel do dokumentu programu Word

• Ako používať analýzu What-If v Exceli

• Ako opraviť riadok v Exceli

• Ako odstrániť duplicitné riadky v Exceli

• Ako vytvoriť koláčový graf v Exceli

• Ako vytvoriť jednoduchú kontingenčnú tabuľku v Exceli

• Ako vypočítať Z-skóre v Exceli

• Ako rýchlo vložiť viac riadkov v Exceli

• Ako zdieľať súbor Excel pre jednoduchú spoluprácu

• Základné jednostĺpcové a viacstĺpcové triedenie údajov v tabuľkách Excel

• Ako opraviť chyby #N/A vo vzorcoch programu Excel, ako je VLOOKUP

• 2 spôsoby použitia funkcie Transponovať v Exceli

• Ako odstrániť mriežku v Exceli

• Pomocou nástroja Excel na vyhľadávanie cieľov analýzy What-If

• Ako používať absolútne odkazy v Exceli

• 3 spôsoby, ako rozdeliť bunku v Exceli

• Pripojenie Excelu k MySQL

• Ako používať funkciu PMT v Exceli