Vo vašom profesionálnom živote je e-mail pravdepodobne jedným z najdôležitejších komunikačných prostriedkov. Robíš to na dennej báze a ak si niečo ako ja, tak sa v tom utápaš.

Iste, určitú hodinu alebo dve denne môžete venovať konkrétne správe svojho e-mailu. Ak však strávite 10 alebo viac minút každou odpoveďou, e-mail čoskoro prevezme celý váš deň – a vypnutie upozornení z Gmailu^(Gmail) vás nezachráni.

Preto je nevyhnutné naučiť sa písať profesionálne e-maily, na ktoré sa dostane odpoveď A^(AND) písanie nezaberie dlhšie ako pár minút. Našťastie dnes nemusíte byť skvelým spisovateľom alebo guru produktivity, aby ste to dosiahli. Je to všetko o nájdení správnej stratégie a sady nástrojov, ktoré s ňou súvisia. 

Nastavenie e-mailových šablón (predpripravené odpovede)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

Vytváranie e-mailových šablón je skvelý spôsob, ako ušetriť čas tým, ktorí často dostávajú rovnaké otázky alebo komentáre prostredníctvom e-mailu. Nájdite si deň na nastavenie vopred pripravených odpovedí a už nebudete musieť písať rovnaké odpovede desaťkrát denne. Gmail aj Outlook majú túto funkciu, ktorá vám pomôže ušetriť čas a automatizovať váš e-mail zadarmo. 

Tu je postup, ako nastaviť profesionálne e-mailové šablóny v Gmaile^(Gmail) niekoľkými kliknutiami:

• Po prihlásení do účtu kliknite na ikonu ozubeného kolieska a vyberte položku Nastavenia^(Settings) .
• Potom prejdite na položku Rozšírené^(Advanced) a kliknite na položku Povoliť^(Enable) vedľa možnosti Šablóny^(Templates) . Ak chcete zmeny uložiť, prejdite^(Scroll) nadol do spodnej časti stránky.

• Teraz môžete začať pracovať na vlastných e-mailových šablónach. Zadajte text, ktorý chcete uložiť, do nového e-mailu. Potom kliknite na tri zvislé bodky vpravo dole a vyberte Šablóny^(Templates) , aby ste uložili koncept ako šablónu. 

Môžete vytvoriť šablóny pre odpovede, ktoré obsahujú dlhé odseky, ako aj rýchle odpovede v 2-3 vetách. Budete prekvapení, koľko času vám v budúcnosti ušetria. 

Sieťové e-maily^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

V prípade, že vaším problémom nie je používanie e-mailových šablón, ale ich vytváranie, vyskúšajte Networking Emails . Je to webový nástroj s desiatkami e-mailových šablón, ktoré vám môžu pomôcť rozšíriť vašu profesionálnu sieť. 

Sieťové e-maily^{(Networking Emails)} , vytvorené spoločnosťou Resume Worded , sú skvelým zdrojom na optimalizáciu vašej komunikácie. Niektoré príklady šablón, ktoré ponúkajú, zahŕňajú studené/teplé úvody, sledovanie s osobou, ktorá nereaguje, a dokonca aj písanie ďakovných poznámok. 

Každá šablóna tiež obsahuje užitočné tipy a návrhy, ktoré môžu ďalej zlepšiť vašu komunikáciu s príjemcom. 

Ak chcete nájsť správny e-mail, môžete použiť tlačidlo vyhľadávania alebo prehľadávať zoznam. Potom už zostáva len skopírovať a prilepiť do schránky správy a zmeniť niekoľko podrobností. 

Počítadlo slov Plus^{(Word Counter Plus)(Word Counter Plus)}

Ak ste niekto, kto píše viac ako 10 e-mailov denne, je dôležité, aby boli niektoré krátke a sladké. Ak teda často dostávate e-maily, ktoré sú príliš dlhé, možno by ste mali zvážiť použitie nástroja na počítanie slov, aby ste sa zastavili. Rozšírenie Word Counter Plus pre ^{(Word Counter Plus)}Chrome to môže urobiť za vás. 

Zvýraznite^(Highlight) text vo svojom e-maile a jedným kliknutím získate počet slov a znakov, ktoré ste použili. Potom môžete pokračovať buď v písaní e-mailu, alebo ho zabaliť skôr, ako sa stane dvojdielnym. 

Návrh mapy^{(DraftMap)(DraftMap)}

Môžete nájsť veľa skvelých nástrojov, ktoré vám pomôžu lepšie písať a skrátiť tak čas, ktorý strávite korektúrami a prepisovaním vašich e-mailov. DraftMap je jedným z nich. Myslite na gramatiku^(Grammarly) alebo Hemingwaya^(Hemingway) a navyše kontroluje zbytočné opakovanie slov a pomáha vám držať sa jedného štýlu písania. 

Toto rozšírenie pre Chrome vám v reálnom čase poskytuje návrhy na písanie, ktoré sú farebne odlíšené. Pomôže vám vyhnúť sa používaniu pasívneho hlasu, preklepom, klišé, ako aj rady týkajúcej sa čitateľnosti vášho e-mailu. Všetky návrhy sú založené na pravidlách písania Ernesta Hemingwaya. DraftMap je obzvlášť užitočný, pretože všetky procesy prebiehajú priamo vo vašom e-mailovom poli.

Nerobte si starosti, ak máte zvýraznené slová aj po dokončení úprav e-mailu. Príjemca neuvidí farby, návrhy vidíte iba vy. 

Váš e-mail môže byť lepší^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

Váš e-mail by mohol byť lepší^(Better) je online nástroj navrhnutý tak, aby skrátil čas, ktorý strávite správou e-mailov, tým, že každého poučí o najlepších e-mailových postupoch. 

Pri písaní profesionálneho e-mailu dodržiavate určité pravidlá. Napríklad uistenie sa, že vaša správa má jasný predmet alebo vynechanie nepotrebných príloh. Budete prekvapení, ako často ľudia tieto pravidlá porušujú, čo v konečnom dôsledku vedie k tomu, že obe strany vynakladajú viac času a úsilia. 

Váš e-mail by mohol byť lepší^{(Your Email Could Be Better)} obsahuje zoznam 10 bežných porúch. Každý z bodov obsahuje vysvetlenie a príklady, ako zlepšiť svoj e-mail. Môže sa to hodiť v prípade, že by ste o týchto pravidlách chceli povedať svojim kolegom, ale neviete, ako na to. Môžete použiť svoje vlastné slová alebo im poslať odkaz na Váš e-mail môže byť lepší^{(Your Email Could Be Better)} , aby ste ilustrovali svoj názor. 

Všetci si prajeme, aby sa náš e-mail stal úplne automatizovaným a nevyžadoval si žiadnu pozornosť. Aj keď to dnes nie je úplne možné, každá maličkosť pomáha. Či už ide o skrátenie dĺžky e-mailu alebo o načasovanie pri písaní, akonáhle si stanovíte nejaké pravidlá, všimnete si prvé zlepšenia. 

Ak jednoducho nedokážete prestať písať dlhé a časovo náročné e-maily, možno je čas sa e-mailov úplne vzdať. Skúste namiesto toho použiť svojho Customer Relationship Manager ( CRM ) alebo Slack na výmenu správ so svojimi spolupracovníkmi . Ak nič iné, pomôže vám to tráviť menej času e-mailom. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In your professional life email is probаbly one of the most important means of communicatiоn. You do it on a dаily basis and if you’re anything lіke me, you’re drowning in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

Related posts

• Ako opraviť chybu zápisu na disk v službe Steam

• Ako naplánovať odoslanie e-mailov neskôr

• Ako zabrániť tomu, aby sa spamové e-maily dostávali do vašej doručenej pošty

• 3 spôsoby, ako urobiť fotografiu alebo video na Chromebooku

• Ako zistiť softvér na monitorovanie počítača a e-mailu alebo špehovanie

• Ako poslať anonymnú textovú správu, ktorú nie je možné spätne vystopovať

• Ako nájsť najlepšie Discord servery

• Ako rozdeliť klip v Adobe Premiere Pro

• Ako sťahovať videá Twitch

• Ako opraviť chybu „Čakajúca transakcia“ v službe Steam

• Ako používať funkciu VLOOKUP v Tabuľkách Google

• 7 rýchlych opráv, keď Minecraft neustále padá

• Ako vložiť Emoji do Wordu, Dokumentov Google a Outlooku

• Môžete zmeniť svoje meno Twitch? Áno, ale buďte opatrní

• Ako hľadať a nájsť niekoho odstránené tweety

• Ako uverejniť článok na Linkedin (a najlepší čas na uverejnenie)

• Ako hľadať priateľov na Facebooku podľa miesta, zamestnania alebo školy

• Nesúlad sa neotvára? 9 spôsobov, ako opraviť

• Ako opraviť kód chyby Disney Plus 83

• Ako urobiť Spotify hlasnejším a lepším zvukom