Ak sa chystáte na dovolenku a nebudete môcť odpovedať na svoje e-maily, je dobré nastaviť odpoveď „nie som v kancelárii“ v programe Outlook^(Outlook) na počítači. Takto každý, kto vám pošle e-mail, dostane automatickú odpoveď, v ktorej bude vedieť o vašej neprítomnosti v kancelárii.

Outlook vám umožňuje vytvárať vlastné odpovede, ktoré sa automaticky odosielajú každému, kto vám pošle e-mail. Môžete tiež zadať vlastné dátumové obdobie, počas ktorého má aplikácia spracovávať vaše e-maily za vás.

Nastavte odpovede Outlooku mimo kancelárie pre kontá Exchange^{(Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts)}

Ak ste v obchodnom prostredí a vaša spoločnosť alebo organizácia používa Microsoft Exchange , máte naozaj jednoduchý spôsob, ako nastaviť odpovede mimo kancelárie v Outlooku^(Outlook) pre váš e-mailový účet.

• Spustite aplikáciu Outlook na počítači.
• Kliknite na kartu s nápisom Súbor^(File) v hornej časti a zobrazia sa rôzne možnosti. Kliknite^(Click) na možnosť s názvom Automatické odpovede (mimo kancelárie)^{(Automatic Replies (Out of Office))} . Ak túto možnosť nevidíte, preskočte na ďalšiu časť, kde sa dozviete, ako úlohu vykonať.

• Na obrazovke sa zobrazí okno, ktoré vám umožní zadať informácie do rôznych polí. Ak chcete odosielať automatické vlastné odpovede, budete musieť vyplniť nasledujúce polia.
  
  Povoľte pole s textom Odoslať automatické odpovede^{(Send automatic replies)} v hornej časti.
  
  Začiarknite políčko Odoslať iba počas tohto časového rozsahu . ^{(Only send during this time range)}Potom vyberte dátumy od a do, kedy nebudete môcť odpovedať na vaše e-maily.
  
  Ak chcete, aby sa vaša odpoveď posielala iba tým, ktorí sú vo vašej organizácii, kliknite na kartu Inside My Organization . V opačnom prípade kliknite na ďalšiu kartu s názvom Mimo mojej organizácie^{(Outside My Organization)} .
  
  Do poľa na obrazovke zadajte odpoveď, ktorú chcete automaticky odoslať. Na formátovanie a zmenu štýlu textu môžete použiť aj formátovacie nástroje.
  
  Po dokončení kliknite na tlačidlo OK^(OK) , aby ste uložili zmeny.

Outlook teraz automaticky odošle vašu preddefinovanú vlastnú správu každému, kto vám pošle e-mail počas zadaného obdobia.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Väčšina bežných používateľov používa vo svojom programe Outlook ^(Outlook)účty IMAP alebo POP3^{(use IMAP or POP3 accounts)} . Zvyčajne to zahŕňa používanie vašich Hotmail , Gmail a podobných e-mailových účtov s aplikáciou Outlook . Ak ste jedným z týchto používateľov, budete musieť vytvoriť pravidlo na odosielanie automatických odpovedí, pretože vyššie uvedený spôsob pre vás nebude fungovať.

Našťastie však vytvorenie vlastnej správy a pravidla na automatizáciu odosielania odpovedí nie je v ^{(a rule to automate sending)}programe Outlook^(Outlook) príliš zložité .

Vytvorte si šablónu automatickej odpovede^{(Create An Automatic Reply Template)}

• Otvorte v počítači Outlook a kliknite na možnosť ^(Outlook)Nový e-mail^{(New Email)} v hornej časti.

• Otvorí sa obvyklé okno na napísanie e-mailu. Tu musíte zadať e-mail, ktorý má Outlook automaticky odoslať. Stačí^(Just) zadať telo e-mailu, ktoré zvyčajne obsahuje zmienku o tom, ako dlho nebudete k dispozícii a kedy sa vrátite.

• Kliknite na kartu Súbor^(File) v hornej časti a vyberte možnosť Uložiť ako^{(Save As)} .

• Zadajte názov svojej šablóny odpovede mimo kancelárie a v rozbaľovacej ponuke Uložiť ako typ vyberte položku ^{(Save as type)}Šablóna programu Outlook^{(Outlook Template)} . Potom kliknite na Uložiť^(Save) .

• Zatvorte okno na napísanie e-mailu a keď sa zobrazí otázka, či chcete uložiť zmeny, vyberte možnosť Nie .^(No)

Nastavte pravidlo automatickej odpovede^{(Set Up An Auto-Reply Rule)}

• Kliknite na kartu Domov , vyberte položku ^(Home)Pravidlá^(Rules) a vyberte možnosť Spravovať pravidlá a upozornenia^{(Manage Rules & Alerts)} .

• Na karte Pravidlá e-mailu^{(Email Rules)} kliknite na Nové pravidlo^{(New Rule)} a vytvorte nové pravidlo.

• Vyberte možnosť Použiť pravidlo na prijaté správy^{(Apply rule on messages I receive)} a stlačte Ďalej^(Next) .

• Vyberte prijaté v konkrétnom dátumovom rozpätí^{(received in a specific date span)} a kliknite na jeho odkaz vo veľkom bielom poli.
  
  Začiarknite políčka Po^(After) aj Pred^(Before) a zadajte rozsah dátumov, v ktorom nebudete môcť odpovedať na svoje e-maily. Potom stlačte tlačidlo OK^(OK) a potom tlačidlo Ďalej^(Next) .

• Začiarknite odpoveď pomocou konkrétnej šablóny^{(reply using a specific template)} a kliknite na jej odkaz.

• Vyberte šablónu e-mailu, ktorú ste vytvorili predtým, kliknite na Otvoriť^(Open) a potom stlačte Ďalej^(Next) .

• Ak chcete, použite ľubovoľné výnimky a kliknite na tlačidlo Ďalej^(Next) .

• Zadajte názov pravidla a kliknite na Dokončiť^(Finish) .

Nastavenie odpovede Mimo kancelárie na webovej verzii programu Outlook^{(Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version)}

Mnoho používateľov sa vzdáva svojich počítačových aplikácií a nahrádza ich webovými náprotivkami. Ak ste to už urobili a pre svoje e-maily používate webovú verziu Outlooku^{(use the Outlook web version)} , odpoveď mimo kancelárie môžete nastaviť aj v Outlooku^(Outlook) na webe.

Tento postup je jednoduchší ako ktorýkoľvek iný spôsob uvedený vyššie.

• Prejdite na webovú lokalitu programu Outlook^(Outlook) a prihláste sa do svojho účtu, ak ešte nie ste.
• Keď uvidíte svoju doručenú poštu, kliknite na ikonu nastavení v pravom hornom rohu a potom vyberte Zobraziť všetky nastavenia Outlooku^{(View all Outlook settings)} v dolnej časti. Otvorí sa ponuka nastavení.

• Uvidíte niekoľko nastavení, ktoré môžete nakonfigurovať pre svoje konto Outlook . Chcete nájsť možnosť s názvom Automatické odpovede^{(Automatic replies)} a kliknite na ňu.

• Na pravej strane sa zobrazí niekoľko nových možností.
  
  Najprv^(First) povoľte možnosť Zapnúť automatické odpovede^{(Turn on automatic replies)} .
  
  Začiarknite políčko Odosielať odpovede iba počas určitého časového obdobia . ^{(Send replies only during a time period)}Zadajte rozsah dátumov v poliach Čas začiatku^{(Start time)} a Čas ukončenia . ^{(End time)}Vtedy aplikácia odošle vaše automatické odpovede.
  
  Potom môžete zadať vlastnú odpoveď, ktorá sa automaticky odošle ľuďom, ktorí vám poslali e-mail. Neváhajte využiť dostupné možnosti formátovania.
  
  Voliteľne povoľte možnosť Odoslať odpovede iba kontaktom^{(Send replies only to contacts)} , ak chcete automaticky odpovedať iba svojim kontaktom.
  
  Nakoniec kliknutím na tlačidlo Uložiť^(Save) v dolnej časti uložte zmeny.

• Ak by ste niekedy chceli vypnúť automatické odpovede, jednoducho zrušte začiarknutie možnosti Automatické odpovede zapnuté^{(Automatic replies on )} .

Možnosť nastaviť odpoveď mimo pracoviska v programe Outlook^(Outlook) je naozaj skvelá vec . Dajte nám vedieť, či ho používate a ako vyzerá vaša automatická odpoveď v komentároch nižšie.

How To Set Out Of Office Replies In Outlook

If you’re heading off to a vacаtion and yоu’re not going to be available to reply to your emails, it’s a good idea to set an ‘out оf оffice’ reply in Outlook on уour computer. This way, anyonе who sends yоu аn email will receive an automatic responѕe letting them know of your absence in the office.

Outlook lets you create custom replies to be automatically sent to anyone who emails you. You can also specify a custom date period during which the app should handle your emails for you.

Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts

If you’re in a business environment and your company or organization uses Microsoft Exchange, you have a really easy way to set out of office replies in Outlook for your email account.

• Launch the Outlook app on your computer.
• Click on the tab that says File at the top and you’ll see various options. Click on the option that reads Automatic Replies (Out of Office). If you don’t see this option, skip to the next section to learn how to do the task.

• A box will appear on your screen letting you input information in various fields. To send out automatic custom replies, you’re going to need to fill-in the fields as the following.
  
  Enable the box that says Send automatic replies at the top.
  
  Tick-mark the Only send during this time range box. Then select the from and to dates when you won’t be available to respond to your emails.
  
  If you want your reply to be only sent to those who are in your organization, click on the Inside My Organization tab. Otherwise, click on the other tab that says Outside My Organization.
  
  Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
  
  Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Most general users out there use IMAP or POP3 accounts in their Outlook. This usually includes using your Hotmail, Gmail, and such other email accounts with the Outlook app. If you’re one of these users, you’ll need to create a rule to send out automatic replies as the above method won’t work for you.

Fortunately, though, creating a custom message and a rule to automate sending the replies isn’t too difficult in Outlook.

Create An Automatic Reply Template

• Open Outlook on your computer and click on the New Email option at the top.

• The usual email compose window will open. Here, you need to type in the email that you want Outlook to automatically send. Just type in the body of the email which usually includes mentioning how long you won’t be available and when you’ll be back.

• Click on the File tab at the top and select Save As.

• Enter a name for your out of office reply template and choose Outlook Template from the Save as type dropdown menu. Then click on Save.

• Close the email compose window and select No when it asks if you want to save the changes.

Set Up An Auto-Reply Rule

• Click on the Home tab, select Rules, and choose Manage Rules & Alerts.

• In the Email Rules tab, click on New Rule to create a new rule.

• Select Apply rule on messages I receive and hit Next.

• Select the received in a specific date span condition and click on its link in the large white box.
  
  Checkmark both After and Before checkboxes and specify the date range in which you won’t be able to respond to your emails. Then hit OK followed by Next.

• Checkmark reply using a specific template and click on its link.

• Select the email template you created earlier, click on Open, and then hit Next.

• Optionally, apply any exceptions if you want and click on Next.

• Enter a name for your rule and click on Finish.

Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version

A lot of users are ditching their desktop apps and replacing them with their web counterparts. If you’ve done that already and use the Outlook web version for your emails, you can set an out of office reply in Outlook for web, too.

This one’s easier to do than any other methods discussed above.

• Head over to the Outlook website and log-in to your account if you aren’t already.
• Once you see your inbox, click on the settings icon at the top-right corner and then choose View all Outlook settings at the bottom. It’ll open the settings menu.

• You’ll see several settings you can configure for your Outlook account. You want to find the option that says Automatic replies and click on it.

• Several new options will appear on the right-hand side pane.
  
  First of all, enable the option that says Turn on automatic replies.
  
  Checkmark the Send replies only during a time period box. Specify a date range in both Start time and End time boxes. This is when the app will send out your automatic replies.
  
  You can then enter a custom reply that’ll be automatically sent to the people who email you. Feel free to use the available formatting options.
  
  Optionally, enable Send replies only to contacts if you only want to auto-respond to your contacts.
  
  Finally, click on Save at the bottom to save your changes.

• Should you ever want to turn off automatic replies, just uncheck the Automatic replies on option.

It’s a really great thing to be able to set an out of office reply in Outlook. Let us know if you use it and what your auto-reply message looks like in the comments below.

Related posts

• Ako vytvoriť distribučný zoznam v programe Outlook

• Ako preposielať e-maily programu Outlook do Gmailu

• Ako vytvoriť skratky programu Microsoft Outlook pre e-maily a úlohy

• Prehľadávajte e-maily Outlook podľa odosielateľa, dátumu, kľúčového slova, veľkosti a ďalších

• Automaticky presúvajte e-maily do priečinkov v programe Outlook pomocou pravidiel

• Ako vložiť podpis do dokumentu programu Microsoft Word

• Ako automaticky zálohovať dokument programu Word na OneDrive

• Ako vypočítať rozptyl v Exceli

• Ako používať hromadnú korešpondenciu v programe Word na vytváranie listov, štítkov a obálok

• Ako získať Microsoft Word zadarmo

• Ako vyriešiť problém s pomalým načítaním programu Outlook

• Ako porozumieť analýze What-If v programe Microsoft Excel

• Ako pridať hlavičky a päty v PowerPointe

• OneDrive pre školu alebo prácu: 8 tipov pre začiatočníkov

• Zmapovanie údajov v Exceli

• Ako zmeniť pozadie v Microsoft Teams

• Rýchlo pridajte obsah do dokumentu Word

• Exportujte kontakty z programov Outlook, Outlook Express a Windows Live Mail

• Ako vytvoriť brožúru v programe Word

• Ako vytvoriť a používať automatický text v programe Microsoft Word