Todoist je jedna z najfunkčnejších online úloh, ktorá vám umožňuje byť čo najproduktívnejší s obmedzeným časom. 

Aj keď sme už predtým diskutovali o používaní Todoistu spolu s metodológiou Getting Things Done (GTD)^{(Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology)} , mnohí ľudia si neuvedomujú, že Todoist vám umožňuje rozložiť zoznamy pomocou tabúľ  Kanban .

V tomto článku vám ukážeme, ako používať Kanban nástenky v Todoist a ako to môže ďalej zlepšiť váš time management a produktivitu.

Ako používať Kanban dosky v Todoist

Ak ste už Trello používali^{(used Trello before)} , potom viete, aký užitočný je prístup Kanban „ zoznamov“. Umožňuje vám rozložiť každú fázu projektu alebo procesu do jednotlivých zoznamov. Potom môžete položky z tohto pracovného toku posúvať v rámci procesu, keď sa každá úloha na položke dokončí.

Každý projekt v Todoist používa formát rozloženia, ktorý vyberiete pri prvom vytváraní projektu. Predvolený je formát zoznamu, na ktorý ste pravdepodobne zvyknutí, ak ste Todoist nejaký čas používali.

Ak chcete vytvoriť svoju prvú nástenku Kanban , budete musieť vytvoriť nový projekt. Vedľa položky Projekty^(Projects) v ľavej ponuke vyberte ikonu plus. 

V dialógovom okne Pridať projekt^{(Add project)} stačí po nastavení názvu a farby zmeniť Zobraziť^(View) na Tabuľa^(Board) . Vyberte Pridať^(Add) .

Tým sa vytvorí nový projekt v ľavom menu. Teraz však namiesto použitia formátu zoznamu uvidíte, že projekt je usporiadaný pomocou formátu dosky Kanban .

Spočiatku to nebude vyzerať ako doska, pretože ju budete musieť postaviť definovaním „sekcií“. 

Predtým, ako to začnete robiť, je dôležité zamyslieť sa nad pracovným postupom alebo „krokmi“ vo vašom projekte.

Ako usporiadať tabuľu Kanban^{(Kanban Board)} vášho projektu

Zamyslite sa nad plánom projektu. Alebo, ak ste vytvorili túto novú nástenku Kanban pre domáci projekt, potom premýšľajte o krokoch, ktoré budete musieť prejsť od začiatku do konca vášho projektu.

V tomto príklade vytvoríme tabuľu na vytvorenie novej webovej stránky. Keď premýšľame o väčších fázach tohto projektu, vytvoríme sekcie pre každú z týchto fáz.

• Príprava účtov a zdrojov na vytvorenie webovej stránky^{(building the website)}
• Celý proces tvorby webovej stránky
• Získanie podnikových financií a nastavenia internetového obchodu
• Príprava marketingu a reklamy
• Spustenie webovej stránky

S ohľadom na tieto hlavné fázy vášho projektu pomenujte každú sekciu niečím popisným.

Vyplňte^(Fill) pole názvu pod každou sekciou a vyberte Pridať sekciu^{(Add section)} . 

Takto pokračujte pre každý krok alebo hlavnú oblasť vášho projektu. Toto nemusia byť skutočné kroky v projekte. Mali by však obsahovať všetky hlavné oblasti zamerania nejakým logickým spôsobom, ktorý vám dáva zmysel.

Keď skončíte, vaša prázdna tabuľa Kanban v Todoist by mala vyzerať takto.

Teraz je čas vyplniť vašu nástenku menšími položkami vo vašom pláne projektu. Myslite na to ako na čiastkové projekty, ktoré predstavujú hlavné míľniky. 

Ak to chcete pridať do sekcie, jednoducho vyberte Pridať úlohu^{(Add task)} a pridajte kartu podprojektu.

Zatiaľ nemusíte pridávať žiadne podrobnosti. Práve teraz len načrtávate projekt a hlavné kroky. Ďalšie položky budete môcť pridať neskôr, keď sa objavia. Pre každý z nich budete môcť neskôr pridať aj podzoznamy a plány.

Keď dokončíte pomenovanie každej úlohy, vyberte možnosť Pridať úlohu . ^{(Add task)}Keď skončíte, mali by ste mať predbežnú tabuľu, ktorá obsahuje celý váš počiatočný plán projektu.

Keď máte všetky tieto podprojekty nastavené, ste pripravení ponoriť sa do každého z nich a ďalej ich rozdeliť na konkrétnejšie úlohy.

Práca s kartami Todoist Kanban Board Cards^{(Todoist Kanban Board Cards)}

Ak vyberiete každú z týchto kariet podprojektu, uvidíte všetko, čo môžete nastaviť, aby ste ich naplánovali.

Najdôležitejšie je, že si ich môžete naplánovať do čiastkových úloh. Ak to chcete urobiť, vyberte Pridať podúlohu^{(Add sub-task)} .

Napíšte úlohu do poľa popisu. Vyberte Plán^(Schedule) , ak ste pripravení dať si úlohu do kalendára, alebo ju môžete nechať naplánovať neskôr.

Ak chcete pridať komentáre alebo poznámky, ktoré vám pomôžu, keď na danej úlohe začnete pracovať, vyberte ikonu komentára napravo od úlohy.

Po dokončení nastavenia úlohy stačí vybrať Pridať úlohu^{(Add task)} .

Po nastavení všetkých úloh by ste mali mať svoj podprojekt celkom dobre naplánovaný.

Vyberte kartu Komentáre^(Comments) a pridajte poznámky alebo komentáre súvisiace s úlohou, ktoré chcete zahrnúť. Tieto sa vzťahujú na celý podprojekt ako celok a nie na niektorú z podúloh.

Ak pracujete s tímom, karta Aktivita^(Activity) sa hodí, pretože môžete vidieť, kto a kedy na čom pracuje.

Ako vidíte, prístup Todoist Kanban vám umožňuje plánovať a organizovať celý projekt s použitím menšieho priestoru a v logickejšom formáte.

Použitie Kanban pre GTD

Posledná vec, ktorej sa treba dotknúť, je použitie rozloženia Kanban pre prístup ^(Kanban)GTD k manažmentu času.

Použitie dosiek Todoist Kanban na tento účel je prispôsobené pracovným tokom GTD . Je to preto, že ideálne v GTD budete mať projekt nastavený na nasledujúce časové rámce:

• Ciele
• Rutiny
• Dlhodobé / Podržané
• Ďalší mesiac
• Tento mesiac
• Budúci týždeň
• Tento týždeň

Kanban tabuľu môžete nastaviť v Todoist s This Week úplne vľavo a potom do nej vstupujú všetky ostatné časové rámce. Toto by vyzeralo asi takto.

Teraz pridajte úlohy do správneho zoznamu časového rámca a posúvajte ich sprava doľava, keď sa budú približovať k tomu, kedy si ich chcete priradiť.

Potom môžete jednoducho priradiť termín, keď ich pridáte do položky Tento týždeň^{(This Week)} a pridať túto položku do svojho plánu počas týždenného plánovania. 

Ako vidíte, nástenky Todoist Kanban^{(Todoist Kanban)} sú užitočné pre mnoho vecí a poskytujú vám ucelenejší pohľad na celý váš plán alebo rozvrh. Bez ohľadu na to, ako to chcete použiť, plánovanie času GTD alebo plánovanie projektu, dosky Kanban stoja za vyskúšanie.

How Todoist Kanban Boards Can Improve Productivity

Todoist is one of the most fυnctional online to-do services that allowѕ yoυ to be as productive as рossible with your limited time. 

While we’ve previously discussed using Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology, many people don’t realize that Todoist lets you lay out your lists using Kanban boards. 

In this article, we’ll show you how to use Kanban boards in Todoist, and how it can further enhance your time management and productivity.

How to Use Kanban Boards in Todoist

If you’ve used Trello before, then you know just how useful the Kanban “lists” approach is. It lets you lay out each phase of a project or a process in individual lists. Then, you can slide items from that workflow across the process as each task on the item gets completed.

Each project in Todoist uses the layout format that you select when you first create the project. The default is the list format you’re probably used to if you’ve used Todoist for a while.

To create your first Kanban board, you’ll need to create a new project. Next to Projects in the left menu, select the plus icon. 

In the Add project dialog box, once you set the name and the color, just change the View to Board. Select Add.

This will create the new project in the left menu. But now, instead of using the list format, you’ll see that the project is laid out using the Kanban board format.

At first, it won’t look like a board, because you’ll need to build it by defining “sections”. 

Before you start doing this, it’s important to put some thought into the workflow or “steps” in your project.

How to Lay Out Your Project’s Kanban Board

Give some thought to your project plan. Or, if you’ve created this new Kanban board for an at-home project, then think about the steps you’ll need to go through from start to finish of your project.

In this example, we’re going to build a board for creating a new website business. Thinking through the larger stages of that project, we’ll create sections for each of those stages.

• Preparing accounts and resources for building the website
• The entire website design process
• Getting the business finances and online shop set up
• Preparing marketing and advertising
• Launching the website

With these major stages of your project in mind, name each of the sections something descriptive.

Fill in the title field under each section and select Add section. 

Continue this for each step or major area of your project. These don’t need to be the actual steps in the project. But they should contain all of the major focus areas in some logical way that makes sense to you.

Once you’re done, your empty Kanban board in Todoist should look like below.

Now it’s time to fill out your board with the smaller items in your project plan. Think of these as the sub-projects that package up major milestones. 

To add this under a section, just select Add task to add that sub-project card.

You don’t need to add any details yet. Right now, you’re just outlining the project and major steps. You’ll be able to add additional items later as they come up. You’ll also be able to add sublists and schedules later for each of these as well.

Just select Add task as you’re finished naming each one. When you’re done you should have a preliminary board that contains your entire initial project plan.

Once you have all of these sub-projects set up, you’re ready to dive into each of those and break them down further into more specific tasks.

Working With Todoist Kanban Board Cards

If you select each of these sub-project cards, you’ll see everything you can set up to plan these out.

Most importantly, you can plan these out into sub-tasks. To do this, select Add sub-task.

Write out the task in the description field. Select Schedule if you’re ready to put the task on your calendar, or you can leave it to plan out later.

Select the comment icon on the right of the task to add any comments or notes that’ll help you once you get started working on that task.

Once you’re done setting up the task, just select Add task.

Once you’re through setting up all of the tasks, you should have your sub-project pretty well planned out.

Select the Comments tab to add any task-related notes or comments you’d like to include. These apply to the entire subproject as a whole and not any of the subtasks.

If you’re working with a team, the Activity tab comes in handy because you can see who’s working on what, and when.

As you can see, the Todoist Kanban approach lets you plan and organize an entire project using less space and in a more logical format.

Using Kanban for GTD

One last thing to touch on is using the Kanban layout for the GTD approach to time management.

Using Todoist Kanban boards for this is tailor-made for GTD workflows. This is because ideally in GTD you’ll have a project set up for the following timeframes:

• Goals
• Routines
• Long Term / On Hold
• Next Month
• This Month
• Next Week
• This Week

You can set up a Kanban board in Todoist with This Week on the furthest left, and then all of the other time frames flowing into it. This would look something like this.

Now, add the tasks under the correct time frame list, moving them from right to left as they get closer to when you’re going to assign them to yourself.

You can then just assign a due date as you add them into This Week, and add that item to your schedule during weekly planning. 

As you can see, Todoist Kanban boards are useful for many things, and they give you a more holistic view of your entire plan or schedule. No matter how you want to use it, GTD time planning, or project planning, Kanban boards are worth trying.

Related posts

• Todoist GTD tipy na zvýšenie vašej produktivity

• 4 bezplatné nástroje na vyladenie myši a zvýšenie produktivity

• Najlepšie spôsoby, ako posilniť WiFi signály a zlepšiť výkon

• Ako vybudovať a zlepšiť online prítomnosť

• Čo je Harmanova krivka (a ako zlepšuje kvalitu zvuku slúchadiel)?

• Ako zmeniť jazyk na Netflixe

• DVI vs HDMI vs DisplayPort – Čo potrebujete vedieť

• Ako zapnúť alebo vypnúť funkciu Caps Lock na Chromebooku

• Ako skontrolovať chyby na pevnom disku

• Ako nájsť narodeniny na Facebooku

• Čo znamenajú BCC a CC? Pochopenie základného e-mailového lingu

• 8 spôsobov, ako rozšíriť publikum svojej stránky na Facebooku

• Nemôžete si Uber naplánovať vopred? Tu je čo robiť

• Ako urobiť Spotify hlasnejším a lepším zvukom

• Ako vytvoriť priehľadné pozadie v GIMPe

• Ako stlmiť niekoho na Discord

• Ako uverejniť článok na Linkedin (a najlepší čas na uverejnenie)

• Ako hľadať a nájsť niekoho odstránené tweety

• Technológia plochého displeja zbavená mýtov: TN, IPS, VA, OLED a ďalšie

• OLED vs MicroLED: Mali by ste počkať?