Microsoft 365 nedávno oznámil nové funkcie na sledovanie produktivity. Bola zameraná na monitorovanie údajov o pracovníkoch, ale spustenie funkcie zlyhalo po tom, čo boli ľudia informovaní o množstve používateľských údajov zhromaždených službou Microsoft Teams .

Aké údaje zhromažďuje Microsoft Teams ?

Microsoft Teams zhromažďuje tri typy údajov, tj údaje o sčítaní, používaní^{(Census, Usage, )} a hlásení chýb^{( Error reporting data)} . Údaje zo sčítania nie sú nič iné ako štandardné informácie o vašom zariadení, operačnom systéme a jazyku používateľa. Generuje tiež špecifické ID používateľa, ktoré je chránené dvakrát, aby sa predišlo zbytočnému prepojeniu. Údaje zo sčítania v prehľade aktivity ^(Census)používateľov Teams^{(Teams user)} sú predvolené zhromaždené údaje a používateľ ich nemôže zrušiť.

Microsoft tiež zhromažďuje údaje o používaní, ktoré zahŕňajú počet odoslaných správ^{(number of messages sent)} , hovorov^(calls) a spojených stretnutí^{(meetings joined)} spolu s názvom organizácie^{(name of the organization)} . Pomáha tiež pri sledovaní chýb, aby sa dali včas opraviť. Nazýva sa to Údaje o hlásení chýb .^(Error)

Prečítajte si: ^(Read:) Ako vytvoriť súkromný tím a zmeniť ochranu osobných údajov v Microsoft Teams^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

Správa o aktivite používateľov v aplikácii Microsoft Teams^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

Ak chcete zobraziť a upraviť správu o aktivite používateľov v Teams , musíte byť správcom služby Teams^{(Teams service admin)} . Ak sa chcete dozvedieť viac o rolách a povoleniach správcu, prejdite na roly správcu služby Teams a spravujte tím^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

1. Na ľavej navigačnej table centra spravovania Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} prejdite do časti Analytics & reports > Usage reports .
2. Na karte Zobraziť prehľady^{(View reports)} na karte Prehľad^{(Report )} vyberte Aktivitu používateľov služby Teams^{(Teams user activity )} .
3. Vyberte rozsah na karte rozsah údajov^{(data range)}
4. Kliknite na Spustiť^(Run) prehľad.

Interpretácia správy o aktivite používateľov v Teams^{(Teams User Activity Report)}

Prehľad aktivity používateľov v Teams^{(Teams user)} je možné zobraziť za posledných 7 dní, 30 dní alebo 90 dní^{(7 days, 30 days, or 90 days)} . Správa poskytuje rozpis používania používateľom. Poskytuje podrobnosti o správach kanálov, odpovediach a odosielaní správ, podrobnosti o organizovaných stretnutiach a podrobnostiach o účasti na stretnutiach. Môžete tiež uviesť podrobnosti o poslednej aktivite, čase videa a aktivite zdieľania obrazovky.

Tento prehľad je užitočný pre správcov spoločnosti na zobrazenie prehľadov o aktivite zamestnancov pomocou aplikácie Teams . Správcovia môžu zobraziť až 19 rôznych typov údajov o aktivite používateľov. V súčasnosti neexistuje spôsob, ako by sa používatelia mohli odhlásiť zo zhromažďovania údajov od ich príslušných správcov spoločnosti. Hoci mnohé spoločnosti nemusia vedieť o dostupnosti takýchto údajov.

Kde sú uložené používateľské údaje Teams ?^{(Teams user)}

Microsoft Teams pôsobí na celom svete a v niekoľkých jurisdikciách s rôznymi štandardmi pre spôsob spracovania údajov. V prípade, že chcete vidieť, kde sú jednotlivé údaje fyzicky uložené, môžete prejsť do centra spravovania Microsoft 365^{(Microsoft 365 admin center)} . Kliknite na položku Settings > Organization profile a potom prejdite na položku Umiestnenie údajov^{(Data Location)} .

Správa upozornení Teams

Pri práci v aplikácii Teams môže byť príjem niekoľkých upozornení s neustálym pingovaním v pravom dolnom rohu obrazovky dosť rušivý.

Kontrolu môžete prevziať späť kliknutím na tri bodky v pravej hornej časti aplikácie Teams , výberom položky Upozornenia kanála^{(Channel notifications)} a ich úplným vypnutím. Môžete tiež nastaviť nové pravidlá výberom položky „Vlastné“^{(“Custom”)} .

Možno budete chcieť vypnúť „ Všetky nové príspevky^{(All new posts)} “ a možno budete chcieť znížiť počet zmienok o kanáli^(Channel) , tj keď vás niekto označí v kanáli pomocou @ Názov kanála^(Channel) z „ Banner a informačný kanál^{(Banner and feed)} “ na „ Zobraziť iba v informačnom kanáli^{(Only show in feed)} “.

Ďalším rozptýlením je, keď vás pozvali na plánovanú schôdzu alebo ste schôdzu opustili, ale stále dostávate upozornenia vždy, keď sa do chatboxu prebiehajúceho stretnutia napíše správa.

Dočasným riešením tohto problému je zmeniť svoj stav na „ Nerušiť^{(Do not disturb)} “. Môžete to urobiť tak, že kliknete na svoj profilový obrázok na hlavnej stránke Teams , kliknete na „ Dostupné^(Available) “ a zmeníte ho na „ Nerušiť^{(Do not disturb)} “.

Prioritu môžete spravovať aj tak, že prejdete do časti Settings > Privacy , kliknete na „ Spravovať prioritný prístup^{(Manage priority access)} “ a pridáte mená ľudí, od ktorých chcete dostávať upozornenia.

Prečítajte si^(Read) : Microsoft Teams počas schôdzí zlyháva alebo zamŕza^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

Riadenie prístupu v Microsoft Teams

Teams vám tiež poskytuje spôsob, ako obmedziť prístup k Microsoft Teams , aby ste získali čas a priestor na premýšľanie a prácu.

Môžete to urobiť tak, že prejdete do časti Settings > Privacy a prepnete na prepínač „ Čítať potvrdenky “.^{(Read receipts)}

Svoju organizáciu môžete požiadať, aby na svojom účte zapla viacfaktorovú autentifikáciu^{(multi-factor authentication)} a pridala ďalšiu vrstvu ochrany. Na ochranu účtu je potrebné silné, jedinečné heslo a správca hesiel.

Môžete tiež nastaviť súkromné ​​kanály^{(private channels)} , ak ste členom konkrétneho tímu, čo umožňuje obmedzený prístup iba niektorým členom tímu. Vo vybranom tíme prejdite do sekcie kanálov a kliknite na tri bodky. Prejdite na položku Pridať kanál^{(Add channel)} v časti Súkromie^(Privacy) a vyberte položku Súkromie^(Privacy) .

Potom môžete vybrať príslušných ľudí, ktorých chcete pridať do tímu – až 250 ľudí. Pridávať alebo odstraňovať ľudí zo súkromného kanála môže iba tvorca kanála. Súbory alebo správy zdieľané v rámci súkromného kanála nie sú prístupné nikomu mimo neho.

Microsoft Teams si získal popularitu s prechodom na prácu na diaľku. Pracovníci teraz musia spolupracovať a zároveň zabezpečiť, aby citlivé údaje zostali v úplnom bezpečí a aby sa nezneužívala správa o aktivite používateľov služby Teams . ^{(Teams user)}Vyššie uvedené návrhy pomôžu zabezpečiť bezpečnosť vašich údajov pri zachovaní bezproblémovej komunikácie. Dúfam, že sa vám vydaria.

Čítať ďalej^{(Read next)} : Problém s vysokou pamäťou a využívaním procesora Microsoft Teams.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microsoft 365 recently announced new featurеs to trаck productivіty. It was aіmed at monitoring data about workers but the feature launch backfired after people were made aware of the amount of user data сollected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

1. In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
2. Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
3. Select a range under the data range tab
4. Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused.  The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Read next: Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.

Related posts

• Ako vytvoriť súkromný tím a zmeniť ochranu osobných údajov v tímoch Microsoft

• Ako pridať Zoom do Microsoft Teams

• Ako nainštalovať Microsoft Teams na Linux a MacOS

• Ako pochváliť niekoho v tímoch Microsoft za dobre vykonanú prácu

• Chýba vám to, požiadajte svojho správcu, aby povolil Microsoft Teams

• Ako používať vlastné pozadia v Microsoft Teams

• Ako nahrávať schôdzu Microsoft Teams na PC alebo mobile

• Ako uzamknúť schôdze v Microsoft Teams

• Ako pripojiť Kalendár Google k Slack, Zoom a Microsoft Teams

• Ako vytvoriť Kanban Board v Microsoft Teams

• Ako nastaviť, naplánovať a pripojiť sa k schôdzi Microsoft Teams

• Zmena používateľských rolí, povolení a schopností v Microsoft Teams

• Ako zmeniť tému v Microsoft Teams v systéme Windows 11

• Ako vypnúť mikrofón všetkých účastníkov v Microsoft Teams

• Ako zmeniť rolu člena a odstrániť člena v Microsoft Teams

• Vaše okamžité správy a hovory idú do Microsoft Teams – hovorí Skype for Business

• Ako zmeniť tímový obrázok v Microsoft Teams

• Chyba súboru je uzamknutý v Microsoft Teams

• Vypnite pre členov tímu potvrdenia o prečítaní v Microsoft Teams

• Ako zdieľať chránený súbor v Microsoft Teams